Domande frequenti sulla consegna delle e-mail

Garantire alti livelli di deliverability è la pietra angolare di ogni campagna di email marketing di successo. Cosa puoi fare per assicurarti che i tuoi messaggi e-mail arrivino nella posta in arrivo e come puoi prevenire i reclami per spam da parte del tuo pubblico? Di recente abbiamo ospitato un webinar che evidenzia le nozioni di base sulla deliverability e le best practice per il successo delle e-mail. Durante l'evento, i membri del pubblico hanno posto alcune domande che hanno riguardato una varietà di argomenti estremamente importanti. Li condividiamo qui con i nostri lettori per fornire uno sguardo approfondito ad alcuni dei problemi di deliverability più urgenti che devono affrontare oggi gli e-mail marketer.

Abbiamo suddiviso le domande in cinque categorie: infrastruttura, reputazione, problemi legali, best practice e risorse. E se hai domande o dubbi sulla consegna della tua email, assicurati di farcelo sapere nei commenti.

Infrastruttura

D: Cosa significa DKIM? Cos'è l'SPF?

R: DKIM è l'acronimo di domain keys identifierd mail e SPF è l'acronimo di sender policy framework. Queste sono entrambe forme di autenticazione con cui Act-On ti consiglia di firmare le tue e-mail. Dicono ai fornitori di servizi Internet (come Yahoo e Gmail) e ai ricevitori globali (come domini aziendali privati) che hai concesso a una terza parte (come Act-On) l'autorizzazione a inviare posta per tuo conto.

D: Cos'è RFC?

R: RFC sta per request for comments. È una pubblicazione dell'Internet Engineering Task Force (IETF) e della Internet Society, i principali organismi di sviluppo tecnico e definizione degli standard per Internet. I promemoria nella serie di documenti RFC contengono note tecniche e organizzative su Internet. Coprono molti aspetti delle reti di computer, inclusi protocolli, procedure, programmi e concetti, oltre a note di riunioni, opinioni e talvolta umorismo. Le varie pagine RFC possono essere trovate qui.

D: Come si ottiene un indirizzo IP dedicato per inviare i propri messaggi di posta elettronica?

R: Contatta il tuo rappresentante di vendita Act-On (RSM) o il rappresentante per il successo dei clienti (CSM) e richiedi un IP dedicato. Organizzeranno una chiamata con il team di deliverability per aiutarti durante il processo di configurazione.

D: Ti integri con gli strumenti di monitoraggio della posta in arrivo? O è un servizio separato che dovremmo eseguire le nostre e-mail prima di inviarle tramite Act-On?

R: Act-On collabora con 250ok. Se sei su un IP dedicato, ti forniamo un elenco seed a cui inviare (con gli altri invii) per vedere quale percentuale raggiunge la posta in arrivo rispetto alla cartella spam. Questa funzione non è integrata in Act-On in questo momento; il nostro team di deliverability esegue un rapporto per te e ti fornisce i risultati.

Reputazione

D: Che cos'è una trappola spam?

R: Molti provider di webmail e organizzazioni di filtri antispam prendono indirizzi e-mail inutilizzati o abbandonati (o domini B2B) e li convertono in trappole per lo spam. Una trappola spam è un indirizzo e-mail utilizzato per attirare lo spam, in modo che lo spam possa essere identificato, quindi aggiunto a una lista nera o altro meccanismo di blocco. In teoria, una trappola spam è un indirizzo che non si è mai registrato a nessuna e-mail commerciale, quindi qualsiasi posta che riceve è considerata spam.

D: In Act-On, c'è un modo per vedere se le e-mail arrivano nella posta in arrivo rispetto a quando vengono consegnate al dominio ma non alla posta in arrivo? In genere esaminiamo solo aperture/clic per determinare un tasso di consegna.

