Vorteile digitaler Arbeitszeitnachweise gegenüber Papier

Da weltweit so viele Jobs online gehen, tut dies auch die Praxis der Zeit- und Arbeitserfassung. Wir streben nach Praktikabilität und Effizienz, insbesondere bei Prozessen, die kurz sind, sich aber im Laufe der Zeit ansammeln (z. B. das Löschen Ihrer E-Mails). Heutzutage können sich die meisten Unternehmen nicht mehr vorstellen, mit Stundenzetteln in Papierform zu arbeiten, da digitale Stundenzettel so viel Komfort und Benutzerfreundlichkeit bieten.

Wenn Sie zu denjenigen gehören, die immer noch nicht von ihrer Wirksamkeit überzeugt sind, haben wir eine Liste zusammengestellt, welche Vorteile digitale Stundenzettel bringen und wie sie Ihr Arbeitsleben auf den Kopf stellen können – natürlich zum Besseren.

Die größten Probleme mit Stundenzetteln und Lochkarten aus Papier

Um zu verdeutlichen, wie Stundenzettel in Papierform Sie Geld, Zeit und Energie kosten können, verwenden wir ein Beispiel. Werfen Sie einen Blick auf den Stundenzettel unten.

Beispiel eines Stundenzettels von amherst.edu

Obwohl wir nicht versuchen zu sagen, dass Stundenzettel in Papierform schlecht sind (für einige Einzelpersonen und Unternehmen funktioniert es viel besser), sind wir sehr für die Digitalisierung. Und während der obige Stundenzettel schön ausgefüllt ist, gibt es mehrere Schwachstellen für Fehler.

Natürlich stellen ihre digitalen Äquivalente ihre eigenen Herausforderungen dar, aber sie lassen sich viel leichter rechtzeitig abfangen und Fehler in Stundenzetteln lassen sich leichter minimieren.

Sie decken einen zu breiten Zeitraum ab

Zweiwöchige Arbeitszeittabellen sind zwar keine Seltenheit, aber wenn sie in einer solchen schriftlichen Form vorliegen, können Sie nicht viele Details über den Arbeitstag einer Person sehen. Was Sie erhalten, sind Zahlen und einige nackte Knocheninformationen.

Dies ist in Ordnung, wenn Sie einen Job haben, der mehr Wert auf Ihre Anwesenheit legt, oder wenn andere sich nicht auf Ihre Arbeit verlassen, oder wenn Sie der Buchhaltung einfach Stundenzettel zur Berechnung Ihrer Gehaltsabrechnung zur Verfügung stellen.

Es gibt mehr Raum für menschliches Versagen und Ausbeutung

Wenn Stundenzettel von Hand ausgefüllt werden und sich ausschließlich auf das Notieren von Zeiten verlassen, gibt es mehrere Möglichkeiten für Probleme:

• Die Handschrift einer Person ist unleserlich;
• Die Art und Weise, wie sie die Zeit aufrunden, ist falsch und gefährdet die Zeiteinträge.
• Sie füllen die Felder falsch aus;
• Die Berechnung der Gehaltsabrechnung erfordert mehr Konzentration, da Ausrutscher leichter zu machen sind;
• Eine Person kann vergessen oder absichtlich weglassen, eine Aufgabe oder eine Pause aufzuschreiben.

Mit Stundenzetteln in Papierform wird es immer eine Möglichkeit geben, das System zu betrügen. An einem meiner alten Arbeitsplätze haben wir keine Stundenzettel als solche ausgefüllt, aber wir hatten Firmenausweisleser an der Haupt- und Hintertür (wo wir unsere Pausen hatten). Diese Kartenleser entriegeln die Tür, sodass das System weiß, wann Sie das Gebäude betreten und verlassen (Arbeitstag begonnen und beendet und wann Sie Pausen eingelegt haben).

Unnötig zu erwähnen, dass Sie bald Gruppen von fünf Personen sehen konnten, die eine Raucherpause einlegten, wobei einer sagte: „Diese Pause geht auf mich!“ beim Aufschließen der Tür, während der Rest von ihnen nicht einmal ihre Ausweise scannte (dadurch wurden ihre Pausen nicht registriert). In vielen Fällen kämpfen Arbeitgeber damit, den besten Weg zu finden, um die Stunden ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Die Moral von der Geschichte ist: Einige Leute werden Wege finden, die Regeln zu umgehen, und veraltete Zeitmesssysteme machen es ihnen so viel einfacher, während Sie die Verluste erleiden.

