Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Keterkiriman Email

Memastikan tingkat pengiriman yang tinggi adalah landasan dari setiap kampanye pemasaran email yang sukses. Apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan pesan email Anda sampai di kotak masuk, dan bagaimana Anda dapat mencegah keluhan spam dari audiens Anda? Kami baru-baru ini menyelenggarakan webinar yang menyoroti dasar-dasar keterkiriman dan praktik terbaik untuk kesuksesan email. Selama acara berlangsung, hadirin memiliki beberapa pertanyaan yang mencakup berbagai topik yang sangat penting. Kami membaginya di sini dengan pembaca kami untuk memberikan pandangan mendalam tentang beberapa masalah keterkiriman paling mendesak yang dihadapi pemasar email saat ini.

Kami membagi pertanyaan menjadi lima kategori: infrastruktur, reputasi, masalah hukum, praktik terbaik, dan sumber daya. Dan jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah tentang keterkiriman email Anda, pastikan untuk memberi tahu kami di komentar.

Infrastruktur

T: Apa yang dimaksud dengan DKIM? Apa itu SPF?

J: DKIM adalah singkatan dari kunci domain yang diidentifikasi email dan SPF adalah singkatan dari kerangka kerja kebijakan pengirim. Ini adalah kedua bentuk autentikasi yang direkomendasikan oleh Act-On untuk menandatangani email Anda. Mereka memberi tahu penyedia layanan Internet (seperti Yahoo dan Gmail) dan penerima global (seperti domain bisnis perusahaan swasta) bahwa Anda telah memberikan izin kepada pihak ketiga (seperti Act-On) untuk mengirim email atas nama Anda.

T: Apa itu RFC?

J: RFC adalah singkatan dari request for comments. Ini adalah publikasi dari Internet Engineering Task Force (IETF) dan Internet Society, pengembangan teknis utama dan badan penetapan standar untuk internet. Memo dalam seri dokumen RFC berisi catatan teknis dan organisasi tentang Internet. Mereka mencakup banyak aspek jaringan komputer, termasuk protokol, prosedur, program, dan konsep, serta catatan rapat, opini, dan terkadang humor. Berbagai halaman RFC yang berbeda dapat ditemukan di sini.

T: Bagaimana Anda mendapatkan alamat IP khusus untuk mengirim pesan email Anda?

J: Hubungi perwakilan penjualan Act-On (RSM) atau perwakilan keberhasilan pelanggan (CSM) Anda dan minta IP khusus. Mereka akan mengatur panggilan dengan tim keterkiriman untuk membantu Anda melalui proses penyiapan.

T: Apakah Anda mengintegrasikan dengan alat pemantauan kotak masuk? Atau apakah ini layanan terpisah yang harus kami jalankan melalui email kami sebelum kami mengirim melalui Act-On?

A: Act-On bermitra dengan 250ok. Jika Anda menggunakan IP khusus, kami memberi Anda daftar benih untuk dikirim (dengan kiriman Anda yang lain) untuk melihat persentase yang masuk ke kotak masuk versus folder spam. Fitur ini tidak diintegrasikan ke dalam Act-On saat ini; tim pengiriman kami menjalankan laporan untuk Anda dan memberi Anda hasilnya.

Reputasi

T: Apa itu jebakan spam?

J: Banyak penyedia email web dan organisasi pemfilteran spam mengambil alamat email yang tidak terpakai atau ditinggalkan (atau domain B2B) dan mengubahnya menjadi perangkap spam. Jebakan spam adalah alamat email yang digunakan untuk memancing spam, sehingga spam dapat diidentifikasi, kemudian ditambahkan ke daftar hitam atau mekanisme pemblokiran lainnya. Secara teori, jebakan spam adalah alamat yang tidak pernah mendaftar untuk email komersial apa pun, jadi email apa pun yang diterima dianggap sebagai spam.

T: Dalam Act-On, apakah ada cara untuk melihat apakah email sampai di kotak masuk vs. dikirim ke domain tetapi tidak ke kotak masuk? Kami biasanya hanya melihat buka/klik untuk menentukan tingkat pengiriman.

J: Saat ini, tidak ada cara untuk melihat informasi ini di platform itu sendiri. Jika Anda menggunakan IP khusus dan memiliki paket dukungan, layanan ini adalah bagian darinya. Ini termasuk daftar benih yang akan Anda kirim secara teratur. Kami bermitra dengan 250ok, penyedia reputasi email, untuk memberi Anda laporan terpisah di luar aplikasi Act-On.

