Produktivitas vs efisiensi: apa perbedaannya dan mengapa itu penting

Anda mungkin sering menggunakan kata "produktivitas" dan "efisiensi" secara bergantian. Tapi apakah Anda pernah berhenti untuk berpikir jika kedua istilah ini benar-benar satu dan sama? Jawabannya adalah — Tidak. Produktivitas mengacu pada kuantitas pekerjaan sedangkan efisiensi mengacu pada kualitas.

Namun, yang satu tidak dapat berjalan tanpa yang lain karena mereka saling bergantung dan berjalan beriringan.

Dalam posting blog ini, kita akan berbicara tentang perbedaan antara produktivitas dan efisiensi, korelasinya, dan beberapa tips berguna untuk meningkatkannya.

Apa itu produktivitas?

Produktivitas adalah kinerja — kecenderungan untuk memaksimalkan sumber daya yang tersedia . Karena pasar yang kompetitif saat ini, pengusaha lebih cenderung ke arah hasil dan angka. Namun, produktivitas bukan semata-mata jumlah produk yang dihasilkan atau jasa yang diberikan dalam periode tertentu.

Produktivitas memang output (yaitu barang atau jasa yang dihasilkan), tetapi salah satu yang merupakan hasil dari input (yaitu sumber daya yang digunakan). Atau seperti yang diusulkan oleh Biro Riset Ekonomi Nasional, produktivitas mengacu pada “unit output yang dihasilkan per unit input tertentu.”

Jika kita menghasilkan output yang lebih banyak atau lebih baik dengan menggunakan sumber daya yang sama, produktivitas akan meningkat. Sama halnya, jika kita menggunakan lebih sedikit sumber daya untuk menghasilkan output yang sama, kita juga meningkatkan produktivitas.

Jadi, produktivitas berarti lebih dari sekadar angka. Ini adalah pengukuran kinerja yang diperoleh dengan menggunakan input tertentu. Saat Anda fokus pada produktivitas, Anda fokus untuk mencapai lebih banyak dengan menggunakan sumber daya yang sama (atau lebih sedikit).

Contoh produktivitas di tempat kerja

Katakanlah Anda seorang manajer SDM, dan waktu rata-rata Anda untuk mewawancarai calon karyawan adalah tiga puluh menit. Jika perusahaan Anda hanya berfokus pada produktivitas, mereka mungkin akan menginstruksikan Anda untuk mewawancarai dua kandidat dalam jangka waktu yang sama (tiga puluh menit).

Oleh karena itu, Anda mencoba mencari cara untuk mempercepat proses, menghilangkan beberapa pertanyaan standar, dan mengurangi waktu bicara kandidat Anda.

Akhirnya, Anda berhasil mewawancarai dua kandidat dalam jangka waktu yang sama. Namun, Anda takut tidak mengambil keputusan yang tepat karena kurangnya waktu untuk mengenal kandidat Anda. Selain itu, Anda mengalami kelelahan karena tekanan untuk berbuat lebih banyak menggunakan jumlah sumber daya yang sama (dalam hal ini waktu).

Singkatnya, hanya berfokus pada produktivitas dan menyelesaikan lebih banyak hal sambil menggunakan sumber daya yang sama mungkin tidak menghasilkan kualitas yang lebih baik.

Apa itu efisiensi?

Sink dan Tuttle (1989) menggambarkan efisiensi sebagai " melakukan sesuatu dengan benar ." Sederhananya, efisiensi adalah sejauh mana sumber daya digunakan untuk mencapai output. Saat Anda fokus pada efisiensi, Anda fokus untuk mencapai hal yang sama dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya .

Perusahaan yang meningkatkan efisiensi tenaga kerja mengurangi jam kerja, tenaga kerja, atau anggaran untuk menghasilkan output yang sama. Hal ini dilakukan untuk menghemat dan meningkatkan profitabilitas.

Jika produktivitas berfokus pada hasil, efisiensi adalah semua tentang sumber daya yang diinvestasikan untuk mencapai hasil tersebut.

