Die 10 besten Zeit- und Abrechnungssoftware für Unternehmen und Freiberufler

Die Abrechnung und Rechnungsstellung kann ein besonders stressiger Schritt beim Abschluss von Projekten sein, insbesondere wenn es um die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden geht. Wir alle wollen einen fairen Kostenvoranschlag und unkomplizierten Service bieten, der Vertrauen schafft.

Zu unserem Glück kommt hier die Zeit- und Abrechnungssoftware ins Spiel. Wir können unsere abrechenbaren Stunden nachverfolgen und unseren Kunden saubere Berichte liefern.

Dieser Artikel erklärt kurz, wie die Abrechnung funktioniert, stellt die wichtigsten Funktionen vor, auf die Sie achten sollten, und listet die Top 10 Zeit- und Abrechnungssoftware für Freiberufler und andere Arten von Unternehmen auf.

Was sind Zeit und Abrechnung?

Egal, ob Sie Freiberufler, Inhaber eines kleinen Unternehmens oder CEO eines wachsenden Startups sind, wir alle möchten einen Einblick in unsere Arbeitszeit haben. Damit unser Unternehmen überleben und gedeihen kann, sollten wir immer wissen, wie viel Zeit wir bei der Arbeit verbringen, wie viel davon in Rechnung gestellt werden kann und letztendlich unseren Kunden präsentiert werden sollte.

Es gibt zwei Arten der Abrechnung:

1. Flatrate – wird von Unternehmen/Geschäften eingesetzt, die eine feste Rate pro Projekt berechnen, unabhängig davon, wie viel Zeit für die Fertigstellung aufgewendet wurde;
2. Stundensatz – wird von Unternehmen und Einzelpersonen angestellt, die die für jedes neue Projekt aufgewendete Zeit in Rechnung stellen.

Diejenigen, die nach Stunden abrechnen, sind in der Regel Designer, freiberufliche Autoren, Programmierer, Buchhalter, Anwälte usw.

Und wenn Sie wie sie eine stündliche Abrechnung verwenden, benötigen Sie eine Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware. Aber woher wissen Sie, was Sie wählen sollen?

Der folgende Abschnitt soll Ihnen helfen, herauszufinden, welche Art von Zeiterfassungs- und Abrechnungs-App für Ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet ist.

Must-Have-Funktionen für jede Zeit- und Abrechnungssoftware

Sobald Sie anfangen, nach einer Zeit- und Abrechnungs-App oder einem Programm zu suchen, werden Sie zwangsläufig auf eine Wand stoßen: Welches funktioniert am besten für Sie?

Während die Zeiterfassung in den verschiedenen Branchen unterschiedlich ist, gibt es einige Schlüsselfelder, die überprüft werden müssen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen einige weitere Informationen geben. Wenn wir nur ein Dutzend Apps auflisten und Sie auf der Grundlage von Versuch und Irrtum entscheiden lassen würden, würden Sie viel Zeit verschwenden, und wir würden unsere Arbeit nicht wirklich erledigen. Deshalb haben wir uns entschieden, jede App nach ihren Anforderungen aufzuschlüsseln, damit Sie verstehen, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist.

Eine gute Zeit- und Abrechnungssoftware sollte diese Hauptmerkmale haben:

1. Aufgabenzuweisung (auch Projekt-/Kundenzuweisung)
2. Zeiterfassung – abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden
3. Abrechnungsberichte
4. Rechnungserstellung
5. Eine mobile Version
6. Erschwingliche Preise

Sehen wir uns nun an, was diese Funktionen so wichtig macht.

1. Aufgabenzuweisung

Die Software, die Sie wählen, sollte es Ihnen ermöglichen, Ihr Projekt in Aufgaben zu unterteilen, sie zu planen und die Zeit für jede einzelne zu verfolgen.

Da nicht alles, was Sie tun, verrechenbare Zeit ist, möchten Sie in der Lage sein, zwischen verrechenbarer und nicht verrechenbarer Arbeit zu unterscheiden (unabhängig vom Projekt oder Kunden – E-Mails beantworten, Rechnungen erstellen usw.).

Zweitens möchten Sie, wenn Sie ein Team leiten, die Möglichkeit haben, für jedes Teammitglied unterschiedliche Tarife festzulegen und ihnen Aufgaben und Projekte zuzuweisen.

2. Zeiterfassung

Sobald Sie die Aufgaben zugewiesen haben, sollte die Software es Ihnen ermöglichen, die für das Projekt aufgewendeten Stunden zu verfolgen. Wenn es die Möglichkeit gibt, die Aufgabe als abrechenbar oder nicht abrechenbar zu markieren, umso besser. Dies hilft nur bei der Erstellung von Abschlussberichten.