R: Al momento, non è possibile visualizzare queste informazioni nella piattaforma stessa. Se stai utilizzando un IP dedicato e hai il pacchetto di supporto, questo servizio ne fa parte. Include un elenco di semi a cui invieresti regolarmente. Collaboriamo con 250ok, un fornitore di reputazione e-mail, per fornirti un rapporto separato al di fuori dell'applicazione Act-On.

D: Un cliente mi ha contattato per informarmi che le nostre e-mail sono state bloccate. Il cliente sa che stiamo inviando, il suo indirizzo è reale, ma siamo ancora bloccati. Cosa dovrei fare?

R: Assicurati di essere autenticato con DKIM/SPF. Se conosci bene il cliente, chiedigli di autorizzarti. Se hai fatto tutto questo e hai ancora problemi, apri un ticket con il tuo CSM e possiamo lavorare per una risoluzione.

D: Come faccio a sapere quale protocollo sta bloccando le mie e-mail?

R: Per vedere se il tuo dominio o IP (associato al tuo sito Web) è nella lista nera, vai su MxToolbox ed esegui un controllo della lista nera. Se è elencato, segui i passaggi per il delisting. Se non è elencato, allora probabilmente qualcos'altro sta causando il rimbalzo del tuo messaggio, forse il tuo contenuto, o immagini, o link, o reclami per spam che hai ricevuto.

Inoltre: guarda nei rapporti della tua campagna Act-On. Se trovi molti soft bounce (più del 10%), dovresti aprire un ticket di supporto e/o contattare il tuo CSM per chiedere aiuto. Se ti trovi su un pool IP condiviso, i blocchi possono verificarsi a livello IP a causa di altri mittenti. Dovremmo indagare ulteriormente per capire se un blocco è dovuto alle tue azioni o a quelle di qualcun altro.

D: Come posso correggere le mie e-mail in modo che non vengano erroneamente etichettate come spam?

R: Gli ISP hanno algoritmi privati ​​che si aggiornano quasi ogni ora, quindi devi continuare ad adattarti. Controlla i tuoi contenuti e rivedi l'elenco delle best practice per assicurarti di rispettare i fattori che sai possono causare problemi.

L'unica cosa migliore è fare in modo che i destinatari agiscano aggiungendoti al loro elenco di mittenti attendibili. Questa è la forma più alta di coinvolgimento e di solito può eliminare la tua e-mail che viene etichettata in modo errato. Un'altra opzione è quella di segmentare i destinatari coinvolti rispetto a quelli non coinvolti. Quindi invia prima ai destinatari impegnati, attendi una o due ore, quindi invia ai destinatari non impegnati.

D: Qual è il modo migliore per monitorare la nostra reputazione di invio?

R: Il modo migliore per monitorare la tua reputazione (dominio e IP del sito web) è iscriversi a MxToolbox. È gratuito da configurare per un dominio o IP e ti invieranno rapporti settimanali in modo da rimanere aggiornato sui problemi. Puoi anche ottenere un account SenderScore gratuito da monitorare regolarmente. SenderBase è anche gratuito e puoi controllare anche la tua reputazione generale lì.

D: Una volta danneggiata una reputazione, è riparabile?

R: Nella maggior parte dei casi sì, puoi riparare la tua reputazione. I casi in cui non puoi sono molto rari e di solito si verificano perché non hai modificato le tue pratiche di invio o migliorato la tua igiene dei dati.

Se ti stai chiedendo qual è la tua reputazione o se è danneggiata, offriamo Reputation Audit per fornire una visione completa. Ci sono molti fattori che incidono sulla tua reputazione. Alcuni puoi vedere; altri sono assegnati da un ISP e non sarai in grado di vederli. I domini aziendali potrebbero averne altri che non puoi vedere.

D: So che non possiamo rimuovere i reclami per spam dal nostro database, ma ci sono azioni che possiamo intraprendere per affrontare tali reclami per spam con i fornitori di servizi Internet in modo da poter migliorare la nostra reputazione?

