เคล็ดลับในการเขียนจดหมายเสนอธุรกิจอย่างมืออาชีพและส่งเสริมธุรกิจของคุณ

1. จดหมายเสนอธุรกิจคืออะไร?
2. ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ
3. ประเภทของจดหมายเสนอธุรกิจ
4. โครงสร้างจดหมายเสนอธุรกิจ
5. รูปแบบจดหมายเสนอธุรกิจ
6. เคล็ดลับในการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง
7. ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนจดหมายเสนอทางธุรกิจ
8. รายการตรวจสอบจดหมายเสนอธุรกิจ
9. วิธีส่งข้อเสนอธุรกิจส่วนตัวทางอีเมล
10. จะทำอย่างไรหลังจากที่คุณส่งข้อเสนอทางธุรกิจของคุณแล้ว
11. ตัวอย่างจดหมายเสนอธุรกิจ
12. ความท้าทายของ CLIENTCO
13. โซลูชันโปรไฟล์
14. ประโยชน์ของโซลูชันที่เสนอ

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Hubspot Email Marketing - แพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติ
4. MailerLite - ตัวสร้างหน้า Landing Page
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

เรากำลังดำเนินการต่อในภาพรวมของจดหมายธุรกิจและประเภทที่แตกต่างกัน ครั้งนี้เราได้เลือกจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในหลาย ๆ ด้านตั้งแต่การหางานไปจนถึงการขาย คุณอาจต้องเขียนมันเมื่อใดก็ได้ในชีวิตของคุณ และนี่คือที่ที่คำแนะนำของเราจะเป็นประโยชน์

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาทุกแง่มุมหลักใน การเขียนจดหมายข้อเสนอทาง ธุรกิจ เราจะครอบคลุมพื้นฐานต่างๆ เช่น คำจำกัดความและประเภท ให้แนวทางสำหรับ รูปแบบและโครงสร้างของจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ ที่เหมาะสม ให้คำแนะนำและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และยังมี ตัวอย่างจดหมายข้อเสนอทาง ธุรกิจ เราหวังว่าคุณจะพบว่าข้อมูลทั้งหมดที่นี่มีประโยชน์

โดย GIPHY

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อนดีไหม

จดหมายเสนอทางธุรกิจคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ จดหมายข้อเสนอทางธุรกิจคือจดหมายที่คุณเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณให้กับลูกค้าที่คาดหวังและให้เหตุผลในการใช้งาน รายการต่อไปนี้จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่ามันคืออะไร

ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ?

• เป็นเอกสารการขาย
• ข้อเสนอทางธุรกิจเขียนขึ้นโดยผู้ขายให้กับผู้ที่ (อาจ) ซื้อ
• เป็นคำแถลงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณพร้อมคำอธิบายว่าจะสามารถแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้อย่างไร
• เป้าหมายคือการรักษาความเป็นหุ้นส่วนระหว่างธุรกิจของคุณกับธุรกิจของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถร้องขอได้ (ทั้งที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ) หรือไม่พึงประสงค์
• มีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับรูปแบบและโครงสร้างของข้อเสนอทางธุรกิจ
• ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถส่งได้ทั้งทางไปรษณีย์และทางอีเมล

ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น เป้าหมายของ จดหมายข้อเสนอสำหรับธุรกิจ คือการสร้างความร่วมมือกับธุรกิจนั้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง จุดประสงค์คือเพื่อโน้มน้าวให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าซื้อจากคุณหรือจ้างคุณเป็นผู้ให้บริการ

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และธรรมชาติของสิ่งที่คุณทำ ข้อเสนอทางธุรกิจสามารถมีได้หลายประเภท ให้เราดูความนิยมสูงสุดของพวกเขาด้านล่าง

ประเภทของจดหมายเสนอธุรกิจ

มีสองวิธีในการจำแนกจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ อย่างแรกคือการจัดกลุ่มพวกเขาออกเป็นสามประเภท: ร้องขออย่างเป็นทางการ ร้องขออย่างไม่เป็นทางการ และข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์ วิธีที่สองคือการแบ่งกลุ่มตามวัตถุประสงค์

• ร้องขอข้อเสนอทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ

เรากำลังพูดถึงข้อเสนอที่ร้องขออย่างเป็นทางการเมื่อผู้ซื้อที่คาดหวังขอเป็นลายลักษณ์อักษร ในกรณีนี้ ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะต้องส่งคำขอข้อเสนอ (RFP) หรือเอกสารอื่นๆ เช่น RFQ (คำขอใบเสนอราคา) IFB (คำเชิญเพื่อประมูล) หรือ RFI (คำขอข้อมูล) จดหมายทั้งหมดเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการของลูกค้าและเขียนข้อเสนอทางธุรกิจที่เหมาะกับคุณ

