Wie man eine erfolgreiche Einladungs-E-Mail schreibt, um ein großartiges Event zu feiern

1. Die Anatomie eines Einladungsschreibens
2. Tipps zum Schreiben einer Einladungs-E-Mail
3. 6 großartige Beispiele für Einladungs-E-Mails

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Herausragende Events erfordern eine gute Marketingstrategie. Eine der effektivsten Strategien bei der Planung einer Eventkampagne ist das Verfassen einer erfolgreichen Einladungs-E-Mail. Wenn Sie nach tollen Tipps zu solchen E-Mails gesucht haben, dann hören Sie vielleicht auf, das ganze Internet zu durchsuchen, denn dies ist der perfekte Stopp, um sich die Beispiele und Tipps anzusehen, wie Sie eine erfolgreiche Einladungs-E-Mail für Ihre Veranstaltung schreiben.

Die Anatomie eines Einladungsschreibens

Das Einladungsschreiben muss Ihr Publikum zur Teilnahme an der Veranstaltung anregen und alle Details enthalten, die der Teilnehmer wissen muss.

Das Einladungsschreiben muss neben freundlichen Formulierungen auch ein wenig Formalität enthalten, die ein Gefühl von Professionalität vermitteln und Ihr Publikum einladen. Im Folgenden sind einige wichtige Punkte aufgeführt, die Sie bei der Erstellung des Aufbaus des Einladungsschreibens beachten müssen:

• Korrekte Betreffzeile für Ihre Event-E-Mail-Einladung:

Das Aufgreifen einer richtigen Betreffzeile macht Ihre E-Mail für die Zielgruppe attraktiver, da dies eines der ersten Dinge ist, die ein Empfänger nach Erhalt der E-Mail sieht. Die Einladungsmail für eine Veranstaltung muss eine Betreffzeile enthalten, die für den Text der E-Mail relevant ist.

Beispielsweise ist eine Betreffzeile wie „ein paar Registrierungen übrig“ für eine E-Mail, die davon spricht, dass gerade Registrierungen geöffnet werden, nicht angemessen. Eine solche Einladungs-E-Mail lässt Sie als Gastorganisation geradezu unprofessionell wirken.

• Elegante Event-E-Mail-Einladung:

Eine stilvolle Einladungs-E-Mail ist die formellste Art, Personen zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Dies ist die am häufigsten verwendete Option für internationale Veranstaltungen mit einer Vielzahl von Personen im Publikum.

Es ist besser, Ihre E-Mail-Ereigniseinladung mit Grüßen zu beginnen, die Ihrer E-Mail eine persönliche Note verleihen. Die Veranstaltungseinladung mit einem stilvollen Format wird viele Menschen erreichen und die persönliche Begrüßung Ihres Publikums wird ihm das Gefühl geben, von der Idee geschätzt zu werden, dass jeder als wichtig angesehen wird.

• Persönliche Vorstellung:

Geben Sie nach der Begrüßung zu Beginn der E-Mail eine kurze persönliche Einführung in die Veranstaltungsdetails. Stellen Sie sicher, dass dieser Teil etwas informell ist, aber gleichzeitig relevant für die Informationen im Rest der E-Mail ist. Die persönliche Vorstellung in der Einladungsnachricht zur Veranstaltung könnte etwa so beginnen:

Hallo [Fügen Sie den Namen des Empfängers hinzu],

Wir hoffen, Sie haben einen wunderschönen Tag!

Wir schreiben diese E-Mail, um Sie über die Online-Konferenz zu informieren, für die Sie sich angemeldet haben. Wir würden uns freuen, Sie bei uns zu haben und es zu einem Erfolg zu machen.

