Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Zustellbarkeit

Die Sicherstellung einer hohen Zustellbarkeit ist der Eckpfeiler jeder erfolgreichen E-Mail-Marketingkampagne. Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten im Posteingang ankommen, und wie können Sie Spam-Beschwerden Ihrer Zielgruppe verhindern? Wir haben kürzlich ein Webinar veranstaltet, in dem die Grundlagen der Zustellbarkeit und Best Practices für den E-Mail-Erfolg hervorgehoben wurden. Während der Veranstaltung hatten die Zuschauer einige Fragen, die eine Vielzahl äußerst wichtiger Themen abdeckten. Wir teilen sie hier mit unseren Lesern, um einen detaillierten Einblick in einige der dringendsten Probleme bei der Zustellbarkeit zu geben, mit denen E-Mail-Vermarkter heute konfrontiert sind.

Wir haben die Fragen in fünf Kategorien unterteilt: Infrastruktur, Reputation, rechtliche Fragen, Best Practices und Ressourcen. Und wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Zustellbarkeit Ihrer E-Mail haben, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.

Infrastruktur

F: Was bedeutet DKIM? Was ist SPF?

A: DKIM steht für Domain Keys Identification Mail und SPF steht für Sender Policy Framework. Dies sind beide Formen der Authentifizierung, mit denen Act-On Ihnen empfiehlt, Ihre E-Mails zu signieren. Sie teilen Internetdienstanbietern (wie Yahoo und Gmail) und globalen Empfängern (wie privaten Firmendomänen) mit, dass Sie einem Dritten (wie Act-On) die Erlaubnis erteilt haben, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden.

F: Was ist RFC?

A: RFC steht für Request for Comments. Es ist eine Veröffentlichung der Internet Engineering Task Force (IETF) und der Internet Society, den wichtigsten technischen Entwicklungs- und Standardsetzungsgremien für das Internet. Memos der RFC- Dokumentenreihe enthalten technische und organisatorische Hinweise zum Internet. Sie decken viele Aspekte der Computernetzwerke ab, darunter Protokolle, Verfahren, Programme und Konzepte sowie Sitzungsnotizen, Meinungen und manchmal auch Humor. Die verschiedenen RFC-Seiten finden Sie hier.

F: Wie erhalten Sie eine dedizierte IP-Adresse zum Senden Ihrer E-Mail-Nachrichten?

A: Wenden Sie sich an Ihren Act-On-Vertriebsmitarbeiter (RSM) oder Customer Success Rep (CSM) und fordern Sie eine dedizierte IP an. Sie werden einen Anruf mit dem Zustellbarkeitsteam vereinbaren, um Ihnen beim Einrichtungsprozess zu helfen.

F: Integrieren Sie Posteingangsüberwachungstools? Oder ist es ein separater Dienst, durch den wir unsere E-Mails laufen lassen sollten, bevor wir sie über Act-On versenden?

A: Act-On-Partner mit 250ok. Wenn Sie eine dedizierte IP verwenden, stellen wir Ihnen eine Seed-Liste zur Verfügung, an die Sie (zusammen mit Ihren anderen Versendungen) senden können, um zu sehen, wie viel Prozent es in den Posteingang im Vergleich zum Spam-Ordner schaffen. Diese Funktion ist derzeit nicht in Act-On integriert; Unser Zustellbarkeitsteam erstellt einen Bericht für Sie und gibt Ihnen die Ergebnisse.

Ruf

F: Was ist eine Spamfalle?

A: Viele Webmail-Anbieter und Spam-Filterorganisationen nehmen ungenutzte oder aufgegebene E-Mail-Adressen (oder B2B-Domains) und wandeln sie in Spam-Fallen um. Eine Spam-Falle ist eine E-Mail-Adresse, die verwendet wird, um Spam anzulocken, damit der Spam identifiziert und dann zu einer schwarzen Liste oder einem anderen Sperrmechanismus hinzugefügt werden kann. Theoretisch ist eine Spam-Falle eine Adresse, die sich noch nie für kommerzielle E-Mails angemeldet hat, sodass jede E-Mail, die sie erhält, als Spam betrachtet wird.

