Preguntas frecuentes sobre la capacidad de entrega de correo electrónico

Garantizar altos niveles de capacidad de entrega es la piedra angular de toda campaña exitosa de marketing por correo electrónico. ¿Qué puede hacer para asegurarse de que sus mensajes de correo electrónico lleguen a la bandeja de entrada y cómo puede evitar las quejas de spam de su audiencia? Recientemente organizamos un seminario web que destaca los conceptos básicos de entrega y las mejores prácticas para el éxito del correo electrónico. Durante el evento, los miembros de la audiencia tuvieron bastantes preguntas que cubrían una variedad de temas extremadamente importantes. Los compartimos aquí con nuestros lectores para brindar una mirada en profundidad a algunos de los problemas de capacidad de entrega más apremiantes que enfrentan los especialistas en marketing por correo electrónico en la actualidad.

Hemos dividido las preguntas en cinco categorías: infraestructura, reputación, problemas legales, mejores prácticas y recursos. Y si tiene alguna pregunta o inquietud sobre la capacidad de entrega de su correo electrónico, asegúrese de hacérnoslo saber en los comentarios.

Infraestructura

P: ¿Qué significa DKIM? ¿Qué es FPS?

R: DKIM significa claves de dominio de correo identificado y SPF significa marco de política del remitente. Ambas son formas de autenticación con las que Act-On recomienda firmar sus correos electrónicos. Le informan a los proveedores de servicios de Internet (como Yahoo y Gmail) y a los receptores globales (como los dominios comerciales corporativos privados) que le ha dado permiso a un tercero (como Act-On) para enviar correo en su nombre.

P: ¿Qué es RFC?

R: RFC significa solicitud de comentarios. Es una publicación de Internet Engineering Task Force (IETF) e Internet Society, los principales organismos de desarrollo técnico y establecimiento de estándares para Internet. Los memorandos de la serie de documentos RFC contienen notas técnicas y organizativas sobre Internet. Cubren muchos aspectos de las redes informáticas, incluidos protocolos, procedimientos, programas y conceptos, así como notas de reuniones, opiniones y, a veces, humor. Las diferentes páginas de RFC se pueden encontrar aquí.

P: ¿Cómo obtiene una dirección IP dedicada para enviar sus mensajes de correo electrónico?

R: Comuníquese con su representante de ventas de Act-On (RSM) o representante de éxito del cliente (CSM) y solicite una IP dedicada. Establecerán una llamada con el equipo de capacidad de entrega para ayudarlo durante el proceso de configuración.

P: ¿Se integra con las herramientas de monitoreo de la bandeja de entrada? ¿O es un servicio separado por el que debemos ejecutar nuestros correos electrónicos antes de enviarlos a través de Act-On?

R: Act-On se asocia con 250ok. Si tiene una IP dedicada, le proporcionamos una lista de semillas para enviar (con sus otros envíos) para ver qué porcentaje llega a la bandeja de entrada frente a la carpeta de correo no deseado. Esta función no está integrada en Act-On en este momento; nuestro equipo de capacidad de entrega genera un informe para usted y le brinda los resultados.

Reputación

P: ¿Qué es una trampa de spam?

R: Muchos proveedores de correo web y organizaciones de filtrado de spam toman direcciones de correo electrónico no utilizadas o abandonadas (o dominios B2B) y las convierten en trampas de spam. Una trampa de correo no deseado es una dirección de correo electrónico que se utiliza para atraer el correo no deseado, por lo que el correo no deseado puede identificarse y luego agregarse a una lista negra u otro mecanismo de bloqueo. En teoría, una trampa de spam es una dirección que nunca se ha registrado para ningún correo electrónico comercial, por lo que cualquier correo que recibe se considera spam.

P: En Act-On, ¿hay alguna forma de ver si los correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada y si se envían al dominio pero no a la bandeja de entrada? Por lo general, solo observamos las aperturas/los clics para determinar una tasa de entrega.

R: En este momento, no hay forma de ver esta información en la propia plataforma. Si está utilizando una IP dedicada y tiene el paquete de soporte, este servicio es parte de él. Incluye una lista de semillas que enviarías regularmente. Nos asociamos con 250ok, un proveedor de reputación de correo electrónico, para brindarle un informe separado fuera de la aplicación Act-On.

P: Un cliente me contactó para decirme que nuestros correos electrónicos están siendo bloqueados. El cliente sabe que estamos enviando, su dirección es real, pero aún estamos bloqueados. ¿Qué tengo que hacer?

R: Asegúrese de estar autenticado con DKIM/SPF. Si conoce bien al cliente, pídale que lo incluya en la lista blanca. Si ha hecho todo esto y todavía tiene problemas, abra un ticket con su CSM y podemos trabajar para encontrar una solución.

P: ¿Cómo averiguo qué protocolo está bloqueando mis correos electrónicos?

