Contoh Surat Undangan yang Baik untuk Pertemuan Bisnis Penting

Menulis surat undangan yang baik bisa memakan waktu lebih lama jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana. Kami mengumpulkan beberapa tip dan contoh surat undangan untuk membantu Anda.

1. Struktur surat undangan
2. Kiat berharga
3. Contoh surat undangan rapat bisnis
4. Template surat undangan rapat bisnis

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Pengirim - Platform pemasaran email (fitur: otomatisasi, pembuat desain buletin, dan pengiriman ke pelanggan)
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Kartu pos oleh DesignModo - Seret & lepas pembuat template email
5. GlockApps - Untuk meningkatkan penempatan kotak masuk email Anda
6. DalamVideo - Untuk Membuat Undangan Video

Detail Utama

Untuk memulai, tentukan hal-hal berikut:

Siapa? Siapa yang akan menghadiri pertemuan atau acara tersebut? Bisakah peserta mengundang orang lain?

Apa sebabnya? Apa tujuan atau alasan pertemuan Anda? Ada berbagai alasan untuk mengirimkan email undangan rapat: rapat staf mingguan, wawancara kinerja antara bos dan karyawan, atau promosi penjualan dengan prospek.
Di mana? Apa lokasi yang tepat? Apakah Anda perlu memesan tempat tertentu?
Kapan? Ini bisa menjadi waktu yang ditentukan atau sesuatu untuk didiskusikan lebih lanjut.

Setelah memutuskan detail ini, Anda bisa mulai dengan format surat undangan.

Cara menulis surat undangan Anda: struktur yang sempurna

Baris subjek yang bagus

Ini adalah faktor yang sangat penting untuk dipertimbangkan saat menulis email undangan bisnis untuk rapat . Ini akan memutuskan apakah penerima benar-benar membuka email Anda. Menyertakan nama depan orang tersebut dalam subjek adalah cara yang sangat sederhana untuk membuat surat undangan bisnis Anda lebih mungkin untuk dibuka.

Pembukaan

Kalimat pembuka Anda adalah hal pertama yang akan dilihat orang di email. Itu sebabnya baris-baris ini harus menarik perhatian dan mengarahkan pembaca ke paragraf berikutnya.

Pembukaan email mengatur nada suara dan gaya seluruh surat undangan. Anda harus mempertimbangkan hubungan Anda sebelumnya dengan orang tersebut. Ini akan membantu Anda untuk memahami apakah Anda harus tetap tegas dan formal atau Anda bisa sedikit lebih santai.

Alasan pertemuan bisnis Anda

Anda ingin mitra pertemuan bisnis Anda siap. Sebutkan alasan atau topik pertemuan Anda. Jika Anda memiliki agenda, sertakan atau kirimkan sebagai lampiran, tetapi jangan membebani mereka dengan deskripsi mendetail. Sebagai gantinya, sebutkan topik atau program diskusi Anda dalam poin-poin.

Tentukan waktu, tanggal, lokasi, dan durasi

Untuk memastikan mitra rapat Anda akan berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat, termasuk detail pengaturan rapat. Jika Anda tidak memiliki rencana yang ditetapkan, berikan pilihan kepada orang yang Anda undang untuk dipilih alih-alih menanyakan "apa yang terbaik" untuk mereka. Ini memudahkan mereka untuk memutuskan dan akan memberi Anda respons yang lebih cepat. Jika Anda bertemu bos Anda atau orang lain dengan jadwal sibuk, Anda dapat menambahkan opsi kalender untuk membiarkan mereka memilih tanggal. Dalam hal ini, karena Anda ingin menghargai waktu orang tersebut, pertimbangkan juga untuk menyertakan waktu akhir.

Minta RSVP

Pernahkah Anda mengirim pesan undangan rapat dalam surat, mengharapkan rekan rapat Anda muncul, hanya untuk mengetahui bahwa orang itu tidak berencana untuk hadir? Anda dapat menghindari situasi ini dengan menambahkan opsi RSVP ke email Anda. Untuk memudahkan penerima membalas, tambahkan tombol konfirmasi di bagian bawah email Anda dan kumpulkan balasan Anda seperti di template undangan rapat ini.

Penutupan

Coba ganti "Semoga harimu menyenangkan"- ketik penutup dengan permintaan ramah untuk mendorong pembaca Anda membalas surat undangan bisnis Anda. Coba tambahkan baris seperti "menunggu balasan Anda" akan membuat orang lebih mungkin menjawab surat undangan rapat Anda.

Jika Anda memiliki tanda tangan email , Anda mungkin telah menyelesaikan sebagian besar pekerjaan untuk penutupan Anda. Namun, pertimbangkan untuk menggunakan tanda tangan email dengan cara yang sedikit lebih mendalam.

Ya, itu bisa sedikit lebih dari sekadar teks sederhana. Atau tombol CTA bergaya dengan pesan undangan rapat online.

Klik di sini untuk mendesain tanda tangan email agar email undangan rapat Anda lebih efisien.