F: Gibt es in Act-On eine Möglichkeit zu sehen, ob die E-Mails im Posteingang ankommen oder ob sie an die Domäne, aber nicht an den Posteingang geliefert werden? Normalerweise betrachten wir nur Öffnungen/Klicks, um eine Zustellrate zu bestimmen.

A: Derzeit gibt es keine Möglichkeit, diese Informationen auf der Plattform selbst anzuzeigen. Wenn Sie eine dedizierte IP verwenden und das Support-Paket haben, ist dieser Service ein Teil davon. Es enthält eine Seed-Liste, an die Sie regelmäßig senden würden. Wir arbeiten mit 250ok, einem E-Mail-Reputationsanbieter, zusammen, um Ihnen einen separaten Bericht außerhalb der Act-On-Anwendung bereitzustellen.

F: Ein Kunde hat mich kontaktiert, um mir mitzuteilen, dass unsere E-Mails blockiert werden. Der Kunde weiß, dass wir senden, seine Adresse ist echt, aber wir werden immer noch blockiert. Was soll ich machen?

A: Stellen Sie sicher, dass Sie mit DKIM/SPF authentifiziert sind. Wenn Sie den Kunden gut kennen, bitten Sie ihn, Sie auf die Whitelist zu setzen. Wenn Sie all dies getan haben und immer noch Probleme haben, öffnen Sie ein Ticket mit Ihrem CSM und wir können auf eine Lösung hinarbeiten.

F: Wie finde ich heraus, welches Protokoll meine E-Mails blockiert?

A: Um zu sehen, ob Ihre Domain oder IP (die mit Ihrer Website verknüpft ist) auf der Blacklist steht, gehen Sie zu MxToolbox und führen Sie eine Blacklist-Prüfung durch. Wenn es aufgeführt ist, befolgen Sie die Schritte zum Delisting. Wenn es nicht aufgeführt ist, dann verursacht wahrscheinlich etwas anderes, dass Ihre Nachricht abprallt – möglicherweise Ihre Inhalte oder Bilder oder Links oder Spam-Beschwerden, die Sie erhalten haben.

Außerdem: Sehen Sie in Ihren Act-On-Kampagnenberichten nach. Wenn Sie viele Soft Bounces finden (mehr als 10 %), sollten Sie ein Support-Ticket eröffnen und/oder sich an Ihren CSM wenden, um Hilfe zu erhalten. Wenn Sie sich in einem gemeinsam genutzten IP-Pool befinden, kann es aufgrund anderer Absender zu Blockierungen auf IP-Ebene kommen. Wir müssen weiter untersuchen, um zu verstehen, ob eine Sperre auf Ihre Handlungen oder auf die einer anderen Person zurückzuführen ist.

F: Wie repariere ich meine E-Mails, damit sie nicht fälschlicherweise als Spam gekennzeichnet werden?

A: ISPs haben private Algorithmen, die fast stündlich aktualisiert werden, daher müssen Sie sich ständig anpassen. Überprüfen Sie Ihre Inhalte und Ihre Best-Practices-Liste, um sicherzustellen, dass Sie die Faktoren einhalten, von denen Sie wissen, dass sie Probleme verursachen können.

Am besten ist es, wenn die Empfänger Sie zu ihrer Liste sicherer Absender hinzufügen. Dies ist die höchste Form des Engagements und kann normalerweise verhindern, dass Ihre E-Mail falsch gekennzeichnet wird. Eine weitere Option ist die Segmentierung von engagierten und nicht engagierten Empfängern. Senden Sie dann zuerst an die engagierten Empfänger, warten Sie ein oder zwei Stunden und senden Sie dann an die nicht engagierten Empfänger.

F: Was ist der beste Weg, um unseren Ruf als Absender zu überwachen?

