Wie schreibe ich eine Event-Stornierungs-E-Mail?

1. Was ist eine Event-Stornierungs-E-Mail?
2. Wann sollten Sie ein Event-Absageschreiben schreiben?
3. Warum müssen Sie ein Event-Stornierungsschreiben schreiben?
4. Schritt für Schritt: So schreiben Sie eine Event-Stornierungs-E-Mail

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Haben Sie eine Situation, in der Sie eine Veranstaltung absagen müssen, nachdem sich Personen angemeldet haben? Versuchen Sie, genau den richtigen Weg zu finden, es zu tun? Nun, Sie sind an der richtigen Stelle. Wir helfen Ihnen, die richtige E-Mail zu schreiben, um Ihre Veranstaltung abzusagen, die Ihrem Publikum nicht schadet.

Dieser Artikel enthält alle Informationen zur Bedeutung von E-Mails zur Absage von Veranstaltungen. Außerdem erklären wir Ihnen Schritt für Schritt , wie Sie die Absage-E-Mail für eine Veranstaltung schreiben. Also bleib dran und lies weiter!

Was ist eine Event-Stornierungs-E-Mail?

Das Schreiben einer E-Mail zur Absage einer Veranstaltung kann eine schwierige Aufgabe sein, wenn Sie die Taktik des Schreibens nicht kennen. Eine E-Mail, die das Publikum über die Absage der Veranstaltung informiert, wird als Veranstaltungsabsage-E-Mail bezeichnet. Es sollte idealerweise mindestens einige Wochen oder Monate im Voraus gesendet werden. Es kann Informationen über das nächste Ereignis enthalten. Außerdem haben viele Organisationen zugegeben, dass das Verfassen von Absage-E-Mails zu den schwierigen Dingen gehört, da Sie die Träume vieler Teilnehmer zunichte machen, daran teilzunehmen.

Die Absage einer Veranstaltung könnte Sie einige Ihrer Teilnehmer kosten, die diese Veranstaltung erwartet hatten. Daher ist es wichtig, in der E-Mail den richtigen Ton zu treffen und ihnen mitzuteilen, dass es Ihnen wirklich leid tut, und wenn möglich, Anreize für das nächste Ereignis wie einen kleinen Rabatt oder ähnliches zu bieten.

Wichtige Inhalte in einer Veranstaltungsabsage-E-Mail:

• Relevante Kündigungsgründe,
• Details der Veranstaltung, warum sie abgesagt wurde,
• Weitere Schritte, die von einem Teilnehmer zu unternehmen sind,
• Rückerstattungen, falls erforderlich.

Wann sollten Sie ein Event-Absageschreiben schreiben?

Die Stornierungs-E-Mails müssen an Ihre Teilnehmer gesendet werden, bevor eine Veranstaltung stattfindet. Sie müssen angeben, wo die Veranstaltung stattfinden sollte, sowie Datum, Uhrzeit und Ort angeben. Außerdem müssen Sie Einzelheiten zur Stornierung angeben und angeben, aufgrund welcher unvermeidbaren Umstände sie geschlossen wurde. Es sollte so bald wie möglich vor der Veranstaltung gesendet werden, damit Sie Ihren Teilnehmern Zeit geben, ihre Zeitpläne zu ändern.

Auch wenn es Spekulationen über die Absage gibt, senden Sie die E-Mail nicht. Es ist ratsam, die Registranten erst zu informieren, nachdem die endgültige Entscheidung getroffen wurde. Sagen Sie eine Veranstaltung aber nicht nur wenige Tage vor dem Veranstaltungstag ab. Dies kann von den Teilnehmern als Unprofessionalität oder unorganisierte Gastgeber angesehen werden.

Sie müssen auch berücksichtigen, dass einige Teilnehmer für internationale Konferenzen oder Seminare aus anderen Ländern kommen und Flug- und Unterkunftsbuchungen haben. Sie müssen auch storniert werden.

Warum müssen Sie ein Event-Stornierungsschreiben schreiben?

Nun, der Hauptgrund, ein Event-Absageschreiben zu schreiben, liegt auf der Hand. Wenn Sie keine E-Mail über eine abgesagte Veranstaltung schreiben, verlieren Sie alle Ihre Anmeldungen und Teilnehmer. Sie werden in Zukunft niemals an einer anderen Veranstaltung teilnehmen, die von Ihnen oder Ihrer Organisation oder Ihrem Unternehmen veranstaltet wird.