Contoh efisiensi di tempat kerja

Anda adalah seorang penulis konten dan Anda menulis untuk sebuah blog. Anda harus menyelesaikan posting blog Anda dalam lima hari kerja. Rata-rata, Anda dapat menulis 700 hingga 800 kata sehari (bersama dengan penelitian, brainstorming, dll.).

Sekarang, manajer Anda memberi tahu Anda bahwa Anda harus menyelesaikan posting blog Anda di masa mendatang dalam tiga hari kerja. Ada beberapa kekurangan tenaga kerja di perusahaan akhir-akhir ini, dan penurunan jumlah karyawan harus mencapai hasil yang sama. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan pekerjaan yang sama sekarang tetapi menggunakan lebih sedikit sumber daya yaitu waktu.

Anda entah bagaimana berhasil menyelesaikan posting blog Anda tepat waktu, tetapi Anda khawatir bahwa Anda tidak melakukan penelitian yang cukup dan menjawab topik dengan baik.

Akibatnya, melakukan pekerjaan yang sama dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya mungkin juga tidak menghasilkan kualitas yang lebih baik.

Korelasi antara produktivitas dan efisiensi

Jadi, produktivitas berarti melakukan lebih banyak pekerjaan dalam jangka waktu yang sama, sedangkan efisiensi berarti melakukan jumlah pekerjaan yang sama dalam waktu yang lebih singkat. Meskipun produktivitas dan efisiensi adalah dua hal yang terpisah, kita harus tahu bahwa keduanya saling bergantung . Jika produktivitas mengacu pada kuantitas output yang dihasilkan, efisiensi akan menjadi kualitas output itu. Jadi, jika ada kelangkaan sumber daya, proses untuk melakukan pekerjaan tersebut menjadi kurang efisien dan berdampak buruk pada output — produktivitas. Produktivitas pada akhirnya bergantung pada sumber daya, yaitu penggunaan yang efisien dari sumber daya tersebut.

Intinya, ketika kualitas, yaitu efisiensi ditambahkan untuk mendapatkan output, yaitu produktivitas, kita mendapatkan produktivitas sejati .

Contoh produktivitas vs efisiensi di bidang manufaktur

Pada 1970-an, negara-negara penghasil manufaktur teratas adalah Amerika Serikat, Uni Soviet, dan Jepang, peringkat kelima China. Namun, pada tahun 2010, Cina menyalip Amerika Serikat dan menempati peringkat pertama dalam output manufaktur tertinggi di dunia (yang masih dipegangnya sampai sekarang).

Menurut penelitian tahun 2015, China memimpin dunia dengan output manufaktur $2,01 triliun, menempatkan Amerika Serikat di urutan kedua dengan $1,867 triliun dan Jepang dengan output manufaktur $1,063 triliun. Selain itu, Cina menyumbang 20% ​​dari output manufaktur di seluruh dunia.

Bagaimana orang Cina mencapai itu?

Cina berutang gelar menyanjung untuk biaya input yang rendah. Pada tahun 2018, upah manufaktur di China adalah $5,51 per jam sedangkan di AS, upahnya adalah $26,99 per jam. Biaya produksi yang rendah, termasuk tenaga kerja, material, dan berbagai subsidi pemerintah, semuanya berkontribusi pada keluaran produksi yang tinggi.

Tetapi, orang harus bertanya-tanya, apakah produktivitas adalah hasil dari input — dalam kasus China, tenaga kerja bergaji rendah dan bahan baku — apakah itu hasil yang berkualitas ?

Ketika Anda mempertimbangkan upah per jam di Cina dan Amerika Serikat, memang ada penyimpangan yang signifikan. Itulah mengapa Anda akan menemukan harga, misalnya, headphone tidak bermerek di China (atau di banyak situs belanja mereka) dua atau tiga kali lebih rendah daripada di AS. Oleh karena itu, kualitasnya juga lebih buruk. Dengan demikian, Anda mendapatkan apa yang Anda bayar.