R: Il modo migliore per ridurre i reclami per spam è spostare la tua "cancellazione" dal piè di pagina dell'e-mail alla pre-intestazione dell'e-mail (accanto a "Visualizza questo in un browser"). Ridurrà il numero di reclami per spam, il che a sua volta aiuta la tua reputazione.

Tieni presente inoltre che anche gli ISP attribuiscono molto peso al coinvolgimento degli abbonati per determinare la reputazione del mittente. Ciò significa che hai bisogno di una strategia per ritirare o rimuovere gli indirizzi più vecchi che non si aprono o non fanno più clic attivamente, prima che inizino a danneggiare la consegna dei tuoi abbonati attivi. Fornire contenuti più personalizzati migliorerà anche la possibilità che i destinatari aprano la tua prossima email.

Per scoprire cosa pensano i provider di servizi Internet (ISP) e altri destinatari di e-mail del tuo programma di e-mail marketing, visita SenderScore.org. In questo sito, puoi accedere gratuitamente ai dati che gli ISP e altri destinatari di posta elettronica utilizzano per decidere se accettare o rifiutare le tue e-mail. Devi semplicemente inserire un dominio o un indirizzo IP e, in cambio, otterrai un punteggio da 1 a 100 (dove 100 è il migliore). Con questo punteggio, saprai se devi continuare a seguire le migliori pratiche di posta elettronica per proteggere il tuo punteggio elevato o agire per migliorare la tua reputazione.

D: Questi consigli funzionano quando si ha a che fare con il settore pubblico?

A: Sì, lo fanno assolutamente. Tuttavia, le aziende che inviano al settore pubblico (business-to-government o B2G) dovrebbero assolutamente avere un IP dedicato. Il settore pubblico ha alcuni dei filtri più potenti in circolazione (il che ha senso), ma se non sei su un IP dedicato hai un rischio maggiore di non superare i loro filtri.

Questioni legali

D: Cosa sono CAN-SPAM e CASL?

CAN-SPAM è l'acronimo di una legge statunitense, il Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act del 2003. Questo ha stabilito i primi standard nazionali degli Stati Uniti per l'invio di e-mail commerciali e richiede alla Federal Trade Commission (FTC) di far rispettare le sue disposizioni.

La legge anti-spam del Canada (CASL) si applica a tutti i messaggi elettronici (ad es. e-mail, SMS) che le organizzazioni inviano in relazione a una "attività commerciale". La sua caratteristica principale richiede alle organizzazioni canadesi e globali che inviano messaggi elettronici commerciali (CEM) all'interno, da o verso il Canada di ricevere il consenso dai destinatari prima di inviare messaggi. È considerata una delle leggi più severe del suo genere al mondo e impone che i funzionari e i direttori dell'azienda siano personalmente responsabili delle infrazioni. I messaggi elettronici transazionali non rientrano nelle stesse regole.

Ci sono due tipi di consenso sotto CASL:

• Il consenso è "espresso" quando una persona accetta chiaramente di ricevere messaggi elettronici commerciali, oralmente o per iscritto. Il consenso scritto può essere elettronico e non scade.
• Il consenso può essere "implicito" in molti modi: sotto CASL, se le persone pubblicano in modo visibile il loro indirizzo o te lo danno; se hai già una relazione d'affari in corso, e così via. Il “rapporto d'affari esistente” che era stato instaurato prima che il CASL diventasse legge persiste per alcuni anni e poi si estingue.

CASL prevede anche un'esenzione parziale per i messaggi di riferimento di terze parti che consentirà alle aziende di inviare un singolo messaggio per ottenere il consenso per i messaggi futuri.

D: Come funziona la legge sullo spam se ti viene fornito l'indirizzo e-mail di qualcuno da un collega?