R: Para ver si su dominio o IP (asociado con su sitio web) está en la lista negra, vaya a MxToolbox y verifique la lista negra. Si está en la lista, siga los pasos para eliminarla. Si no está en la lista, es probable que otra cosa esté causando que su mensaje rebote, posiblemente su contenido, imágenes, enlaces o quejas de spam que haya recibido.

También: Busque en los informes de su campaña Act-On. Si encuentra muchos rebotes suaves (más del 10 %), debe abrir un ticket de soporte y/o comunicarse con su CSM para obtener ayuda. Si está en un grupo de IP compartido, los bloqueos pueden ocurrir en el nivel de IP debido a otros remitentes. Tendríamos que investigar más a fondo para comprender si un bloqueo se debe a tus acciones o a las de otra persona.

P: ¿Cómo arreglo mis correos electrónicos para que no se etiqueten incorrectamente como spam?

R: Los ISP tienen algoritmos privados que se actualizan casi cada hora, por lo tanto, debe seguir adaptándose. Verifique su contenido y revise su lista de mejores prácticas para asegurarse de que cumple con los factores que sabe que pueden causar problemas.

Lo mejor es que los destinatarios tomen la acción de agregarlo a su lista de remitentes seguros. Esta es la forma más alta de participación y, por lo general, puede evitar que su correo electrónico se etiquete incorrectamente. Otra opción es segmentar los destinatarios comprometidos frente a los no comprometidos. Luego envíe primero a los destinatarios comprometidos, espere una o dos horas y luego envíe a los destinatarios no comprometidos.

P: ¿Cuál es la mejor manera de monitorear nuestra reputación de envío?

R: La mejor manera de controlar su reputación (dominio e IP del sitio web) es registrarse en MxToolbox. Es gratis configurar para un dominio o IP y le enviarán informes semanales para que se mantenga al tanto de los problemas. También puede obtener una cuenta gratuita de SenderScore para monitorear regularmente. SenderBase también es gratuito y también puede verificar su reputación general allí.

P: Una vez que se daña una reputación, ¿se puede reparar?

R: En la mayoría de los casos sí, puedes reparar tu reputación. Los casos en los que no puedes son muy raros, y generalmente ocurren porque no has cambiado tus prácticas de envío o mejorado tu higiene de datos.

Si se pregunta cuál es su reputación o si está dañada, ofrecemos auditorías de reputación para proporcionar una visión completa. Hay muchos factores que tienen un impacto en su reputación. Algunos se pueden ver; otros son asignados por un ISP y no podrá verlos. Los dominios comerciales pueden tener otros que no puede ver.

P: Sé que no podemos eliminar las quejas de spam de nuestra base de datos, pero ¿hay alguna medida que podamos tomar para abordar esas quejas de spam con los proveedores de servicios de Internet para que podamos mejorar nuestra reputación?

R: La mejor manera de reducir las quejas de spam es mover su "cancelar suscripción" del pie de página del correo electrónico al preencabezado del correo electrónico (junto a "Ver esto en un navegador"). Reducirá la cantidad de quejas de spam, lo que a su vez ayuda a su reputación.

Tenga en cuenta también que los ISP también dan mucha importancia a la participación de los suscriptores para determinar la reputación del remitente. Esto significa que necesita una estrategia para retirar o eliminar direcciones antiguas que ya no se abren o hacen clic activamente, antes de que comiencen a afectar la capacidad de entrega de sus suscriptores activos. La entrega de contenido más personalizado también mejorará la posibilidad de que los destinatarios abran su próximo correo electrónico.

Para averiguar qué piensan los proveedores de servicios de Internet (ISP) y otros receptores de correo electrónico sobre su programa de marketing por correo electrónico, visite SenderScore.org. En este sitio, obtiene acceso gratuito a los datos que utilizan los ISP y otros receptores de correo electrónico para decidir si acepta o rechaza sus correos electrónicos. Simplemente ingrese un dominio o dirección IP y, a cambio, obtendrá una puntuación del 1 al 100 (siendo 100 la mejor). Con este puntaje, sabrá si necesita continuar siguiendo las mejores prácticas de correo electrónico para proteger su puntaje alto o tomar medidas para mejorar su reputación.

P: ¿Funcionan estos consejos cuando se trata del sector público?

R: Sí, absolutamente lo hacen. Sin embargo, las empresas que realizan envíos al sector público (de empresa a gobierno o B2G) deben estar absolutamente en una IP dedicada. El sector público tiene algunos de los filtros más fuertes que existen (lo cual tiene sentido), pero si no tiene una IP dedicada, tiene un mayor riesgo de no pasar por sus filtros.

Asuntos legales

P: ¿Qué son CAN-SPAM y CASL?

