如何撰寫個人商務信函以實現您的目標並展示您的專業知識

1. 什麼是個人商務信函？
2. 個人商務信函和商務信函有什麼區別？
3. 寫個人商務信函的主要原因
4. 個人商務信函應包含哪些信息？
5. 分步指南：如何撰寫和構建個人商務信函
6. 個人商務信函格式的要點
7.寫個人商務信函的常見錯誤
8. 撰寫強有力的個人商務信函的技巧
9. 如何通過電子郵件發送個人商務電子郵件信函
10. 適用於所有場合的最佳 5 個樣品

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. 發件人 - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. RocketLink - 您的品牌短鏈接器
5. Canva - 製作設計的在線工具

在任何關係的中心，都有溝通。 業務關係也是如此：它們依賴於不斷的會議、電話和書面信函。

幸運的是，所有技術都使與他人的互動變得更加簡單和省時。 不再需要親自出席會議，並且由於電子郵件，發送信件已成為一種即時活動。 儘管如此，有時您還是希望您在紙上寫一封商務信函並通過郵寄方式發送。

為什麼這樣？ 首先，它更專業。 其次，這是一種姿態，表明您已投入更多時間與特定的人或組織聯繫。

如果您發現寫真正的信件太具有挑戰性，請不要害怕：這是一篇適合您的文章。 在其中，我們將涵蓋撰寫個人商務信函的所有主要方面，並研究以下內容：

• 如何寫個人商務信函
• 個人商務信函和商務信函有什麼區別？
• 如何格式化個人商務信函
• 撰寫個人商務信函的提示和最佳實踐
• 寫個人商務信函時可以使用哪些通用樣本

讓我們先從基礎開始。

什麼是個人商務信函？

通常，個人商務信函是您作為個人寫給公司或特定業務中的其他個人的信函。 它通常是打字的。 雖然寫作的原因和場合可能不同，但你的主要目標通常是個人性格，而你們的關係是商業性質的。 要記住的重要一點是，個人商務信函與商務信函略有不同。

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個人商務信函和商務信函有什麼區別？

個人商務電子郵件的主要目的是建立關係和建立聯繫。 但是，對於商務信函也是如此。 兩者之間的主要區別在於您代表您寫個人。 營銷和銷售信函都不適合這裡。

另一方面，寫個人商務信函的原因可能會有所不同。 讓我們看看下一段中的一些常見情況。

寫個人商務信函的主要原因

• 請求信息或行動

最常見的例子是給政府官員或您的銀行代表的一封信。 例如，您想要獲取社會保障聲明或請求信用評分。 另一個流行的用例是求職信。

• 祝賀

這有很多場合：生日、孩子出生、工作紀念日、職業晉升，或者，例如，當你所關注的公司獲得可觀的資金時。

• 說“謝謝”

一個人可以對任何事情心存感激。 您可以寫一封信來感謝某人參加會議或工作面試，為您提供指導或與您分享一些有用的信息。

• 事後跟進

這也有很多可能的場合。 您可以與您的招聘經理、車間主任、您的保險代理人或業務合作夥伴聯繫。 跟進是讓人們想起自己的好方法。

• 告訴你的決定

例如，在與您的服務提供商簽訂合同或接受工作機會時，您可以使用個人商務信函格式使其更加專業。

• 說對不起

如果你不能參加某個活動或任何場合，寫一封信為改變計劃道歉可能會更有禮貌。 當發生不好的事情時表示遺憾時，也可以使用它。

• 邀請參加活動

雖然邀請函（如祝賀信）通常與卡片一起發送，但您也可以使用個人商務信函。 這完全取決於正式程度。

• 歡迎新的商業夥伴

如果您有新的業務合作夥伴，您可以發送一封來自您所代表的公司和代表您的信函。 在後者的情況下，個人商務信函是正確的選擇。

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個人商務信函中應包含哪些信息？

現在讓我們看看個人商務信函的主要部分是什麼。 幾乎在任何情況下，論文都應包含以下內容：

• 發件人信息
• 日期
• 收件人信息
• 稱呼
• 身體
• 結束
• 你的簽名

根據您的通信目的，也可以存在其他元素。 例如，您的公司徽標（如果您以公司代表的身份寫作）或列出附件的附加說明（以防萬一）。

讓我們更深入地了解這些組件。

分步指南：如何編寫和構建個人商務信函

以下是有關如何為任何場合撰寫個人商務信函的主要指南。 在開始製作信息之前，只需列出這些元素。 我們建議您製作一個模板並保留它，以便一旦出現，您可以簡單地填寫必要的詳細信息。