ข้อเสนอทางธุรกิจที่ร้องขออย่างเป็นทางการวางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีการควบคุมมากขึ้น จุดประสงค์ของพวกเขาคือการเอาชนะใจลูกค้า

• ขอข้อเสนอทางธุรกิจอย่างไม่เป็นทางการ

เมื่อลูกค้าขอข้อเสนอจากคุณด้วยตนเอง และไม่มีข้อกำหนดที่เป็นทางการสำหรับข้อเสนอของคุณ นี่เป็นกรณีสำหรับจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่ร้องขออย่างไม่เป็นทางการ แนวทางปฏิบัตินี้เป็นเรื่องปกติเมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไม่ได้ดูผลิตภัณฑ์อื่นๆ จุดประสงค์ของพวกเขาคือเพื่อทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าเป็นทางการก่อนเริ่มความร่วมมือทางธุรกิจ

คุณสามารถเปรียบเทียบสิ่งนี้กับเวลาที่มีคนสมัครงานซึ่งนายจ้างไม่มีผู้สมัครคนอื่นแต่ยังคงขอประวัติส่วนตัวของบุคคลนั้น

• ข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์

ข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์จะถูกเขียนและส่งไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยที่พวกเขาไม่ได้ขอเป็นการเฉพาะ ในกรณีส่วนใหญ่ นี่คือโบรชัวร์การตลาดที่คุณส่งไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเพื่อแสดงผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ มีความยืดหยุ่นมากกว่าและเป็นส่วนตัวน้อยกว่าเมื่อเทียบกับข้อเสนอทางธุรกิจประเภทอื่น นอกจากนี้ยังสามารถประยุกต์ใช้กับแนวทางการขายเย็นได้อีกด้วย จุดประสงค์ของพวกเขาคือการแจ้งผู้มุ่งหวัง

• เสนอราคา

ข้อเสนอการประมูลมักจะถูกส่งไปยังองค์กรที่เกี่ยวข้องกับบริการและราคา ผู้รับเหมาเผยแพร่คำขอประมูล และผู้ขายที่มีศักยภาพจะเสนอราคาโดยส่งข้อเสนอโดยระบุบริการที่พวกเขาสามารถให้ได้และต้นทุนของบริการเหล่านั้น

• ข้อเสนอการวิจัย

ข้อเสนอการวิจัยเป็นเรื่องปกติในชุมชนวิทยาศาสตร์และวิชาการ เป้าหมายของพวกเขาคือการได้รับการอนุมัติเพื่อดำเนินการศึกษาหรือเพื่อรับเงินทุนที่จำเป็นสำหรับการศึกษา ในโลกธุรกิจ องค์กรที่ต้องการการวิจัย (หรือองค์กรที่สามารถให้ทุนได้) อาจยอมรับข้อเสนอจากองค์กรที่มีทรัพยากรที่จำเป็น (คนและความรู้) เพื่อทำวิจัยเฉพาะ

• ข้อเสนอภายในบริษัท

ข้อเสนอทางธุรกิจดังกล่าวเขียนขึ้นโดยพนักงานของบริษัทต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาหรือหัวหน้าทีมตัดสินใจที่จะแนะนำคุณลักษณะใหม่ในผลิตภัณฑ์ของบริษัท เขาหรือเธอเขียนข้อเสนอที่ส่งถึง CTO หรือ CEO ซึ่งเขาหรือเธออธิบายคุณลักษณะโดยละเอียดและให้เหตุผลในการดำเนินการ

• ข้อเสนอทุน

ข้อเสนอทุนเขียนขึ้นโดยธุรกิจ องค์กรไม่แสวงผลกำไร หรือบุคคลเพื่อมอบองค์กร ซึ่งจากนั้นจะเลือกผู้สมัครตามเกณฑ์จำนวนหนึ่ง จดหมายเสนอชื่อที่เขียนมาอย่างดีซึ่งอธิบายว่าคุณหรือธุรกิจของคุณมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ของผู้บริจาคอย่างไร สามารถนำเงินจำนวนมากมาให้คุณได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณทำให้โครงการของคุณเป็นจริงได้

รูปแบบ และองค์ประกอบที่จำเป็นอาจแตกต่างกันไปตาม ประเภทของ จดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ ด้านล่างนี้ เราจะมาดู วิธีการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่ดี โดยทั่วไป รวมถึงในกรณีที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

โครงสร้างจดหมายเสนอธุรกิจ

เมื่อ เขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ หนึ่งควรจำไว้ว่าไม่จำเป็นต้องมีเพียงหนึ่ง แต่ต้องมีเอกสารสองฉบับ—ตัวข้อเสนอเองและจดหมายปะหน้า หลังมักจะเป็นบทสรุปของอดีต ในนั้น ผู้ขายแนะนำตัวเอง แสดงรายการโซลูชัน จับคู่กับความต้องการของลูกค้า และระบุราคา นอกจากนี้ยังเป็นเอกสารที่หลวมกว่าข้อเสนอทางธุรกิจอีกด้วย ในบางกรณี สามารถละเว้นจดหมายปะหน้าได้

จดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่ร้องขอประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

- หน้าชื่อเรื่อง

- สารบัญ

- บทสรุปผู้บริหาร

- คำชี้แจงปัญหา

- วัตถุประสงค์

- วิธีการ

- รายการทรัพยากรและคุณสมบัติ

- กำหนดการ

- งบประมาณ

- ตัวชี้วัด

- การให้เหตุผล

ข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์สามารถดำเนินไปได้โดยไม่มีสององค์ประกอบแรก

• สรุปภาพรวม

ส่วนนี้เรียกอีกอย่างว่า 'บทสรุปสำหรับผู้บริหาร' คุณต้องให้เหตุผลกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในการเลือกผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ คุณต้องทำให้มันสั้น เป็นความจริง และตรงประเด็น คุณไม่จำเป็นต้องระบุสิทธิประโยชน์ทั้งหมดของคุณที่นี่หรือลงรายละเอียด เป้าหมายของบทสรุปคือการทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณอ่านข้อเสนอ

• บทนำ

ที่นี่ คุณต้องแนะนำตัวเองหรือบริษัทของคุณ ตอบคำถามต่อไปนี้:

• คุณทำงานอะไร?
• พันธกิจของคุณคืออะไร?
• เรื่องราวของคุณคืออะไร?
• ทำไมคุณควรได้รับความไว้วางใจ?

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

เมื่อนำเสนอตัวเองหรือธุรกิจของคุณ พยายามเชื่อมโยงกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและบอกพวกเขาว่าพวกเขาอาจต้องการได้ยินเกี่ยวกับคุณอย่างไร

• การนำเสนอปัญหาหรือโอกาส

ที่นี่ คุณต้องเขียนสิ่งที่คุณเสนอและเหตุใดจึงมีความเกี่ยวข้อง แสดงให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเห็นว่าคุณเข้าใจปัญหาหรือความท้าทายของพวกเขา และคุณพร้อมที่จะจัดการกับมัน นำเสนอแนวทางแก้ไขของคุณและเชื่อมโยงไปยังแง่มุมเฉพาะของปัญหา

• วัตถุประสงค์

ในย่อหน้านี้ คุณต้องระบุสิ่งที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณจะส่งมอบ สิ่งที่คาดหวังในตอนท้าย? คุณคาดหวังผลลัพธ์ใดและรับประกันผลลัพธ์ใดได้บ้าง นี่เป็นพื้นฐานเกี่ยวกับการกำหนด KPI

• วิธีการและกิจกรรม

นี่คือวิธีที่คุณจะแก้ปัญหาของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ คุณจะใช้เครื่องมือและเครื่องมืออะไร? งานจะเป็นอย่างไรและโดยใคร? การดำเนินการใดที่จะดำเนินการในแต่ละขั้นตอน? ทำไม

• รายการทรัพยากร

ส่วนนี้สามารถรวมเข้ากับส่วนก่อนหน้าได้ ในนั้น คุณต้องแสดงรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณจะใช้ คุณสามารถให้ข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับแต่ละรายการหากเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันที่คุณนำเสนอ แน่นอน คุณจะต้องจับคู่ทรัพยากรกับกิจกรรมเฉพาะ

• กำหนดการโดยละเอียด

ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณต้องรู้ว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการแสดงผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาจะต้องดูไทม์ไลน์ของงานของคุณ เขียนกำหนดการโดยละเอียดของกิจกรรมของคุณ หากงานใช้เวลานานหลายเดือน คุณสามารถสร้างตารางได้สองสามตาราง: แผนรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน คุณควรระบุกิจกรรมทั้งหมดของคุณและระบุการประมาณเวลาหรือกำหนดเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรม จำไว้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องเสนอกำหนดการที่คุณสามารถติดตามได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือสร้างไทม์ไลน์เพื่อแสดงกำหนดการของคุณ ระบุขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม และรวมไว้ในข้อเสนอของคุณ

• งบประมาณโดยละเอียด

การบอกผู้มีแนวโน้มของคุณว่าพวกเขาจะต้องจ่ายจำนวนเงิน ZZZ ให้กับคุณในตอนท้ายจะไม่เพียงพอ ให้แบ่งงานของคุณออกเป็นกิจกรรมหรือกิจกรรมบางประเภทและระบุราคาสำหรับแต่ละกิจกรรม ในตอนท้าย ตั้งชื่อจำนวนเงินทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณจะเห็นว่าพวกเขาจะจ่ายเงินให้คุณเพื่ออะไร

