So erstellen Sie eine PTO-Richtlinie (+ PTO-Richtlinienvorlage)

Wenn Sie ein Unternehmer sind, können Sie wertvolle und talentierte Kandidaten anziehen, indem Sie ihnen wettbewerbsfähige Gehälter anbieten. Aber neben der finanziellen Motivation werden viele Menschen auch eine attraktive PTO-Police zu schätzen wissen. Wenn Sie darüber nachdenken, ist es das, was wir uns alle wünschen, genügend Freizeit zu haben, um das Leben außerhalb der Arbeit zu genießen. Als Arbeitgeber haben Sie also diese großartige Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern ein PTO-Format zur Verfügung zu stellen, das für sie geeignet ist.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einige praktische Tipps zur Erstellung einer PTO-Police. Bevor wir das tun, führen wir Sie zunächst durch die Grundlagen der PTO und der PTO-Police, wie z. B. verschiedene Arten von Policen und wie Gesetze diese Angelegenheit regeln.

Was sind PTO und PTO-Richtlinien?

Bezahlte Freizeit (PTO) ist die Zeit, die Mitarbeiter nicht arbeiten, aber trotzdem für diese Stunden bezahlt werden. PTO ist ein Überbegriff, der Folgendes umfasst:

• Urlaub,
• persönliche Tage,
• Krankenstand,
• Trauer,
• Jurypflicht,
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub und
• Freiwilligenarbeit.

So können sich Mitarbeiter nicht nur für den Urlaub freinehmen, sondern auch für andere Zwecke, wie Mutterschaftsurlaub oder Jurydienst.

Was regelt die PTO-Policy?

Nun regelt die PTO Policy :

• Die Gesamtzahl der PTO-Tage , die Arbeitnehmer jedes Jahr erhalten.
• Ob Arbeitnehmer PTO-Tage als Einmalpauschale erhalten oder ob sie Urlaubstage ansammeln können. Die Rückstellung ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihre PTO im Laufe der Zeit zu verdienen. Die Abgrenzung richtet sich nach der Dienstzeit der Mitarbeiter. Arbeitnehmer können die angesammelte Freizeit vor Ablauf nutzen, der entweder am Ende eines Kalenderjahres oder eines Dienstjubiläumsjahres liegen kann.
• Wenn Mitarbeiter die Rollover-Richtlinie für ungenutztes Guthaben oder die Use-it-or-lose-it- Richtlinie befolgen müssen. Mit dem Rollover ungenutzter Guthaben ermöglichen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern, ungenutzte Tage zum Guthaben des nächsten Jahres hinzuzufügen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 15 Tage PTO pro Jahr hat und nur 10 Tage nutzt, kann er diese 5 Tage PTO auf das nächste Jahr übertragen. Auf der anderen Seite bedeutet die Use-it-or-lose-it-Politik, dass Arbeitnehmer alle PTO-Tage nutzen müssen, die sie pro Jahr erhalten. Wenn nicht, verlieren sie diese freien Tage.

Darüber hinaus sollte die PTO-Richtlinie angeben, wer für die Genehmigung von Freizeit zuständig ist, wie z. B. die Personalabteilung, Vorgesetzte oder andere Personen. Und die Mitarbeiter sollten wissen, wann sie eine Auszeit beantragen müssen, da vor der Inanspruchnahme freier Tage eine erforderliche Zeitspanne vorhanden sein sollte. Arbeitnehmer müssen beispielsweise ihre Anträge zwei Wochen vor Urlaubsantritt stellen.

Es ist erwähnenswert, dass die PTO-Richtlinien für Angestellte und Stundenarbeiter nicht gleich sind. Beispielsweise erhalten stündlich Beschäftigte kein unbegrenztes PTO, da sie Anspruch auf Überstundenvergütung haben. Im Gegensatz dazu können Angestellte keine Überstunden erhalten.

Drei Arten von PTO-Richtlinien

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, stellen Sie sicher, dass es mehrere Arten von PTO-Richtlinien gibt:

1. traditionelle Zapfwelle,
2. flexible Zapfwelle und
3. unbegrenzte Zapfwelle.

Traditionelle Zapfwelle

Wenn sich Unternehmen für die traditionelle PTO-Police entscheiden, erstellen sie mehrere spezifische Kategorien für freie Tage, wie Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter bei der Beantragung ihrer Abwesenheit eine bestimmte Kategorie auswählen.

Für Arbeitnehmer besteht der entscheidende Vorteil der traditionellen PTO-Regeln darin, dass die Zahl der PTO-Tage zunimmt, je länger die Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten. Dadurch wird die Mitarbeiterfluktuation reduziert, was für Arbeitgeber von Vorteil ist.

