Beispiele für ein gutes Einladungsschreiben für ein wichtiges Geschäftstreffen

Das Schreiben eines guten Einladungsschreibens kann mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Wir haben einige Tipps und Beispiele für Einladungsschreiben zusammengestellt, um Ihnen dabei zu helfen.

1. Aufbau des Einladungsschreibens
2. Wertvolle Tipps
3. Beispiele für Einladungsschreiben für ein Geschäftstreffen
4. Vorlagen für Einladungsschreiben für ein Geschäftstreffen

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Sender – E-Mail-Marketing-Plattform (Funktionen: Automatisierung, Newsletter-Design-Builder und Versand an Abonnenten)
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Postkarten von DesignModo – E-Mail-Vorlagen-Builder per Drag & Drop
5. GlockApps – Um die Platzierung Ihres E-Mail-Posteingangs zu verbessern
6. InVideo - Zum Erstellen von Videoeinladungen

Wichtige Details

Bestimmen Sie zunächst die folgenden Dinge:

Wer? Wer wird an dem Meeting oder der Veranstaltung teilnehmen? Können Teilnehmer andere einladen?

Was warum? Was ist der Zweck oder Grund für Ihr Meeting? Es gibt verschiedene Gründe für das Versenden von E-Mail-Einladungen zu Besprechungen: ein wöchentliches Mitarbeitergespräch, ein Leistungsgespräch zwischen einem Chef und einem Mitarbeiter oder ein Verkaufsgespräch mit einem potenziellen Kunden.
Wo? Was ist ein geeigneter Standort? Müssen Sie einen bestimmten Platz buchen?
Wann? Dies kann eine festgelegte Zeit sein oder etwas, das später besprochen werden soll.

Nachdem Sie sich für diese Details entschieden haben, können Sie mit dem Format des Einladungsschreibens beginnen.

So schreiben Sie Ihr Einladungsschreiben: eine perfekte Struktur

Eine gute Betreffzeile

Dies ist ein sehr wichtiger Faktor, der beim Schreiben einer Geschäftseinladungs-E- Mail für ein Meeting berücksichtigt werden muss . Es entscheidet, ob der Empfänger Ihre E-Mail tatsächlich öffnet. Den Vornamen der Person in den Betreff aufzunehmen, ist eine sehr einfache Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre Geschäftseinladungsbriefe geöffnet werden.

Öffnung

Ihre Eröffnungszeilen sind das erste, was die Person in der E-Mail sieht. Deshalb sollten diese Zeilen Aufmerksamkeit erregen und den Leser zum nächsten Absatz führen.

Das Öffnen der E-Mail bestimmt den Tonfall und den Stil des gesamten Einladungsschreibens. Sie sollten Ihre früheren Beziehungen zu der Person berücksichtigen. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, ob Sie es streng und formell halten oder etwas lässiger sein können.

Grund für Ihr Geschäftstreffen

Sie möchten, dass Ihr Business-Meeting-Partner vorbereitet ist. Nennen Sie den Grund oder das Thema Ihres Treffens. Wenn Sie eine Agenda haben, fügen Sie sie bei oder senden Sie sie als Anhang, aber überladen Sie sie nicht mit einer detaillierten Beschreibung. Erwähnen Sie stattdessen Ihre Diskussionsthemen oder Ihr Programm in Stichpunkten.

Geben Sie Uhrzeit, Datum, Ort und Dauer an

Um sicherzustellen, dass Ihr Meeting-Partner zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist, einschließlich der Details des Meeting-Settings. Wenn Sie keinen festgelegten Plan haben, geben Sie Ihren Eingeladenen Optionen zur Auswahl, anstatt zu fragen, „was für sie am besten funktioniert“. Dies erleichtert ihnen die Entscheidung und Sie erhalten eine schnellere Antwort. Wenn Sie Ihren Chef oder eine andere Person mit einem vollen Terminkalender treffen, können Sie eine Kalenderoption hinzufügen, damit sie ein Datum auswählen können. Da Sie in diesem Fall die Zeit der Person respektieren möchten, ziehen Sie auch in Betracht, eine Endzeit einzufügen.

