如何整理您的數字空間

已發表: 2022-05-07

數字化整理已變得與每天刷牙兩次一樣重要。尤其是現在，當知識產業大規模轉向在線和遠程工作時。除非我們學會保持在線空間整潔有序，否則我們的心理健康和生產力可能會受到嚴重影響。分散注意力、疲憊、不堪重負和易怒只是混亂數字空間的一些症狀。

在本文中，我們將看看數字混亂帶來的風險，以及如何開始清理您的數字工作空間。

什麼是數字整理？

簡而言之，整理您的數字空間意味著清除您不再使用的所有應用程序和文件的計算機、手機或平板電腦（或所有三者）。

這意味著要學會接受你的許多程序、應用程序和擴展是可選的，而只有少數有實際用途，無論是在你的工作還是個人生活中。但我已經聽到你在想：“我什至需要數字整理器嗎？ ” 也許你管理得很好，因為你知道一切都在哪裡。

但是，那些你已經忘記的那些在你的磁盤空間中積聚灰塵的文件呢？僅僅因為你不使用它們並不意味著它們是無害的。

為什麼要進行數字整理？

數字混亂實際上會對知識工作者產生不利的心理影響。在這個時代，我們被鼓勵收集大量信息並將它們存儲起來以備將來使用、潛在的職業機會、學習材料等。

此外，還有另一種類型的數字雜波掩蔽是每個知識工作者都應該擁有的有益事物。

雖然我們知道過度接觸社交媒體和數字內容可能會損害我們的個人生活，但我們經常忽視它對職業的影響。知識工作者依靠數字空間來實現增長、保持更新和連接。我們一直認為在線是永遠不會錯過職業機會的唯一途徑。這包括無數的社交媒體賬戶——LinkedIn、Twitter、Medium、Quora、Facebook、Instagram——無處不在！

然而，如今已成為家喻戶曉的《數字極簡主義》和《深度工作》的作者卡爾·紐波特證明這根本不是真的。

數字雜波帶來的損害

在他的TEDx演講中，紐波特透露，擁有所有這些賬戶會導致注意力分散，並導致注意力永久受損。我們越是分散注意力或一心多用，注意力就越集中。在線上的一切都是為了滿足我們短暫的注意力而設計的，我們當然注定要遭受這樣的命運。

紐波特聲稱，我們開發的這種多任務處理性質與現代經濟所重視的——深度工作和專注——形成鮮明對比。我們所學的技術幫助我們在工作中取得進步，實際上正在對我們不利，我們甚至都沒有註意到。

因此，您可能會爭辯說，對於數字工作者而言，需要在 Facebook、LinkedIn、Twitter 等所有平台上工作可能會助長阻礙日常工作的“永遠在線”心態。這是我們關注的額外混亂，它從我們身上奪走了太多的利益。我們天生就對在線上其他有影響力的人、品牌或公司的可見度施加瞭如此大的壓力，以至於我們甚至沒有註意到我們最有價值的資產——專注和精力——正在如何惡化。

數字化整理如何挽救您的生命

現在，擺脫數字混亂既適用於您的在線狀態，也適用於您管理工作（和個人）文件的方式、組織事物的方式、桌面的外觀，甚至您記得多久清空回收站。它是關於重新控制您的工作流程，並拾起您分散注意力的碎片。

