像专业人士一样撰写商业建议书并为您的企业提供帮助的技巧

1. 什么是商业建议书？
2. 为什么需要写商业建议书
3.商业建议书的类型
4. 商业建议书信结构
5.商业建议书格式
6. 撰写强有力的商业建议书的技巧
7.写商业建议书的常见错误
8. 商业建议书清单
9. 如何通过电子邮件发送个人商业提案
10. 发送商业计划书后要做什么
11. 商业建议书示例
12. 客户公司的挑战
13. 配置文件解决方案
14. 拟议解决方案的好处

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3. Hubspot 电子邮件营销 - 营销自动化平台
4. MailerLite - 登陆页面构建器
5. Canva - 制作设计的在线工具

我们将继续对商业信函及其不同类型进行概述。 这一次，我们选择了一封商业建议书。 该业务文档广泛用于从求职到销售的众多领域。 您可能需要在生活中的任何时候编写它。 这就是我们的指南有用的地方。

在本文中，我们将了解如何撰写商业建议书的所有主要方面。 我们将介绍定义和类型等基础知识，为您提供正确的商业提案信格式和结构的指南，提供一些提示和最佳实践，并提供商业提案信的示例。 我们希望您在这里找到所有有用的信息。

通过 GIPHY

让我们从基础开始，好吗？

什么是商业建议书？

简而言之，商业提案信是您向潜在客户提供产品或服务并说明使用它们的理由的信函。 以下列表将使您更好地了解它是什么。

那么，关于商业建议书，您需要了解什么？

• 这是一份销售文件。
• 商业计划书是由卖给（可能）购买的人写的。
• 它是关于您的产品或服务的声明，并解释了它们如何解决客户的问题。
• 其目标是确保您的业务与潜在客户的业务之间建立伙伴关系。
• 可以征求（正式或非正式）或不请自来的商业提案。
• 商业提案的格式和结构有特定的要求。
• 商业提案可以通过邮寄和电子邮件发送。

为什么需要写商业建议书

如上所述，企业建议书的目标是与该企业建立合作伙伴关系。 换句话说，它的目的是说服您的潜在客户向您购买或雇用您作为服务提供商。

根据您所做的情况和性质，可以有多种商业提案类型。 让我们看看下面最受欢迎的。

商业建议书的类型

有两种方法可以对商业建议书进行分类。 第一个是将它们分为三类：正式征求、非正式征求和主动征求的商业建议。 第二种方法是按目的将它们分组。

• 正式征求商业建议书

当潜在买家以书面形式提出要求时，我们正在谈论正式征求的建议。 在这种情况下，潜在客户必须向您发送提案请求 (RFP) 或其他文件，例如 RFQ（报价请求）、IFB（投标邀请）或 RFI（信息请求）。 所有这些信件旨在帮助您了解客户的要求并撰写量身定制的商业计划书。

正式征集的商业建议书为更加规范的商业关系奠定了基础。 他们的目的是赢得客户。

• 非正式征求的商业建议

当客户亲自要求您提出建议时，您的建议没有正式要求，这就是非正式征求的商业建议信的情况。 当潜在客户不看其他产品时，这种做法很常见。 他们的目的是在开始业务合作之前正式确定您与客户的关系。

您可以将此与当一个人申请工作时雇主没有其他候选人但仍要求提供个人简历的情况进行比较。

• 主动提出的商业建议

不请自来的商业建议书是在没有明确要求的情况下编写并发送给潜在客户的。 在大多数情况下，这些是您发送给潜在客户以展示您的产品或服务的营销手册。 与其他类型的商业提案相比，它们更灵活且个性化程度更低。 它们也更适用于冷销做法。 他们的目的是告知潜在客户。

• 投标书

投标建议书通常发送给既关注服务又关注价格的组织。 承包商发布投标请求，潜在供应商通过发送投标书来指定他们可以提供的服务以及这些服务的成本。

• 研究建议

研究提案在科学界和学术界很常见。 他们的目标是获得进行研究的批准或获得必要的资金。 在商业世界中，需要进行研究的组织（或可以资助研究的组织）可能会接受那些拥有必要资源（人员和知识）来进行特定研究的组织的建议。