Darüber hinaus benötigen Sie die Möglichkeit, diese Stunden über mehrere Projekte oder Kunden hinweg zu verfolgen. Schließlich haben die wenigsten von uns jeweils nur ein einziges Projekt, und es ist nicht einfach, alle gleichzeitig im Auge zu behalten. Zeiterfassung ist heute mehr denn je von entscheidender Bedeutung. Es wird geschätzt, dass Unternehmen allein in den USA 37 Milliarden Dollar durch unproduktive Meetings verloren haben.

3. Abrechnungsberichte

Der einzige Zweck der Zeiterfassung und Abrechnung besteht darin, Ihre Zeit fair in Rechnung stellen zu können. Abrechnungsberichte helfen Ihnen, genaue Rechnungen zu erstellen und gegenüber Ihren Kunden völlig transparent zu sein.

Jede gute Zeitabrechnungssoftware wird die Möglichkeit haben, am Ende des Projekts einen Abrechnungsbericht zu erstellen. Da abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten in einem Diagramm oder einer Tabelle angezeigt werden, ist es viel einfacher, eine Rechnung zu erstellen und zusätzliche Einblicke in Ihren Arbeitsablauf zu erhalten.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass ein Kunde versucht, die Zahlung zu vermeiden, oder ein Problem mit der Belastung hat, können Sie die Berichte verwenden, um seine Argumente anzufechten. Betrachten Sie Abrechnungsberichte im Extremfall als Sicherheitsnetz.

4. Rechnungserstellung

Nachdem Sie einen Abrechnungsbericht erstellt haben, können Sie viel einfacher eine Rechnung erstellen.

Nicht jedes Online-Tool enthält eine Rechnungsstellung, und viele dieser Softwareunternehmen entscheiden sich für eine Partnerschaft mit einem Dienst wie PayPal, Payoneer oder Venmo.

5. Eine stabile mobile Version

Sie und Ihr Team (falls Sie mit einem arbeiten) werden das Beste aus der Software herausholen, wenn sie auch eine mobile Version anbietet. Mobile Apps haben normalerweise eine viel einfachere Benutzeroberfläche und sind aufgrund der Einschränkungen von Smartphones besser zugänglich.

In der mobilen App von Clockify kann eine Person beispielsweise ihre Aufgabe auswählen und die Zeiterfassung starten, indem sie auf eine Schaltfläche auf dem Bildschirm tippt. Sobald sie fertig sind, tippen sie einfach erneut darauf, um die Verfolgung zu beenden. Einfach richtig? Und genau aus diesem Grund bevorzugen so viele Geschäftsinhaber und Freiberufler eine mobile App, die die Desktop-Software begleitet.

Angesichts der Tatsache, dass wir rund 88 % unserer Telefonzeit in Apps verbringen (wobei die anderen 12 % im Internet surfen), ist es kein Wunder, dass wir es bequemer finden, die meisten unserer Arbeitsabläufe unter unseren Fuchteln zu haben.

6. Es muss einen angemessenen Preis haben

Es ist nur natürlich, dass Sie das Beste für Ihr Geld wollen.

Wenn es darum geht, die beste Software für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie diejenigen finden, die zumindest kostenlose Testversionen anbieten.

Diese sechs Funktionen können eine Zeit- und Abrechnungssoftware machen oder brechen. Nun, da Sie ein wenig mehr wissen, schauen wir uns 10 Zeit- und Abrechnungssoftware an und sehen, wie sie mit den oben aufgeführten Funktionen abschneidet.

Die beste Zeit- und Abrechnungssoftware

Unter Berücksichtigung aller wichtigen Funktionen finden Sie hier unsere Top-Auswahl für die beste Software, die sowohl Zeit als auch Abrechnung umfasst. Die enthaltene Zeiterfassungs- und Rechnungssoftware sind:

• Clockify
• Spur umschalten
• Paymo
• Bill4Time
• Nusscafe
• HonigBuch
• Hausruf Pro
• TimeLinx
• Zoho-Rechnung
• FreshBooks

1. Clockify

Clockify ist eine Zeit- und Abrechnungssoftware, die es in sich hat. Damit können Sie den Fortschritt eines Projekts und die Fakturierung von Aufgaben von Anfang bis Ende verfolgen. Egal, ob Sie ein Freiberufler, ein kleines Unternehmen oder ein Unternehmen sind, Clockify denkt an allen Fronten über Ihre Bedürfnisse nach.

2. Spur umschalten

TogglTrack ist eine bekannte Zeiterfassungssoftware, die auch Gehaltsabrechnungsverwaltung und Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten bietet. Es konzentriert sich mehr auf die Produktivitätsseite der Dinge und hilft dabei, verschwendete Zeit sowie Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

3. Paymo

Paymo ist in erster Linie ein Projektmanagement-Tool und eine Lösung für die Probleme vieler kleiner und mittlerer Unternehmen, die Projektverfolgung und -abrechnung an einem Ort zu führen. Aufgrund der kostenlosen Version ist es eine gute Zeit- und Abrechnungssoftware für Freiberufler, während Teams sich für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden müssen.