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Freepik

• การวัดและเมตริก

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าถึงเป้าหมายแล้ว? ที่นี่ คุณต้องให้ค่าประมาณสำหรับ KPI ที่คุณกำหนดไว้ที่จุดเริ่มต้นของข้อเสนอของคุณ ในส่วนวัตถุประสงค์ เป็นจริงเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คุณสามารถบรรลุได้

• เหตุผล

คุณสามารถถือว่าส่วนนี้เป็นข้อสรุปได้ ย้ำอีกครั้งว่าคุณสามารถทำอะไรให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าของคุณได้บ้าง และเหตุใดคุณจึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา หากเป็นไปได้ ให้เชื่อมโยงไปยังกรณีที่คล้ายกันซึ่งคุณแก้ไขปัญหาที่คล้ายกันให้คนอื่น อ้างอิงผู้อ่านไปยังเว็บไซต์ของคุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการที่บริการของคุณสามารถช่วยได้

รูปแบบจดหมายเสนอธุรกิจ

เมื่อคุณมีแนวคิดเกี่ยวกับองค์ประกอบหลักของข้อเสนอที่ดีแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณา รูปแบบของจดหมายข้อเสนอทาง ธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่งว่ากระดาษควรมีลักษณะอย่างไร

• หัวข้อ

เนื่องจากข้อเสนอของคุณมีแนวโน้มที่จะประกอบด้วยมากกว่าหนึ่งหน้า อย่าลืมเชื่อมโยงหน้าทั้งหมดเข้าด้วยกัน เขียนชื่อข้อเสนอของคุณและจำนวนหน้าในส่วนหัว วิธีนี้จะช่วยให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าเข้าใจโครงสร้างในกรณีที่ไม่มีอะไรยึดเอกสารไว้ด้วยกัน

• ข้อมูลผู้ส่ง

ที่ด้านขวาบนของหน้าชื่อเรื่อง ให้เขียนชื่อ องค์กร และที่อยู่ของคุณ อย่าลืมรวมประเทศของคุณไว้ด้วยในกรณีที่ประเทศของคุณและผู้รับต่างกัน

• วันที่

เติมบรรทัดว่างหลังข้อมูลของผู้ส่ง และเขียนวันที่เขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ เว้นบรรทัดว่างไว้อีกหนึ่งบรรทัดหลังวันที่

• ข้อมูลผู้รับ

เช่นเดียวกับข้อมูลของผู้ส่ง ให้ระบุชื่อ บริษัท และที่อยู่ของผู้รับ ระวังใช้ชื่อที่เหมาะสมของบุคคล กรณีเป็นผู้หญิง ไปกับคุณหญิงดีกว่า ถ้าไม่แน่ใจ อย่าลืมระบุระดับของแต่ละคนหากมี

• คำทักทาย

ในกรณีที่มีข้อเสนอทางธุรกิจอย่างไม่เป็นทางการ ให้เริ่มจดหมายด้วยคำทักทาย ในกรณีของการร้องขออย่างเป็นทางการ ให้ทักทายผู้รับด้วยจดหมายปะหน้าของคุณ

• ลายเซ็น

อย่าลืมเพิ่มลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายข้อเสนอข้างชื่อของคุณ หากคุณกำลังส่งข้อเสนอทางอีเมลและเขียนจดหมายปะหน้าในเนื้อหาอีเมล อย่าลืมลายเซ็นอีเมลธุรกิจ

คลิกที่นี่เพื่อปรับแต่งจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจมากยิ่งขึ้นโดยการสร้างลายเซ็นอีเมล

อย่าลืมใช้แบบอักษรที่อ่านได้สำหรับทั้งส่วนหัวและตัวข้อความ คุณสามารถเลือกระหว่าง Times New Roman หรือขนาดฟอนต์ sans มาตรฐาน 12 คุณสามารถเน้นหัวเรื่องผ่านการจัดรูปแบบตัวหนาหรือการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เขียนข้อเสนอของคุณในคอลัมน์เดียวและใช้ระยะขอบอย่างน้อยแต่ละ 1 นิ้ว ให้ความสนใจกับความสามารถในการอ่านและการจัดเรียงข้อมูลอย่างมีตรรกะ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่แข็งแกร่ง

ตอนนี้คุณได้เรียนรู้ว่าข้อเสนอทางธุรกิจคืออะไรและประกอบด้วยองค์ประกอบใดบ้าง มาดูคำแนะนำที่เราได้รวบรวมไว้ ทำตาม คำแนะนำในการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ อย่างมืออาชีพ