Die Zahlungsfrist steht jedoch kurz bevor und wir haben noch nichts von Ihnen gehört. Das Folgende sind die Zahlungsdetails: [Fügen Sie die Details, das Banner oder den Link hinzu]

Danke im Voraus,

[Name des Gastgebers oder Unternehmens]

Oder ein anderes Beispiel ist:

• Notwendige Angaben:

Nachdem Sie eine kurze Einführung gegeben und Ihre Veranstaltung kurz beschrieben haben, ist es an der Zeit, auf kürzestem Weg direkt in die erforderlichen Details zu springen. Das Zeigen der Details in einem Format mit Aufzählungszeichen verkürzt die Zeit zum Lesen der vollständigen E-Mail, während die erforderlichen Details wie Datum oder Uhrzeit abgerufen werden.

Eine andere Methode besteht darin, diese Daten fett zu formatieren, um die Aufmerksamkeit des Empfängers auf das E-Mail-Einladungsereignis zu lenken. Eine E-Mail, die ein großartiges Event auslöst, darf nicht zu viele Informationen auf einmal enthalten. Versuchen Sie, diese Informationen in mehrere E-Mail-Sequenzen aufzuteilen.

• Der Zweck der Einladungs-E-Mail:

Dieser Teil der E-Mail ist eine erweiterte Version der Betreffzeile. Sie können dies in der persönlichen Einführung oder am Anfang des Textes hinzufügen, wo Sie Details angeben. Halten Sie es kurz, maximal ein oder zwei Sätze.

Übertreiben Sie es nicht, halten Sie es ein bisschen offiziell. Viele E-Mail-Autoren oder Unternehmen vermissen diesen wichtigen Teil einer Einladungs-E-Mail zu einer Veranstaltung, der die Essenz der E-Mail darstellt.

• Wertversprechen:

Sie sollten Ihrem Publikum in wenigen Worten erklären, warum es an dieser Veranstaltung teilnehmen sollte und was es davon hat. Sie müssen solche Informationen nicht in jeder E-Mail angeben, die Sie an einen Teilnehmer senden, sondern verteilen Sie sie auf zwei oder drei E-Mails. Sie können den Link zu den vorherigen Informationen hinzufügen, wenn Sie sich an die Details erinnern möchten.

Die erste E-Mail, wenn Sie Ihre Teilnehmer zur Registrierung auffordern, ist die E-Mail, in der Sie die wichtigsten Wertversprechen und Anreize bereitstellen müssen. Aber nicht alle, Sie sollten etwas mitnehmen, um sie bei der Veranstaltung zu überraschen.

• Genaue Zeit, Datum und Ort:

Bei Offline-Events sind diese drei Informationen wie Luft, Wasser und Land. Wie wichtig dieses Zeug für das Leben ist, ist die Angabe des genauen Datums, der Uhrzeit und des Ortes die Lebensader des Ereignisses. Teilen Sie Ihren Gästen beim Versenden einer Erinnerungs-E-Mail einige Tage vor der Veranstaltung die genauen Details mit.

Bei Online-Veranstaltungen müssen Sie beispielsweise keine Informationen zum Ort angeben. Stattdessen sollten Sie die URL zur Veranstaltungsseite zusammen mit dem Benutzernamen oder dem Passwort angeben, falls eines in der E-Mail angegeben ist. Es ist besser, die Zeit nach Militärzeiten zu schreiben, um Verwechslungen zwischen vormittags und nachmittags zu vermeiden. Oder Sie können die Zeitzone angeben und die Benachrichtigung vor dem Start senden.

• Andere Gäste erwähnen:

Um bei den Registranten und Teilnehmern Begeisterung hervorzurufen, können Sie die Namen einiger anderer Gäste erwähnen, die an derselben Veranstaltung teilnehmen werden, und auch die Namen der entgegenkommenden Gäste, die einige Vorträge halten werden. Vergessen Sie beim Schreiben der Einladungs-E-Mail mit VIP-Namen nicht, auch einige kleine Details hinzuzufügen.

