Bagaimana Cara Menulis Email Pembatalan Acara?
Diterbitkan: 2022-06-03
1. Apa itu Email Pembatalan Acara?
2. Kapan Anda Harus Menulis Surat Pembatalan Acara?
3. Mengapa Anda Perlu Menulis Surat Pembatalan Acara?
4. Langkah-demi-langkah: Cara Menulis Email Pembatalan Acara
Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain
Apakah Anda memiliki situasi ketika Anda harus membatalkan acara setelah orang mendaftar? Mencoba menemukan cara yang tepat untuk melakukannya? Nah, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Kami akan membantu Anda menulis email yang tepat untuk membatalkan acara Anda yang tidak akan merugikan audiens Anda.
Artikel ini akan memberikan semua informasi mengenai pentingnya email pembatalan acara. Kami juga akan menjelaskan cara menulis email pembatalan acara secara bertahap. Jadi, tetap ketat dan baca terus!
Apa itu Email Pembatalan Acara?
Menulis email pembatalan acara bisa menjadi tugas yang sulit jika Anda tidak tahu taktik menulis. Email yang menginformasikan penonton tentang pembatalan acara disebut email pembatalan acara. Ini idealnya harus dikirim setidaknya beberapa minggu atau bulan sebelumnya. Mungkin berisi informasi tentang acara berikutnya. Juga, banyak organisasi telah mengakui bahwa email pembatalan adalah salah satu hal yang sulit untuk ditulis karena Anda menghancurkan impian banyak peserta untuk menghadirinya.
Membatalkan acara mungkin merugikan Anda beberapa peserta yang telah mengantisipasi acara ini. Oleh karena itu, penting untuk menekan akord yang tepat dalam email dan memberi tahu mereka bahwa Anda benar-benar menyesal tentang hal ini dan jika memungkinkan, berikan insentif untuk acara berikutnya seperti diskon kecil atau yang serupa.
Konten penting dalam email pembatalan acara:
- Alasan pembatalan yang relevan,
- Detail acara mengapa dibatalkan,
- Langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh peserta,
- Pengembalian dana, jika diperlukan.
Kapan Anda Harus Menulis Surat Pembatalan Acara?
Email pembatalan harus dikirim ke peserta Anda sebelum acara terjadi. Anda perlu menunjukkan di mana acara itu seharusnya berlangsung, menulis tanggal, waktu dan lokasi. Selain itu, Anda harus menyertakan detail tentang pembatalan dan karena keadaan yang tidak dapat dihindari itu ditutup. Itu harus dikirim sesegera mungkin sebelum acara sehingga Anda memberi waktu kepada peserta Anda untuk mengubah jadwal mereka.
Juga, jika ada beberapa spekulasi tentang pembatalan, jangan kirim email. Dianjurkan untuk menginformasikan pendaftar hanya setelah keputusan akhir telah diambil. Namun jangan membatalkan suatu acara hanya beberapa hari sebelum hari acara. Hal ini dapat dilihat oleh para hadirin sebagai tuan rumah yang tidak profesional atau tidak terorganisir.
Anda juga perlu mempertimbangkan fakta bahwa beberapa peserta datang dari negara lain untuk konferensi atau seminar internasional dan mereka memiliki pemesanan penerbangan dan akomodasi. Mereka juga perlu dibatalkan.
Mengapa Anda Perlu Menulis Surat Pembatalan Acara?
Nah, alasan utama untuk menulis surat pembatalan acara sangat jelas. Jika Anda tidak menulis email tentang acara yang dibatalkan maka Anda akan kehilangan semua pendaftar dan peserta. Mereka tidak akan pernah menghadiri acara lain yang diselenggarakan oleh Anda atau organisasi, perusahaan Anda di masa mendatang.
Pertama-tama, selenggarakan acara hanya jika Anda yakin akan hal itu. Tentu saja, jika terjadi situasi pembatalan, Anda akan menulis email singkat yang menjelaskan alasan mengapa penyelenggara membatalkan acara tersebut. Tetapi Anda harus memastikan bahwa orang akan memahami alasan Anda jika itu benar-benar tidak dapat disangkal.