Zunächst einmal: Veranstalten Sie eine Veranstaltung nur, wenn Sie sich dessen sicher sind. Natürlich schreiben Sie im Falle der Absagesituationen eine kurze E-Mail, in der Sie die Umstände erläutern, warum die Organisatoren die Veranstaltung absagen. Aber Sie müssen sicherstellen, dass die Leute Ihre Argumentation verstehen, falls sie wirklich unbestreitbar ist.

Wenn Leute Fragen oder Beschwerden bezüglich der Stornierung haben, antworten Sie ihnen mit einem einfachen erklärenden Ton und versuchen Sie, ihnen die Notwendigkeit einer Stornierung verständlich zu machen.

Schritt für Schritt: So schreiben Sie eine Event-Stornierungs-E-Mail

Jetzt, da Sie alle Informationen über das „Was“, „Wann“ und „Warum“ kennen, fangen wir gleich mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung an. Wir werden Sie kurz durch den gesamten Vorgang führen und versuchen, alles zu erklären. Um eine Stornierungs-E-Mail zu schreiben, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das richtige Format für Ihr Event-Absageschreiben

Dies kann etwas schwierig sein, da Sie nicht wissen, welches Format für Ihr Publikum besser geeignet ist. Lassen Sie uns zunächst die Grundlagen durchgehen. Es gibt zwei Arten von Formaten, eines ist formell, das eine professionelle Formulierung erfordert und für große Veranstaltungen wie internationale Webinare oder Seminare geschrieben wurde, und das andere ist das weniger formelle Format, das einen freundlichen Ansatz beinhaltet.

Das weniger formelle Format kann für lokale Veranstaltungen oder Partys verwendet werden, die nicht so groß sind und sich auf lokales Publikum und Jugendliche konzentrieren. Offizielle Veranstaltungen müssen dem formellen Format folgen, um den Anstand des Büros zu wahren.

Informieren Sie die Empfänger über die Stornierung

Es ist äußerst wichtig, dass Sie eine angemessene Betreffzeile wie „Veranstaltung wurde abgesagt“, „Veranstaltung abgesagt“ oder „Unglückliche Absage“ schreiben. Solche Betreffzeilen heben den Zweck dieser Veranstaltung hervor – dass die Veranstaltung abgesagt wurde – und informieren so den Empfänger darüber.

Nachdem die Betreffzeile das Motiv dieser E-Mail eindeutig bewiesen hat, können Sie im Textkörper beginnen, die restlichen Details zu beschreiben, aber beginnen Sie mit den Worten und dem Hinzufügen von Inhalten wie „Die Veranstaltung wurde abgesagt“, „Leider wurde die Veranstaltung abgesagt “ und andere ähnliche Sätze.

Geben Sie einen Grund an, warum die Veranstaltung abgesagt wurde:

Nennen Sie den Grund ausführlich in der E-Mail. Dies muss neben anderen Details im Text der E-Mail den maximalen Platz einnehmen. Auch wenn ich erwähnt habe, dass es eine „ausführliche“ und „detaillierte“ Erklärung sein sollte, sollte sie kurz sein und maximal 100-200 Wörter umfassen. Versuchen Sie, professionell und auf den Punkt zu bleiben.

Schreiben Sie eine Entschuldigung für die Absage der Veranstaltung in Ihrer E-Mail

Dies ist eine absolute Notwendigkeit in der Event-Stornierungsnachricht. Eine Entschuldigung ist ein Muss, entweder wenn Sie ein paar Zeilen beginnen oder wenn Sie sie im nächsten Absatz hinzufügen, bevor Sie die Gründe erläutern.

Sie können die folgenden Beispiele schreiben, um sich zu entschuldigen:

• „Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen“,
• „Ich entschuldige mich im Namen des Ausschusses/der Organisation“,
• „Bitte akzeptieren Sie unsere aufrichtige Entschuldigung“ und so weiter.

Eine Entschuldigung für die Absage der Veranstaltung ist einer der wichtigsten Teile der E-Mail, ohne die Sie unhöflich und respektlos klingen könnten.

Geben Sie die Bedingungen für die Rückerstattung in Ihrer Nachricht über die Absage der Veranstaltung an

In einer Stornierungs-E-Mail sucht ein Empfänger nach Rückerstattungsbedingungen oder ist bereit, auf Sie zurückzufeuern, indem er eine E-Mail mit der Bitte um Rückerstattung schreibt. Dies kann aufgrund von Geld zu Spannungen zwischen Ihnen und Ihrem Teilnehmer führen, in den meisten Fällen ist Geld die Wurzel aller Streitigkeiten. Erwähnen Sie daher deutlich die Bedingungen für die Rückerstattung und wie die Teilnehmer ihr Geld aufgrund der abgesagten Veranstaltung erhalten .