• Bitte um Bestätigung:

Nachdem Sie alle notwendigen Details, die genauen Informationen und einige Anreize erwähnt haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Publikum bitten, seine Teilnahme durch Drücken einer Schaltfläche am Ende/in der Fußzeile oder durch den Besuch der Website zu bestätigen.

Außerdem ist es wichtig, daran zu denken, nicht zu oft um Bestätigung zu bitten. Tatsächlich dürfen Sie in der ersten E-Mail die Schaltflächen „Anmelden“ oder „Hier registrieren“ nicht bereitstellen. Schreiben Sie einfach so etwas wie „Anmeldung beginnt bald“ oder „Bleiben Sie dran für zukünftige Anmeldungen“. Dadurch wird die Vorfreude bei den Teilnehmern gesteigert.

• Warten auf Zustimmung des Lesers:

Wenn Sie eine Einladung zu der Veranstaltung versenden, müssen Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt um eine Bestätigung oder Annahme per E-Mail bitten. Und schließlich wäre es schön, im letzten Teil der Anatomie des Einladungsschreibens die Begeisterung über die Akzeptanz des Lesers auszudrücken. Es wird dazu beitragen, dass sich Ihr potenzieller Registrant für die Veranstaltung leidenschaftlicher fühlt.

Wenn Sie noch mehr Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung lenken möchten, wäre es schön, die E-Mail-Signatur mit dem Banner in der E-Mail-Fußzeile anzuhängen. Sie können Ihren Namen, Ihre wichtigsten Kontaktdaten und die E-Mail-Adresse im Signaturblock hinzufügen.

Wenn Sie also für eine Veranstaltung werben möchten, können Sie den E-Mail-Signaturgenerator von NEWOLDSTAMP verwenden, um Ihre Marketingkampagne zu rocken und das Leben einfacher zu machen. Mit diesem Service können Sie in wenigen einfachen Schritten professionelle und optisch ansprechende E-Mails erstellen.

Tipps zum Schreiben einer Einladungs-E-Mail

Wenn Sie nun das Rückgrat der E-Mail-Einladung erstellt haben, ist es an der Zeit, zu improvisieren und eine erfolgreiche Einladungs-E-Mail zu schreiben, um ein großartiges Ereignis hervorzurufen. Wir haben einige der großartigen Tipps zusammengestellt, um den Schreibstil zu verbessern, die E-Mail fesselnd zu gestalten und die Öffnungsrate der E-Mail zu erhöhen. Hier sind einige der Tipps, die Sie sich ansehen sollten:

• Unterteilen Sie das Publikum in bestimmte Gruppen nach geografischer Lage oder nach ihrer beruflichen Qualifikation. Danach ist es beim Schreiben einer Einladung zu einer E-Mail-Veranstaltung einfacher, die Personalisierung vorzunehmen.
• Personalisieren Sie Ihre Betreffzeile im Einladungsschreiben entsprechend Ihrer segmentierten Zielgruppe. Wie bereits erwähnt, hilft es, die Teilnehmer besser zu erreichen. Natürlich ist das individuelle Einladen von Personen zu einem Event sehr zeitaufwändig, aber es ist wichtig, jede E-Mail zu personalisieren.
• Machen Sie auf Ihre Veranstaltung aufmerksam – wie bereits oben erwähnt, ist es eine gute Idee, Ihrer E-Mail-Einladungsveranstaltung einen kleinen Text darüber hinzuzufügen, wie die Menschen von einer solchen Veranstaltung profitieren werden. Sie können auch ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln, indem Sie bestimmte Betreffzeilen oder Exklusivität hinzufügen, die die Öffnungsraten von E-Mails um 20 % erhöhen können.
• Eine E-Mail-Einladung für eine Veranstaltung, die keine Incentives, Bilder und Angebote der Veranstaltung enthält, wird in den Augen des Empfängers definitiv nicht auffallen. Die Event-E-Mails mit solchen Details werden definitiv mehr Empfänger für das Event gewinnen.
• Fügen Sie die CTA-Schaltfläche (Call-to-Action) hinzu, um es den Leuten zu erleichtern, auf Ihre Einladungsmail für die Veranstaltung zu antworten. Sie können einen CTA hinzufügen, aber nicht mehr, da dies den Empfänger verwirren könnte und Sie einen potenziellen Teilnehmer verlieren könnten. Denken Sie auch daran, „weniger ist mehr“, wenn Sie also nicht einmal einen CTA hinzufügen, aber Ihre Veranstaltung genau das ist, wonach die Person gesucht hat, dann wird der Empfänger bereits eifrig daran teilnehmen. Sie müssen also auch mehr auf die richtige Zielgruppe achten.
• Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail Tipp- und Grammatikfehler enthält, solche E-Mails werden Ihr Publikum zurückschrecken lassen. Überprüfen Sie also den gesamten Text, einschließlich der Betreffzeile und des Textkörpers.
• Nicht zuletzt ist es keine innovative Idee, Folgesequenzen für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Ihrer E-Mail-Listen vorgefertigte E-Mail-Sequenzen erstellen. Glauben Sie, die E-Mail-Automatisierungssequenzen sind ein Wendepunkt für jedes Unternehmen.