注意：此指令遵循塊格式樣式。 我們將在下面詳細討論它。

1. 寄件人資料

從頁面頂部的地址開始。 請記住，您只需要街道名稱、建築物編號、公寓或套房（如果適用）、郵政編碼、城市和國家/地區即可進行國際通信。 不要在此處包含您的姓名，因為它將在頁面底部顯示。 另外，請記住避免使用任何形式的縮寫。 例如，寫“Street”而不是“St”。

2. 日期

發件人地址後空一行，寫信的日期。 確保根據您所在的國家/地區使用正確的日期格式。 例如，在美國，它看起來像這樣：

2022 年 3 月 6 日

在英國和歐洲就像這樣：

2022 年 3 月 6 日

3. 收件人信息

現在再次在日期後留一個空行並寫下收件人的姓名和地址。 如果您與收件人的關係是正式的，請使用適當的標題。 如果這個人有學位，不要忘記學術頭銜。 對於地址，遵循與步驟 1（發件人信息）相同的規則。

4. 稱呼

在前一個塊之後的一個空行，地址是你正在寫信給的人。 以“親愛的”開頭並使用適當的標題。 請記住：如果您的收件人是女性，並且您不知道她更喜歡 Miss、Mrs. 還是 Ms，請使用中性 Ms。如果您很了解這個人，您可以只使用名字。 用冒號跟隨問候並留下一個空行。

5. 身體

郵件正文以大寫字母開頭。 如果對方不知道（或不記得）你是誰，不要忘記簡短的介紹。 接下來，說明你寫作的目的並提供必要的細節。 如果您有多個段落，請用空行將它們分開。 在正文的最後，總結你所說的並提供行動號召。

6. 結束

使用您認為合適且在這種特殊情況下有效的正式結案方式。 安全的方法是“最好的問候”或類似的東西。 “謝謝”或“真誠地”在某些情況下也可以使用。

7. 簽名

簽名塊包括：

• 你的手寫簽名
• 你的名字
• （可選：您的公司名稱）
• 您的地址和聯繫信息（如果您代表公司寫信，則為您的公司聯繫方式）

此塊在結束後以四個空行開始。 您將使用此空間進行簽名。 寫下您的姓名、地址、電話號碼和電子郵件——任何適合您的聯繫方式。 如果您以公司代表的身份寫信，請使用公司名稱和地址。

8. 可選元素

對於您的地址和電話號碼後的空行，您可以提及您隨附並與當前信件一起發送的所有文件。 您可以說明機箱的數量或將它們全部列出。

個人商務信函格式的要點

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您應該記住，個人商務信函需要官方風格和格式。 在本節中，我們將更多地討論如何正確編寫個人商務信函，使其具有專業的外觀。

• 使用塊格式

當我們寫這些元素時，我們想到了個人商務信函的塊格式。 它的特點是在某些塊和段落之間留下特定數量的空行。 主要規則是：

• 左對齊所有文本，包括正文和其他塊（地址、日期、問候語、結束語和簽名）。
• 使用頁面頂部的 2 英寸邊距。
• 使用左側和右側的 1 英寸邊距。
• 單行距您的文本。
• 後面留 1 個空行：發件人信息、日期、收件人信息、問候語和每個正文段落。
• 之後留下 4 個空行：結束語和您的簽名。
• 不要縮進段落。
  

• 選擇合適的字體樣式

選擇合適的字體類型和样式。 確保只使用一種字體。 使用標準字體，例如 Times New Roman 或 Arial。 如果您的收件人不那麼保守，您可以使用其他被廣泛接受並用於商務信函的可讀字體。 正確的字體大小是 12。

• 突出顯示文本的重要部分

為了確保更好的可讀性，您可以突出顯示您認為重要的文本的某些部分。 根據您的受眾，您可以使用粗體和斜體格式或顏色。 不過，請避免使您的信件過於豐富多彩，因為它會降低文檔的可讀性並且被認為是不專業的。

• 使用公司模板

儘管個人商務信函格式不需要使用商務信頭，但您仍然可以這樣做。 如果您是作為公司代表或代表公司寫作，請務必使用特殊的公司模板。 它們通常包括公司的徽標和地址。 如果合適，您也可以使用公司印章。 不過，請注意：如果您以私人身份行事，則不應使用任何公司象徵。

寫個人商務信函的常見錯誤

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在您開始寫信之前，我們想指出人們經常犯的最常見錯誤。 所以請盡量避免以下情況：