A: Der beste Weg, um Ihre Reputation (Domain- und Website-IP) zu überwachen, ist die Anmeldung bei MxToolbox. Die Einrichtung für eine Domain oder IP ist kostenlos und sie senden Ihnen wöchentliche Berichte, damit Sie bei Problemen auf dem Laufenden bleiben. Sie können auch ein kostenloses SenderScore-Konto erhalten, um es regelmäßig zu überwachen. SenderBase ist ebenfalls kostenlos und Sie können dort auch Ihren allgemeinen Ruf überprüfen.

F: Wenn ein Ruf beschädigt ist, kann er repariert werden?

A: In den meisten Fällen ja, Sie können Ihren Ruf reparieren. Die Fälle, in denen Sie dies nicht können, sind sehr selten und treten normalerweise auf, weil Sie Ihre Versandpraktiken nicht geändert oder Ihre Datenhygiene nicht verbessert haben.

Wenn Sie sich fragen, was Ihr Ruf ist oder ob er geschädigt ist, bieten wir Reputationsprüfungen an, um einen vollständigen Überblick zu erhalten. Es gibt viele Faktoren, die sich auf Ihren Ruf auswirken. Einige können Sie sehen; andere werden von einem ISP zugewiesen, und Sie können sie nicht sehen. Geschäftsdomänen können andere haben, die Sie nicht sehen können.

F: Ich weiß, dass wir Spam-Beschwerden nicht aus unserer Datenbank entfernen können, aber gibt es Maßnahmen, die wir ergreifen können, um diese Spam-Beschwerden bei den Internetdienstanbietern anzugehen, damit wir unseren Ruf verbessern können?

A: Der beste Weg, um Spam-Beschwerden zu reduzieren, besteht darin, Ihr „Abmelden“ von der Fußzeile der E-Mail in die Vorkopfzeile der E-Mail zu verschieben (neben „In einem Browser anzeigen“). Dadurch wird die Anzahl der Spam-Beschwerden verringert, was wiederum Ihrem Ruf zugute kommt.

Denken Sie auch daran, dass ISPs auch viel Gewicht auf das Engagement der Abonnenten legen, um die Reputation des Absenders zu bestimmen. Das bedeutet, dass Sie eine Strategie benötigen, um ältere Adressen, die nicht mehr aktiv geöffnet oder angeklickt werden, zurückzuziehen oder zu entfernen – bevor sie anfangen, die Zustellbarkeit Ihrer aktiven Abonnenten zu beeinträchtigen. Die Bereitstellung personalisierterer Inhalte erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Empfänger Ihre nächste E-Mail öffnen.

Um herauszufinden, was Internetdienstanbieter (ISPs) und andere E-Mail-Empfänger von Ihrem E-Mail-Marketingprogramm halten, besuchen Sie SenderScore.org. Auf dieser Seite erhalten Sie freien Zugang zu Daten, die ISPs und andere E-Mail-Empfänger verwenden, um zu entscheiden, ob Sie Ihre E-Mails annehmen oder ablehnen. Sie geben einfach eine Domain oder IP-Adresse ein und erhalten im Gegenzug eine Punktzahl von 1 bis 100 (wobei 100 die beste ist). Anhand dieser Punktzahl wissen Sie, ob Sie weiterhin bewährte E-Mail-Praktiken befolgen müssen, um Ihren Highscore zu schützen, oder Maßnahmen ergreifen müssen, um Ihren Ruf zu verbessern.

F: Funktionieren diese Tipps im Umgang mit dem öffentlichen Sektor?

A: Ja, das tun sie absolut. Unternehmen, die an den öffentlichen Sektor (Business-to-Government oder B2G) senden, sollten jedoch unbedingt eine dedizierte IP verwenden. Der öffentliche Sektor hat einige der stärksten Filter da draußen (was sinnvoll ist), aber wenn Sie keine dedizierte IP haben, besteht ein höheres Risiko, dass Sie ihre Filter nicht passieren.

Rechtsfragen

F: Was sind CAN-SPAM und CASL?