Geben Sie auch den Betrag an, der als Provision oder als Servicegebühr eingenommen wird. Eine große und renommierte Organisation, die eine große Summe Geld genommen hat, muss das Geld gemäß den Regeln und Vorschriften zurückgeben.  

Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung

Schließlich, nachdem Sie die ganze E-Mail geschrieben haben, schreiben Sie am Ende ein paar Worte der Anerkennung. Dies verleiht Ihrer professionellen Kopie einen sanften Touch und lässt Ihre E-Mail edel aussehen. Diese Wertschätzung ist wichtig, damit die Teilnehmer wissen, dass die Zeit und das Geld, die sie für die Registrierung aufgewendet haben, berücksichtigt und geschätzt wurden.

Sie können Sätze hinzufügen wie:

• Wir wissen die Zeit, die Sie uns geschenkt haben, sehr zu schätzen,
• Ihr Interesse an dieser Konferenz wird sehr geschätzt,
• Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten,
• Es war ein Vergnügen, mit Ihnen zu sprechen, und wir wünschen Ihnen alles Gute.

Senden Sie den Brief so schnell wie möglich

Das Publikum wird sich auf dieses Ereignis freuen und sich entsprechend einplanen. Solche Absagenachrichten könnten ihnen das Herz brechen, besonders wenn sie einige Tage vor der Veranstaltung verschickt werden.

Um alle Probleme zu vermeiden, muss die Ankündigung der Veranstaltungsabsage lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin erfolgen. Und erst nachdem die endgültige Entscheidung getroffen wurde, senden Sie die Stornierungs-E-Mail so schnell wie möglich.

Beste Beispiele für die E-Mail zur Stornierung von Veranstaltungen

Hier sind einige Beispiele, die alle oben genannten Punkte erläutern. Es ist einfacher, diese E-Mails visuell zu sehen, nachdem Sie all diese Tipps gelesen haben. Dies erleichtert Ihnen die Aufgabe, eine Veranstaltungsabsage zu schreiben .

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Absage-E-Mails von Veranstaltungen:

  Quelle

Im obigen Beispiel ist die Art und Weise, wie sie erklärt haben, warum die Veranstaltung abgesagt wurde, sehr gut und eindeutig – es hilft, Verwirrung zu vermeiden. Außerdem haben sie einen Link für die bevorstehende Veranstaltung angegeben.

Dieses Bild ist eher eine Vorlage, erklärt aber viel darüber, wie man sich entschuldigt, Gründe für die Absage, Worte der Anerkennung und zeigt das bevorstehende Ereignis.

Quelle

Die obige E-Mail stellt ihren Teilnehmern die Stornierungsdetails zusammen mit Finanzierungsinformationen zur Verfügung – dies ist sehr wichtig für jede E-Mail-Kampagne. Es ist großartig, klar und prägnant zu sein. Sie sollten bei der Absage der Veranstaltung erklären, warum die Teilnehmer nicht daran teilnehmen konnten und wie Sie die Rückerstattung sofort vornehmen können.

Denken Sie an die gesamte E-Mail

Wir hoffen, dass sich dieser Artikel als hilfreich erwiesen hat, da wir versucht haben, alle Aspekte einer Stornierungs-E-Mail zu erklären. Außerdem müssen alle Schritte, die in der obigen E-Mail angegeben sind, in der E-Mail entsprechend dem Ereignistyp verwendet werden. Versuchen Sie, es so professionell wie möglich und freundlicher für informelle Veranstaltungen zu halten.

Versuchen Sie außerdem, wann immer Sie eine E-Mail von den Teilnehmern mit Fragen erhalten, ihnen so schnell wie möglich mit den erforderlichen Informationen zu antworten. Wenn Sie ihnen diese Informationen nicht zur Verfügung stellen können, können Sie einfach schreiben, dass Sie derzeit keine Informationen darüber haben, und sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums darüber informieren.

Versuchen Sie außerdem immer, den Text auf Grammatik, Tipp- und Rechtschreibfehler zu überprüfen, bevor Sie die E-Mail senden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen über die abzusagende Veranstaltung und Kontaktinformationen der verantwortlichen Person oder des Gastgebers hinzufügen. Sie können dies tun, indem Sie eine Signatur in der E-Mail-Fußzeile hinzufügen.

Mit dem NEWOLDSTAMP -Service können Sie die E-Mail-Signatur mit den Kontaktdaten und dem professionellen Banner in wenigen einfachen Schritten anhängen.
Jetzt, da Sie wissen, wie man eine E-Mail zur Absage einer Veranstaltung schreibt, seien Sie mutig und machen Sie weiter!