Zusätzliche Arbeiten für andere Abteilungen

Für Manager und Teamleiter können Stundenzettel in Papierform ein alptraumhaftes Archiv sein, wenn sie Projektbewertungen vornehmen oder überprüfen müssen, wie es ihren Teams insgesamt geht. Und einfache Informationen wie die Zeit, zu der sie das Gebäude betreten und verlassen haben, werden nicht viel helfen. Für sie sind Zeiterfassungen mit etwas mehr Details und gesammelte Stundenzettel viel nützlicher.

Für Buchhalter scheint eine Arbeitszeittabelle wie in unserem Beispiel viel Zeit zu sparen, da die Person ihre Gehaltsabrechnung bereits berechnet hatte. Es ist jedoch davon auszugehen, dass der Buchhalter die Rechnung noch einmal durchgehen wird, um sicherzustellen, dass alles nach Vorschrift ist. Ganz zu schweigen davon, dieselben Daten in ihre eigene Software oder Bücher einzugeben. Dies verdoppelt nur die Arbeit, und zwar unnötigerweise.

Für Freiberufler wirkt sich ein Stundenzettel wie dieser nachteilig aus. Kunden fragen oft nach einer Art Aufschlüsselung ihrer Prozesse und Fristen. Während der Freiberufler das Recht hat, so wenig Informationen zu geben, wie er möchte, hängt ein großer Teil des Vertrauens von Transparenz ab. Es ist von unschätzbarem Wert, Ihrem Kunden zeigen zu können, wie viel Zeit Sie pro Tag für jeden Teil seines Projekts aufwenden. Es schafft ein besseres Verständnis und hilft Ihnen, Ihre Tarife zu rechtfertigen.

Sie erkennen Probleme zu spät

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt auf Sie zu und schildert Ihnen ein Problem, das er seit Wochen mit seinem Teamkollegen hat. Anfangs zögerten sie, irgendetwas zu sagen, wollten das Problem selbst lösen oder keinen Aufruhr verursachen. Der Teamkollege kam ständig mit seinem Teil des Projekts zu spät, erfand Ausreden und lieferte unterdurchschnittliche Ergebnisse. Hier gibt es mehrere große rote Fahnen:

1. Das Problem war wochenlang da, und Sie waren sich dessen nicht bewusst;
2. Sie müssen Tonnen von Stundenzetteln durchgehen, um Beweise zu sammeln, um den Mitarbeiter zu konfrontieren;
3. Sie müssen neue Projektschätzungen manuell vornehmen, während sich die Frist schnell nähert.

Bei Freelancern ist das Problem ähnlich: Ein Auftraggeber möchte eine Deadline verschieben oder wirft Ihnen vor, dass Sie zu lange brauchen. Um sich selbst zu sichern, müssen Sie also viel Zeit damit verbringen, alle Papiere (oder Bücher) durchzugehen und die benötigten Informationen manuell zu suchen. Die ganze Zeit in der Hoffnung, dass Sie alles mitgezählt haben.

Abgesehen davon können Sie durch die einfache Einführung eines digitalen Stundenzettels und einer Zeiterfassung all diese Probleme vermeiden und Ihre Rendite verzehnfachen.

Gründe für die Verwendung digitaler Stundenzettel

In diesem Abschnitt konzentrieren wir uns auf die vielfältigen Vorteile digitaler Stundenzettel für Sie (oder Ihr Unternehmen). Und am Ende der Liste werden Sie sehen, wie unverzichtbar eine einzelne Software werden kann.

Mit ihnen können Sie Arbeitszeittabellen und Zeiteinträge bearbeiten

Bei einem digitalen Stundenzettel besteht die Möglichkeit, die Beschreibung jedes Zeiteintrags zu bearbeiten. Dies ist perfekt, um Details zu der Aufgabe hinzuzufügen, die sich auf diesen Eintrag bezieht. Informationen wie die verwendeten Tools oder wer die Aufgabe zugewiesen hat usw.

Während Sie argumentieren können, dass dasselbe auf einem Stundenzettel in Papierform verfügbar ist, gibt es immer Probleme mit Unleserlichkeit und Personen, die sich eintragen oder für ihre Kollegen ausfüllen (Gefahr von Zeitdiebstahl). Aber mit einer digitalen Zeiterfassung und Arbeitszeittabelle erhalten Sie drei Lösungen für diese Probleme:

1. Es ist einfacher, einen Zeiteintrag digital zu löschen und zu korrigieren als auf Papier;
2. Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Zugangsdaten, sodass er keine Zeiten füreinander aufschreiben kann, und
3. Arbeitgeber können die Bearbeitungsmöglichkeit in der Software selbst sperren. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter eine Genehmigung benötigen, bevor sie einen Zeiteintrag bearbeiten, was großartig ist, um Zeitdiebstahl zu verhindern.