Ketika orang memiliki pertanyaan atau keluhan tentang pembatalan, jawablah dengan nada penjelasan yang sederhana dan cobalah untuk membuat mereka memahami perlunya membatalkan.
Langkah-demi-langkah: Cara Menulis Email Pembatalan Acara
Sekarang setelah Anda mengetahui semua informasi mengenai “apa”, “kapan” dan “mengapa”, mari langsung menuju panduan langkah demi langkah. Kami akan membawa Anda melalui seluruh prosedur secara singkat dan mencoba menjelaskan setiap bagiannya. Untuk menulis email pembatalan, ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini:
Pilih format yang tepat untuk surat pembatalan acara Anda
Melakukan ini mungkin sedikit menantang karena Anda tidak tahu format mana yang lebih baik untuk audiens Anda. Pertama, mari kita membahas dasar-dasarnya. Ada dua jenis format, satu formal yang membutuhkan kata-kata profesional dan ditulis untuk acara besar seperti webinar atau seminar internasional, dan yang lainnya adalah format yang kurang formal yang mencakup pendekatan ramah.
Format yang kurang formal dapat digunakan untuk acara lokal, atau pesta, yang tidak terlalu besar dan berkonsentrasi pada penonton lokal dan pemuda. Acara resmi harus mengikuti format formal untuk menjaga kesopanan kantor.
Beri tahu penerima tentang pembatalan
Sangat penting bagi Anda untuk menulis baris subjek yang sesuai seperti, 'Acara telah Dibatalkan', 'Acara Dibatalkan' atau 'Pembatalan Sayangnya'. Baris subjek tersebut menyoroti tujuan acara ini - bahwa acara tersebut telah dibatalkan - dan dengan demikian memberi tahu penerima tentang hal itu.
Setelah baris subjek dengan jelas membuktikan motif email ini, kemudian di badan, Anda dapat mulai menjelaskan detail lainnya tetapi mulai dengan mengatakan dan menambahkan konten sebagai "acara telah dibatalkan", "sayangnya, acara telah dibatalkan ” dan frasa serupa lainnya.
Berikan alasan mengapa acara tersebut dibatalkan:
Sebutkan alasannya secara rinci dalam email. Ini harus mengambil ruang maksimum di antara detail lainnya di badan email. Meskipun saya menyebutkan bahwa itu harus menjadi penjelasan yang "rumit" dan "terperinci", itu harus pendek seperti maksimal 100-200 kata. Cobalah untuk tetap profesional dan to the point.
Tulis permintaan maaf atas pembatalan acara di email Anda
Ini adalah salah satu kebutuhan mutlak dalam pesan pembatalan acara. Permintaan maaf adalah suatu keharusan baik saat memulai beberapa baris atau saat menambahkannya di paragraf berikutnya sebelum menjelaskan alasannya.
Anda dapat menulis contoh di bawah ini untuk meminta maaf:
- “Kami mohon maaf untuk memberitahu Anda”,
- “Atas nama panitia/organisasi saya mohon maaf”,
- “Tolong terima permintaan maaf kami yang tulus” dan seterusnya.
Memberikan permintaan maaf atas pembatalan acara adalah salah satu bagian terpenting dari email yang tanpanya Anda mungkin terdengar kasar dan tidak sopan.
Terbitkan persyaratan pengembalian dana dalam pesan pembatalan acara Anda
Dalam email pembatalan, penerima mencari persyaratan pengembalian dana atau siap menyerang Anda dengan menulis email yang meminta pengembalian dana. Hal ini dapat mengembangkan ketegangan antara Anda dan peserta Anda karena uang, dalam banyak kasus, uang bertindak sebagai akar dari semua perselisihan. Oleh karena itu sebutkan dengan jelas syarat dan ketentuan pengembalian dana dan bagaimana peserta akan menerima uang mereka karena acara yang dibatalkan .
Sebutkan juga jumlah yang akan diambil sebagai komisi atau sebagai biaya layanan. Sebuah organisasi besar dan terkenal yang mengambil uang dalam jumlah besar harus mengembalikan uang tersebut sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan.