T: Saya memiliki pelanggan yang menghubungi saya untuk mengatakan bahwa email kami diblokir. Pelanggan tahu kami mengirim, alamat mereka asli, tetapi kami masih diblokir. Apa yang harus saya lakukan?

J: Pastikan Anda diautentikasi dengan DKIM/SPF. Jika Anda mengenal pelanggan dengan baik, minta mereka untuk memasukkan Anda ke daftar putih. Jika Anda telah melakukan semua ini dan masih mengalami masalah, buka tiket dengan CSM Anda dan kami dapat mengupayakan penyelesaiannya.

T: Bagaimana cara mengetahui protokol mana yang memblokir email saya?

A: Untuk mengetahui apakah domain atau IP Anda (terkait dengan situs web Anda) masuk daftar hitam, buka MxToolbox dan lakukan pemeriksaan daftar hitam. Jika terdaftar, ikuti langkah-langkah untuk menghapusnya. Jika tidak tercantum, mungkin ada hal lain yang menyebabkan pesan Anda terpental – mungkin konten, atau gambar, atau tautan, atau keluhan spam yang Anda terima.

Juga: Lihat laporan kampanye Act-On Anda. Jika Anda menemukan banyak soft bounce (lebih dari 10%) maka Anda harus membuka tiket dukungan dan/atau menghubungi CSM Anda untuk mendapatkan bantuan. Jika Anda berada di kumpulan IP bersama, pemblokiran dapat terjadi di tingkat IP karena pengirim lain. Kami perlu menyelidiki lebih lanjut untuk memahami apakah pemblokiran disebabkan oleh tindakan Anda, atau tindakan orang lain.

T: Bagaimana cara memperbaiki email saya agar tidak salah diberi label sebagai spam?

A: ISP memiliki algoritme pribadi yang diperbarui hampir setiap jam, oleh karena itu Anda harus terus beradaptasi. Periksa konten Anda dan tinjau daftar praktik terbaik untuk memastikan bahwa Anda mematuhi faktor-faktor yang Anda tahu dapat menimbulkan masalah.

Satu-satunya hal terbaik adalah meminta penerima mengambil tindakan untuk menambahkan Anda ke daftar pengirim aman mereka. Ini adalah bentuk keterlibatan tertinggi dan biasanya dapat menghilangkan label email Anda yang salah. Opsi lainnya adalah menyegmentasikan penerima yang terlibat versus yang tidak terlibat. Kemudian kirim ke penerima yang terlibat terlebih dahulu, tunggu satu atau dua jam, lalu kirim ke penerima yang tidak terlibat.

T: Apa cara terbaik untuk memantau reputasi pengiriman kami?

A: Cara terbaik untuk memantau reputasi Anda (domain dan IP situs web) adalah dengan mendaftar di MxToolbox. Ini gratis untuk mengatur satu domain atau IP dan mereka akan mengirimi Anda laporan mingguan sehingga Anda tetap mengetahui masalah. Anda juga bisa mendapatkan akun SenderScore gratis untuk dipantau secara rutin. SenderBase juga gratis dan Anda juga dapat memeriksa reputasi keseluruhan Anda di sana.

T: Setelah reputasi rusak, apakah dapat diperbaiki?

A: Dalam kebanyakan kasus ya, Anda dapat memperbaiki reputasi Anda. Kasus di mana Anda tidak dapat melakukannya sangat jarang, dan biasanya terjadi karena Anda belum mengubah praktik pengiriman atau meningkatkan kebersihan data Anda.

Jika Anda bertanya-tanya apa reputasi Anda atau apakah itu dirugikan, kami menawarkan Audit Reputasi untuk memberikan gambaran lengkap. Ada banyak faktor yang berdampak pada reputasi Anda. Beberapa dapat Anda lihat; yang lain ditugaskan oleh ISP, dan Anda tidak akan dapat melihatnya. Domain bisnis mungkin memiliki domain lain yang tidak dapat Anda lihat.

T: Saya tahu kami tidak dapat menghapus keluhan spam dari basis data kami, tetapi apakah ada tindakan yang dapat kami lakukan untuk mengatasi keluhan spam tersebut dengan penyedia layanan Internet sehingga kami dapat meningkatkan reputasi kami?