• ขอ RFP หรือ RFQ

แทนที่จะเขียนข้อเสนอ "เย็นชา" ให้ขอให้ผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าขอคำขอข้อเสนอ (RFP) หรือขอใบเสนอราคา (RFQ) นี่เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปที่ดีที่จะช่วยให้คุณเสนอข้อเสนอที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นซึ่งตรงกับความต้องการขององค์กรและมุ่งเป้าไปที่การแก้ปัญหาเฉพาะ นอกจากนี้ มันจะง่ายกว่าสำหรับคุณในการเขียนเอกสารของคุณพร้อมข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่อยู่ในมือ

• เพิ่มจดหมายปะหน้าข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ

แม้ว่าจดหมายปะหน้าจะเป็นทางเลือก แต่การส่งข้อเสนอโดยไม่มีจดหมายนั้นเป็นเรื่องแปลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณส่งทางไปรษณีย์ ในกรณีที่ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าไม่เป็นทางการ และคุณกำลังสื่อสารผ่านอีเมล ให้เขียนสรุปเอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมล

• เพิ่ม CTA

ให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารู้ว่าขั้นตอนต่อไปอาจเป็นอย่างไรโดยการให้คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน คุณต้องการให้พวกเขาโทรหาคุณไหม หากต้องการส่งจดหมายยืนยันทางไปรษณีย์? หรือคุณคาดหวังให้พวกเขาส่งอีเมลถึงคุณในกรณีที่มีคำตอบที่ดี? อย่าลืมระบุสิ่งนี้

• แนบเอกสารประกอบ

หากคุณอ้างถึงเอกสารอื่นๆ ในข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ คุณจะต้องรวมไว้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเอกสารของบริษัทคุณ (เช่น การนำเสนอ กรณีศึกษา สเปรดชีตสถิติ ฯลฯ)

• รวมข้อเท็จจริงหรือสถิติที่เกี่ยวข้อง

สนับสนุนการเรียกร้องของคุณด้วยข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ อย่าให้หมายเลขใด ๆ ที่คุณไม่สามารถยืนยันได้ ให้การอ้างอิงและอ้างอิงแหล่งอื่น ๆ ในกรณีที่คุณใช้สถิติภายในบริษัทของคุณ ให้เตรียมพร้อมที่จะพิสูจน์และพิสูจน์หากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าขอให้คุณทำ

• ตรงตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถดำเนินการตามกำหนดเวลาทั้งหมดที่คุณระบุไว้ในข้อเสนอของคุณ การไม่ทำเช่นนั้นอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงธุรกิจของคุณ เพื่อความปลอดภัย ให้ประมาณการเวลาที่ช้ากว่าที่คุณคาดหวังไว้ 1.5 เท่า

• ใช้สไตล์การสร้างแบรนด์ของคุณ

คุณสามารถใช้หัวจดหมายของบริษัทสำหรับข้อเสนอของคุณได้ วิธีนี้จะทำให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น นอกจากนี้ ยึดมั่นในสไตล์องค์กรของคุณ: ใช้แบบอักษร สี และสไตล์ของแบรนด์ของคุณ แน่นอน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายข้อเสนอสามารถอ่านได้และไม่แตกต่างกันมากเกินไป

• ใช้เวลาในการออกแบบ

ทำให้ข้อเสนอของคุณดูเรียบร้อยและโดดเด่นโดยอุทิศเวลาให้กับการออกแบบ ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องมีข้อเสนอเป็นอินโฟกราฟิก เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารดูน่าสนใจ

• มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการเขียนจดหมายตอบรับ

ความจริงที่ว่าคุณกำลังเขียนข้อเสนอทางธุรกิจหมายความว่าคุณมีเป้าหมายเฉพาะในใจ ในกรณีของคุณ มักจะได้รับข้อตกลง ดังนั้น ถือว่าเอกสารนี้เป็นจดหมายรับรอง—ให้ผู้มีแนวโน้มของคุณเข้าใจว่าคุณคือตัวเลือกที่ดีที่สุดของพวกเขา กระชับ เป็นมืออาชีพ และน่าเชื่อถือ

• ใช้ภาษาที่เหมาะสม

การใช้ภาษาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ โปรดจำไว้ว่าจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจเป็นการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมตลอดทั้งเอกสาร ท้ายที่สุด มันไม่ใช่แค่อีเมลถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานเท่านั้น ถึงกระนั้น คุณไม่ควรถือว่าข้อเสนอของคุณเป็นบทความทางวิทยาศาสตร์เช่นกัน เขียนอย่างมืออาชีพแต่หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและอธิบายคำศัพท์ที่ไม่ธรรมดา

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Pixabay

เราได้ดูแนวทางและเคล็ดลับใน การเขียนจดหมายธุรกิจข้อเสนอ เพื่อเอาชนะผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและปิดข้อตกลงที่ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม ยังมีประเด็นสำคัญอื่นๆ อีกสองสามประการ ตัวอย่างเช่น ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำเมื่อเขียนข้อเสนอ ด้านล่างนี้ เราได้รวบรวมบางส่วนไว้ให้คุณแล้ว