Fordern Sie eine Antwort an

Haben Sie jemals eine Einladungsnachricht zu einem Meeting in dem Brief verschickt, in der Sie erwarteten, dass Ihr Meeting-Partner auftaucht, nur um herauszufinden, dass diese Person nicht geplant hatte, daran teilzunehmen? Sie können diese Situation vermeiden, indem Sie Ihrer E-Mail eine RSVP-Option hinzufügen. Um es dem Empfänger noch einfacher zu machen, zu antworten, fügen Sie Bestätigungsschaltflächen am Ende Ihrer E-Mail hinzu und sammeln Sie Ihre Antworten wie in dieser Vorlage für Besprechungseinladungen.

Schließen

Versuchen Sie, den Abschluss vom Typ „Schönen Tag noch“ durch eine freundliche Bitte zu ersetzen , um Ihren Leser zu ermutigen, auf Ihre geschäftlichen Einladungsschreiben zu antworten. Versuchen Sie, eine Zeile wie „Ich freue mich auf Ihre Antwort“ hinzuzufügen, damit die Leute mit noch größerer Wahrscheinlichkeit auf Ihren Besprechungseinladungsbrief antworten.

Wenn Sie eine E- Mail-Signatur haben, haben Sie wahrscheinlich die meiste Arbeit für Ihren Abschluss bereits erledigt. Erwägen Sie jedoch , eine E-Mail-Signatur auf etwas tiefgreifendere Weise zu verwenden.

Ja, es kann etwas mehr sein als nur einfacher Text. Oder ein stylischer CTA-Button mit Einladungsnachricht für Online-Meetings.

Klicken Sie hier, um eine E-Mail-Signatur zu entwerfen, um Ihre Meeting-Einladungs-E-Mail effizienter zu gestalten.

Sie können eine interaktive E-Mail-Signatur mit einer Call-to-Action-Schaltfläche oder einem Banner mit der Aufforderung erstellen, Ihre Einladung anzunehmen. Darüber hinaus kann die Verwendung gut gestalteter E-Mail-Signaturen Ihr Einladungsschreiben professioneller und persönlicher machen.

Die besten E-Mail-Signaturen haben die folgende Struktur:

• vollständiger Name;
• Position;
• Gesellschaft;
• Kontaktdetails;
• soziale Symbole;
• Banner oder Call-to-Action.

Wertvolle Tipps zum Schreiben eines geschäftlichen Einladungsschreibens

mach es persönlich

Personalisierte Nachrichten haben eine höhere Öffnungs- und Klickrate. Eine ganz einfache Möglichkeit, Ihre Massen-E-Mails etwas persönlicher zu gestalten, besteht darin, den Namen des Adressaten in der Betreffzeile und am Anfang zu verwenden. Halten Sie den Ton der Nachricht freundlich, aber dennoch professionell.

Halte es kurz

Halten Sie sich in der obigen Einführung an das Wesentliche und fügen Sie nicht zu viele Informationen hinzu. Kürzere Nachrichten lassen sich leichter beantworten und erhalten schneller eine Antwort. Alles Weitere kann während des Treffens besprochen werden.

Erinnerungen festlegen

Ihr Meeting-Partner erhält wahrscheinlich haufenweise Einladungen zu Business-Events. Richten Sie ein freundliches Follow-up ein, um sie an das Meeting zu erinnern. Wenn Sie ein Einladungsschreiben für eine Veranstaltung schreiben , können Sie ein Banner in Ihre E-Mail-Signatur einfügen, um auf die Details zu verlinken.

Korrektur gelesen

Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie die richtigen Details angegeben haben, überprüfen Sie die E-Mail-Adressen und (um Himmels Willen) Ihre Nachricht.