• 公司内部提案

此类商业建议书由公司员工写给其决策者。 例如，开发人员或团队负责人决定在公司产品中引入新功能。 他或她向 CTO 或 CEO 写了一份提案，他或她在其中详细解释了该功能并证明其实施的合理性。

• 拨款提案

赠款提案由企业、非营利组织或个人撰写给赠款组织，然后由赠款组织根据许多标准在申请人中进行选择。 一封写得很好的提案信，说明您或您的企业如何满足捐赠者的标准，可以为您带来大量资金，帮助您将项目变为现实。

根据商业建议书的类型，格式和必要的元素也会有所不同。 下面，我们将看看如何写一封好的商业提案信，以及在更具体的情况下。

商业建议书信结构

在撰写商业提案信时，应记住，通常需要的不是一份，而是两份文件——提案本身和一封求职信。 后者往往是前者的总结。 在其中，供应商介绍了他或她自己，列出了解决方案，将它们与客户的要求相匹配，并说明了价格。 它也是比商业提案更宽松的文件。 在某些情况下，求职信可以省略。

征求的商业建议书由以下部分组成：

- 扉页

- 目录

- 执行摘要

- 问题陈述

- 目标

- 方法

- 资源和资格清单

- 日程

- 预算

- 指标

- 理由

不请自来的商业提案可以没有前两个要素。

• 概述摘要

此部分也称为“执行摘要”。 在其中，您必须给潜在客户一个选择您的产品或服务的理由。 你需要保持简短、真实和中肯。 您无需在此处说明您的所有福利或详细说明。 摘要的目的是让您的潜在客户阅读提案。

• 介绍

在这里，您需要介绍自己或您的公司。 回答以下问题：

• 你做什么工作？
• 你的使命宣言是什么？
• 你的故事是什么？
• 为什么你应该被信任？

图片由 Freepik 提供

在介绍自己或您的业务时，请尝试与您的潜在客户建立联系，并告诉他们他们可能想听到的关于您的信息。

• 提出问题或机会

在这里，您需要写下您提供的是什么以及为什么它是相关的。 向您的潜在客户表明您了解他们的问题或挑战，并且您已准备好解决它。 提出您的解决方案并将其与问题的特定方面联系起来。

• 目标

在本段中，您必须说明您的产品或服务将提供什么。 最后的预期是什么？ 你预期什么结果，你能保证什么结果？ 这基本上是关于定义 KPI。

• 方法和活动

这是关于您将如何解决潜在客户的问题。 你会使用什么工具和工具？ 工作将如何完成以及由谁完成？ 每个阶段将执行哪些操作？ 为什么？

• 资源列表

本节可以与上一节合并。 在其中，您需要简单地列出您将使用的所有资源。 如果它们是您提供的解决方案的一部分，您可以提供关于它们中的每一个的一些信息。 当然，您需要将资源与特定活动相匹配。

• 详细的时间表

您的潜在客户需要知道您需要多少时间才能显示出切实的结果。 此外，他们将需要查看您的工作时间表。 为您的活动制定详细的时间表。 如果工作需要几个月的时间，您可以制作几张表格：月度计划、周度和每日计划。 您应该列出所有活动，并为每个活动提供时间估计或截止日期。 请记住，提出一个您可以跟上的时间表很重要。 您可以使用时间线制作工具来可视化您的日程安排，确定具体步骤并将其包含在您的提案中。

• 详细的预算

告诉你的潜在客户他们最终需要付给你 ZZZ 的钱是不够的。 相反，将您的工作分解为某些活动或活动类型，并为每个活动提供价格。 最后，说出总金额。 这样，您的潜在客户将看到他们将支付给您的确切费用。

图片由 Freepik 提供

• 测量和指标

你怎么知道什么时候达到了目标？ 在这里，您需要在“目标”部分中为您在提案开始时定义的 KPI 提供估计值。 对可以实现的结果持现实态度。

• 理由

您可以将此部分视为结论。 重申您可以为您的潜在客户做些什么以及为什么您是他们的最佳选择。 如果可能，请链接到您为其他人解决了类似问题的类似案例。 作为一种选择，请让读者访问您的网站，以获取有关您的服务如何提供帮助的更多信息。