4. Bill4Time

Bill4Time ist eine Software, die sich ideal für Anwälte und alle Berufstätigen eignet, die ihre Rechnungen und Ausgaben detaillierter benötigen. Neben allen Funktionen herkömmlicher Zeiterfassungstools bietet Bill4Time Treuhandbuchhaltung, ein Kundenportal, Fallverwaltung, detaillierte Berichte und vieles mehr.

5. Nusscafe

Nutcache , ein weiteres Projektmanagement-Tool auf der Liste, wurde für Freiberufler und kleine Teams entwickelt. Es hat eine sehr intuitive Benutzeroberfläche und bietet eine integrierte Rechnungsstellungsfunktion, die darauf abzielt, auf Projektbasis abzurechnen. Sie können Projektbudgetprognosen auch im Voraus erstellen.

6. HoneyBook

HoneyBook ist eine großartige Projektabrechnungssoftware für dienstleistungsorientierte Branchen.

Am häufigsten finden Sie Freiberufler und Unternehmer in der Kreativbranche (Fotografen, Musiker, Stylisten, Maskenbildner usw.), die für diese App bürgen, da sie schnell, einfach und auf den Punkt gebracht ist. HoneyBook ist für Einzelpersonen und Kleinunternehmer gedacht, die vermeiden möchten, zu viel über Bürokratie nachzudenken, da es viele der benötigten vorgefertigten Ressourcen enthält.

Die App bietet Rechnungsvorlagen, Zeiterfassung, Vertragsvorlagen und einige Teamverwaltungsfunktionen – wenn Sie Ihren Arbeitsablauf weiter optimieren möchten.

7. Hausbesuch Pro

Housecall Pro ist ein aufstrebender Favorit unter den Softwares für abrechenbare Stunden.

Es ist als Service-Dispatch-Software im Baugewerbe und in anderen Dienstleistungsbranchen beliebt, da es Funktionen wie Arbeitsaufträge, wiederkehrende Abrechnungen, Terminplanung und Außendienstverwaltung bietet. Housecall Pro ist ein facettenreiches Tool für mittlere bis große Unternehmen.

8. TimeLinx

Timelinx ist ein Tool, das entwickelt wurde, um das Projekt- und Servicemanagement zu unterstützen. Neben Zeiterfassung und Abrechnung bietet es auch Teammanagement, CRM, Projektmanagement, Buchhaltungsintegrationen, Business Intelligence und vieles mehr. Mit einer so robusten Liste von Funktionen ist es eine ideale Zeiterfassungs- und Rechnungssoftware für größere Unternehmen und Unternehmen.

9. Zoho-Rechnung

Innerhalb seiner Cloud-Software-Suite bietet Zoho ein weiteres Tool namens Zoho Invoice an. Es ist eine Online-Zeiterfassungs- und Rechnungsstellungslösung. Sein intuitives Toolset unterstreicht die Notwendigkeit, den Rechnungsprozess zu vereinfachen. Es bietet anpassbare Vorlagen, Kostenvoranschläge und Ausgabenverfolgung, die sich als besser für Freiberufler und kleine Unternehmen eignen als für größere Unternehmen.

10. FreshBooks

Freshbooks ist eine Software, die speziell für Selbstständige entwickelt wurde. Es bietet eine breite Palette von Optionen für Kundenzahlungen, Projektmanagement und Funktionen für die Zusammenarbeit. Es ist ein All-in-One-Tool für kleine Unternehmen, die nur ein wenig mehr Details für ihre Rechnungen benötigen (Zahlungserinnerungen, Steuerzusammenfassungen, Spesenabrechnungen usw.).

Dies sind nur zehn der derzeit besten Zeiterfassungs- und Rechnungsstellungsprogramme. Und obwohl sie die gleiche Arbeit leisten, bieten sie eine völlig andere Erfahrung.

Abschließend

Die Wahl der besten Zeit- und Abrechnungssoftware hängt hauptsächlich von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Dies hängt von Ihrer Unternehmensgröße, der Anzahl der Kunden und davon ab, was bei der Rechnungsstellung und Abrechnung Priorität hat. Für diejenigen, die sich immer noch nicht sicher sind, welche Software am besten zu ihnen passt, ist es eine gute Faustregel, eine erschwingliche Software mit der größten Anzahl von Funktionen zu erwerben. Und nach einer Weile werden Sie feststellen, ob Sie noch mehr von Ihrer Software für abrechenbare Stunden erwarten.