Wenn Sie nun wissen, wie man ein Einladungsschreiben schreibt, sehen Sie sich das einfache E-Mail-Beispiel für Einladungen zu Besprechungen an.

Drei Beispiele für ein Einladungsschreiben zu einem wichtigen Geschäftstermin

Dies sind ein paar echte Beispiele für Einladungsschreiben. Je nach Besprechung oder Veranstaltung können Sie den Ton und die Details anpassen.

1. Ein Beispiel für ein Einladungsschreiben für ein Startup-Event. Da diese E-Mail an Startups verschickt wird, ist der Ton informeller. Wie Sie unten im offiziellen E-Mail-Beispiel für eine Meeting-Einladung sehen können.

2. Eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Sehen Sie sich dieses E-Mail-Beispiel für eine Meeting-Einladung an.

3. Eine Beispiel-E- Mail für die Einladung zu einem Meeting für ein nicht routinemäßiges Mitarbeitermeeting. Hier ist ein Beispiel für eine Muster-Meeting-Einladung mit Tagesordnung.

Vorlagen für ein Einladungsschreiben für ein wichtiges Geschäftstreffen

Wie schreibt man in der Praxis ein Einladungsschreiben? Sie können eines dieser Muster für Einladungsschreiben auf Template.net überprüfen und auswählen

1. Hier ist eine Vorlage für ein Einladungsschreiben für ein monatliches Mitarbeitertreffen. Eine solche E-Mail ist normalerweise informell, aber professionell, wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten.

Sehr geehrte/r [Name des Mitarbeiters],

Hiermit möchte ich Sie darüber informieren, dass unsere monatliche Mitarbeiterversammlung am [Datum] in [Ort] stattfinden wird.

Ich habe die Tagesordnung beigefügt, aber Sie können gerne weitere Punkte hinzufügen, indem Sie mindestens einen Tag vor unserem Treffen auf diese E-Mail antworten.

Stellen Sie sicher, dass Sie über die Themen Ihrer Abteilungen vorbereitet und auf dem Laufenden sind. Sollten Sie an diesem Treffen nicht teilnehmen können, teilen Sie uns dies bitte mit und delegieren Sie wichtige Neuigkeiten zu Ihrer Abteilung an Ihren Kollegen.

Mit freundlichen Grüßen,

2. Ein Beispiel für ein Einladungsschreiben zum Treffen mit einem potenziellen Kunden oder ein Verkaufsgespräch.

Sehr geehrte/r [Name des potenziellen Kunden]

Mein Name ist […] und ich bin die [Position] bei [Firmenname], das ist [Unternehmenstätigkeiten beschreiben].

Ich glaube, wir können Ihnen bei [speziellem Problem] helfen und würden uns über die Gelegenheit freuen, uns in Ihrem Büro zu treffen, um über [was Sie verkaufen] zu sprechen. Der Einfachheit halber habe ich ein paar Vorschläge für ein Datum und eine Uhrzeit hinzugefügt.

Wir freuen uns darauf, genauer zu besprechen, was wir füreinander tun können.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihren Namen]

3. Ein Muster eines Einladungsschreibens für eine Anfrage zu einem Vorstellungsgespräch.

Sehr geehrte/r [Name Ihres Chefs],

In der vergangenen [Zeit] habe ich große Freude daran gefunden, bei [Firmenname] zu arbeiten.

Um bessere Leistungen erbringen zu können und meine persönlichen Karriereziele besser zu erreichen, möchte ich um ein [jährliches/halbjährliches] Leistungsgespräch bitten.
Außerdem würde ich mich freuen, wenn Sie meine Leistung für die vergangene [Zeit] bewerten und darüber berichten könnten und dies mit mir in einem persönlichen Gespräch besprechen könnten. Ich möchte [Optionen für Zeit und Ort] vorschlagen.

Bitte teilen Sie mir mit, ob dies für Sie funktioniert, und ich werde [Besprechungsraum/Ort] buchen.