CAN-SPAM es el acrónimo de una ley de los EE. UU., la Ley de Control del Asalto de la Pornografía y Comercialización No Solicitada de 2003. Esto estableció los primeros estándares nacionales de los EE. UU. para el envío de correo electrónico comercial y requiere que la Comisión Federal de Comercio (FTC) hacer cumplir sus disposiciones.

La Ley Antispam de Canadá (CASL) se aplica a todos los mensajes electrónicos (por ejemplo, correo electrónico, mensajes de texto) que las organizaciones envían en relación con una "actividad comercial". Su característica clave requiere que las organizaciones canadienses y globales que envían mensajes electrónicos comerciales (CEM) dentro, desde o hacia Canadá reciban el consentimiento de los destinatarios antes de enviar mensajes. Se considera una de las leyes más estrictas de su tipo en el mundo y exige que los funcionarios y directores de la empresa sean personalmente responsables de las infracciones. Los mensajes electrónicos transaccionales no se rigen por las mismas reglas.

Hay dos tipos de consentimiento bajo CASL:

• El consentimiento es “expreso” cuando una persona acepta claramente recibir mensajes electrónicos comerciales, ya sea de forma oral o escrita. El consentimiento por escrito puede ser electrónico y no caduca.
• El consentimiento puede ser "implícito" de muchas maneras: bajo CASL, si las personas publican de manera notoria su dirección o se la dan a usted; si ya tiene una relación comercial existente, y así sucesivamente. La “relación comercial existente” que se estableció antes de que CASL se convirtiera en ley persiste durante algunos años y luego expira.

CASL también proporciona una exención parcial para los mensajes de referencia de terceros que permitirán a las empresas enviar un solo mensaje para obtener el consentimiento para futuros mensajes.

P: ¿Cómo funciona la ley de spam si un compañero de trabajo le proporciona la dirección de correo electrónico de alguien?

R: Bajo CAN-SPAM, siempre que incluya un enlace de cancelación de suscripción bien etiquetado, tiene derecho a enviarles un correo. Pero es una muy buena práctica incluirlos en una campaña de suscripción voluntaria para tratar de obtener su consentimiento. Según CASL, es ilegal enviar un correo electrónico a la dirección de correo electrónico, ya que no tiene consentimiento implícito ni expreso.

P: ¿Los contactos actuales están "exentos" en el consentimiento implícito de CASL?

R: Según CASL, si obtuvo la dirección de correo electrónico antes del 1 de julio de 2014, tienen consentimiento implícito. Cualquier dirección de correo electrónico obtenida a partir del 1 de julio de 2014 debe contar con el consentimiento expreso.

P: ¿Qué se considera la mejor práctica para obtener el consentimiento de alguien que opte por su lista de correo electrónico? ¿Una casilla de verificación en el formulario de suscripción? ¿Un correo electrónico de seguimiento con un enlace de consentimiento?

R: Puede tener una casilla de verificación en el formulario. Para CAN-SPAM se puede comprobar previamente.

Bajo CASL no se puede verificar previamente; el destinatario debe tomar medidas específicas para decirle lo que quiere recibir. También bajo CASL, debido a que el destinatario está tomando la acción de optar por sus correos electrónicos, puede enviarles un correo electrónico de seguimiento confirmando su consentimiento con un enlace de verificación (suscripción confirmada), ya que es un mensaje transaccional.

P: Con respecto a la aceptación de correo electrónico y CASL, ¿Act-On ofrece una plantilla de correo electrónico que permite a los destinatarios optar por futuros correos electrónicos a través de un botón en el correo electrónico, y creará/seguirá una lista de suscripción para mí?

R: Act-On puede compartir con usted varios ejemplos de lo que están haciendo algunos de nuestros clientes para obtener el consentimiento. Deberá comunicarse con su CSM para obtenerlos. Estas no son plantillas de correo electrónico preconstruidas, sino solo ejemplos.

Mejores prácticas

P: ¿Cuál es el mejor formato para las solicitudes de la libreta de direcciones de "remitente seguro"? ¿Puede compartir algunos ejemplos del idioma Agregar a la libreta de direcciones que recomienda?

R: El lenguaje que solemos dar a los clientes es muy genérico, como "Para asegurarse de que continúa recibiendo nuestros correos electrónicos en su bandeja de entrada, agregue <dirección de remitente> a su lista de remitentes seguros". Así es como se ve uno que también usa bien el preencabezado del mensaje:

Si envía a direcciones de correo electrónico de Gmail, el idioma debe dirigirse a una bandeja de entrada con pestañas. Sugerimos: "Para obtener nuestros correos electrónicos en su pestaña Principal, arrastre uno de nuestros correos electrónicos desde la pestaña que estamos mostrando actualmente a su pestaña Principal y haga clic en 'Sí".

P: ¿Debo usar mi propio nombre en el campo Remitente?

