像專業人士一樣撰寫商業建議書並為您的企業提供幫助的技巧

1. 什麼是商業建議書？
2. 為什麼需要寫商業建議書
3.商業建議書的類型
4. 商業建議書信結構
5.商業建議書格式
6. 撰寫強有力的商業建議書的技巧
7.寫商業建議書的常見錯誤
8. 商業建議書清單
9. 如何通過電子郵件發送個人商業提案
10. 發送商業計劃書後要做什麼
11. 商業建議書示例
12. 客戶公司的挑戰
13. 配置文件解決方案
14. 擬議解決方案的好處

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3. Hubspot 電子郵件營銷 - 營銷自動化平台
4. MailerLite - 登陸頁面構建器
5. Canva - 製作設計的在線工具

我們將繼續對商業信函及其不同類型進行概述。 這一次，我們選擇了一封商業建議書。 該業務文檔廣泛用於從求職到銷售的眾多領域。 您可能需要在生活中的任何時候編寫它。 這就是我們的指南有用的地方。

在本文中，我們將了解如何撰寫商業建議書的所有主要方面。 我們將介紹定義和類型等基礎知識，為您提供正確的商業提案信格式和結構的指南，提供一些提示和最佳實踐，並提供商業提案信的示例。 我們希望您在這裡找到所有有用的信息。

通過 GIPHY

讓我們從基礎開始，好嗎？

什麼是商業建議書？

簡而言之，商業提案信是您向潛在客戶提供產品或服務並說明使用它們的理由的信函。 以下列表將使您更好地了解它是什麼。

那麼，關於商業建議書，您需要了解什麼？

• 這是一份銷售文件。
• 商業計劃書是由賣給（可能）購買的人寫的。
• 它是關於您的產品或服務的聲明，並解釋了它們如何解決客戶的問題。
• 其目標是確保您的業務與潛在客戶的業務之間建立夥伴關係。
• 可以徵求（正式或非正式）或不請自來的商業提案。
• 商業提案的格式和結構有特定的要求。
• 商業提案可以通過郵寄和電子郵件發送。

為什麼需要寫商業建議書

如上所述，企業建議書的目標是與該企業建立合作夥伴關係。 換句話說，它的目的是說服您的潛在客戶向您購買或僱用您作為服務提供商。

根據您所做的情況和性質，可以有多種商業提案類型。 讓我們看看下面最受歡迎的。

商業建議書的類型

有兩種方法可以對商業建議書進行分類。 第一個是將它們分為三類：正式徵求、非正式徵求和主動徵求的商業建議。 第二種方法是按目的將它們分組。

• 正式徵求商業建議書

當潛在買家以書面形式提出要求時，我們正在談論正式徵求的建議。 在這種情況下，潛在客戶必須向您發送提案請求 (RFP) 或其他文件，例如 RFQ（報價請求）、IFB（投標邀請）或 RFI（信息請求）。 所有這些信件旨在幫助您了解客戶的要求並撰寫量身定制的商業計劃書。

正式徵集的商業建議書為更加規範的商業關係奠定了基礎。 他們的目的是贏得客戶。

• 非正式徵求的商業建議

當客戶親自要求您提出建議時，您的建議沒有正式要求，這就是非正式徵求的商業建議信的情況。 當潛在客戶不看其他產品時，這種做法很常見。 他們的目的是在開始業務合作之前正式確定您與客戶的關係。

您可以將此與當一個人申請工作時雇主沒有其他候選人但仍要求提供個人簡歷的情況進行比較。

• 主動提出的商業建議

不請自來的商業建議書是在沒有明確要求的情況下編寫並發送給潛在客戶的。 在大多數情況下，這些是您發送給潛在客戶以展示您的產品或服務的營銷手冊。 與其他類型的商業提案相比，它們更靈活且個性化程度更低。 它們也更適用於冷銷做法。 他們的目的是告知潛在客戶。

• 投標書

投標建議書通常發送給既關注服務又關注價格的組織。 承包商發布投標請求，潛在供應商通過發送投標書來指定他們可以提供的服務以及這些服務的成本。

• 研究建議

研究提案在科學界和學術界很常見。 他們的目標是獲得進行研究的批准或獲得必要的資金。 在商業世界中，需要進行研究的組織（或可以資助研究的組織）可能會接受那些擁有必要資源（人員和知識）來進行特定研究的組織的建議。