• 過於隨意
• 過於正式和不友好
• 編寫大量文本
• 稱呼對方時使用了錯誤的稱謂
• 當您對收件人不太熟悉時忘記自我介紹
• 在發送之前未能校對您的信

請記住，您的個人商務信函是應遵循某些風格準則的標準化寫作。 另一方面，同樣重要的是要記住您的收件人是一個活生生的人。 所以保持你的信既專業又禮貌。

撰寫強有力的個人商務信函的技巧

撰寫個人商務信函的大部分技巧與創建任何其他商務信函的技巧相同，從感謝信和自動回复消息到潛在客戶電子郵件。 這就是為什麼您可能會發現以下一些最佳實踐很熟悉。 而且，重複它們不會有什麼壞處。

• 避免過度熟悉

首先，在處理商務信函時，請記住與收件人保持稍大的距離。 經常發生的情況是，您不認識要寫信的人。 你們兩個可能有完全不同的社會地位、背景，甚至對什麼可以被認為是有趣或適當的看法不同。

• 簡明扼要

請記住，您的個人商務信函總是有目的的。 從一開始，您的收件人就應該清楚這一目的。 避免概括、隱喻、修辭格或任何你的收件人可能誤解的東西。 保持你的信息重點，不要超越這一點。

• 避免拼寫和語法錯誤

無論您表達的觀點和格式如何，拼寫錯誤或語法錯誤都可能導致嚴重後果。 最好不要一開始就寫消息，而不是發送充滿錯誤的消息。 花一些額外的時間在發送之前多次檢查你的信。 如果您不確定自己的語法，請使用 Grammarly（或其他一些應用程序）或將您的作品展示給擅長校對的人。

• 要有禮貌和專業

在商務信函方面保持專業是至關重要的。 但是，要記住的最重要的事情是您正在寫信給另一個人。 有時，這個人可能每天要讀幾十封這樣的信。 因此，保持禮貌和友好，讓他們的時間值得。

• 使用號召性用語

閱讀您的信後，您對收件人有什麼期望？ 你想讓他們給你寫信還是給你回電話？ 還是您希望他們向您發送一些信息或者可能是為了解決問題？ 您需要在信函末尾指定這一點。 給這個人一個明確的行動號召，讓他們知道下一步該做什麼。

• 校對和編輯你的信

我們已經在您上面的信件中提到了正確語法的重要性。 請記住，讓錯誤無人看管是您能做的最糟糕的事情。 不是因為錯誤本身會讓你看起來不那麼聰明，而是因為它可能會造成一種印象，即你對校對你的信不夠在意。

• 使用主動語態

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儘管使用被動語態並沒有什麼壞處，但請考慮避免使用它。 它會將重點從主體轉移到客體，並且在某些情況下，這也意味著消除責任。 說“發現問題”與說“我發現問題”不同，儘管兩者看起來是同義詞。 主動語態使您的句子聽起來更強烈。

如何通過電子郵件發送個人商務電子郵件

在某些情況下，您不需要通過郵寄方式發送個人商務信函——電子郵件可能是更好的選擇。 如果紙質信件到達收件人的時間過長，或者後者指定最好通過電子郵件與他們聯繫，則尤其如此。

在這種情況下，您可以執行以下兩項操作之一：

A) 寫一封標準的個人商務信函並將其附加到您的電子郵件中

B）在電子郵件正文中寫下您的個人信件的文本

如果您選擇選項 B)，那麼您無需過多關注文本格式。 無論選項如何，您也可以避免包含收件人的郵政地址，尤其是在您不知道的情況下。

此外，對於電子郵件，您可以將您的個人簽名替換為您的電子簽名或電子郵件簽名。 請查閱各自的要求，以了解此處滿足哪一個要求。

單擊此處通過創建專業的電子郵件簽名進一步個性化商務信函

適用於所有場合的最佳 5 個樣品

在總結這篇文章之前，讓我們給你幾個個人商務信函的樣本。 它們或多或少是通用的，您可以選擇其中任何一個並根據您的特定場合進行調整。 不要忘記更改您和您的收件人的姓名和個人詳細信息。

樣本#1：一封個人商務感謝信

聯合國會議有限責任公司

高街 123 號

倫敦 [郵政編碼]

2022 年 3 月 6 日

布賴恩·彼得斯

醫院有限責任公司

低巷 47

倫敦 [郵政編碼]