J: Cara terbaik untuk mengurangi keluhan spam adalah dengan memindahkan “unsubscribe” dari footer email ke pre-header email (di sebelah “View This in a Browser”). Ini akan menurunkan jumlah keluhan spam, yang pada gilirannya membantu reputasi Anda.

Perlu diingat juga bahwa ISP juga memberi bobot besar pada keterlibatan pelanggan untuk menentukan reputasi pengirim. Ini berarti Anda memerlukan strategi untuk menghentikan atau menghapus alamat lama yang tidak lagi aktif dibuka atau diklik – sebelum alamat tersebut mulai mengganggu pengiriman pelanggan aktif Anda. Mengirimkan lebih banyak konten yang dipersonalisasi juga akan meningkatkan kemungkinan penerima membuka email Anda berikutnya.

Untuk mengetahui pendapat Penyedia Layanan Internet (ISP) dan penerima email lainnya tentang program pemasaran email Anda, kunjungi SenderScore.org. Di situs ini, Anda mendapatkan akses gratis ke data yang digunakan ISP dan penerima email lainnya untuk memutuskan apakah akan menerima atau menolak email Anda. Anda cukup memasukkan domain atau alamat IP dan, sebagai gantinya, Anda akan mendapatkan skor dari 1 hingga 100 (dengan 100 adalah yang terbaik). Dengan skor ini, Anda akan mengetahui apakah Anda perlu terus mengikuti praktik email terbaik untuk melindungi skor tinggi Anda, atau mengambil tindakan untuk meningkatkan reputasi Anda.

T: Apakah kiat-kiat ini berhasil saat berhadapan dengan sektor publik?

A: Ya, mereka benar-benar melakukannya. Namun, perusahaan yang mengirim ke sektor publik (bisnis-ke-pemerintah, atau B2G) harus benar-benar menggunakan IP khusus. Sektor publik memiliki beberapa filter terkuat di luar sana (yang masuk akal), tetapi jika Anda tidak menggunakan IP khusus, Anda memiliki risiko lebih tinggi untuk tidak melewati filter mereka.

Masalah hukum

T: Apa itu CAN-SPAM dan CASL?

CAN-SPAM adalah akronim untuk undang-undang AS, Undang-Undang Pengendalian Serangan terhadap Pornografi dan Pemasaran yang Tidak Diminta tahun 2003. Undang-undang ini menetapkan standar nasional pertama AS untuk pengiriman email komersial dan mengharuskan Komisi Perdagangan Federal (FTC) untuk menegakkan ketentuannya.

Undang-Undang Anti-Spam Kanada (CASL) berlaku untuk semua pesan elektronik (mis. email, teks) yang dikirimkan organisasi sehubungan dengan “aktivitas komersial”. Fitur utamanya mengharuskan organisasi Kanada dan global yang mengirimkan pesan elektronik komersial (CEM) di dalam, dari atau ke Kanada untuk menerima persetujuan dari penerima sebelum mengirim pesan. Ini dianggap sebagai salah satu undang-undang terberat dari jenisnya di dunia, dan mengamanatkan bahwa pejabat dan direktur perusahaan secara pribadi bertanggung jawab atas pelanggaran. Pesan elektronik transaksional tidak termasuk dalam aturan yang sama.

Ada dua jenis persetujuan berdasarkan CASL:

• Persetujuan “tersurat” ketika seseorang dengan jelas setuju untuk menerima pesan elektronik komersial, baik secara lisan maupun tertulis. Persetujuan tertulis bisa elektronik, dan tidak kedaluwarsa.
• Persetujuan dapat “tersirat” dalam banyak cara: Di bawah CASL, jika orang secara mencolok mempublikasikan alamat mereka atau memberikannya kepada Anda; jika Anda sudah memiliki hubungan bisnis yang sudah ada, dan seterusnya. “Hubungan bisnis yang ada” yang terjalin sebelum CASL menjadi undang-undang bertahan selama beberapa tahun dan kemudian berakhir.

CASL juga memberikan pengecualian sebagian untuk pesan rujukan pihak ketiga yang akan memungkinkan bisnis mengirim satu pesan untuk mendapatkan persetujuan untuk pesan di masa mendatang.

