數字比紙質時間表的好處

隨著全球範圍內有如此多的工作在線上進行，跟踪時間和工作的做法也是如此。 我們力求實用性和效率，尤其是對於那些簡短但隨著時間的推移而積累的流程（例如清理您的電子郵件）。 如今，大多數公司無法想像使用紙質時間表，因為數字時間表提供瞭如此多的舒適性和易用性。

如果您仍然不相信其有效性，我們編制了一份數字時間錶帶來的好處清單，以及它們如何顛覆您的工作生活——當然是為了更好。

紙質時間表和打孔卡的最大問題

為了突出紙質時間表如何花費您的金錢、時間和精力，我們將使用一個示例。 看看下面的時間表。

amherst.edu 的時間表示例

雖然我們並不是說紙質時間表不好（對於某些個人和公司來說效果更好），但我們非常支持數字化。 雖然上面的時間表填寫得很好，但也有幾個錯誤的弱點。

當然，他們的數字等價物提出了自己的一系列挑戰，但他們更容易及時發現，並且更容易將時間表錯誤最小化。

它們涵蓋了太寬泛的時期

雖然兩週的時間表並不少見，但當它們以這樣的書面形式出現時，您不會看到有關一個人工作日的太多細節。 你得到的是數字和一些基本信息。

如果您的工作更加強調您的存在，或者其他人不依賴您的工作，或者您只是向會計部門提供時間表來計算您的工資單，這很好。

人為錯誤和剝削的空間更大

當手工填寫時間表並僅依靠記錄停機時間時，有幾個問題可以解決：

• 一個人的筆跡難以辨認；
• 他們對時間進行四捨五入的方式是錯誤的，影響了時間條目；
• 他們填錯了字段；
• 計算工資單需要更多的注意力，因為更容易犯錯誤；
• 一個人可能會忘記或故意省略寫下任務或休息時間。

使用紙質時間表，總會有辦法欺騙系統。 在我的一個舊工作場所，我們沒有填寫時間表，但我們確實在大門和後門（我們休息的地方）安裝了公司 ID 讀卡器。 這些讀卡器會解鎖門，因此系統會知道您何時進入和離開大樓（開始和結束您的工作日，以及您何時休息）。

不用說，很快，你會看到五人一組在抽煙休息，其中一人說：“這個休息由我來！” 在解鎖門時，其餘的人甚至沒有掃描他們的身份證（因此他們的休息時間沒有登記）。 在許多情況下，雇主都在努力尋找跟踪員工工作時間的最佳方法。

這個故事的寓意是：有些人會想方設法規避規則，而過時的計時系統讓他們更容易做到這一點，而你卻蒙受損失。

其他部門的額外工作

對於經理和團隊負責人來說，紙質時間表可能是一個噩夢般的檔案，當他們不得不進行項目評估或檢查他們的團隊的整體情況時，他們需要查閱這些檔案。 他們進出大樓的時間等基本信息也無濟於事。 對他們來說，更詳細的時間條目和集體時間表更有用。

對於會計師來說，像我們示例中的時間表似乎可以節省大量時間，因為該人已經計算了他們的工資單。 但是，可以肯定的是，會計師將再次進行數學計算，以確保一切都在書本上。 更不用說在他們自己的軟件或書籍中輸入相同的數據。 這只會使工作加倍，而且是不必要的。

對於自由職業者來說，這樣的時間表對他們不利。 客戶經常會要求對他們的流程和截止日期進行某種細分。 雖然自由職業者有權提供盡可能少的信息，但信任的很大一部分依賴於透明度。 能夠向您的客戶展示您每天在他們項目的每個部分上花費的時間是非常寶貴的。 它可以建立更好的理解並幫助您證明您的費率是合理的。

你發現問題太晚了

想像一下，一名員工走近您，並列出了他們與隊友數週來一直存在的問題。 他們一開始都不願意說什麼，想自己解決問題，或者不引起騷動。 隊友總是遲到他們的項目部分，編造藉口並提供低於標準的結果。 這裡有幾個大的危險信號：

1. 這個問題已經存在了好幾個星期，而你卻沒有意識到；
2. 你需要通過大量的時間表來收集證據來與員工對質；
3. 當截止日期很快臨近時，您將不得不手動進行新的項目估算。

對於自由職業者來說，問題是相似的：客戶希望推遲截止日期或指責您花費太長時間。 因此，為了支持自己，您需要花費大量時間閱讀所有論文（或書籍），手動搜索所需的信息。 一直希望你能數清一切。

話雖如此，只需引入數字時間表和時間跟踪器，您就可以防止所有這些問題，並獲得十倍的回報。

使用數字時間表的原因

在本節中，我們將重點介紹數字時間表為您（或您的企業）帶來的多重好處。 在列表的最後，您會看到單個軟件是多麼不可或缺。

他們允許您編輯時間表和時間條目

使用數字時間表，可以選擇編輯每個時間條目的描述。 這非常適合添加與該條目相關的任務的詳細信息。 使用的工具或分配任務的人員等信息。

雖然您可以爭辯說在紙質時間表上也有相同的內容，但總是存在難以辨認的問題以及人們為他們的同事打卡或填寫的問題（時間被盜的風險）。 但是使用數字時間跟踪器和時間表，您可以獲得這些問題的三種解決方案：

1. 以數字方式刪除和修復時間條目比在紙上更容易；
2. 每個員工都有自己的登錄憑據，因此他們無法為彼此寫下時間，並且
3. 雇主可以鎖定軟件本身的編輯選項。 這意味著員工在編輯時間條目之前需要獲得批准，這對於防止時間被盜非常有用。