CAN-SPAM ist das Akronym für ein US-amerikanisches Gesetz, den „Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act“ von 2003. Dieser legte in den USA die ersten nationalen Standards für das Versenden von Werbe-E-Mails fest und verlangte dies von der Federal Trade Commission (FTC). seine Bestimmungen durchsetzen.

Das kanadische Anti-Spam-Gesetz (CASL) gilt für alle elektronischen Nachrichten (z. B. E-Mails, SMS), die Organisationen im Zusammenhang mit einer „kommerziellen Aktivität“ versenden. Sein Hauptmerkmal erfordert, dass kanadische und globale Organisationen, die kommerzielle elektronische Nachrichten (CEMs) innerhalb, von oder nach Kanada versenden, vor dem Versenden von Nachrichten die Zustimmung der Empfänger einholen müssen. Es gilt als eines der strengsten Gesetze seiner Art weltweit und schreibt vor, dass Führungskräfte und Direktoren des Unternehmens persönlich für Verstöße haften. Elektronische Transaktionsnachrichten fallen nicht unter dieselben Regeln.

Es gibt zwei Arten von Einwilligungen unter CASL:

• Die Zustimmung ist „ausdrücklich“, wenn eine Person eindeutig zustimmt, kommerzielle elektronische Nachrichten zu erhalten, entweder mündlich oder schriftlich. Die schriftliche Zustimmung kann elektronisch erfolgen und läuft nicht ab.
• Die Einwilligung kann in vielerlei Hinsicht „implizit“ sein: Unter CASL, wenn Personen ihre Adresse auffällig veröffentlichen oder Ihnen geben; wenn Sie bereits eine bestehende Geschäftsbeziehung haben, und so weiter. Die „bestehende Geschäftsbeziehung“, die vor dem CASL-Gesetz begründet wurde, besteht einige Jahre und erlischt dann.

CASL sieht auch eine teilweise Ausnahme für Empfehlungsnachrichten von Drittanbietern vor, die es Unternehmen ermöglicht, eine einzige Nachricht zu senden, um die Zustimmung für zukünftige Nachrichten zu erhalten.

F: Wie funktioniert das Spam-Gesetz, wenn Sie die E-Mail-Adresse einer anderen Person von einem Kollegen erhalten?

A: Unter CAN-SPAM haben Sie das Recht, ihnen eine E-Mail zu senden, solange Sie einen gut gekennzeichneten Abmeldelink einfügen. Aber es ist eine sehr gute Praxis, sie in eine Opt-in-Kampagne zu stecken, um zu versuchen, ihre Zustimmung zu erhalten. Unter CASL ist es illegal, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse zu senden, da Sie weder stillschweigend noch ausdrücklich zugestimmt haben.

F: Werden aktuelle Kontakte in die stillschweigende Zustimmung von CASL „übertragen“?

A: Laut CASL liegt eine stillschweigende Zustimmung vor, wenn Sie die E-Mail-Adresse vor dem 1. Juli 2014 erhalten haben. Jede E-Mail-Adresse, die am oder nach dem 1. Juli 2014 erhalten wird, muss eine ausdrückliche Zustimmung haben.

F: Was gilt als Best Practice, um die Zustimmung von jemandem einzuholen, der sich für Ihre E-Mail-Liste anmeldet? Ein Kontrollkästchen im Opt-in-Formular? Eine Folge-E-Mail mit einem Einwilligungslink?

A: Sie können ein Kontrollkästchen im Formular haben. Auf CAN-SPAM kann vorgeprüft werden.

Unter CASL kann es nicht vorgeprüft werden; Der Empfänger muss bestimmte Maßnahmen ergreifen, um Ihnen mitzuteilen, was er erhalten möchte. Auch unter CASL können Sie, da der Empfänger Ihre E-Mails abonniert, eine Folge-E-Mail senden, die seine Zustimmung mit einem Bestätigungslink (bestätigtes Opt-in) bestätigt, da es sich um eine Transaktionsnachricht handelt.