就像在現實生活中一樣，一台凌亂的電腦會讓人頭腦混亂。而且，回到 Newport 提到的分散注意力，為什麼一個空的磁盤空間會對你有好處是有道理的。

每次你想下載一個文件時，試著回憶一下，卻發現自己在尋找合適的文件夾：

除廚房水槽外，下載內容包含所有內容。
您的桌面上有幾個名稱相似的文件夾。

你找不到合適的地方，所以你不會忘記文件。

您最終要么將其保存在桌面上，要么創建一個全新的一次性文件夾，稍後忘記刪除。

隨著時間的推移，這些小事情上的挫敗感、時間和精力都會累積起來。

您應該整理哪些數字空間？

讓我們考慮一下如何整理您的工作計算機，以及您的手機和個人數字空間。

整理您的工作計算機/文件

我們將從清理您的數字工作空間開始，因為它是您最需要關注的地方。讓我們看一下您需要引入的小改動，以確保您的注意力不會分散到所有地方。

不要偷懶命名文件

讓你的文件名“有意義”。是的，我們都希望更快地下載文件並繼續我們的工作，但這會損害我們未來的自我。

當您需要掃描特定文件的打包文件夾，但在“17253933625”或“H02QL6-PDF-ENG.doc”或我最喜歡的“IMG_20200728_161623.jpg”的所有變體中找不到它時會發生什麼. 順便說一句，這些都是真實的例子，來自我自己的下載文件夾。不要讓我開始使用屏幕截圖名稱。

我計劃從今天開始遵循的建議是更加註意文件名。如果有的話，它使磁盤清理變得更加容易：我可以更快地確定哪些圖像和文件應該移動到特定文件夾或刪除。我們傾向於忽略那些標題不佳的文件，就像它們不會弄亂我們的計算機一樣。直到我們的空間用完為止。

到那時，我們不得不清理它，從而創造了一個巨大的時間匯。

只有幾個指定的文件夾（或將它們視為待辦事項列表）

如果您不確定如何對工作文件夾進行分類，請將它們視為看板。

將您的工作量限制在三個或四個文件夾中：

重要的（您每天或特定日子需要的東西）；
待辦事項（第二天或幾天后需要做的事情）；
雜項（您下載以備將來使用的文件，未確定使用）。

請記住每天修改這些文件夾，並根據其緊迫性或必要性移動文檔。對文件夾進行分類的類似方法是通過艾森豪威爾矩陣：

重要和緊急的事情
重要但不緊急的事情
不重要但緊急的事情
不重要且不緊急的事情

這些只是幫助您入門的一些想法。給他們一些想法，並調整最適合您的工作流程的分類風格。

將最常用的應用程序保留在任務欄中

從個人經驗來看，桌面上節省的空間可以幫助您了解您最常使用的軟件。因此，對這些應用程序進行排序。

只需將常用應用程序移至任務欄，您就無需不斷最小化窗口以訪問桌面。作為獎勵，這些應用程序只需單擊一下即可。這是我的樣子：

我的任務欄的一小部分，上面只有 6 個應用程序。

我使用 Ubuntu 並在網上完成大部分寫作，所以這裡的工具是 Pumble（公司的團隊聊天應用程序）、文件瀏覽器、Chrome、屏幕截圖工具和圖像處理程序。

你的桌面不應該是你的“下載”文件夾

作為一名長期的專業作家，我對這種數字犯罪也不是無可指責的。想要快速解決問題，我會將桌面視為存儲在線文件的更快方式。畢竟，誰有時間瀏覽正確的文件夾？

但事實是，從長遠來看，多幾秒鐘來找到正確的文件夾會更好。幾天前，受這項研究的啟發，我決定清理我的桌面，卻發現我不記得為什麼我下載了一些 .pdf 文件、圖像或屏幕截圖。即使在文件達到目的之後，我也只是忘記刪除它們。

這正是問題所在。這些文件在我們桌面上停留的時間越長，我們對它們就越麻木，我們的大腦甚至會忘記它們在那裡。雜物成為我們新的桌面壁紙。

因此，為了您自己的理智，並節省清理時間，請將下載文件夾用於其預期目的，並記得每天清除它。或者，每當我需要提升動力時，我只記得熱門節目“IT Crowd”中 Roy Trenneman 的睿智話語：

“珍，[筆記本電腦]被感染了！ 如果這是一個人，我會朝它的臉開槍！”