Bearbeiten von Zeiteinträgen in Clockify

Es gibt auch zahlreiche Stundenzettel-Vorlagen für diejenigen, die keine separate Software installieren möchten, aber die Idee mögen, ein sauberes, digitalisiertes Konto der Zeiten aller zu haben.

Bessere Übersicht über alle und alles

Dies ist das Zeitalter der Transparenz und Rechenschaftspflicht. Und mit Stundenzetteln in Papierform haben Sie diesen Luxus nicht.

Mit digitalen Arbeitszeittabellen können Sie in Echtzeit sehen, was jeder tut. Es ist viel einfacher, nach einem bestimmten Mitarbeiter zu suchen, um seine Verfügbarkeit zu sehen, den Projektfortschritt zu verfolgen und zu sehen, wie gut die Arbeitszeit mit Ihren Schätzungen übereinstimmt.

Im obigen Beispiel können Sie sehen, welcher Mitarbeiter an welchem ​​Projekt arbeitet, und Sie können sogar die Arbeitszeittabellen nach einem bestimmten Mitarbeiter durchsuchen.

Sie behalten leicht den Überblick über Projektschätzungen

Für jedes Projekt müssen Sie Zeitschätzungen vornehmen, die sich auf jeden Aspekt auswirken: wie Sie das Budget im Laufe des Projekts zuweisen, welche Teamkollegen für was verfügbar sind, welche Aufgaben sich auf die Fristen auswirken, wie sich Prioritäten verschieben und vieles mehr.

Bei Arbeitszeittabellen in Papierform kann es schwierig sein, zu verfolgen, wie gut das Projekt Ihren Schätzungen entspricht. Es gibt eine Verzögerung bei der Informationsverarbeitung, und es ist einfach länger und anstrengender, alles durchzugehen.

Die digitale Zeiterfassung hingegen macht alles augenblicklich. Die Software wurde entwickelt, um Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, so schnell wie möglich zu liefern. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben – wie in diesem Fall Zeit- und Budgetschätzungen – kann die Software alle Zeiteinträge verfolgen, die Mitarbeiter vornehmen, und sie mit Ihren Schätzungen vergleichen.

Verfolgen von Projektschätzungen in Clockify .

Sie haben die Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und zu sehen, ob Sie voraus oder verzögert sind. Und es liefert diese Informationen, wann immer Sie wollen, innerhalb von Minuten. Es geht nur darum, die Software die ganze Arbeit erledigen zu lassen.

Probleme sind leichter zu erkennen

Nach der Erwähnung von Schätzungen ist es nur logisch, dass wir uns direkt mit dem Thema Projektverzögerungen befassen und wie digitale Stundenzettel Ihnen helfen können, diese zu vermeiden.

Einige der wichtigsten Gründe für verspätete Fristen sind:

• Mangel an Motivation oder Produktivität;
• Probleme bei der Aufgabenzuweisung;
• Überforderte Mitarbeiter;
• Unangemessene Kundenanfragen usw.

Glauben Sie, dass fast alle diese Probleme mit Hilfe von Stundenzetteln vermieden werden können?

Es ist einfach.

Anstatt nur einen Stundenzettel zu verwenden, der anzeigt, wann jemand am Ende des Tages das Büro betreten und verlassen hat, hilft Ihnen die Echtzeit-Verfolgung, ein zunehmendes Problem Tage oder sogar Wochen im Voraus zu erkennen. In dem Moment, in dem eine Aufgabe länger dauert oder länger als nötig in der Warteschleife bleibt, können Sie sofort handeln und der Ursache auf den Grund gehen.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie mit einem nur einen Klick entfernten Projektschätzungsbericht erkennen können, ob eine bestimmte Frist auch Wochen im Voraus nur schwer einzuhalten sein wird. So können Sie Ihre Kunden kontaktieren und sie entsprechend informieren, anstatt mit unangenehmen verspäteten E-Mails und Anrufen konfrontiert zu werden.

Genauere Zeitmessung

Mit einer digitalen Zeiterfassung werden Ihre Stundenzettel so detailliert, wie Sie es möchten.