商业建议书格式

现在您已经了解了一份好的提案的主要组成部分，是时候考虑商业提案信的格式了。 换句话说，论文应该是什么样子。

• 标题

由于您的提案可能包含多个页面，因此请务必将所有页面链接在一起。 在标题中写下提案的标题和页数。 这将帮助您的潜在客户在没有任何东西将文档放在一起的情况下理解结构。

• 发件人信息

在扉页的右上方，写下您的姓名、组织和地址。 请记住包括您的国家/地区，以防您和您的收件人的国家/地区不同。

• 日期

在发件人信息后添加一个空白行，并写下您的商业建议书的撰写日期。 在日期后多留一个空行。

• 收件人信息

与发件人信息一样，提供收件人的姓名、公司和地址。 小心使用该人的适当头衔。 如果是女性，如果您不确定，最好和女士一起去。 如果有学位，请记住指定个人的学位。

• 称呼

如果是非正式的商业提案，请以称呼开头。 如果是正式请求的，请在求职信中问候收件人。

• 签名

不要忘记在您的名字旁边的提案信末尾添加您的手写签名。 如果您通过电子邮件发送提案并在电子邮件正文中写求职信，那么不要忘记商务电子邮件签名。

单击此处通过创建电子邮件签名进一步个性化商业建议书

确保对标题和文本本身都使用可读字体。 您可以在 Times New Roman 或标准 sans 字体大小 12 之间进行选择。您可以通过粗体格式或大写来突出显示标题。 将您的提案写在一栏中，并使用每个至少 1 英寸的页边距。 注意信息的可读性和逻辑排列。

撰写强有力的商业建议书的提示

既然您已经了解了什么是商业提案以及它包含哪些元素，那么让我们来看看我们收集到的一些建议。 按照提示像专业人士一样写商业建议书。

• 索取 RFP 或 RFQ

与其写一个“冷”的提案，不如向您的潜在客户索取提案请求 (RFP) 或报价请求 (RFQ)。 这是一种很好的常见做法，可以让您提出更加个性化的提案，该提案将符合组织的要求并旨在解决特定问题。 此外，您可以更轻松地编写包含所有重要信息的文档。

• 在您的商业提案中添加求职信

尽管求职信是可选的，但如果没有它就发送提案会很奇怪，特别是如果您通过邮寄方式发送。 如果您与潜在客户的关系不太正式，并且您通过电子邮件进行交流，请在电子邮件正文中写下您的文档摘要。

• 添加 CTA

通过提供明确的行动号召，让您的潜在客户知道下一步可能是什么。 你想让他们给你打电话吗？ 通过邮寄方式向您发送确认信？ 还是您希望他们在得到肯定答复时给您发送电子邮件？ 不要忘记指定这一点。

• 附上证明文件

如果您在业务提案中引用其他文件，您也需要将其包括在内，特别是如果它是您公司的一些文件（例如演示文稿、案例研究、统计电子表格等）。

• 包括相关的事实或统计数据

始终用事实数据支持您的主张。 切勿提供任何您无法确认的数字。 提供参考资料并引用其他来源。 如果您使用公司的内部统计数据，请准备好在潜在客户要求时证明并证明它们。

• 满足约定的期限

确保您有能力满足您在提案中提到的所有截止日期。 不这样做可能会导致您的业务声誉不佳。 为了安全起见，给出的时间估计比你实际希望的慢 1.5 倍。

• 使用您的品牌风格

您可以使用贵公司的信笺抬头作为您的提案。 这样，它看起来会更专业。 此外，坚持您的企业风格：使用您品牌的字体、颜色和风格。 当然，请确保提案信是可读的，并且看起来不会太反差。