6 großartige Beispiele für Einladungs-E-Mails

Wir verstehen, dass es einfacher ist, alle oben genannten Tipps zu empfehlen, als sie in der Praxis anzuwenden. Es kann ziemlich schwierig sein, die genau richtigen Maßnahmen und Tools zu finden. Deshalb haben wir uns entschieden, einige Beispiele zu zeigen, um Sie zu inspirieren und Ihnen zu helfen, das Format zu beherrschen. Deshalb sind wir hier mit den 6 besten Beispielen für Einladungs-E-Mails:

      1. SumoCon

Dieses Beispiel hat eine professionell gemachte Struktur, die den Empfängern hilft, zu verstehen, worum es bei der Veranstaltung geht, wo sich der Ort befindet, und gleichzeitig hilft es, den Lesern die Hypothese zu ersparen, etwa:

- die Widmung der Veranstaltung und der Preis,

- Die Experten, die Taktiken lehren werden,

- Welche Art von Vorteilen beinhalten alle Sitzungen,

- So reservieren Sie die Tickets und vieles mehr.

Außerdem enthält die Ereignis-E-Mail den hervorgehobenen Header-Bereich, den großen Textinhalt, der ziemlich überwältigend aussehen kann, aber alle notwendigen Informationen enthält. Es gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, die Kampagne und alle Details an einem Ort schnell zu prüfen. Es ist schön, dass sie die E-Mail in ein paar kleinere Segmente aufgeteilt haben. Außerdem ist es eine schöne Idee, eine Einladungs-E-Mail in Form der Infografik zu erstellen.

2. Big Sea Breakfast Club

Wir können hier einen großartigen und professionellen Inhalt und Design finden. Die Struktur und die Bilder der Einladungs-E-Mail sind angenehm zu lesen und der Inhalt ist einladend und zieht die Aufmerksamkeit auf sich.

Es zwingt die Zuschauer einfach, den Rest der Einladung zu lernen, um weitere Details zu erfahren. Es spricht die potenziellen Teilnehmer direkt an und zeigt, dass die Veranstaltung für alle, die ihr Webdesign- und digitales Marketinggeschäft ausbauen möchten, äußerst relevant ist. Der besondere Gast und die Einladungsnatur lassen die Exklusivität rund um die Veranstaltung spüren und tragen dazu bei, die Teilnehmer für einen Besuch und die Diskussion der außergewöhnlichen Einblicke zu gewinnen.

3. Neil Patel

Die Einladung selbst ist wunderbar gestaltet. Sie können eine nette Verwendung von CTA sehen, die die Nachricht für potenzielle Teilnehmer transparent und klar macht. Es zeigt, was genau die nächsten Schritte sind. Die Call-to-Action-Schaltfläche sowie Links zu den nächsten Schritten und Informationen erleichtern Zuschauern die Antwort.