Dari contoh ini, kita dapat menyimpulkan bahwa tingkat produktivitas yang tinggi tidak serta merta menghasilkan barang atau jasa yang berkualitas. China terkenal dengan produk-produknya yang murah, dan mereka memang akan selalu memiliki pembeli. Namun, seseorang dapat mencapai rasio terbaik ketika berhasil menyeimbangkan produktivitas dan efisiensi . Namun, pertama-tama, Anda harus menghitung produktivitas dan efisiensi dalam bisnis Anda.

Bagaimana Anda menghitung produktivitas dan efisiensi?

Menghitung produktivitas membantu bisnis Anda beradaptasi dan menyesuaikan diri untuk mencapai hasil yang lebih baik. Dengan demikian, Anda dapat menunjukkan kekurangan atau tindakan yang harus diambil untuk meningkatkan produktivitas. Selain itu, Anda dapat memiliki wawasan yang jelas tentang kesulitan yang mungkin mengganggu produktivitas.

Saat Anda menghitung produktivitas, Anda mengontrol:

• Estimasi dan alokasi sumber daya,
• Penetapan tujuan,
• Peningkatan,
• Penganggaran.

Juga, ketika Anda menghitung efisiensi bisnis Anda atau Anda, Anda dapat melihat bagaimana sumber daya digunakan dan menghindari pemborosan.

Rumus produktivitas

Gunakan persamaan sederhana ini untuk menghitung produktivitas Anda atau karyawan Anda. Anda dapat melakukannya untuk setiap anggota tim secara individu atau seluruh tim.

TOTAL OUTPUT / TOTAL INPUT = PRODUKTIVITAS

Mari kita lihat contoh dengan penulis konten. Jadi, penulis konten menulis 800 kata dan untuk melakukannya, dia membutuhkan 8 jam kerja. Outputnya adalah 800 kata, dan 8 jam kerja akan menjadi input , sumber daya (dalam hal ini) yang diinvestasikan untuk mencapai hasil. Jika kita ingin menghitung produktivitas penulis konten, kita harus membagi 800 kata (output) dengan 8 jam kerja (input).

Persamaan berjalan sebagai berikut:

800/8 = 100

Jadi, penulis konten menulis 100 kata per jam . Dengan mempertimbangkan hasil ini, dia mungkin melihat lebih dekat produktivitasnya dan hal-hal yang dapat dia lakukan untuk meningkatkannya, mungkin.

Jika Anda, misalnya, ingin menghitung produktivitas bisnis Anda pada tingkat yang lebih besar, Anda dapat melakukannya dengan mengikuti persamaan yang sama. Katakanlah bisnis Anda memproduksi barang atau jasa senilai $80.000 ( keluaran ) per 1 minggu. Untuk memproduksi barang dan menyediakan jasa, bisnis Anda membutuhkan 1.300 jam kerja ( input ).

Perhatikan kembali persamaannya:

80.000 / 1.300 = 61

Angka yang kita dapatkan adalah 61, dan hasil itu menunjukkan berapa banyak dolar yang diperoleh untuk setiap jam kerja. Hasilnya: $61 per 1 jam kerja.

Dengan mengukur produktivitas Anda atau bisnis Anda, Anda dapat melihat lebih dekat pemanfaatan sumber daya Anda, dan ini akan membantu Anda menjadi lebih produktif dengannya.

Rumus efisiensi

Menghitung produktivitas akan membantu Anda mendapatkan wawasan yang lebih dekat tentang kuantitas sementara menghitung efisiensi akan membantu Anda mengevaluasi kualitas . Kita tidak tahu apa kualitas barang yang diproduksi atau jasa yang diberikan ketika kita menghitung produktivitas. Kami hanya mendapatkan nomor. Mungkin 100 kata dari contoh sebelumnya adalah karya yang produktif, tetapi kita tidak tahu apakah itu konten yang berkualitas tinggi.

Gunakan persamaan berikut untuk menghitung efisiensi bisnis Anda atau Anda.

( Jam kerja yang diharapkan / jam kerja aktual ) x 100% = EFISIENSI

Mungkin penulis konten diharapkan bekerja 8 jam sehari. Tapi, katakanlah dia benar-benar menyelesaikan pekerjaannya dalam 6,5 jam sehari. Jika kita membagi 8 (jam kerja yang diharapkan) dengan 6,5 (jam kerja sebenarnya) dan mengalikannya dengan 100, kita akan mendapatkan efisiensi kerja penulis konten .