• 花一些时间在设计上

通过花一些时间来设计您的提案，使您的提案既美观又出色。 这并不意味着您需要将您的提案作为信息图表。 只需确保文档看起来很吸引人。

• 有写推荐信的明确目标

您正在撰写商业提案这一事实意味着您心中有一个特定的目标。 在你的情况下，总是要达成协议。 因此，将文件视为一封说服信——让您的潜在客户明白您是他们的最佳选择。 简洁、专业、值得信赖。

• 使用正确的语言

使用正确的语言至关重要。 请记住，商业建议书是正式的商业信函。 确保您在整个文档中使用了适当的词汇。 毕竟，这不仅仅是一封给朋友或同事的电子邮件。 不过，您也不应该将您的提案视为科学论文。 专业写作，但避免使用行话并解释不常见的术语。

写商业建议书的常见错误

图片由Pixabay提供

我们已经查看了有关如何撰写商业建议书以赢得潜在客户并达成更好交易的指南和技巧。 但是，还有一些其他重要方面仍然存在。 例如，人们在写提案时常犯的错误。 下面，我们为您收集了其中的一些。

• 混淆征求和不请自来的商业建议。
• 在写建议信之前不研究你的潜在客户。
• 发送商业提案为时已晚。
• 不恰当地称呼收件人（使用错误的标题）。
• 忘记介绍自己或/和您的公司。
• 低估了交付结果所需的时间。
• 未能进行拼写检查和校对您的建议书。
• 在业务提案中过度概括。
• 让一切都与您有关（而不是与您的潜在客户有关）。
• 提供价格估计而不是准确的报价。
• 没有用事实数据来支持这些数字。
• 在您发送提案后不跟进。

商业建议书清单

最后，为了确保您在商业提案信中包含了您需要的所有内容，我们为您准备了以下清单。 只需在发送文件之前检查这些要点，就可以了。

• 您已经写了一封求职信（如果是电子邮件，请在电子邮件正文中提供提案摘要）。
• 收件人的姓名、职务、公司和地址是正确的。
• 您已提供您的姓名、公司和完整的联系信息。
• 日期是最新的。
• 所有页面都正确编号。
• 你有标题页、摘要、目录（如果你的提案很长）、问题陈述、可衡量的目标、方法、工具和资源、详细的时间表和现实的预算。
• 该文档是针对您的潜在客户及其特定问题量身定制的。
• 您的商业提案信回答了“潜在客户为什么要选择我们？”这个问题。
• 您正在将提案发送给正确的人。
• 您已经仔细检查了文档中的语法错误和拼写错误。

您甚至可以加倍努力，通过一些商业计划书撰写服务来创建一个完整的计划。 这可以帮助您的潜在合作伙伴信任您的提案。

如何通过电子邮件发送个人商业提案

通常也可以通过电子邮件发送商业建议书。 在此之前，请确保未另行指定，并且您的潜在客户接受电子邮件提案。 如果是不请自来的商业提案，将您的宣传册发送到收件人的收件箱没有任何问题。

但是，您应该注意一些事项：

• 在电子邮件正文中写下您的求职信
• 确保您拥有正确的电子邮件地址
• 确保您没有触发任何垃圾邮件过滤器
• 请记住附件大小限制
• 查看我们关于撰写有效电子邮件的提示。
• 之后别忘了跟进。

发送商业计划书后该怎么做

一旦你发送了你的求婚信，是时候坐下来等待了，不是吗？ 答案是不。 你的工作没有在这里完成。

图片由商业马力提供

首先，您可以跟进您的潜在客户并要求他们提供一些反馈。 尝试找出他们是否有时间阅读您的提案，以及其中是否缺少任何内容。 如果他们提到他们当前问题的其他方面而您以某种方式遗漏了，您甚至可以修改您的文档。 当然，您不应该用电子邮件和电话轰炸他们——这是失去潜在客户的某种方式。 但是，及时提醒将是最合适的。

其次，您可以在潜在公司内部建立联系并寻求一些见解。 不要害怕——这不会是职业违规。 相反，您可能会因更个性化的方法而获得加分。

商业建议书的例子

在写商业提案信时，样本信总是最有帮助的。 确实，如果不先看到它，就很难理解如何做某事。 这就是为什么我们向您提供一封示例信函，您可以将其作为您自己的提案的示例。 随意修改和使用。