• ข้อเสนอทางธุรกิจที่ร้องขอและไม่พึงประสงค์ที่สับสน
• ไม่ค้นคว้าข้อมูลผู้มุ่งหวังของคุณก่อนเขียนจดหมายข้อเสนอ
• การส่งข้อเสนอทางธุรกิจสายเกินไป
• พูดกับผู้รับอย่างไม่เหมาะสม (ใช้ชื่อผิด)
• ลืมแนะนำตัวเองหรือ/และบริษัทของคุณ
• การประเมินเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ต่ำเกินไป
• ไม่สามารถตรวจการสะกดและตรวจทานจดหมายเสนอของคุณได้
• เกินความเป็นจริงในข้อเสนอทางธุรกิจ
• ทำทุกอย่างเกี่ยวกับตัวคุณ (ไม่ใช่เกี่ยวกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า)
• ให้การประมาณราคามากกว่าราคาที่ถูกต้อง
• ไม่สำรองตัวเลขด้วยข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง
• ไม่ติดตามหลังจากที่คุณส่งข้อเสนอแล้ว

รายการตรวจสอบจดหมายเสนอธุรกิจ

สุดท้าย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวมทุกสิ่งที่คุณต้องการในจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ เราได้เตรียมรายการตรวจสอบต่อไปนี้ไว้สำหรับคุณ เพียงผ่านจุดเหล่านี้ก่อนที่คุณจะส่งเอกสาร แล้วคุณจะไม่เป็นไร

• คุณได้เขียนจดหมายปะหน้าแล้ว (ในกรณีของอีเมล ให้สรุปข้อเสนอในเนื้อหาอีเมล)
• ชื่อผู้รับ ตำแหน่ง บริษัท และที่อยู่ของผู้รับถูกต้อง
• คุณได้ให้ชื่อ บริษัท และข้อมูลติดต่อแบบเต็มของคุณ
• วันที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด
• หน้าทั้งหมดมีหมายเลขอย่างถูกต้อง
• คุณมีหน้าชื่อเรื่อง สรุป สารบัญ (ในกรณีที่ข้อเสนอของคุณยาว) คำชี้แจงปัญหา วัตถุประสงค์ที่วัดได้ วิธีการ เครื่องมือและทรัพยากร กำหนดการโดยละเอียด และงบประมาณจริง
• เอกสารนี้ปรับให้เหมาะกับลูกค้าเป้าหมายของคุณและปัญหาเฉพาะของพวกเขา
• จดหมายข้อเสนอธุรกิจของคุณตอบคำถาม "ทำไมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าควรเลือกเรา"
• คุณกำลังส่งข้อเสนอไปยังบุคคลที่ใช่
• คุณได้ตรวจสอบเอกสารอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการพิมพ์ผิด

คุณยังสามารถสร้างแผนทั้งหมดได้ด้วยบริการเขียนแผนธุรกิจ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นพันธมิตรของคุณเชื่อมั่นในข้อเสนอของคุณ

วิธีส่งข้อเสนอธุรกิจส่วนตัวทางอีเมล

มักจะเป็นไปได้ที่จะส่งจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจผ่านทางอีเมล์เช่นกัน ก่อนดำเนินการดังกล่าว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้ระบุไว้เป็นอย่างอื่น และผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณยอมรับข้อเสนอทางอีเมล ในกรณีของข้อเสนอทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์ การส่งโบรชัวร์ของคุณไปยังกล่องจดหมายของผู้รับนั้นไม่ผิด

อย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งที่คุณควรให้ความสนใจ:

• เขียนจดหมายปะหน้าของคุณในเนื้อหาอีเมล
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เรียกใช้ตัวกรองสแปมใด ๆ
• คำนึงถึงข้อจำกัดของขนาดไฟล์แนบ
• ดู เคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่มี ประสิทธิภาพ
• อย่าลืมติดตามกันต่อไปนะครับ

จะทำอย่างไรหลังจากที่คุณส่งข้อเสนอทางธุรกิจของคุณแล้ว

เมื่อคุณส่งจดหมายข้อเสนอแล้ว ก็ถึงเวลานั่งรอใช่ไหม คำตอบคือไม่ งานของคุณยังไม่เสร็จที่นี่

ได้รับความอนุเคราะห์จากธุรกิจแรงม้า

ก่อนอื่น คุณสามารถติดตามผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณและขอคำติชมจากพวกเขาได้ พยายามค้นหาว่าพวกเขามีเวลาอ่านข้อเสนอของคุณหรือไม่ และมีอะไรขาดหายไปหรือไม่ คุณยังสามารถแก้ไขเอกสารของคุณใหม่ได้หากพวกเขากล่าวถึงปัญหาปัจจุบันในด้านอื่นๆ ที่คุณละทิ้งไป แน่นอน คุณไม่ควรโจมตีพวกเขาด้วยอีเมลและการโทร นั่นเป็นวิธีหนึ่งที่จะสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า อย่างไรก็ตาม การเตือนความจำในเวลาที่เหมาะสมจะเหมาะสมที่สุด