Akhiri surat dengan penghargaan
Akhirnya, setelah menulis seluruh email, pada akhirnya, tulis beberapa kata penghargaan. Ini akan menambahkan sentuhan lembut pada salinan profesional Anda dan akan membuat email Anda terlihat berkelas. Apresiasi ini penting untuk memberi tahu peserta bahwa waktu dan uang yang mereka keluarkan untuk pendaftaran telah dipertimbangkan dan dihargai.
Anda dapat menambahkan kalimat seperti:
- Kami sangat menghargai waktu yang telah Anda berikan kepada kami,
- Ketertarikan Anda pada konferensi ini sangat kami hargai,
- Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan,
- Senang berbicara dengan Anda dan kami berharap yang terbaik untuk Anda.
Kirim surat itu sesegera mungkin
Penonton akan menantikan acara ini dan akan menjadwalkan sendiri sesuai dengan itu. Berita pembatalan seperti itu mungkin akan membuat mereka patah hati, apalagi jika dikirim beberapa hari sebelum acara.
Untuk menghindari semua masalah, pengumuman pembatalan acara harus dilakukan jauh sebelum tanggal acara yang sebenarnya. Dan hanya setelah keputusan akhir diambil, kirim email pembatalan sesegera mungkin.
Contoh Terbaik Email Pembatalan Acara
Berikut adalah beberapa contoh yang akan menjelaskan semua poin yang diberikan di atas. Lebih mudah untuk melihat email ini secara visual setelah membaca semua tips tersebut. Ini akan membuat tugas Anda menulis pemberitahuan pembatalan acara lebih mudah.
Berikut adalah beberapa contoh email pembatalan acara:
sumber
Dalam contoh yang diberikan di atas, cara mereka menjelaskan mengapa acara dibatalkan sangat baik dan pasti - ini membantu mencegah kebingungan. Juga, mereka telah memberikan tautan untuk acara yang akan datang.
Gambar ini lebih seperti template tetapi menjelaskan banyak tentang cara meminta maaf, alasan pembatalan, kata-kata penghargaan dan acara yang akan datang.
sumber
Email di atas memberikan rincian pembatalan kepada peserta mereka bersama dengan informasi pendanaan - ini sangat penting untuk kampanye email apa pun. Sangat bagus untuk menjadi jelas dan ringkas. Anda harus menjelaskan dalam pembatalan acara, mengapa peserta tidak dapat hadir, dan bagaimana cara segera melakukan pengembalian dana.
Pikirkan Tentang Seluruh Email
Kami harap artikel ini terbukti bermanfaat saat kami mencoba menjelaskan semua aspek email pembatalan. Juga, semua langkah yang diberikan dalam email di atas harus digunakan dalam email sesuai dengan jenis acara. Cobalah untuk membuatnya seprofesional mungkin dan lebih ramah untuk acara informal.
Selanjutnya, setiap kali Anda mendapatkan email dari peserta yang memiliki pertanyaan, cobalah untuk membalas mereka dengan informasi yang diperlukan secepatnya. Jika Anda tidak dapat memberikan informasi tersebut kepada mereka, Anda dapat menulis bahwa Anda tidak memiliki informasi tentangnya saat ini dan akan memberi tahu mereka dalam jangka waktu tertentu.
Selain itu, selalu coba periksa teks untuk tata bahasa, kesalahan ketik, dan kesalahan ejaan sebelum mengirim email. Pastikan, Anda menambahkan semua informasi yang relevan tentang acara yang dibatalkan dan informasi kontak orang atau tuan rumah yang bertanggung jawab. Anda dapat melakukan ini dengan menambahkan tanda tangan di footer email.
Dengan menggunakan layanan NEWOLDSTAMP , Anda dapat melampirkan tanda tangan email dengan detail kontak dan spanduk profesional dalam beberapa langkah sederhana.
Sekarang, setelah Anda tahu cara menulis email pembatalan acara, jadilah berani dan lanjutkan!