• 公司內部提案

此類商業建議書由公司員工寫給其決策者。 例如，開發人員或團隊負責人決定在公司產品中引入新功能。 他或她向 CTO 或 CEO 寫了一份提案，他或她在其中詳細解釋了該功能並證明其實施的合理性。

• 撥款提案

贈款提案由企業、非營利組織或個人撰寫給贈款組織，然後由贈款組織根據許多標准在申請人中進行選擇。 一封寫得很好的提案信，說明您或您的企業如何滿足捐贈者的標準，可以為您帶來大量資金，幫助您將項目變為現實。

根據商業建議書的類型，格式和必要的元素也會有所不同。 下面，我們將看看如何寫一封好的商業提案信，以及在更具體的情況下。

商業建議書信結構

在撰寫商業提案信時，應記住，通常需要的不是一份，而是兩份文件——提案本身和一封求職信。 後者往往是前者的總結。 在其中，供應商介紹了他或她自己，列出了解決方案，將它們與客戶的要求相匹配，並說明了價格。 它也是比商業提案更寬鬆的文件。 在某些情況下，求職信可以省略。

徵求的商業建議書由以下部分組成：

- 扉頁

- 目錄

- 執行摘要

- 問題陳述

- 目標

- 方法

- 資源和資格清單

- 日程

- 預算

- 指標

- 理由

不請自來的商業提案可以沒有前兩個要素。

• 概述摘要

此部分也稱為“執行摘要”。 在其中，您必須給潛在客戶一個選擇您的產品或服務的理由。 你需要保持簡短、真實和中肯。 您無需在此處說明您的所有福利或詳細說明。 摘要的目的是讓您的潛在客戶閱讀提案。

• 介紹

在這裡，您需要介紹自己或您的公司。 回答以下問題：

• 你做什麼工作？
• 你的使命宣言是什麼？
• 你的故事是什麼？
• 為什麼你應該被信任？

圖片由 Freepik 提供

在介紹自己或您的業務時，請嘗試與您的潛在客戶建立聯繫，並告訴他們他們可能想听到的關於您的信息。

• 提出問題或機會

在這裡，您需要寫下您提供的是什麼以及為什麼它是相關的。 向您的潛在客戶表明您了解他們的問題或挑戰，並且您已準備好解決它。 提出您的解決方案並將其與問題的特定方面聯繫起來。

• 目標

在本段中，您必須說明您的產品或服務將提供什麼。 最後的預期是什麼？ 你預期什麼結果，你能保證什麼結果？ 這基本上是關於定義 KPI。

• 方法和活動

這是關於您將如何解決潛在客戶的問題。 你會使用什麼工具和工具？ 工作將如何完成以及由誰完成？ 每個階段將執行哪些操作？ 為什麼？

• 資源列表

本節可以與上一節合併。 在其中，您需要簡單地列出您將使用的所有資源。 如果它們是您提供的解決方案的一部分，您可以提供關於它們中的每一個的一些信息。 當然，您需要將資源與特定活動相匹配。

• 詳細的時間表

您的潛在客戶需要知道您需要多少時間才能顯示出切實的結果。 此外，他們將需要查看您的工作時間表。 為您的活動制定詳細的時間表。 如果工作需要幾個月的時間，您可以製作幾張表格：月度計劃、週度和每日計劃。 您應該列出所有活動，並為每個活動提供時間估計或截止日期。 請記住，提出一個您可以跟上的時間表很重要。 您可以使用時間線製作工具來可視化您的日程安排，確定具體步驟並將其包含在您的提案中。

• 詳細的預算

告訴你的潛在客戶他們最終需要付給你 ZZZ 的錢是不夠的。 相反，將您的工作分解為某些活動或活動類型，並為每個活動提供價格。 最後，說出總金額。 這樣，您的潛在客戶將看到他們將支付給您的確切費用。

圖片由 Freepik 提供

• 測量和指標

你怎麼知道什麼時候達到了目標？ 在這裡，您需要在“目標”部分中為您在提案開始時定義的 KPI 提供估計值。 對可以實現的結果持現實態度。

• 理由

您可以將此部分視為結論。 重申您可以為您的潛在客戶做些什麼以及為什麼您是他們的最佳選擇。 如果可能，請鏈接到您為其他人解決了類似問題的類似案例。 作為一種選擇，請讓讀者訪問您的網站，以獲取有關您的服務如何提供幫助的更多信息。