ประการที่สอง คุณสามารถเชื่อมต่อภายในบริษัทที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและขอข้อมูลเชิงลึก และอย่ากลัว นี่ไม่ใช่การละเมิดอย่างมืออาชีพ ในทางกลับกัน คุณอาจได้รับคะแนนเพิ่มเติมสำหรับแนวทางที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น

ตัวอย่างจดหมายเสนอธุรกิจ

เมื่อเขียน จดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ จดหมายตัวอย่าง จะมีประโยชน์มากที่สุดเสมอ อันที่จริง เป็นการยากที่จะเข้าใจว่าคุณสามารถทำอะไรได้โดยไม่ต้องเห็นมันก่อน นี่คือเหตุผลที่เรานำเสนอตัวอย่างจดหมายที่คุณสามารถนำไปเป็นตัวอย่างสำหรับข้อเสนอของคุณเองได้ รู้สึกอิสระที่จะปรับเปลี่ยนและใช้งาน

( ตัวอย่างจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจฉบับ ปัจจุบัน นำมาจาก บล็อกของ Deiric McCann )

Deiric McCann

โปรไฟล์นานาชาติ

5205 เลคชอร์ไดรฟ์

Waco, Texas 76710

[วันที่]

โจเซฟ เบลย์น

ผู้บริหารสูงสุด

ClientCo Industries

[ที่อยู่ ClientCo]

เรียน โจเซฟ

Profiles International มีความยินดีที่มีโอกาสตอบสนองความต้องการของคุณสำหรับโซลูชันที่จะเพิ่มปริมาณการขายของคุณอย่างมากในระยะเวลาอันสั้นที่สุด

ข้อเสนอที่ส่งมาให้การตอบสนองที่ครอบคลุมอย่างยิ่งต่อข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้โดยทีม ClientCo ในการอภิปรายในช่วงหลายสัปดาห์ที่ผ่านมา

จนกว่าเราจะพบกันในวันพุธ และฉันจะนำเสนอประเด็นหลักของข้อเสนอให้คุณทราบด้วยตนเอง นี่คือภาพรวมโดยย่อของเนื้อหาของข้อเสนอ:

ความท้าทายของ CLIENTCO

ทีมขายของ ClientCo มีผู้เชี่ยวชาญด้านการขาย 45 คน – ทั้งหมดได้รับการว่าจ้างจากการผสมผสานการศึกษา ทักษะ และประสบการณ์เฉพาะที่พวกเขามีร่วมกัน และควรรับประกันว่าทุกคนจะประสบความสำเร็จอย่างสูงในตำแหน่งของตน อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพการขายในทีมนี้มีความแตกต่างกันอย่างมาก ตั้งแต่ผู้ที่ทำผลงานได้ดีที่สุดซึ่งแสดงผลงานเทียบกับโควต้าได้มากถึง 139% (ช่วง 10 อันดับแรกจาก 111% ถึง 139% โดยมีประสิทธิภาพเฉลี่ย 125%) ไปจนถึงระดับล่าง นักแสดงที่ส่งผลงานได้เพียง 82% เมื่อเทียบกับโควต้า (เจ็ดช่วงล่างสุดจาก 82% ถึง 99% โดยมีประสิทธิภาพเฉลี่ยเพียง 92%) นี่เป็นช่องว่าง 57% ระหว่างผู้มีประสิทธิภาพสูงสุดและต่ำสุดที่เกี่ยวข้องกับ ClientCo อย่างถูกต้อง

ClientCo มีศักยภาพในการเพิ่มยอดขายได้หลายร้อยเปอร์เซ็นต์ หากพวกเขาสามารถระบุได้ว่าสิ่งใดที่ทำให้ผู้ที่ทำผลงานดีที่สุดมีประสิทธิผลมากกว่าค่าเฉลี่ยและประสิทธิภาพต่ำสุด และหากพวกเขาสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อยกระดับ ประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมขายทุกคนจนถึงระดับของผู้ที่ทำผลงานได้ดีที่สุด

โปรไฟล์โซลูชั่น

ตามที่กล่าวไว้ Profile จะสร้างศูนย์การประเมินออนไลน์ที่กำหนดเอง (โปรไฟล์บนเว็บ) เพื่อให้ ClientCo สามารถประเมินทีมขายของตนได้อย่างครอบคลุม ด้วยการใช้ ProfileXT เราจะประเมินทั้งทีมของคุณและใช้เทคโนโลยี 'รูปแบบความสำเร็จ' ที่เป็นเอกลักษณ์ของเราเพื่อระบุการผสมผสานแอตทริบิวต์เฉพาะที่ทำให้พนักงานขายที่มีผลการปฏิบัติงานสูงสุดของคุณประสบความสำเร็จอย่างมาก