Perhatikan persamaannya:

( 8 / 6.5 ) x 100 = 123% efisiensi

Rasio yang lebih tinggi dari 100% menunjukkan efisiensi yang lebih besar . Artinya, penulis konten bekerja 1,5 jam lebih sedikit dari yang diharapkan, jadi dia 23% lebih efisien.

Katakanlah Anda ingin menghitung efisiensi bisnis Anda pada tingkat mingguan. Jika kita melihat contoh sebelumnya, dibutuhkan 1.300 jam kerja per minggu untuk menghasilkan $80.000 output.

Dalam hal ini, kami tidak tertarik pada produktivitas, jadi kami menyisihkan $80.000. Sebagai gantinya, kami mengambil 1.000 (jam kerja yang diharapkan) dan membaginya dengan 1.300 (jam kerja sebenarnya), dan mengalikannya dengan 100 untuk mendapatkan efisiensi pekerja.

( 1.000 / 1.300 ) x 100 = 76% efisiensi

Hasil ini menunjukkan bahwa pekerja membutuhkan lebih banyak jam untuk memberikan hasil, sehingga efisiensi mereka lebih rendah dari yang diharapkan . Ini adalah persamaan sederhana yang dapat membantu bisnis melihat lebih dekat efisiensi karyawan mereka dan bereaksi jika diperlukan.

Kalkulator produktivitas dan efisiensi gratis

Kami telah menyiapkan kalkulator produktivitas dan efisiensi gratis untuk Anda sehingga Anda tidak akan pernah mengalami penurunan produktivitas atau penggunaan sumber daya yang tidak efisien lagi. Dalam Tangkapan Layar 1: Kalkulator produktivitas dan efisiensi , Anda dapat melihat tampilannya dan kemudahan penggunaannya.

Tangkapan layar 1: Kalkulator produktivitas dan efisiensi

Unduh kalkulator produktivitas & efisiensi Gratis

Bagaimana cara meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja?

Apakah Anda adalah perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas karyawan Anda atau individu yang mencoba meningkatkan kinerja Anda, hal itu akan memberi Anda berbagai manfaat. Peningkatan produktivitas bagi perusahaan akan menghasilkan keuntungan dan pertumbuhan ekonomi yang lebih baik. Pada tingkat individu, meningkatkan produktivitas dapat membantu Anda memperoleh upah yang lebih tinggi atau tunjangan dan fasilitas tambahan di tempat kerja. Karyawan yang puas dengan kondisi kerjanya cenderung lebih produktif dalam bekerja sehingga memberikan hasil yang lebih baik. Selain itu, karyawan yang puas dan terlibat lebih mungkin untuk menjadi efisien dan menunjukkan penggunaan sumber daya yang bijaksana.

Cobalah memasukkan tips yang telah kami siapkan untuk Anda ke dalam rutinitas harian Anda untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda atau karyawan Anda.

Tips untuk bisnis

Tidak peduli seberapa baik bisnis Anda berjalan, Anda harus selalu mengawasi produktivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya bisnis Anda. Anda tidak dapat membiarkan biaya tak terduga dan pemanfaatan sumber daya yang buruk karena persaingan ada di luar sana, menunggu Anda tergelincir. Jika Anda ingin meningkatkan keuntungan Anda sambil memanfaatkan sumber daya Anda sebaik-baiknya, bacalah tip berikut.

Mintalah umpan balik karyawan

Melakukan umpan balik dari karyawan Anda dapat membantu Anda lebih memahami kebutuhan, pendapat, dan sudut pandang mereka sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan Anda. Buat survei dan atur pertemuan tim secara teratur. Rapat secara tidak langsung dapat mencerminkan budaya perusahaan. Jika semua orang diam selama rapat atau bahkan terlalu ramah, pasti ada yang salah. Ketika sebuah perusahaan menyediakan lingkungan yang ramah dan aman, karyawan tidak takut untuk berbagi ide dan lebih mungkin untuk mencapai hasil yang produktif.