我們都應該努力變得更像 Roy——嚴格限制我們的桌面上可以和不可以有什麼。

限制啟動時啟動的程序

通常，默認情況下，新軟件可以選擇在啟動時啟動。通常我們不會考慮它，直到太多的應用程序開始消耗計算機的啟動能力。

很快，計算機需要很長時間才能從沉睡中醒來。這只會從一開始就減慢你所有的工作。

幸運的是，您可以選擇退出，並手動將它們一一打開。大多數程序都可以選擇

最小化您的聊天列表

現在，由於個人的煩惱，這是我經常做的事情，但我注意到我的很多同事都沒有這樣做。

它正在清理您在公司聊天中的 DM 列表。

對於在大公司工作的任何人，尤其是遠程工作的人來說，通信應用程序至關重要。這是我們現在花費大部分時間進行頭腦風暴、討論和解決問題的地方。但是，我注意到當我的 DM 列表中沒有人滿為患時，通過應用程序聊天對我來說要容易得多。

我還注意到，在某些情況下，人們並不介意這一點。他們只是簡單地結束聊天，從不回頭。但對我來說，向下滾動無窮無盡的列表以找出是誰 ping 我是一個額外的煩惱。

這就是我退出所有 DM 並保留一兩個我最常與之交談的人的原因。像這樣的微小變化可以讓您更輕鬆地找到同事，並讓您免於篩選更大的人員列表。這是我的 Pumble 聊天側邊欄的屏幕截圖。之前和之後，如果你願意：

看起來更整潔，不是嗎？此外，您可以折疊您不使用的任何類別。就我而言，這是我不經常使用的頻道。而且我已經製作了一個包含所有作者頻道的附加部分。這樣，當彈出通知時，我會知道它是否需要立即關注。

練習管理瀏覽器標籤

這個技巧不言自明：了解如何限制瀏覽器標籤的使用。您應該始終打開最多 5 個選項卡。不多，最好少。

看到打開的十幾個或更多選項卡會產生額外的緊迫感和不知所措，即使您沒有擠滿工作。更不用說它們可怕地減慢了瀏覽器的加載時間。

利用書籤（但也要保持那些乾淨、整潔和經常過濾），每隔一小時左右掃描一次標籤，檢查是否可以關閉不再使用的標籤，等等。

管理您的收件箱

以下是您可以做的所有事情來整理您的電子郵件：

為傳入的電子郵件製作過濾器，以便您的傳入郵件立即分類到正確的文件夾中。您可以在此處找到 Google 自己的說明。
練習 Merlin Mann 創造的“收件箱零”——每天快速高效地整理您的電子郵件，這樣您就不會花太多時間去想它；
每天檢查電子郵件不要超過兩次，並有一個指定的時間段；
按照生產力教練 Patty Kreamer 在接受 Clockify 的採訪時的建議，旨在管理您的電子郵件生產力：

刪除不再需要的郵件，轉發需要轉發的郵件，然後刪除或歸檔。如果不需要採取任何措施，但電子郵件包含重要信息，請將其存檔在某個地方。正如 Kreamer 總結的那樣，收件箱不是不受歡迎的電子郵件的存儲單元。