R: Sotto CAN-SPAM, fintanto che includi un link di annullamento dell'iscrizione ben etichettato, hai il diritto di inviargli una mail. Ma è un'ottima pratica inserirli in una campagna opt-in per cercare di ottenere il loro consenso. Ai sensi di CASL, è illegale inviare un'e-mail all'indirizzo e-mail, poiché non hai né implicito né espresso consenso.

D: I contatti attuali sono "nonni" nel consenso implicito di CASL?

R: Secondo CASL, se hai ottenuto l'indirizzo e-mail prima del 1 luglio 2014, allora hanno implicito il consenso. Qualsiasi indirizzo e-mail ottenuto a partire dal 1 luglio 2014 deve avere il consenso esplicito.

D: Qual è considerata la migliore pratica per ottenere il consenso da qualcuno che si iscrive alla tua mailing list? Una casella di controllo nel modulo di attivazione? Un'e-mail di follow-up con un collegamento per il consenso?

A: Puoi avere una casella di controllo nel modulo. Per CAN-SPAM può essere pre-controllato.

Sotto CASL non può essere pre-controllato; il destinatario deve intraprendere un'azione specifica per dirti cosa desidera ricevere. Anche in CASL, poiché il destinatario sta intraprendendo l'azione di optare per le tue e-mail, puoi inviare loro un'e-mail di follow-up confermando il loro consenso con un link di verifica (conferma opt-in), in quanto si tratta di un messaggio transazionale.

D: Per quanto riguarda l'attivazione delle e-mail e CASL, Act-On offre un modello di e-mail che consente ai destinatari di accettare e-mail future tramite un pulsante nell'e-mail e creerà/traccerà un elenco di e-mail per me?

R: Act-On può condividere con te diversi esempi di ciò che alcuni dei nostri clienti stanno facendo per ottenere il consenso. Dovrai contattare il tuo CSM per ottenerli. Questi non sono modelli di email predefiniti, piuttosto solo esempi.

Migliori pratiche

D: Qual è il formato migliore da utilizzare per le richieste di rubrica “mittente attendibile”? Puoi condividere alcuni esempi della lingua Aggiungi alla rubrica che consigli?

R: Il linguaggio che in genere forniamo ai clienti è molto generico, ad esempio "Per assicurarti di continuare a ricevere le nostre e-mail nella tua casella di posta, aggiungi <indirizzo del mittente> all'elenco dei mittenti attendibili". Ecco come appare uno che utilizza bene anche la pre-intestazione del messaggio:

Se invii a indirizzi email Gmail, la lingua deve indirizzare una casella di posta a schede. Suggeriamo: "Per ricevere le nostre e-mail nella scheda Principale, trascina una delle nostre e-mail dalla scheda che stiamo attualmente visualizzando nella scheda Principale e fai clic su "Sì".

D: Devo usare il mio nome nel campo Mittente?

R: Ti consigliamo di utilizzare il tuo nome personale nel campo dell'indirizzo "Da" se hai una relazione di qualche tipo con il destinatario. Se la relazione personale non esiste, ti consigliamo di mantenere l'indirizzo e-mail generico ma di utilizzare il Nome visualizzato (prima dell'indirizzo e-mail nel campo "Da") per utilizzare il tuo nome, in questo modo:

Da: Jane Doe ([email protected])

D: Che ne dici di utilizzare più nomi "Da"?

Se vengono utilizzati più indirizzi "Da" e il destinatario dell'e-mail ne ha aggiunto uno all'elenco dei mittenti attendibili ma non gli altri, si perde la possibilità di ricevere tutte le e-mail nella posta in arrivo. Detto questo, l'imprimatur del mittente sicuro è allegato all'indirizzo e-mail, non al nome. Quindi potresti usare nomi diversi ed essere comunque consegnato alla posta in arrivo, se l'indirizzo è lo stesso.

Da: Jane Doe ([email protected])
Da: John Day, vicepresidente ([email protected])

D: Ha importanza se l'indirizzo "Rispondi a" è diverso dall'indirizzo "Invia"?