Anda dapat membuat tanda tangan email interaktif dengan tombol ajakan bertindak atau spanduk dengan permintaan untuk menerima undangan Anda. Selain itu, menggunakan tanda tangan email yang dirancang dengan baik dapat membuat surat undangan Anda lebih profesional dan pribadi.

Tanda tangan email terbaik akan memiliki struktur berikut:

• nama lengkap;
• posisi;
• perusahaan;
• rincian kontak;
• ikon sosial;
• spanduk atau ajakan bertindak.

Tips Berharga untuk menulis Surat Undangan Bisnis

Jadikan itu pribadi

Pesan yang dipersonalisasi memiliki tingkat pembukaan dan klik yang lebih tinggi. Salah satu cara yang sangat sederhana untuk membuat email massal Anda sedikit lebih pribadi adalah dengan menggunakan nama penerima di baris subjek dan pembukaan. Jaga agar nada pesan tetap ramah, namun tetap profesional.

Tetap pendek

Tetap berpegang pada hal-hal penting dalam pendahuluan di atas dan jangan memasukkan terlalu banyak informasi. Pesan yang lebih pendek lebih mudah untuk dibalas dan akan memberi Anda jawaban lebih cepat. Segala sesuatu yang lain dapat didiskusikan selama pertemuan.

Setel pengingat

Rekan pertemuan Anda mungkin mendapat banyak sekali undangan untuk acara bisnis. Tetapkan tindak lanjut yang ramah untuk mengingatkan mereka tentang pertemuan tersebut. Jika Anda sedang menulis surat undangan untuk suatu acara, Anda dapat menyetel spanduk di tanda tangan email Anda untuk menautkan ke detailnya.

Mengoreksi

Terakhir, pastikan Anda menyertakan detail yang benar, periksa alamat email, dan (demi Pete) periksa ejaan pesan Anda.

Sekarang, ketika Anda tahu cara menulis surat undangan, periksa contoh email undangan rapat sederhana.

Tiga Contoh Surat Undangan untuk Pertemuan Bisnis Penting

Ini adalah beberapa contoh nyata dari surat undangan. Tergantung pada rapat atau acara, Anda dapat menyesuaikan nada dan detailnya.

1. Contoh surat undangan acara startup. Karena email ini dikirim ke startup, nadanya lebih informal. Seperti yang Anda lihat dalam contoh email undangan rapat resmi di bawah ini.

2. Undangan wawancara kerja. Lihatlah contoh email undangan rapat ini.

3. Contoh email undangan rapat rapat staf non-rutin. Berikut adalah contoh contoh undangan rapat beserta agendanya.

Surat Undangan untuk Template Pertemuan Bisnis Penting

Bagaimana cara menulis surat undangan dalam praktik? Anda dapat memeriksa dan memilih salah satu contoh surat undangan ini dari Template.net

1. Berikut adalah template surat undangan rapat staf bulanan. Email seperti ini biasanya bersifat informal, namun profesional jika Anda bekerja di perusahaan besar.

Yang terhormat [nama karyawan],

Dengan ini, saya ingin memberi tahu Anda bahwa rapat staf bulanan kami akan diadakan pada [tanggal] di [tempat].

Saya telah melampirkan agenda, tetapi jangan ragu untuk menambahkan item apa pun dengan membalas email ini setidaknya sehari sebelum pertemuan kita.

Pastikan untuk siap dan diperbarui pada mata pelajaran departemen Anda. Jika Anda tidak dapat bergabung dalam rapat ini, beri tahu kami dan pastikan untuk mendelegasikan pembaruan penting tentang departemen Anda kepada kolega Anda.

Salam,

2. Contoh surat undangan untuk bertemu dengan klien potensial atau promosi penjualan.

Yang terhormat [nama klien potensial]

Nama saya […] dan saya [posisi] di [nama perusahaan], yaitu [jelaskan kegiatan perusahaan].

Saya yakin kami dapat membantu Anda dengan [masalah spesifik] dan akan menghargai kesempatan untuk bertemu di kantor Anda untuk membicarakan [apa yang Anda jual]. Demi kenyamanan Anda, saya menambahkan beberapa saran untuk tanggal dan waktu.

Menantikan untuk mendiskusikan apa yang dapat kita lakukan untuk satu sama lain secara lebih rinci.

Salam,

[Namamu]

3. Contoh surat undangan untuk permintaan wawancara kinerja.

Yang terhormat [nama bos Anda],

Untuk [waktu] yang lalu, saya sangat senang bekerja di [nama perusahaan].

Untuk dapat tampil lebih baik dan untuk mencapai tujuan karir pribadi saya dengan lebih baik, saya ingin meminta wawancara kinerja [tahunan/dua tahunan].
Juga, saya akan sangat menghargai jika Anda dapat menilai dan melaporkan kinerja saya untuk [waktu] yang lalu dan mendiskusikannya dengan saya dalam pertemuan pribadi. Saya ingin menyarankan [pilihan waktu dan tempat].

Tolong beri tahu saya jika ini cocok untuk Anda dan saya akan memesan [ruang/tempat pertemuan].