R: Le recomendamos que utilice su nombre personal en el campo de dirección "De" si tiene algún tipo de relación con el destinatario. Si la relación personal no existe, le recomendamos que mantenga la dirección de correo electrónico genérica pero use el Nombre para mostrar (antes de la dirección de correo electrónico en el campo "De") para usar su nombre, así:

De: Jane Doe ([email protected])

P: ¿Qué pasa con el uso de varios nombres "De"?

Si se utilizan varias direcciones "De" y el destinatario del correo electrónico ha agregado una a su lista de remitentes seguros pero no a las demás, pierde la oportunidad de recibir todos los correos electrónicos en la bandeja de entrada. Dicho esto, el visto bueno del remitente seguro se adjunta a la dirección de correo electrónico, no al nombre. Por lo tanto, podría usar nombres diferentes y aun así ser enviado a la bandeja de entrada, si la dirección es la misma.

De: Jane Doe ([email protected])
De: John Day, vicepresidente ([email protected])

P: ¿Importa si la dirección de "Responder a" es diferente de la dirección de "Enviar"?

R: No, no importa que estos dos sean diferentes. Lo que importa es que el dominio de la dirección "De" esté configurado con DKIM y SPF. Es posible que tenga buenas razones para que "De" y "Responder a" sean diferentes (o no), pero la capacidad de entrega no será una de ellas.

P: ¿Qué es un preencabezado?

R: Un preencabezado es el texto que sigue a la línea de asunto (donde a veces se ve una copia como "Ver este mensaje en un navegador") cuando se obtiene una vista previa de un correo electrónico. Es uno de los primeros tres elementos que ve un suscriptor cuando ve un correo electrónico, junto con la dirección de envío y la línea de asunto. El encabezado previo se puede usar para agregar valor a la línea de asunto; por ejemplo, puede pedirles a los clientes que lo agreguen a su lista de remitentes seguros o que agreguen una promoción adicional.

P: ¿Qué es una lista de semillas?

Una lista inicial es un subconjunto de direcciones de correo electrónico a las que envía un correo electrónico antes de enviar el correo electrónico a todos los miembros de una lista. Esto le permite probar la entrega y apariencia del correo electrónico en diferentes dispositivos y clientes de correo electrónico.

P: ¿Cuáles son los elementos básicos de una campaña de reenganche?

R: Por lo general, recomendamos una serie de tres a cinco correos electrónicos que informen a los destinatarios que los extraña y desea que regresen. Si envía solo un correo electrónico, podría perderse la posibilidad de que algunos destinatarios vuelvan a interactuar.

• Recomendamos comenzar con un "¡Te extrañamos!" mensaje que los incita a tomar una acción y les da una razón emocional para hacerlo. Diles lo que extrañarán.
• En el siguiente correo electrónico, presente un fuerte incentivo (promoción, documento técnico de mejor rendimiento, etc.) para que regresen.
• El correo electrónico final de la serie debe ser algo así como “Respetamos que ya no desea recibir nuestros correos electrónicos. Este es el último correo electrónico que recibirá de nosotros, a menos que cambie de opinión y haga clic aquí”.

El punto es darles varias oportunidades para volver a interactuar contigo, pero también hacerles saber que entiendes que es posible que no quieran recibir tus correos electrónicos y que respetas sus deseos.

P: ¿Cuál es la mejor manera de asegurarse de que las personas que descargan libros electrónicos o documentos técnicos se suscriban correctamente a sus listas de correo electrónico?

R: Considere configurar un centro de administración de suscripciones donde las personas puedan elegir el tipo de comunicaciones que desean recibir y la frecuencia, en lugar de que usted elija por ellos. Puede mover a las personas a esta opción en una serie de mensajes de bienvenida. O bien, cuando alguien hace clic en el botón de exclusión, puede brindarle la opción de elegir un canal de contenido, o elegir un resumen semanal, o solo avisos de ofertas, etc. Su CSM puede ayudarlo a implementar esto.

Recursos

P: ¿Hay videos sobre las diferentes funciones disponibles?

Sí. Visite Act-On University a través de su cuenta para ver todos los recursos que tenemos sobre las diversas funciones. También hay una sección de videos a su propio ritmo.

P: ¿Tiene documentación relevante sobre las mejores prácticas y leyes de correo electrónico para diferentes regiones, digamos los Países Bajos?

R: Esta presentación, Ley de privacidad en línea en los Países Bajos, debería brindarle parte de la información que necesita. Esto es lo que normalmente proporcionamos a los clientes que solicitan información sobre las leyes en varios países:

• Wikipedia: Leyes de spam de correo electrónico por país
• Unión Europea – Leyes de spam
• DMA Reino Unido: Legislación de correo electrónico

El arte del marketing por correo electrónico exitoso depende primero y último de la gestión proactiva de la capacidad de entrega del correo electrónico.