Moderne Zeiterfassung gibt Ihnen die Möglichkeit

• Beschriften Sie Ihre Zeiteinträge, damit Sie wissen, welche Art von Arbeit Sie geleistet haben

(Buchhaltung, Besprechungen, Entwicklung, Tests, Ideenfindung für Projekte usw.)

• Integration mit anderen Apps, die Sie verwenden

(Webbrowser, Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tool usw.)

Bei beiden Konten hat jeder von Ihnen vorgenommene Eintrag die Möglichkeit, die Art Ihrer Arbeit anzugeben. Und normalerweise müssen Sie die Informationen nur einmal eingeben, und sie werden auf alle Ihre zukünftigen Einträge übertragen.

Ein erstaunlicher Vorteil in Bezug auf Genauigkeit ist die Option, einen Zeiteintrag direkt aus Ihrem Online-Kalender zu erstellen. So:

Wie Sie oben sehen können, kann eine digitale Zeiterfassung Hand in Hand mit Ihrem Kalender arbeiten. Wenn Sie die beiden verbinden, müssen Sie die Daten für diese bestimmte Aufgabe auf Ihrer Liste nicht manuell in Ihren Zeiteintrag eingeben. Das „Meeting mit Client X“ im obigen Bild zeigt, dass Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „Play“ den Timer für diese Aufgabe starten. Und wenn Sie fertig sind, wandert der Zeiteintrag direkt in den Stundenzettel.

So einfach ist das!

Weniger Raum für menschliche Fehler und weniger Aufwand für alle Beteiligten

Werfen wir einen Blick auf ein weiteres Beispiel eines Stundenzettels in Papierform:

Beispiel eines Stundenzettels aus Papier von Psychology.illinois.edu

Wir haben erwähnt, dass diese einem bestimmten Zweck dienen: Einfach die geleisteten Stunden notieren, um die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen.

Und gleichzeitig bedeutet dies, dass einige (wenn nicht die meisten) Leute die Felder überfliegen und fragen, welche Art von Aufgabe in diesem Zeitfenster erledigt wurde. Außerdem könnten die Vorgesetzten diese Stundenzettel einfach schnell unterschreiben, um das Los durchzugehen, und sie für später beiseite legen. Es erfordert auch eine lesbare Handschrift und die Vermeidung von Beschädigungen (wie Flecken und Risse im Papier).

Mit einem digitalen Stundenzettel hängt nur sehr wenig von seiner Fertigstellung von den Mitarbeitern und Vorgesetzten ab. Während die Zeiteinträge noch ausgefüllt werden müssen, erledigt die Software den Rest: die Gehaltsabrechnung berechnen, Informationen extrahieren, Berichte formulieren, bestimmte Einträge suchen und sogar einen Überblick über die Aufgaben und Arbeitszeiten aller Personen geben.

Berichte sind nur einen Klick entfernt

Last, but not least – Berichterstattung über den Projektfortschritt. Mit allem, was zuvor erwähnt wurde, wird die Software mit genügend Informationen gefüttert, um eine komplexe, datenreiche Ansicht von allem zu erstellen, was Sie sich wünschen könnten:

• Wer hat an welcher Aufgabe gearbeitet und die gesamte Aufgabenverteilung;
• Geleistete Arbeitsstunden im Allgemeinen;
• Projektfortschritt, verbleibende Zeit, Budget und Ausgaben;
• Zeitersparnis und Zeitverschwendung;
• Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden und mehr.

Und für den Kundenkontakt sind Dokumente wie diese von entscheidender Bedeutung. Mit der Zeiterfassungssoftware können Sie all diese Informationen im Handumdrehen aus Ihren digitalen Stundenzetteln abrufen. Das ist praktisch, wenn ein Kunde Sie anruft und morgen früh ein Treffen über das Projekt wünscht.

Fazit

Die Vorteile eines digitalen Stundenzettels sind zu zahlreich, um sie zu zählen. Wir haben nur einige behandelt, die anscheinend weiterhin mit Stundenzetteln aus Papier arbeiten, in der Hoffnung, zu veranschaulichen, wie sie Ihr Arbeitsleben erleichtern können. Es gibt weniger Spielraum für menschliche Fehler, sie beschleunigen jeden Prozess, erleichtern die Gehaltsabrechnung und Projektverfolgung … Und digitale Tracker scheinen mit der Zeit immer besser zu werden. Warum also nicht modernisieren und viel Geld, Zeit und Ressourcen sparen?