這些確實是我們可以生活的詞。因此，下次您打開電子郵件時，請立即決定您想用它做什麼，然後去做。不再略讀。

每天進行瀏覽器/在線清理

您可以將這種新的整理習慣融入您的日常放鬆程序中。就在下班之前，請務必檢查以下列表：

️ 清理您當天的電子郵件（存檔、移動、刪除）；

️ 清除下載文件夾；

️ 關閉所有不必要的標籤，清除當天的搜索記錄（事先將重要網站加入書籤！），並緩存；

️清空回收站；

️ 關閉公司聊天應用程序中的所有 DM。

所有這些都可以在 20 分鐘內完成，頂。一兩週後，您甚至可以將時間縮短到 10 分鐘。除了整理，你會得到很好的關閉，並為你的工作日結束帶來輕鬆感。

整理你的手機

如果你願意的話，你的手機也可能是一個很棒的小窩。鑑於它比計算機更容易訪問，整理只是略有不同。

刪除所有社交媒體應用程序，因為您不會受到誘惑

您可以在許多在線文章中以及 Cal Newport 本人的建議中找到一條友好的建議，即從您的手機中刪除所有社交媒體應用程序，並將它們的使用限制在您的計算機上。

每個應用程序都有其基於 Web 的對應項。在您的計算機上瀏覽 Instagram 的吸引力可能會降低，因為用戶體驗不如應用程序上的流暢和快速。

清理你的畫廊

整理手機很簡單，只需幾個步驟：

篩選您的照片、屏幕截圖和其他圖像以查找重複、低分辨率和意外拍攝的照片。有些手機甚至有一個內置選項可以為您識別；
將照片分類到文件夾中；
將您的整個畫廊移動到雲端，或者將其從手機中完全刪除，或者保留最重要的畫廊。

畢竟，您多久打開一次畫廊並瀏覽圖片？可能不是每天都有。因此，它們沒有理由佔用您手機的內存空間。

清理和管理您的下載

我個人不會檢查下載，直到我在瀏覽特定內容時不小心進入該文件夾。

哦，天哪，每次我都對那裡收集灰塵的文件數量感到驚訝！

從用於維生素描述的 .pdf 文件、瀏覽時發現的食譜到我忘記的 gif 和圖像。

刪除舊文件或已經達到目的的文件。

️ 注意：我可以提供的一個溫馨建議是不要下載陰暗的手機清理應用程序。除非您可以從受信任的來源找到一些，否則最好手動進行。

整理您的個人數字空間

整理您的個人電腦與您的工作電腦沒有太大區別。只有一些額外的東西需要注意。

整理您的個人文件

一張一張地瀏覽您的每個磁盤，並掃描您不再使用的文件夾和文件。試著扼殺那些認為“其中一些文件有一天可能有用”的囤積者：從個人經驗來看——你寫的那些文件，以及你四五年前做的項目，可能不再重要了。只歸檔最重要的文件，其餘的扔掉。

如果這太過分了，您可以隨時購買 SSD（固態硬盤），您可以像 USB 一樣將其插入您的計算機，然後在那里傳輸所有內容。 SSD 可以達到 30 TB 的內存空間，這超出了我們大多數人的需求。同樣，您可以使用Dropbox或Google Drive在線存儲文件。

對音樂文件進行排序

如今，很少有人會直接從電腦上聽音樂。借助Soundcloud和Spotify甚至YouTube等流媒體服務，幾乎不需要在本地存儲音樂。

在線創建您的個人播放列表而不必擔心，因為您的互聯網連接連續幾天中斷的可能性很小。但是，您可以將仍在聽的音樂分類到特定文件夾中以進行離線即興演奏。

移動照片

當涉及到混亂時，數碼照片可能是最大的違規者。在極少數情況下，我們會決定瀏覽我們的計算機以尋找記憶。它仍然是為實體專輯保留的活動，這是理所當然的。以下是照片整理的選項：

將它們組織到適當的文件夾中，並將它們移動到 SSD；
將它們上傳到Google 相冊；
選擇你最喜歡的並製作它們。購買實體專輯（或多張！），並將它們作為您可以交互的對象而不是數字文件來享受。

當我向媽媽要一些舊照片時，也發生了類似的事情，只是給了一個 SSD，她說裡面有我們所有的童年照片。插上電源後，我瀏覽了文件夾，我們笑了笑，然後把它關掉，把它收起來。它真的感覺像一個數碼相冊。這也不是一個壞主意。

清除您的社交帳戶

您的個人在線形像也可能雜亂無章。尤其是您的社交媒體帳戶。

就在去年，我做了一些清理工作，意識到我的高中電子郵件仍然存在於網絡上，以及我只使用了兩個月的網站的無數帳戶（即使是這樣）。

我們在這裡建議的是刪除所有未使用的帳戶，刪除非常舊的電子郵件帳戶（如果我能記住密碼的話），並檢查您的 Google 個人資料中是否有您可能已經註冊（並且忘記了）的任何網站。