F: Bietet Act-On in Bezug auf E-Mail-Opt-in und CASL eine E-Mail-Vorlage, die es Empfängern ermöglicht, sich für zukünftige E-Mails über eine Schaltfläche in der E-Mail zu entscheiden, und wird es eine Opt-in-Liste für mich erstellen/nachverfolgen?

A: Act-On kann Ihnen mehrere Beispiele dafür nennen, was einige unserer Kunden tun, um eine Einwilligung zu erhalten. Sie müssen sich an Ihren CSM wenden, um sie zu erhalten. Dies sind keine vorgefertigten E-Mail-Vorlagen, sondern nur Beispiele.

Empfohlene Vorgehensweise

F: Welches Format eignet sich am besten für Adressbuchanfragen mit „sicherem Absender“? Können Sie einige Beispiele für die von Ihnen empfohlene Sprache zum Hinzufügen zum Adressbuch nennen?

A: Die Sprache, die wir unseren Kunden normalerweise geben, ist sehr allgemein, z. B. „Um sicherzustellen, dass Sie unsere E-Mails weiterhin in Ihrem Posteingang erhalten, fügen Sie bitte <from address> zu Ihrer Liste sicherer Absender hinzu.“ So sieht einer aus, der auch den Pre-Header der Nachricht gut nutzt:

Wenn Sie an Gmail-E-Mail-Adressen senden, muss die Sprache einen Posteingang mit Registerkarten adressieren. Wir schlagen vor: „Um unsere E-Mails in Ihrem primären Tab anzuzeigen, ziehen Sie eine unserer E-Mails von dem Tab, den wir gerade anzeigen, in Ihren primären Tab und klicken Sie auf „Ja“.

F: Soll ich meinen eigenen Namen im Feld „Absender“ verwenden?

A: Wir empfehlen Ihnen, Ihren persönlichen Namen im Adressfeld „Von“ zu verwenden, wenn Sie in irgendeiner Weise mit dem Empfänger in Beziehung stehen. Wenn die persönliche Beziehung nicht besteht, empfehlen wir Ihnen, die E-Mail-Adresse allgemein zu halten, aber den Anzeigenamen (vor der E-Mail-Adresse im Feld „Von“) zu verwenden, um Ihren Namen zu verwenden, wie folgt:

Von: Jane Doe ([E-Mail geschützt])

F: Wie sieht es mit der Verwendung mehrerer „Von“-Namen aus?

Wenn mehrere „Von“ -Adressen verwendet werden und der E-Mail-Empfänger eine zu seiner Liste sicherer Absender hinzugefügt hat, die anderen jedoch nicht, verlieren Sie die Chance, alle E-Mails in den Posteingang zu bekommen. Das Imprimatur des sicheren Absenders wird jedoch an die E-Mail-Adresse angehängt, nicht an den Namen. Sie könnten also unterschiedliche Namen verwenden und trotzdem an den Posteingang zugestellt werden – wenn die Adresse dieselbe ist.

Von: Jane Doe ([E-Mail geschützt])
Von: John Day, VP ([E-Mail geschützt])

F: Spielt es eine Rolle, ob sich die „Antwort an“-Adresse von der „Sende“-Adresse unterscheidet?

A: Nein, es spielt keine Rolle, dass diese beiden unterschiedlich sind. Wichtig ist, dass die „Von“-Adressdomäne mit DKIM und SPF eingerichtet wird. Sie könnten gute Gründe dafür haben, dass „Von“ und „Antwort an“ unterschiedlich sind (oder nicht), aber die Zustellbarkeit wird keiner davon sein.

F: Was ist ein Preheader?

A: Ein Preheader ist der Text nach der Betreffzeile (in der Sie manchmal eine Kopie wie „Diese Nachricht in einem Browser anzeigen“ sehen), wenn eine E-Mail in der Vorschau angezeigt wird. Es ist neben der Absenderadresse und der Betreffzeile eines der ersten drei Elemente, die ein Abonnent beim Anzeigen einer E-Mail sieht. Der Pre-Header kann verwendet werden, um der Betreffzeile einen Mehrwert zu verleihen; Beispielsweise könnten Sie Kunden bitten, Sie zu ihrer Liste sicherer Absender hinzuzufügen oder eine zusätzliche Werbeaktion hinzuzufügen.