T: Bagaimana cara kerja hukum spam jika Anda diberi alamat email seseorang dari rekan kerja?

J: Di bawah CAN-SPAM, selama Anda menyertakan tautan berhenti berlangganan yang diberi label dengan baik, Anda berhak untuk mengirimkannya kepada mereka. Namun merupakan praktik yang sangat baik untuk memasukkan mereka ke dalam kampanye keikutsertaan untuk mencoba mendapatkan persetujuan mereka. Di bawah CASL, mengirimkan email ke alamat email adalah ilegal, karena Anda tidak memberikan persetujuan secara tersirat maupun tersurat.

T: Apakah kontak saat ini "menjadi kakek" ke dalam persetujuan tersirat CASL?

J: Menurut CASL, jika Anda memperoleh alamat email sebelum 1 Juli 2014, maka mereka telah memberikan persetujuan. Alamat email apa pun yang diperoleh pada atau setelah 1 Juli 2014 harus mendapat persetujuan tegas.

T: Apa yang dianggap sebagai praktik terbaik untuk mendapatkan persetujuan dari seseorang yang ikut serta dalam daftar email Anda? Kotak centang pada formulir opt-in? Email tindak lanjut dengan tautan persetujuan?

A: Anda dapat memiliki kotak centang di formulir. Untuk CAN-SPAM bisa di pre-check.

Di bawah CASL tidak dapat diperiksa sebelumnya; penerima harus mengambil tindakan khusus untuk memberi tahu Anda apa yang ingin mereka terima. Juga di bawah CASL, karena penerima mengambil tindakan untuk ikut serta dalam email Anda, Anda dapat mengirimi mereka email tindak lanjut yang mengonfirmasi persetujuan mereka dengan tautan verifikasi (keikutsertaan yang dikonfirmasi), karena ini adalah pesan transaksional.

T: Mengenai keikutsertaan email dan CASL, apakah Act-On menawarkan template email yang memungkinkan penerima untuk ikut serta dalam email mendatang melalui tombol di email, dan apakah Act-On akan membuat/melacak daftar keikutsertaan untuk saya?

J: Act-On dapat berbagi dengan Anda beberapa contoh tentang apa yang dilakukan beberapa klien kami untuk mendapatkan persetujuan. Anda harus menghubungi CSM Anda untuk mendapatkannya. Ini bukan template email siap pakai, melainkan hanya contoh.

Praktik terbaik

T: Apa format terbaik yang digunakan untuk permintaan buku alamat "pengirim aman"? Bisakah Anda membagikan beberapa contoh bahasa Tambahkan ke Buku Alamat yang Anda rekomendasikan?

J: Bahasa yang biasanya kami berikan kepada klien sangat umum, seperti “Untuk memastikan Anda terus menerima email kami di kotak masuk Anda, harap tambahkan <dari alamat> ke daftar pengirim aman Anda.” Inilah yang terlihat seperti itu juga menggunakan pre-header pesan dengan baik:

Jika Anda mengirim ke alamat email Gmail, bahasa harus ditujukan ke kotak masuk bertab. Kami menyarankan: “Untuk mendapatkan email kami di tab Utama Anda, seret salah satu email kami dari tab yang saat ini kami tampilkan ke tab Utama Anda, dan klik 'Ya.”

T: Haruskah saya menggunakan nama saya sendiri di bidang Pengirim?

J: Kami menyarankan Anda menggunakan nama pribadi Anda di bidang alamat "Dari" jika Anda memiliki hubungan dengan penerima. Jika hubungan pribadi tidak ada, sebaiknya gunakan alamat email yang umum tetapi gunakan Nama Tampilan (sebelum alamat email di bidang "Dari") untuk menggunakan nama Anda, seperti ini:

Dari: Jane Doe ([email dilindungi])

T: Bagaimana dengan menggunakan beberapa nama "Dari"?

Jika beberapa alamat "Dari" digunakan dan penerima email telah menambahkan satu alamat ke daftar pengirim aman mereka tetapi tidak yang lain, Anda kehilangan kesempatan untuk memasukkan semua email ke kotak masuk. Yang mengatakan, pengirim yang aman imprimatur dilampirkan ke alamat email, bukan nama. Jadi bisa menggunakan nama yang berbeda dan tetap dikirimkan ke inbox – jika alamatnya sama.