Der Hauptnachteil besteht jedoch darin, dass die Arbeitnehmer möglicherweise das Gefühl haben, nur begrenzte Möglichkeiten zu haben, Tage frei zu nehmen. Um zu verhindern, dass ihre Salden steigen, melden Arbeitnehmer ihre freien Tage möglicherweise falsch.

• In welchem ​​Fall sollten Arbeitgeber die traditionelle PTO-Police anwenden?

In Situationen, in denen Arbeitgeber genau wissen wollen, wie ihre Mitarbeiter ihre Freizeit nutzen (zu welchen Anlässen).

Flexible Zapfwelle

Flexible PTO (die PTO-Bank) ist ein einzelner Pool von PTO-Tagen. Mitarbeiter haben eine feste Summe ihrer Freizeit, die sie frei nutzen können. Es gibt also keine eindeutigen Kategorien wie Urlaub, Geschworenendienst oder Krankenstand.

Flexible PTO gibt Mitarbeitern die Freiheit, ihre freien Tage so zu gestalten, wie sie möchten. Beispielsweise können berufstätige Eltern ihre Auszeit nutzen, um ihre Kinder bei einigen Sportveranstaltungen zu unterstützen.

Der Hauptnachteil besteht jedoch darin, dass es für Arbeitgeber schwierig sein kann, eine jährliche Begrenzung der PTO-Tage für Arbeitnehmer festzulegen.

• In welchen Fällen sollten Arbeitgeber die flexible PTO-Police nutzen?

In Situationen, in denen Arbeitgeber nach einer Möglichkeit suchen, die Verwaltung einfach zu erledigen.

Unbegrenzte Zapfwelle

Mit der unbegrenzten PTO-Police können Mitarbeiter so viel Urlaub nehmen, wie sie möchten, solange ihre Vorgesetzten diese freien Tage genehmigen. Im Allgemeinen wenden Unternehmen diese Art der PTO-Regelung noch selten an. Aus diesem Grund ziehen Unternehmen, die sich für dieses PTO-Format entscheiden, viele talentierte Mitarbeiter an.

Das Hauptproblem bei der unbegrenzten PTO-Politik ist jedoch, dass einige Umfragen zeigen, dass unbegrenzte PTO normalerweise zu wenig genutzt wird. Das liegt daran, dass es den Arbeitnehmern schwer fällt, die angemessene Anzahl freier Tage zu wählen.

• In welchem ​​Fall sollten Arbeitgeber die unbegrenzte PTO-Police nutzen?

Die unbegrenzte Police funktioniert gut, wenn Arbeitgeber die Unternehmensfinanzen im Auge behalten möchten. In Firmen, in denen Mitarbeiter unbegrenzte PTO haben, können Arbeiter keine freien Tage ansammeln. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist ein Arbeitgeber daher nicht verpflichtet, den Urlaub zu bezahlen.

Wie viel PTO geben die meisten Unternehmen?

Unabhängig von der Art der PTO-Police, die Unternehmen wählen, kann die durchschnittliche Anzahl der Tage, die Mitarbeiter pro Jahr erhalten, laut der SHRM-Umfrage zwischen 13 und 26 liegen. Apropos traditionelle Policen, die PTO-Kategorien trennen, die durchschnittlichen Zahlen sind:

• 8 bis 22 Tage Urlaub,
• 7 bis 19 für Krankheitstage und,
• 4 persönliche Tage für Vollzeitbeschäftigte.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Tage von der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter abhängen.

Wie ist PTO gesetzlich geregelt?

Müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern bezahlten Urlaub gewähren? Nun, die Antwort kann unterschiedlich sein, weil Bund und Länder dieses Thema unterschiedlich regeln.

Gemäss BLSA sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die arbeitsfreie Zeit (Urlaub, persönliche Tage, Feiertage) zu bezahlen. Leistungen wie diese hängen von der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab.

Auf staatlicher Ebene sind die PTO-Vorschriften von Staat zu Staat unterschiedlich. Staatliche Gesetze regeln einige Angelegenheiten, wie zum Beispiel, was mit ungenutzter Urlaubszeit passiert und ob Arbeitgeber verpflichtet sind, Arbeitnehmer zu bezahlen. Außerdem ist die Use-it-or-lose-it-Politik in bestimmten Staaten illegal. Im Gegenteil, in einigen Bundesstaaten wie Washington sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern bezahlten Krankenurlaub zu gewähren. Hier ist die Liste der Staaten und weitere Details zu ihren Krankenstandsregelungen.

Daher müssen Arbeitgeber bei der Erstellung einer PTO-Richtlinie die Bundes- und Landesgesetze genau beachten.

Wie können Sie eine bezahlte Freistellungsrichtlinie abschließen?

Nachdem Sie nun die wichtigsten Teile von PTO-Richtlinien kennen, finden Sie hier einige Tipps zum Erstellen der für Ihr Unternehmen geeigneten PTO-Richtlinie.