（商业提案信的当前样本取自Deiric McCann 博客。）

迪里克·麦肯

简介国际

5205 湖滨大道

德克萨斯州韦科 76710

[日期]

约瑟夫·布莱恩

首席执行官

客户公司工业

[客户地址]

亲爱的约瑟夫，

Profiles International 很高兴有机会响应您对解决方案的需求，该解决方案将在尽可能短的时间内显着提高您的销量。

随附的提案对 ClientCo 团队在过去几周的讨论中列出的所有要求做出了极其全面的回应。

在我们周三开会之前，我会亲自向您介绍提案的要点，以下是提案内容的简要概述：

客户公司的挑战

ClientCo 的销售团队有 45 名销售专业人员——所有这些专业人员都具有特定的教育、技能和经验组合，他们有共同的特点，这将确保所有人在各自的职位上都非常成功。 然而，整个团队的销售业绩差异很大——从业绩最高的业绩达到 139% 的配额（前十名从 111% 到 139%，平均业绩为 125%），到较低的绩效仅达到配额的 82%（排名后七位的绩效从 82% 到 99% 不等，平均绩效仅为 92%）。 ClientCo 关注的正是表现最好和最差之间 57% 的差距。

ClientCo 有潜力将他们的销售产出提高数百倍——如果他们能够确定是什么让他们的表现最好的人比他们的平均和最差表现的人更有效率，并且他们是否可以利用这些信息来提高他们的销售团队的每个成员的表现都达到了他们的最佳表现者的水平。

型材解决方案

如前所述，Profile 将建立一个定制的在线评估中心（Profiles on the Web），以使 ClientCo 能够全面评估其销售团队。 使用 ProfileXT，我们将评估您的整个团队，并使用我们独特的“成功模式”技术来确定使您的表现最佳的销售人员如此成功的特定属性组合。

通过分析表现最好的人，我们将确定学习能力、行为/个性特征和工作兴趣/动机的特定组合，这些组合使这些人能够在比同龄人更高的水平上表现。

如您所见，提议的“网络档案”（POTW）系统提供了范围广泛的“简单英语”报告，使您和您的经理能够管理您必须做出的每个人的决定，但最能帮助您至：

— 确定与您当前的最佳表现者具有相同成功特征的独特组合的候选人

— 向销售管理人员提供详细信息，准确说明需要什么样的指导、培训和管理组合才能将每个平均或低于平均水平的员工的游戏水平提升到顶尖员工的绩效水平。

— 使用您在 POTW 系统上构建的成功模式和候选人信息来更有效地管理继任和职业规划活动

拟议解决方案的好处

• 卓越的投资回报。
• 极低的入门成本。
• “按需付费”模式。
• 与类似组织的可靠记录。
• 快速实施——无需特殊培训或认证。
• 全国支持。
• 在全国乃至全球范围内使用价格低廉。

Profiles International 的所有人都完全致力于在几个月内将 ClientCo 的销售业绩大幅提高数百%。

假设客户公司决定在 5 月 11 日之前开始实施，则该解决方案可以在 7 月 1 日之前全面实施，并在计划于第四季度举行的客户公司年会之前准备好报告第一个具体结果。

非常感谢有机会与您合作，我们确信这将是一个非常成功的合作伙伴关系。

真挚地，

[签名]

迪里克·麦肯

如果您认为下次您也会问这个问题： “如何写商业建议书？” 一个易于定制的模板就是答案。 只需制作一个通用模板，当您再次编写提案时，您将节省大量时间。

查看 Decktopus 的商业提案模板库。

结论

在当前的文章中，我们研究了如何撰写可以为您赢得一笔重大交易的商业建议书。 主要内容是：

• 始终确保您了解潜在客户的需求和要求。
• 坚持商业提案的正式结构。 这将使您的努力更轻松，结果更有利。
• 遵循最佳实践，以提高您完成交易的机会。
• 不要只发送文件。 与您的潜在客户建立联系。
• 编写一个通用模板并在每次编写提案时重复使用它。
• 一直校对。