Hier ein Wertversprechen abzugeben, das kurz aufzeigt, worum es bei der Veranstaltung geht und welche Vorteile ein Besuch hat – sehr hilfreich, um Aufmerksamkeit zu erregen. Es hilft, die Leser dazu zu bringen, den letzten Teil der Einladung zu überprüfen und sie zur Konvertierung zu überreden.

4. Drei arbeiten

Bildsprache, Struktur sowie Inhalt und Textkörper der Social-Event-Kampagne wirken leicht und optisch ansprechend. Es inspiriert dazu, die gesamte E-Mail zu überprüfen, und gibt den Gastgebern ein Gefühl von Vertrauen und Autorität. Solche Inhalte und Designs werden definitiv dazu beitragen, den Lesern zu versichern, dass die Informationen, die sie erhalten, gültig und wertvoll sind. Es wird die Spannung steigern und zur Teilnahme an der Diskussion anregen.

Das Wo?, Wann? und RSVP-Teile werden häufig verwendet, um die Leute über die notwendigen Details zu informieren. Das hilft schon, das Geschehen besser zu verstehen. Dies zeigt auch die Autorität und reduziert die Angst der Menschen in Bezug auf den Zweck, den sie durch den Besuch erreichen.

5. Lackmus live

Die CTAs in der Einladungs-E-Mail sind kleiner Text mit Schaltflächen und sehen ziemlich übersichtlich aus – Sie können das Datum speichern, Vorschläge einreichen und eine anpassbare Vorlage erhalten. Die E-Mail enthält das Banner in Form einer Infografik und enthält Links zu den zusätzlichen Informationen.

Gestaltung und Bildsprache der Einladung sind individuell und absolut passend zum Standort und zur Marke des Unternehmens. Sie können sehen, dass die Einladung weniger Details über das Ereignis enthält als die anderen in diesem Artikel beschriebenen. Es weckt einfach Neugier.

6. Verstecktes Abendessen

Dieses Beispiel lockt die Teilnehmer definitiv dazu, auf die Links zu klicken und die Plätze zu reservieren. Der CTA-Text, den das Marketingteam in der Einladung verwendet, ist ausgezeichnet. 'Sehen Sie sich das Menü an und reservieren Sie Ihre Plätze' ist sehr klar und detailliert. Es gibt dem Betrachter keinen Zweifel, was nach dem Klicken auf den Link sein wird.

Darüber hinaus gelangen die potenziellen Teilnehmer nach dem Klicken auf den Link am Ende der E-Mail auf die Zielseite, auf der sie weitere Details finden. Solche Methoden ermöglichen es den Teilnehmern, schnell zu antworten und die Tickets einfach zu reservieren. Es hilft auch, den Umsatz und die Besucherzahlen zu steigern.

Zusammenfassung

Alle oben genannten Taktiken wurden tatsächlich angewendet und große Erfolge wurden von verschiedenen Organisationen erzielt. Lesen Sie also nicht, um weiterzumachen, sondern schnappen Sie sich Stift und Papier, um diese Punkte aufzuschreiben. Außerdem können Sie den NEWOLDSTAMP verwenden   Service und fügen Sie Ihrer Einladung sofort E-Mail-Signaturen mit dem Banner hinzu.

Darüber hinaus können Sie Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien bewerben, um Buzz zu erzeugen. Später können Sie E-Mails an Personen senden, die an der Veranstaltung interessiert sind. Die sozialen Medien haben viele Kommunikationsmethoden komplett weggefegt, aber E-Mails bleiben immer noch authentisch und eine formelle Plattform, um mit Menschen in Kontakt zu treten. Bleiben Sie also ruhig, machen Sie weiter und erstellen Sie eine erfolgreiche Einladungs-E-Mail, um ein großartiges Event zu feiern.