Entscheiden Sie sich für die angemessene Anzahl von PTO-Tagen

Wenn Sie sich für die traditionelle oder flexible PTO-Police für Ihr Unternehmen entscheiden, denken Sie an die angemessene Anzahl an PTO-Tagen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren. Wie treffen Sie diese Entscheidung? Sie können einige Nachforschungen anstellen, um herauszufinden, wie andere Unternehmen in Ihrer Branche und Ihrem geografischen Gebiet mit diesem Problem umgehen.

Einige Studien zeigen beispielsweise, dass Beschäftigte im Non-Profit-/Stiftungssektor durchschnittlich 17,5 bezahlte Urlaubstage pro Jahr haben. Beschäftigte in der Regierungs- und Militärindustrie haben durchschnittlich 17,3 Tage pro Jahr frei.

Apropos verschiedene Bundesstaaten: Die durchschnittliche PTO für Kleinunternehmer in den nordöstlichen Bundesstaaten (New York, New Hampshire, Maine) beträgt 11,4 Tage pro Jahr. Kalifornien und andere Staaten im Westen erlauben 9,4 PTO-Tage, während die Staaten im Süden und Mittleren Westen durchschnittlich 8,5 Tage pro Jahr haben.

Es ist auch erwähnenswert, dass Sie mit den richtigen PTO-Regeln sicherstellen können, dass Ihre besten Mitarbeiter das Unternehmen nicht verlassen. So geht's: Belohnen Sie Arbeitnehmer mit mehr Freizeit, je länger sie in Ihrem Unternehmen arbeiten. Auf diese Weise erfahren auch die Mitarbeiter mehr Wertschätzung für ihre Bemühungen.

Entscheiden Sie sich für die Rollover-Option

Beim Erstellen der PTO-Richtlinie ist es wichtig zu wählen, ob Sie Ihren Mitarbeitern die Rollover-Option oder die Use-it-or-lose-it-Richtlinie zulassen.

Denken Sie zunächst daran, die Vorschriften Ihres Bundesstaates zur Rollover-Option zu überprüfen, da einige Bundesstaaten einen Rollover-Plan für PTO vorschreiben. Wenn dies an Ihrem Standort der Fall ist, notieren Sie sich unbedingt weitere Details zu diesem Thema. Als nächstes, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, ungenutzte PTO-Tage in das nächste Jubiläums- oder Kalenderjahr zu übertragen? Wählen Sie eine Option aus und fügen Sie sie Ihrer PTO-Police hinzu.

Wenn Sie sich für die Use-it-or-lose-it-Richtlinie entscheiden, nehmen Sie diese Informationen wiederum in Ihre PTO-Richtlinie auf. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter von Zeit zu Zeit daran erinnern, ihre Tage frei zu nehmen, um zu verhindern, dass ihre kostbare Freizeit verloren geht.

Legen Sie den PTO-Genehmigungsprozess fest

Nachdem Sie die Anzahl der Tage bestimmt haben, die Mitarbeiter nutzen können, und andere unschätzbare Optionen, stellen Sie sicher, dass Sie einige Grundregeln für die Beantragung von Urlaub festlegen.

Erstens müssen die Mitarbeiter eine Frist für die Einreichung ihres Urlaubsantrags kennen. Wenn Arbeitnehmer beispielsweise mehr als 5 Tage nehmen möchten, müssen sie zwei Wochen im Voraus um Freistellung bitten. Wenn Sie weniger freie Tage nehmen, können Mitarbeiter zwei Tage vor der Inanspruchnahme eine Freistellung beantragen.

Nun, diese Regeln gelten für jede Art von PTO, aber konzentrieren wir uns besonders auf Krankheitstage. In Unternehmen wie Hotels und Restaurants zu arbeiten, bedeutet normalerweise, in Schichten zu arbeiten. Solche Arbeitsumgebungen erfordern dynamisches Arbeiten, daher kann es ziemlich problematisch sein, weniger Mitarbeiter in einer Schicht zu haben. Um solchen Situationen vorzubeugen, sollten Arbeitgeber eine realistische Frist für die Krankmeldung setzen. So wird es einfacher, Arbeiter zu finden, die jemandes Schicht übernehmen.

Außerdem sollte die PTO-Richtlinie angeben, wer für die Genehmigung freier Tage zuständig ist. Je nach Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen kann dies entweder eine Personalabteilung, eine Führungskraft oder ein Arbeitgeber sein.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihren PTO-Saldo und ihre Abgrenzung überprüfen

Als Arbeitgeber oder Manager ist es logisch, dass Sie die Freizeit Ihres Teams nachverfolgen. Aber um das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Team zu stärken, lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre PTO-Bilanz überprüfen.