親愛的布賴恩：

我要感謝您幫助本月早些時候在倫敦組織了“Tech Un-Conference”。 沒有您的支持，我的公司無法容納演講者，這可能導致他們中的大多數人無法參加。

作為感謝，我想邀請您和您的員工參加一系列在線編碼研討會，您可以在任何方便的時候參加。

我會請你們選擇你們每個人最感興趣的技術或語言，並在下週末之前回复我。 然後，我會將您的個人註冊碼發送給您。 您可以通過[email protected]或電話號碼 +440000000000 與我聯繫。

如果您有任何問題或需要有關可用研討會的更多信息，請隨時與我聯繫。

親切的問候，

安吉拉·馬爾科維奇

聯合國會議有限責任公司

高街 123 號

倫敦 [郵政編碼]

隨附：聯合國大會研討會手冊

樣本 #2：致當地零售商的一封關於延遲交貨的信

[發件人的街道地址]

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

親愛的[收件人姓名]：

2022 年 1 月 12 日，我從您的網上商店訂購了一雙運動鞋（訂單號 100997634）。 根據您的運輸和交付頁面上的信息，我應該預計在 2022 年 1 月 26 日之前交付。但是，距離預計交付日期已經一個多月了，我仍然沒有收到我的訂單。 我希望您調查一下我的訂單可能遲到的可能原因。

我相信在訂單處理中出現了一個簡單的錯誤。 我想在未來從你的商店購買，並希望這個當前的問題能在幾天內得到解決。 如果您需要有關我的訂單的更多信息，可以通過 444-444-3333 或 [email protected] 與我聯繫。

先感謝您！

[發信人的姓名]

[寄件人地址]

樣本#3：一封道歉信

[發件人的街道地址]

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

親愛的[姓名]，

我想為取消我們上週的約會而道歉。 我知道我最後一分鐘的電話一定乾擾了你那天的計劃。 如果這不是緊急情況，我不會這樣做。

我想讓你知道，我們的良好關係對我來說非常重要。 因此，我想補償你，並請你吃午飯。 請選擇您有空的時間和日期，我會確保我會在那裡。 當然，午餐在我身上。

您可以隨時通過我的電子郵件[email protected]或電話 444 444 3333 與我聯繫。

期待你的回复。

真摯地，

[發信人的姓名]

[寄件人地址]

樣本#4：給員工的一封信

[發件人的公司名稱]

【公司街道地址】

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，郵政編碼/郵政編碼]

親愛的馬文，

我最熱烈的祝賀被選為年度員工！ 為了向您表示我們整個公司對您出色工作的讚賞，我想在本月底向您頒發獎金。

我還想親自感謝您的所有承諾。 多虧了您的技能和專業知識，我們公司在一年中從一個十人的初創公司發展成為一家成熟的國際企業。 您是我們公司的寶貴財富，也是團隊中其他人的榜樣。 我不知道該怎麼感謝你才足夠。

真摯地，

珍妮特·黛利亞

[公司名稱] 首席技術官

樣本#5：邀請函

聯合國會議有限責任公司

高街 123 號

倫敦 [郵政編碼]

2022 年 3 月 6 日

布賴恩·彼得斯

醫院有限責任公司

低巷 47

倫敦 [郵政編碼]

親愛的布賴恩：

我想邀請您和您的團隊參加以下研討會：

• UX 設計的基礎（開始：2022 年 5 月 6 日）
• 使用 React Native 構建應用程序（開始時間：2022 年 6 月 14 日）
• 數據結構（開始：2022 年 6 月 15 日）

請找到隨附的個人代碼和課程計劃。

我希望你喜歡這些工作坊，就像 Lauren、Paul 和 Aneesh 喜歡設計它們一樣。 如果您有任何問題或需要有關可用研討會的更多信息，請隨時與我聯繫。 與往常一樣，您可以通過 [email protected] 或 +440000000000 與我聯繫。

親切的問候，

安吉拉·馬爾科維奇

聯合國會議有限責任公司

高街 123 號

倫敦 [郵政編碼]

隨附：

• UX設計的基礎：註冊碼x 7，程序x 7
• 使用 React Native 構建應用程序：註冊碼 x 5，程序 x 5
• 數據結構：註冊碼x 3，程序x 3

結論

如果您知道它們包含哪些元素以及如何格式化它們，那麼編寫個人商務信函並不難。 在你寫過一次這樣的信之後，你就被覆蓋了。 儘管如此，您仍需要確保不會犯重大錯誤，例如在發送之前未校對或在其中添加太多細節，或者在您的寫作中過於機械化。

請記住，無論您寫私人信件的原因是什麼，您都必須始終保持禮貌、專業和切中要害。 如果您有任何疑問，您可以隨時諮詢我們的樣品之一。