F: Was ist eine Seed-Liste?

Eine Seed-Liste ist eine Teilmenge von E-Mail-Adressen, an die Sie eine E-Mail senden, bevor Sie die E-Mail an alle auf einer Liste senden. Auf diese Weise können Sie die E-Mail-Zustellung und -Darstellung auf verschiedenen E-Mail-Clients und Geräten testen.

F: Was sind die Grundlagen einer Re-Engagement-Kampagne?

A: Wir empfehlen normalerweise eine Serie von drei bis fünf E-Mails, die Ihre Empfänger wissen lassen, dass Sie sie vermissen und möchten, dass sie zurückkommen. Wenn Sie nur eine E-Mail senden, könnten Sie die erneute Interaktion einiger Empfänger verpassen.

• Wir empfehlen, mit einem „We Miss You!“ zu beginnen. Botschaft, die sie zum Handeln verleitet und ihnen einen emotionalen Grund dafür gibt. Sagen Sie ihnen, was sie vermissen werden.
• Stellen Sie in der nächsten E-Mail einen starken Anreiz (Beförderung, Whitepaper mit der besten Leistung usw.) vor, um sie zum Wiederkommen zu bewegen.
• Die letzte E-Mail in der Reihe sollte etwa so lauten: „Wir respektieren, dass Sie unsere E-Mails nicht mehr erhalten möchten. Dies ist die letzte E-Mail, die Sie von uns erhalten, es sei denn, Sie ändern Ihre Meinung und klicken hier.“

Der Punkt ist, ihnen mehrere Chancen zu geben, sich wieder mit Ihnen zu beschäftigen, aber sie auch wissen zu lassen, dass Sie verstehen, dass sie Ihre E-Mails möglicherweise nicht erhalten möchten, und dass Sie ihre Wünsche respektieren.

F: Wie können Sie am besten sicherstellen, dass die Personen, die eBooks oder Whitepaper herunterladen, korrekt in Ihre E-Mail-Listen aufgenommen werden?

A: Erwägen Sie die Einrichtung eines Abonnementverwaltungszentrums, in dem Benutzer die Art der Kommunikation, die sie erhalten möchten, und die Häufigkeit auswählen können, anstatt Sie für sie auswählen zu lassen. Sie können Personen in einer Willkommensserie von Nachrichten zu dieser Option verschieben. Oder wenn jemand auf die Abmeldeschaltfläche klickt, können Sie ihm die Möglichkeit geben, einen Inhaltskanal oder eine wöchentliche Zusammenfassung oder nur Benachrichtigungen über Angebote usw. auszuwählen. Ihr CSM kann Ihnen bei der Implementierung helfen.

Ressourcen

F: Gibt es Videos zu den verschiedenen verfügbaren Funktionen?

Ja. Besuchen Sie die Act-On University über Ihr Konto, um alle Ressourcen zu sehen, die wir zu den verschiedenen Funktionen haben. Es gibt auch einen Abschnitt mit Videos zum Selbststudium.

F: Verfügen Sie über relevante Dokumentation zu bewährten E-Mail-Verfahren und Gesetzen für verschiedene Regionen, beispielsweise die Niederlande?

A: Diese Präsentation, Online-Datenschutzrecht in den Niederlanden, sollte Ihnen einige der Informationen geben, die Sie benötigen. Folgendes bieten wir normalerweise Kunden, die Informationen zu Gesetzen in verschiedenen Ländern anfordern:

• Wikipedia: E-Mail-Spam-Gesetze nach Ländern
• Europäische Union – Spam-Gesetze
• DMA UK: E-Mail-Gesetzgebung

Die Kunst des erfolgreichen E-Mail-Marketings hängt in erster Linie vom proaktiven Management der E-Mail-Zustellbarkeit ab.