Wenn Sie Software zum Anfordern und Genehmigen von PTO verwenden, geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff, um ihre Abwesenheit zu überprüfen. Zu diesem Zweck können Sie beispielsweise Clockify, den Freizeit- und Urlaubstracker, ausprobieren. Hier kann ein Mitarbeiter seinen Saldoverlauf einsehen, der Urlaubsanträge und Änderungen an der Rückstellung anzeigt, wie im folgenden Screenshot.

In diesem Beispiel sehen wir einen Urlaubssaldo. Wenn also der Benutzer eine Abwesenheitsanfrage sendet, wird diese Aktion zur Liste hinzugefügt. Wenn Manager oder Administratoren Anfragen genehmigen oder ablehnen, enthält der Saldoverlauf auch diese Aktionen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Police allen Gesetzen und Vorschriften entspricht

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie verschiedene Staaten unterschiedliche Vorschriften haben, wenn es um die PTO-Politik geht. Bevor Sie also Ihre PTO-Richtlinie mit den Mitarbeitern teilen, nehmen Sie sich die Zeit, Bundes-, Landes- und lokale Gesetze und Vorschriften zu erkunden. So können Sie am besten sicherstellen, dass Ihre Police allen Gesetzen entspricht.

Wenn Ihr Unternehmen Arbeitnehmer in mehr als einer Gerichtsbarkeit beschäftigt, prüfen Sie außerdem, ob es Unterschiede zwischen verschiedenen Zuständigkeitsbereichen gibt.

Nehmen Sie Ihre PTO-Richtlinie in ein Mitarbeiterhandbuch auf

Wertvolle Informationen sollten immer geteilt werden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter also nicht im Dunkeln, wenn es um PTO-Regelungen geht. Fügen Sie stattdessen Ihre PTO-Richtlinie einem Mitarbeiterhandbuch hinzu. Wenn neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfangen, haben sie alle Details, die sie über bezahlte Freizeit wissen müssen.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern außerdem mit, dass sie bei Fragen zu ihrer PTO zu Ihnen kommen können.

Eine PTO-Richtlinienvorlage

Um Ihnen bei der Erstellung einer PTO-Richtlinie zu helfen, die zu Ihrem Unternehmen passt, haben wir eine PTO-Richtlinienvorlage erstellt. Im Screenshot unten sehen Sie einen Teil dieser Vorlage, die Sie unter dem folgenden Link herunterladen können.

Laden Sie die PTO-Richtlinienvorlage herunter

Hier sind die wichtigsten Kategorien, die diese Vorlage enthält:

1. Einführung: Hier erklären Sie kurz, was PTO ist und ab wann Mitarbeiter ihre freien Tage nutzen können. Darüber hinaus können Sie den Typ Ihrer Police hinzufügen (traditionell, flexibel oder unbegrenzt).
2. Anrechnungs- und Rollover-Richtlinie : Erklären Sie, wer berechtigt ist, seine PTO-Tage zu verdienen, und wann Mitarbeiter mit der Verwendung der angesammelten Zeit beginnen können. Sie sollten auch einen Abgrenzungsplan enthalten. Klären Sie auch, ob Arbeitnehmer ungenutzte PTO-Tage übertragen dürfen. Wenn ja, ob Mitarbeiter ungenutzte Tage in das nächste Kalender- oder Jubiläumsjahr übertragen sollen. Klären Sie, ob es Unterschiede zwischen Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigten gibt.
3. Krankschreibung : Da in einigen Bundesländern eine Krankschreibung vorgeschrieben ist, können Sie diese Daten je nach Standort Ihres Unternehmens hier eingeben.
4. PTO-Anträge und -Genehmigungen: Klären Sie einfach, wie Mitarbeiter Freizeit beantragen können und wer PTO-Tage genehmigt.
5. Kündigung: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, was passiert mit seinen aufgelaufenen ungenutzten PTO-Tagen? Erklären Sie es unbedingt in diesem Abschnitt.

Fazit

Beim Erstellen einer PTO-Richtlinie müssen Sie mehrere Entscheidungen treffen:

• Zunächst müssen Sie herausfinden, ob Sie Ihren Mitarbeitern das traditionelle, flexible oder unbegrenzte PTO-Format zur Verfügung stellen möchten.
• Dann müssen Sie sich überlegen, ob Sie Ihren Arbeitnehmern die Möglichkeit geben wollen, ihre Freizeit anzusammeln, oder ob sie zu Beginn des Jahres eine Summe erhalten.
• Sie müssen auch entscheiden, ob Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre ungenutzten freien Tage zu übertragen, oder ob sie alle PTO-Tage bis Ende des Jahres nutzen müssen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie Gesetze und Vorschriften einhalten, da die PTO-Politik allen Gesetzen entsprechen muss.

Sobald Sie Ihre eigene PTO-Richtlinie erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie in ein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen. Ermutigen Sie schließlich Ihre Mitarbeiter, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sie Fragen oder Bedenken zu ihrer PTO haben.