商業建議書格式

現在您已經了解了一份好的提案的主要組成部分，是時候考慮商業提案信的格式了。 換句話說，論文應該是什麼樣子。

• 標題

由於您的提案可能包含多個頁面，因此請務必將所有頁面鏈接在一起。 在標題中寫下提案的標題和頁數。 這將幫助您的潛在客戶在沒有任何東西將文檔放在一起的情況下理解結構。

• 發件人信息

在扉頁的右上方，寫下您的姓名、組織和地址。 請記住包括您的國家/地區，以防您和您的收件人的國家/地區不同。

• 日期

在發件人信息後添加一個空白行，並寫下您的商業建議書的撰寫日期。 在日期後多留一個空行。

• 收件人信息

與發件人信息一樣，提供收件人的姓名、公司和地址。 小心使用該人的適當頭銜。 如果是女性，如果您不確定，最好和女士一起去。 如果有學位，請記住指定個人的學位。

• 稱呼

如果是非正式的商業提案，請以稱呼開頭。 如果是正式請求的，請在求職信中問候收件人。

• 簽名

不要忘記在您的名字旁邊的提案信末尾添加您的手寫簽名。 如果您通過電子郵件發送提案並在電子郵件正文中寫求職信，那麼不要忘記商務電子郵件簽名。

單擊此處通過創建電子郵件簽名進一步個性化商業建議書

確保對標題和文本本身都使用可讀字體。 您可以在 Times New Roman 或標準 sans 字體大小 12 之間進行選擇。您可以通過粗體格式或大寫來突出顯示標題。 將您的提案寫在一欄中，並使用每個至少 1 英寸的頁邊距。 注意信息的可讀性和邏輯排列。

撰寫強有力的商業建議書的提示

既然您已經了解了什麼是商業提案以及它包含哪些元素，那麼讓我們來看看我們收集到的一些建議。 按照提示像專業人士一樣寫商業建議書。

• 索取 RFP 或 RFQ

與其寫一個“冷”的提案，不如向您的潛在客戶索取提案請求 (RFP) 或報價請求 (RFQ)。 這是一種很好的常見做法，可以讓您提出更加個性化的提案，以符合組織的要求並旨在解決特定問題。 此外，您可以更輕鬆地編寫包含所有重要信息的文檔。

• 在您的商業提案中添加求職信

儘管求職信是可選的，但如果沒有它就發送提案會很奇怪，特別是如果您通過郵寄方式發送。 如果您與潛在客戶的關係不太正式，並且您通過電子郵件進行交流，請在電子郵件正文中寫下您的文檔摘要。

• 添加 CTA

通過提供明確的行動號召，讓您的潛在客戶知道下一步可能是什麼。 你想讓他們給你打電話嗎？ 通過郵寄方式向您發送確認信？ 還是您希望他們在得到肯定答复時給您發送電子郵件？ 不要忘記指定這一點。

• 附上證明文件

如果您在業務提案中引用其他文件，您也需要將其包括在內，特別是如果它是您公司的一些文件（例如演示文稿、案例研究、統計電子表格等）。

• 包括相關的事實或統計數據

始終用事實數據支持您的主張。 切勿提供任何您無法確認的數字。 提供參考資料並引用其他來源。 如果您使用公司的內部統計數據，請準備好在潛在客戶要求時證明並證明它們。

• 滿足約定的期限

確保您有能力滿足您在提案中提到的所有截止日期。 不這樣做可能會導致您的業務聲譽不佳。 為了安全起見，給出的時間估計比你實際希望的慢 1.5 倍。

• 使用您的品牌風格

您可以使用貴公司的信箋抬頭作為您的提案。 這樣，它看起來會更專業。 此外，堅持您的企業風格：使用您品牌的字體、顏色和風格。 當然，請確保提案信是可讀的，並且看起來不會太反差。