A: No, non importa che questi due siano diversi. Ciò che conta è che il dominio dell'indirizzo "Da" sia impostato con DKIM e SPF. Potresti avere buone ragioni per avere "Da" e "Rispondi a" diversi (o meno), ma la deliverability non sarà una di queste.

D: Che cos'è un preheader?

A: Un preheader è il testo che segue la riga dell'oggetto (dove a volte si vede una copia come "Visualizza questo messaggio in un browser") quando un'e-mail viene visualizzata in anteprima. È uno dei primi tre elementi che un abbonato vede quando visualizza un'e-mail, insieme all'indirizzo di invio e alla riga dell'oggetto. La pre-intestazione può essere utilizzata per aggiungere valore alla riga dell'oggetto; ad esempio, potresti chiedere ai clienti di aggiungerti al loro elenco di mittenti attendibili o aggiungere una promozione aggiuntiva.

D: Che cos'è una seed list?

Un elenco seed è un sottoinsieme di indirizzi e-mail a cui si invia un'e-mail prima di inviare l'e-mail a tutti in un elenco. Ciò consente di testare la consegna e l'aspetto della posta elettronica su diversi client e dispositivi di posta elettronica.

D: Quali sono le basi di una campagna di re-engagement?

R: In genere consigliamo una serie di 3-5 e-mail per far sapere ai tuoi destinatari che ti mancano e che desideri che tornino. Se invii una sola email, potresti perdere il coinvolgimento di alcuni destinatari.

• Ti consigliamo di iniziare con un "Ci manchi!" messaggio che li invoglia a compiere un'azione e fornisce loro una ragione emotiva per farlo. Digli cosa si perderanno.
• Nella prossima e-mail, introduci un forte incentivo (promozione, white paper con le migliori prestazioni, ecc.) per convincerli a tornare.
• L'e-mail finale della serie dovrebbe essere qualcosa del tipo “Rispettiamo che tu non voglia più ricevere le nostre e-mail. Questa è l'ultima email che riceverai da noi, a meno che tu non cambi idea e clicchi qui.

Il punto è dare loro diverse possibilità di impegnarsi nuovamente con te, ma anche far loro sapere che capisci che potrebbero non voler ricevere le tue e-mail e rispetti i loro desideri.

D: Qual è il modo migliore per garantire che le persone che scaricano eBook o white paper siano correttamente iscritte alle tue mailing list?

R: Prendi in considerazione l'idea di creare un centro di gestione degli abbonamenti in cui le persone possano scegliere il tipo di comunicazioni che desiderano ricevere e la frequenza, piuttosto che essere tu a scegliere per loro. Puoi spostare le persone su questa opzione in una serie di messaggi di benvenuto. Oppure, quando qualcuno fa clic sul pulsante di disattivazione, puoi fornire loro l'opzione di scegliere un canale di contenuti, o scegliere un riepilogo settimanale, o solo avvisi di offerte, ecc. Il tuo CSM può aiutarti a implementarlo.

Risorse

D: Ci sono video sulle diverse funzionalità disponibili?

SÌ. Visita l'Act-On University attraverso il tuo account per vedere tutte le risorse che abbiamo sulle varie funzionalità. C'è anche una sezione di video di autoapprendimento.

D: Disponi di documentazione pertinente sulle migliori pratiche e leggi relative alla posta elettronica per diverse regioni, ad esempio i Paesi Bassi?

R: Questa presentazione, Legge sulla privacy online nei Paesi Bassi, dovrebbe darti alcune delle informazioni di cui hai bisogno. Ecco cosa in genere forniamo ai clienti che richiedono informazioni sulle leggi in vari paesi:

• Wikipedia: leggi sullo spam via e-mail per paese
• Unione Europea – Leggi sullo spam
• DMA UK: legislazione sulla posta elettronica

L'arte dell'e-mail marketing di successo dipende prima di tutto dalla gestione proattiva della deliverability delle e-mail.