Dari: Jane Doe ([email dilindungi])
Dari: John Day, VP ([email dilindungi])

T: Apakah penting jika alamat "Balas Ke" berbeda dengan alamat "Kirim"?

J: Tidak, tidak masalah jika keduanya berbeda. Yang penting adalah domain alamat "Dari" disiapkan dengan DKIM dan SPF. Anda mungkin memiliki alasan bagus untuk membuat "Dari" dan "Balas Ke" berbeda (atau tidak), tetapi keterkiriman tidak akan menjadi salah satunya.

T: Apa itu preheader?

J: Preheader adalah teks yang mengikuti baris subjek (di mana Anda terkadang melihat salinan seperti, “Lihat pesan ini di browser”) saat email dipratinjau. Ini adalah salah satu dari tiga item pertama yang dilihat pelanggan saat melihat email, bersama dengan alamat pengirim dan baris subjek. Pre-header dapat digunakan untuk menambah nilai pada baris subjek; misalnya, Anda dapat meminta pelanggan untuk menambahkan Anda ke daftar pengirim yang aman atau menambahkan promosi tambahan.

T: Apa itu daftar benih?

Daftar benih adalah subset dari alamat email yang Anda kirimi email sebelum Anda mengirim email ke semua orang di daftar. Ini memungkinkan Anda menguji pengiriman dan tampilan email di berbagai klien dan perangkat email.

T: Apa saja dasar-dasar kampanye re-engagement?

J: Kami biasanya merekomendasikan serangkaian tiga hingga lima email yang memberi tahu penerima Anda bahwa Anda merindukan mereka dan ingin mereka kembali. Jika Anda mengirim hanya satu email, Anda dapat kehilangan beberapa penerima yang terlibat kembali.

• Kami merekomendasikan untuk memulai dengan ucapan "Kami Merindukanmu!" pesan yang membujuk mereka untuk mengambil tindakan dan memberi mereka alasan emosional untuk melakukannya. Beri tahu mereka apa yang akan mereka lewatkan.
• Di email berikutnya, perkenalkan insentif yang kuat (promosi, whitepaper berperforma terbaik, dll.) agar mereka kembali.
• Email terakhir dalam rangkaian tersebut harus seperti “Kami menghargai bahwa Anda tidak lagi ingin menerima email kami. Ini adalah email terakhir yang akan Anda terima dari kami, kecuali Anda berubah pikiran dan mengklik di sini.”

Intinya adalah memberi mereka beberapa kesempatan untuk terlibat kembali dengan Anda, tetapi juga beri tahu mereka bahwa Anda memahami bahwa mereka mungkin tidak ingin menerima email Anda, dan Anda menghargai keinginan mereka.

T: Apa cara terbaik untuk memastikan bahwa orang yang mengunduh eBuku atau buku putih telah diikutsertakan dengan benar ke daftar email Anda?

J: Pertimbangkan untuk menyiapkan pusat manajemen langganan di mana orang dapat memilih jenis komunikasi yang ingin mereka terima dan frekuensinya, daripada memilih Anda untuk mereka. Anda dapat memindahkan orang ke opsi ini dalam serangkaian pesan selamat datang. Atau, saat seseorang mengeklik tombol keluar, Anda dapat memberikan opsi bagi mereka untuk memilih saluran konten, atau memilih ringkasan mingguan, atau sekadar pemberitahuan penawaran, dll. CSM Anda dapat membantu menerapkannya.

Sumber daya

T: Apakah ada video tentang berbagai fitur yang tersedia?

Ya. Kunjungi Act-On University melalui akun Anda untuk melihat semua sumber daya yang kami miliki di berbagai fitur. Ada bagian dari video self-paced juga.

T: Apakah Anda memiliki dokumentasi yang relevan tentang praktik terbaik dan undang-undang email untuk berbagai wilayah, misalnya Belanda?

J: Presentasi ini, Undang-undang Privasi Online di Belanda, akan memberi Anda beberapa informasi yang Anda butuhkan. Inilah yang biasanya kami berikan kepada klien yang meminta informasi tentang undang-undang di berbagai negara:

• Wikipedia: Hukum Email Spam menurut Negara
• Uni Eropa – Hukum Spam
• DMA UK: Undang-Undang Email

Seni pemasaran email yang sukses bergantung pertama dan terakhir pada manajemen keterkiriman email yang proaktif.