• 花一些時間在設計上

通過花一些時間來設計您的提案，使您的提案既美觀又出色。 這並不意味著您需要將您的提案作為信息圖表。 只需確保文檔看起來很吸引人。

• 有寫推薦信的明確目標

您正在撰寫商業提案這一事實意味著您心中有一個特定的目標。 在你的情況下，總是要達成協議。 因此，將文件視為一封說服信——讓您的潛在客戶明白您是他們的最佳選擇。 簡潔、專業、值得信賴。

• 使用正確的語言

使用正確的語言至關重要。 請記住，商業建議書是正式的商業信函。 確保您在整個文檔中使用了適當的詞彙。 畢竟，這不僅僅是一封給朋友或同事的電子郵件。 不過，您也不應該將您的提案視為科學論文。 專業寫作，但避免使用行話並解釋不常見的術語。

寫商業建議書的常見錯誤

圖片由Pixabay提供

我們已經查看了有關如何撰寫商業建議書以贏得潛在客戶並達成更好交易的指南和技巧。 但是，還有一些其他重要方面仍然存在。 例如，人們在寫提案時常犯的錯誤。 下面，我們為您收集了其中的一些。

• 混淆徵求和不請自來的商業建議。
• 在寫建議信之前不研究你的潛在客戶。
• 發送商業提案為時已晚。
• 不恰當地稱呼收件人（使用錯誤的標題）。
• 忘記介紹自己或/和您的公司。
• 低估了交付結果所需的時間。
• 未能進行拼寫檢查和校對您的建議書。
• 在業務提案中過度概括。
• 讓一切都與您有關（而不是與您的潛在客戶有關）。
• 提供價格估計而不是準確的報價。
• 沒有用事實數據來支持這些數字。
• 在您發送提案後不跟進。

商業建議書清單

最後，為了確保您在商業提案信中包含了您需要的所有內容，我們為您準備了以下清單。 只需在發送文件之前檢查這些要點，就可以了。

• 您已經寫了一封求職信（如果是電子郵件，請在電子郵件正文中提供提案摘要）。
• 收件人的姓名、職務、公司和地址是正確的。
• 您已提供您的姓名、公司和完整的聯繫信息。
• 日期是最新的。
• 所有頁面都正確編號。
• 你有標題頁、摘要、目錄（如果你的提案很長）、問題陳述、可衡量的目標、方法、工具和資源、詳細的時間表和現實的預算。
• 該文檔是針對您的潛在客戶及其特定問題量身定制的。
• 您的商業提案信回答了“潛在客戶為什麼要選擇我們？”這個問題。
• 您正在將提案發送給正確的人。
• 您已經仔細檢查了文檔中的語法錯誤和拼寫錯誤。

您甚至可以加倍努力，通過一些商業計劃書撰寫服務來創建一個完整的計劃。 這可以幫助您的潛在合作夥伴信任您的提案。

如何通過電子郵件發送個人商業提案

通常也可以通過電子郵件發送商業建議書。 在此之前，請確保未另行指定，並且您的潛在客戶接受電子郵件提案。 如果是不請自來的商業提案，將您的宣傳冊發送到收件人的收件箱沒有任何問題。

但是，您應該注意一些事項：

• 在電子郵件正文中寫下您的求職信
• 確保您擁有正確的電子郵件地址
• 確保您沒有觸發任何垃圾郵件過濾器
• 請記住附件大小限制
• 查看我們關於撰寫有效電子郵件的提示。
• 之後別忘了跟進。

發送商業計劃書後該怎麼做

一旦你發送了你的求婚信，是時候坐下來等待了，不是嗎？ 答案是不。 你的工作沒有在這裡完成。

圖片由商業馬力提供

首先，您可以跟進您的潛在客戶並要求他們提供一些反饋。 嘗試找出他們是否有時間閱讀您的提案，以及其中是否缺少任何內容。 如果他們提到他們當前問題的其他方面而您以某種方式遺漏了，您甚至可以修改您的文檔。 當然，您不應該用電子郵件和電話轟炸他們——這是失去潛在客戶的某種方式。 但是，及時提醒將是最合適的。

其次，您可以在潛在公司內部建立聯繫並尋求一些見解。 不要害怕——這不會是職業違規。 相反，您可能會因更個性化的方法而獲得加分。

商業建議書的例子

在寫商業提案信時，樣本信總是最有幫助的。 確實，如果不先看到它，就很難理解如何做某事。 這就是為什麼我們向您提供一封示例信函，您可以將其作為您自己的提案的示例。 隨意修改和使用。