Dengan cara ini, Anda akan mencapai pemahaman yang lebih baik tentang produktivitas karyawan Anda, bagaimana mereka memanfaatkan sumber daya yang mereka miliki, dan apa yang menghentikan mereka untuk mencapai tujuan mereka. Pertimbangkan untuk melakukan check-in dengan karyawan Anda setidaknya seminggu sekali.

Mendorong kesempatan belajar

Menurut penelitian, pelatihan tambahan dan peningkatan pengetahuan pada pekerjaan saat ini memiliki dampak menguntungkan pada produktivitas karyawan. Kuncinya adalah terus meningkatkan dan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan Anda. Beri mereka kesempatan belajar termasuk berbagai seminar, kelas bahasa, dan lokakarya. Terlebih lagi, perkenalkan program mentoring di tempat kerja Anda. Karyawan pemula akan mendapat manfaat dari memiliki seorang mentor karena mereka akan merasa lebih terdorong dan tidak takut untuk melakukan pekerjaan itu. Selain itu, sebagai pemberi kerja, Anda dapat menawarkan bantuan biaya kuliah untuk memotivasi karyawan meningkatkan pengetahuan mereka dan mendorong pengembangan profesional mereka.

Memiliki visi perusahaan yang jelas

Ketika sebuah perusahaan memiliki visi yang jelas, itu dapat menciptakan hasil jangka panjang dan konsisten. Selain menciptakan hasil, ini menyatukan semua orang ke dalam tim dan mempromosikan kerja tim. Selain itu, meningkatkan moral dan motivasi karyawan. Oleh karena itu, visi yang jelas membantu dalam menciptakan lingkungan yang produktif di tempat kerja.

Minta karyawan Anda melacak waktu

Melacak waktu karyawan Anda dapat bermanfaat bagi Anda dan kinerja karyawan Anda. Anda dapat memiliki wawasan yang lebih baik tentang aktivitas harian karyawan Anda dan meningkatkan distribusi beban kerja di antara tim. Mereka dapat mencapai keterampilan untuk menggunakan waktu mereka lebih efisien dan menghindari pemanfaatan sumber daya yang buruk. Hindari pelacak waktu yang ketinggalan zaman seperti punch clock, dan pilih alat yang kaya fitur dan mudah digunakan.

Dengan demikian, Anda dapat mencoba Clockify — alat pelacak waktu yang menawarkan fitur pelacakan waktu dasar untuk pengguna dan proyek tak terbatas, dan semuanya gratis.

Ketepatan waktu di Clockify dapat memaksimalkan produktivitas dalam tim Anda dan membantu Anda memanfaatkan sumber daya (waktu, anggota tim, dan anggaran) secara efisien tanpa membuangnya.

Alokasikan sumber daya secara efisien

Ini adalah tanggung jawab dan perhatian besar untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien. Kami telah mengatakan bahwa produktivitas sejati bergantung pada efisiensi, yaitu pemanfaatan sumber daya yang berkualitas. Ketika Anda secara efisien mengalokasikan waktu, orang, uang, dan peralatan, Anda menghindari tenggat waktu yang terlewat, pengeluaran yang tidak perlu, dan tempat kerja yang tidak berfungsi. Ingatlah bahwa produktivitas mengacu pada keluaran yang dicapai orang dengan penggunaan uang, waktu, dan peralatan yang menyertainya secara efisien.

Tips untuk individu

Ada kalanya kita semua mengalami kemacetan dalam produktivitas dan ketika kita kesulitan untuk menggunakan sumber daya kita secara efisien. Yang dapat Anda lakukan adalah melihat hal-hal yang mengganggu produktivitas Anda dan memperkenalkan perubahan pada rutinitas harian Anda. Tingkatkan produktivitas Anda dan gunakan sumber daya Anda secara efisien dengan tips yang telah kami siapkan untuk Anda.