โดยการวิเคราะห์ผู้มีความสามารถสูงสุด เราจะระบุการผสมผสานระหว่างความสามารถในการเรียนรู้ ลักษณะพฤติกรรม/บุคลิกภาพ และความสนใจ/แรงจูงใจในการทำงานที่ทำให้คนเหล่านี้สามารถปฏิบัติงานได้ในระดับที่สูงกว่าเพื่อนร่วมงาน

อย่างที่คุณเห็น ระบบ 'Profiles on the Web' (POTW) ที่เสนอมีรายงาน 'ภาษาอังกฤษล้วน' ที่หลากหลาย ซึ่งจะช่วยให้คุณและผู้จัดการของคุณสามารถจัดการการตัดสินใจของทุกคนที่คุณต้องทำ แต่จะช่วยคุณได้มากที่สุด ถึง:

— ระบุผู้สมัครที่มีลักษณะเฉพาะของความสำเร็จที่ผสมผสานกันเฉพาะกับนักแสดงชั้นนำในปัจจุบันของคุณ

— ให้ข้อมูลโดยละเอียดแก่ฝ่ายบริหารการขายเกี่ยวกับการผสมผสานระหว่างการฝึกสอน การฝึกอบรม และการจัดการที่จำเป็นในการยกระดับเกมของนักแสดงโดยเฉลี่ยหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยของคุณไปสู่ระดับประสิทธิภาพของบุคลากรชั้นนำของคุณ

— ใช้รูปแบบความสำเร็จและข้อมูลผู้สมัครที่คุณสร้างขึ้นบนระบบ POTW ของคุณเพื่อจัดการกิจกรรมการสืบทอดตำแหน่งและการวางแผนอาชีพอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์ของโซลูชันที่เสนอ

• ผลตอบแทนการลงทุนที่ยอดเยี่ยม
• ค่าใช้จ่ายในการเข้าต่ำมาก
• 'จ่ายตามที่คุณใช้' รุ่น
• ผลงานที่พิสูจน์แล้วกับองค์กรที่คล้ายคลึงกัน
• การนำไปใช้งานอย่างรวดเร็ว—ไม่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมพิเศษหรือการรับรองใดๆ
• การสนับสนุนทั่วประเทศ
• ราคาไม่แพงทั่วประเทศ—และทั่วโลก

ทั้งหมดที่ Profiles International มุ่งมั่นที่จะเพิ่มยอดขายใน ClientCo ขึ้นอย่างมากหลายร้อยเปอร์เซ็นต์ในเวลาไม่กี่เดือน

สมมติว่า ClientCo ตัดสินใจที่จะดำเนินการดำเนินการภายในวันที่ 11 พฤษภาคม โซลูชันสามารถดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม โดยผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมครั้งแรกพร้อมที่จะรายงานล่วงหน้าก่อนการประชุมประจำปีของ ClientCo ที่วางแผนไว้สำหรับไตรมาสที่ 4

ขอบคุณมากสำหรับโอกาสที่จะได้ร่วมงานกับคุณในสิ่งที่เรามั่นใจว่าจะเป็นหุ้นส่วนที่ประสบความสำเร็จอย่างเด่นชัด

ขอแสดงความนับถือ,

[ลายเซ็น]

Deiric McCann

ถ้าคุณคิดว่าคุณจะถามคำถามนี้ในครั้งต่อไปเช่นกัน: “จะเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจได้อย่างไร” เทมเพลต ที่ปรับแต่งได้ง่ายคือคำตอบ เพียงสร้างเทมเพลตสากลเพียงเทมเพลตเดียว คุณจะประหยัดเวลาได้มากเมื่อต้องเขียนข้อเสนออีกครั้ง

ตรวจสอบไลบรารีเทมเพลตข้อเสนอทางธุรกิจโดย Decktopus

บทสรุป

ในบทความปัจจุบัน เราได้ ศึกษาวิธีการเขียนจดหมายข้อเสนอทางธุรกิจ ที่สามารถเอาชนะใจคุณได้ ประเด็นหลักคือ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความต้องการและข้อกำหนดของลูกค้าที่คาดหวังเสมอ
• ยึดตามโครงสร้างที่เป็นทางการของข้อเสนอทางธุรกิจ นี้จะทำให้ความพยายามของคุณง่ายขึ้นและผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น
• ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดดีล
• อย่าเพิ่งส่งเอกสาร สร้างการเชื่อมต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ
• เขียนเทมเพลตสากลและนำมาใช้ใหม่ทุกครั้งที่คุณเขียนข้อเสนอ
• ตรวจทานเสมอ