（商業提案信的當前樣本取自Deiric McCann 博客。）

迪里克·麥肯

簡介國際

5205 湖濱大道

德克薩斯州韋科 76710

[日期]

約瑟夫·布萊恩

首席執行官

客戶公司工業

[客戶地址]

親愛的約瑟夫，

Profiles International 很高興有機會響應您對解決方案的需求，該解決方案將在盡可能短的時間內顯著提高您的銷量。

隨附的提案對 ClientCo 團隊在過去幾週的討論中列出的所有要求做出了極其全面的回應。

在我們週三開會之前，我會親自向您介紹提案的要點，以下是提案內容的簡要概述：

客戶公司的挑戰

ClientCo 的銷售團隊有 45 名銷售專業人員——所有這些專業人員都具有特定的教育、技能和經驗組合，他們有共同的特點，這將確保所有人在各自的職位上都非常成功。 然而，整個團隊的銷售業績差異很大——從業績最高的業績達到 139% 的配額（前十名從 111% 到 139%，平均業績為 125%），到較低的績效僅達到配額的 82%（排名後七位的績效從 82% 到 99% 不等，平均績效僅為 92%）。 ClientCo 關注的正是表現最好和最差之間 57% 的差距。

ClientCo 有潛力將他們的銷售產出提高數百倍——如果他們能夠確定是什麼讓他們的表現最好的人比他們的平均和最差表現的人更有效率，並且他們是否可以利用這些信息來提高他們的銷售團隊的每個成員的表現都達到了他們的最佳表現者的水平。

型材解決方案

如前所述，Profile 將建立一個定制的在線評估中心（Profiles on the Web），以使 ClientCo 能夠全面評估其銷售團隊。 使用 ProfileXT，我們將評估您的整個團隊，並使用我們獨特的“成功模式”技術來確定使您的表現最佳的銷售人員如此成功的特定屬性組合。

通過分析表現最好的人，我們將確定學習能力、行為/個性特徵和工作興趣/動機的特定組合，這些組合使這些人能夠在比同齡人更高的水平上表現。

如您所見，提議的“網絡檔案”（POTW）系統提供了範圍廣泛的“簡單英語”報告，使您和您的經理能夠管理您必須做出的每個人的決定，但最能幫助您至：

— 確定與您當前的最佳表現者俱有相同成功特徵的獨特組合的候選人

— 向銷售管理人員提供詳細信息，準確說明需要什麼樣的指導、培訓和管理組合才能將每個平均或低於平均水平的員工的遊戲水平提升到頂尖員工的績效水平。

— 使用您在 POTW 系統上構建的成功模式和候選人信息來更有效地管理繼任和職業規劃活動

擬議解決方案的好處

• 卓越的投資回報。
• 極低的入門成本。
• “按需付費”模式。
• 與類似組織的可靠記錄。
• 快速實施——無需特殊培訓或認證。
• 全國支持。
• 在全國乃至全球範圍內使用價格低廉。

Profiles International 的所有人都完全致力於在幾個月內將 ClientCo 的銷售業績大幅提高數百%。

假設客戶公司決定在 5 月 11 日之前開始實施，則該解決方案可以在 7 月 1 日之前全面實施，並在計劃於第四季度舉行的客戶公司年會之前準備好報告第一個具體結果。

非常感謝有機會與您合作，我們確信這將是一個非常成功的合作夥伴關係。

真摯地，

[簽名]

迪里克·麥肯

如果您認為下次您也會問這個問題： “如何寫商業建議書？” 一個易於定制的模板就是答案。 只需製作一個通用模板，當您再次編寫提案時，您將節省大量時間。

查看 Decktopus 的商業提案模板庫。

結論

在當前的文章中，我們研究瞭如何撰寫可以為您贏得一筆重大交易的商業建議書。 主要內容是：

• 始終確保您了解潛在客戶的需求和要求。
• 堅持商業提案的正式結構。 這將使您的努力更輕鬆，結果更有利。
• 遵循最佳實踐，以提高您完成交易的機會。
• 不要只發送文件。 與您的潛在客戶建立聯繫。
• 編寫一個通用模板並在每次編寫提案時重複使用它。
• 一直校對。