Berhenti melakukan banyak tugas

Penelitian menunjukkan bahwa menyulap banyak tugas pada saat yang sama memperpanjang penyelesaian tugas dan memiliki efek merugikan pada produktivitas. Ini juga menyatakan bahwa semakin banyak tugas yang Anda lakukan, semakin Anda menjadi kurang produktif. Oleh karena itu, daripada melakukan beberapa hal secara bersamaan, prioritaskan beban kerja Anda dan selesaikan tugas-tugas penting (tidak mendesak) terlebih dahulu. Dengan cara ini, Anda akan memanfaatkan sumber daya Anda secara efisien dan tidak pernah mengalami penurunan produktivitas lagi.

Atur hidup Anda lebih baik

Jika metode organisasi saat ini yang Anda gunakan lebih banyak merugikan daripada menguntungkan, pertimbangkan untuk mengubahnya dan menerapkan yang baru ke dalam rutinitas harian Anda. Cobalah dengan decluttering tempat kerja sederhana atau memperkenalkan daftar tugas untuk membantu Anda melacak tugas Anda lebih efisien.

Pernahkah Anda mendengar metode manajemen waktu yang disebut pemblokiran waktu?

Dengan menggunakan metode ini, Anda membagi hari kerja Anda menjadi blok-blok waktu. Anda mendedikasikan setiap blok waktu untuk tugas tertentu dan menetapkan jangka waktu untuk masing-masing blok. Misalnya, waktu penelitian dari jam 9 pagi sampai jam 11 pagi, waktu menulis dari jam 11 pagi sampai jam 1 siang, waktu makan siang dari jam 1 siang sampai jam 2 siang, dll. Ikuti blok waktu Anda sesuai untuk lebih efisien dengan waktu Anda. Manfaatkan hari kerja Anda dengan menerapkan perubahan kecil organisasi di tempat kerja.

Lacak produktivitas Anda

Sebagai individu, Anda juga dapat melacak waktu Anda agar lebih efisien dengannya dan memberikan hasil yang konsisten. Dengan melacak waktu Anda, Anda dapat melihat ke mana perginya waktu Anda dan meningkatkan produktivitas Anda. Jika Anda cenderung menunda-nunda, cobalah teknik Pomodoro yang menawarkan latihan dalam interval 25 menit, diikuti dengan istirahat 5 menit. Ini membantu Anda fokus pada tugas yang ada, dan jutaan orang di seluruh dunia menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas. Oleh karena itu, lacak waktu Anda untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda.

Hilangkan gangguan

Apakah Anda memiliki dorongan konstan untuk memeriksa media sosial Anda? Menurut sebuah studi tahun 2017, media sosial adalah salah satu penyebab utama penurunan produktivitas. Potong gangguan dengan menginstal perangkat lunak untuk memblokir aplikasi dan situs web yang tidak relevan selama jam kerja. Selain itu, matikan notifikasi dan jangan takut untuk mengatakan “Tidak” kepada rekan kerja Anda. Tetap fokus akan membantu meningkatkan produktivitas Anda dan menggunakan sumber daya Anda secara lebih efisien.

Gunakan teknologi

Jadikan teknologi sebagai bagian internal dari hari kerja Anda. Ini dapat menghemat waktu Anda dan mempercepat proses secara signifikan. Saat Anda menggunakan teknologi, Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien . Anda tidak perlu membuang-buang sumber daya dengan melakukan hal-hal secara manual. Teknologi akan secara efisien mengalokasikan sumber daya Anda dan meminimalkan risiko kesalahan. Ingatlah untuk menggunakan alat yang dapat diandalkan saja.

Kesimpulan

Menyeimbangkan efisiensi dan produktivitas berjalan di atas tali, tetapi sangat penting dalam memberikan hasil yang konsisten. Apakah Anda seorang individu atau organisasi, mempertimbangkan kedua faktor tersebut memainkan peran penting dalam mencapai kesuksesan. Ingatlah bahwa setiap orang menghadapi rintangan dari waktu ke waktu. Cobalah memasukkan tips yang telah kami siapkan untuk Anda ke dalam rutinitas harian Anda untuk mengatasi rintangan seefisien mungkin.