Clockify中的時間條目編輯

對於那些不想安裝單獨的軟件但喜歡對每個人的時間進行清晰的數字化帳戶的人來說，還有許多時間表模板。

更好地概述每個人和一切

這是一個透明和問責的時代。 有了紙質時間表，你就沒有那麼奢侈了。

數字時間表可讓您實時查看每個人在做什麼。 查找特定員工以查看他們的可用性、跟踪項目進度以及工作時間與您的估計的吻合程度要容易得多。

在上面的示例中，您可以查看哪個員工在哪個項目上工作，您甚至可以在時間表中搜索特定員工。

您將輕鬆掌握項目估算

每個項目都需要您進行時間估算，這會影響到它的各個方面：隨著項目的進行，您如何分配預算，哪些團隊成員可以從事什麼工作，哪些任務會影響截止日期，優先級如何變化等等。

使用紙質時間表，跟踪項目是否符合您的估計可能會很棘手。 信息處理存在延遲，而且處理所有事情的時間更長、更費力。

另一方面，數字計時使一切變得即時。 該軟件旨在盡快為您提供所需的任何信息。 在您輸入所需的信息（如本例中的時間和預算估算）後，該軟件可以跟踪員工輸入的所有時間，並將其與您的估算進行比較。

在Clockify中跟踪項目估算。

您可以選擇跟隨項目的進展，看看您是領先還是延遲。 它可以在幾分鐘內隨時隨地提供該信息。 一切都是讓軟件完成所有繁重的工作。

問題更容易發現

在提到估計之後，我們直奔項目延遲的主題是合乎邏輯的，以及數字時間表如何幫助您防止它們。

延遲截止日期的一些最大原因包括：

• 缺乏動力或生產力；
• 任務分配問題；
• 不堪重負的員工；
• 不合理的客戶要求等

您是否相信幾乎所有這些問題都可以在時間表的幫助下避免？

這很簡單。

實時跟踪不僅使用顯示某人在一天結束時進出辦公室的時間表，還可以幫助您在幾天甚至幾週前發現不斷上升的問題。 當某人的任務需要更長的時間，或者停留時間超過需要時，您可以當場採取行動並找到根本原因。

更不用說只需單擊一下即可獲得項目估算報告可以幫助您了解特定的截止日期是否難以在幾週前完成。 因此，您可以聯繫您的客戶並相應地讓他們知道，而不是面對令人不快的遲來的電子郵件和電話。

更準確的計時

使用數字時間跟踪器，您的時間表將變得盡可能詳細。

現代時間跟踪器為您提供以下選項

• 標記你的時間條目，這樣你就知道你做了什麼類型的工作

（會計、會議、開發、測試、項目頭腦風暴等）

• 與您使用的其他應用程序集成

（網絡瀏覽器、會計軟件、項目管理工具等）

在這兩個帳戶上，您所做的每個條目都可以選擇指定您所做的工作類型。 通常，您只需輸入一次信息，它將轉移到您以後的所有條目中。

在準確性方面，一個驚人的好處是可以選擇直接從您的在線日曆創建時間條目。 像這樣：

正如您在上面看到的，數字時間跟踪器可以與您的日曆一起工作。 當您連接兩者時，無需在時間條目中手動輸入列表中特定任務的數據。 上圖中的“與客戶 X 會面”顯示，只需單擊“播放”按鈕，即可啟動該任務的計時器。 完成後，時間條目將直接進入時間表。

就如此容易！

減少人為錯誤的空間，減少所有相關人員的麻煩

讓我們看一下紙質時間表的另一個示例：

來自 Psychology.illinois.edu 的紙質時間表示例

我們已經提到這些服務有一個特定的目的：簡單地記錄下工作時間以便於計算工資單。

同時，這意味著一些（如果不是大多數）人會瀏覽這些字段，詢問在那個時間段內正在完成什麼類型的任務。 此外，主管可以快速簽署這些時間表以進行檢查，然後將它們放在一邊以備後用。 它還需要清晰的筆跡，並避免任何損壞（如紙上的污漬和撕裂）。

使用數字時間表，其完成情況很少取決於員工和主管。 雖然仍然需要填寫時間條目，但該軟件會完成其餘的工作：計算工資單、提取信息、制定報告、搜索特定條目，甚至顯示每個人的任務和工作時間的概覽。

報告一鍵即可

最後但同樣重要的是——報告項目進度。 有了前面提到的所有內容，該軟件正在獲得足夠的信息來生成您可能想要的所有內容的複雜、數據豐富的視圖：

• 誰負責什麼任務和總體任務委派；
• 一般工作時間；
• 項目進度、剩餘時間、預算和費用；
• 節省時間和浪費時間；
• 計費與非計費時間等。

對於客戶關係而言，此類文件至關重要。 計時軟件讓您眨眼間就可以從數字時間表中獲取所有這些信息。 當客戶早上打電話給你想就項目開會時，這會派上用場。

結論

擁有數字時間表的好處太多了。 我們只介紹了一些似乎堅持使用紙質時間表的內容，希望能說明它們如何讓您的工作生活更輕鬆。 人為錯誤的空間更小，它們加快了每個流程，使工資計算和項目跟踪更容易......而且數字跟踪器似乎只會隨著時間的推移變得越來越好。 那麼，為什麼不進行現代化改造並為自己節省大量金錢、時間和資源呢？