此外，一位 Reddit 用戶根據自己的經驗製作了一份令人驚嘆的在線整理清單。根據您想走多遠，您可以遵循他們的部分或全部觀點。

重新訪問瀏覽器擴展

瀏覽器擴展是我們在線存在的一個很小的方面，但它們可能會引起一些挫敗感。我們常常忘記他們甚至在那裡。我有一個語言應用程序，可以將外來詞無縫地整合到我的網頁中，這樣我就可以學習新術語。但是，過了一會兒，我禁用了它，並忘記再次啟用它。

僅僅幾週後，我才發現我的瀏覽器上還有那個擴展，還有其他幾個！他們沒有破壞我的經歷，但他們正在收集灰塵。因此，我不僅禁用了它們，還刪除了它們。現在我有三個我用得最多的，這是我能要求的最乾淨的東西。當您在工具欄上只看到三個圖標時，可以減輕壓力。

你也可以更進一步。

在Google設置中，您可以禁用書籤工具欄（如果您不經常使用它），並從窗口中刪除標題欄。 更少的文字=更清晰的視覺效果。像這樣：

最上面的有設置 - 谷歌瀏覽器可見，以及我的搜索欄下的書籤。但底部隱藏了我可能不需要的所有信息，並濃縮了重要的部分，如退出、最小化和最大化按鈕。

既然我們已經介紹了清理數字空間可以做的所有事情，那麼您如何將其付諸實踐？你從哪裡開始？如果您想花有限的時間進行整理怎麼辦？

如何在有限的時間內進行數字整理

無論您是想花 10 分鐘、100 分鐘還是 30 天整理您的數字空間，我們都會為您準備一份清單。

10分鐘搞定

如果您每天只有 10 分鐘的時間，但仍想獲得一台整潔的計算機的完全滿足感，那麼您可以這樣做。

關閉瀏覽器中所有不必要的標籤
對當天的電子郵件進行排序、存檔或刪除
退出公司聊天中的所有 DM （第二天從頭開始）
清空您的這種簡短但甜蜜的方法非常適合臨時清理。或者直到您設法留出更多時間進行“深度清潔”。
100 分鐘內整理
如果你有超過 10 分鐘——實際上是一個半小時——那麼你可以做以上所有事情，甚至更多：
清除當天的搜索記錄
準備第二天的重要文件（在指定文件夾中）
從桌面上查找並刪除不必要的圖標（還有屏幕截圖、任何下載的文件）
對單個文檔中的任何筆記和待辦事項進行排序
關閉通知，或暫停通知直到第二天
瀏覽非常舊的電子郵件，然後歸檔、排序或刪除它們
擦拭您的硬件組件（鍵盤、顯示器、鼠標等）
30天內整理
將數字整理作為一個項目的最佳方法是將其延長四個星期。
為什麼？
30 天是足夠的時間，因為嬰兒步驟更容易管理。它使您有足夠的時間來考慮最適合您的行動方案。此外，如果您需要刪除數千兆字節的文件並重新組織您的整個計算機，您將需要時間考慮問題。
分析導致您壓力的原因，以及您的數字混亂最嚴重的地方。 計劃好整理的順序。問你自己：
是什麼導致你的數字不堪重負？
你為什麼要整理你的電腦/手機？
你會本能地避免或拖延清理的哪一部分？
在您的瀏覽器和社交平台上工作
這是向更大的魚（您的計算機）過渡的簡單方法。只需一天一天地應用我們上面列出的方法。取消關注人員和帳戶，刪除舊電子郵件帳戶，達到收件箱零等。
清理你的電腦文件
把你的清理工作分成幾天。每天都應該屬於不同的磁盤或文件夾，具體取決於混亂的嚴重程度。
回顧、重新審視和控制這些習慣
建立您每天都會遵循的清潔程序和新習慣。這樣您就可以進入維護模式，讓未來的清理工作更輕鬆、更快捷、更輕鬆。
結論
如果我們想在數字時代生存，數字化整理已成為必須。雖然我們的計算機是在我們的生活空間之後需要清理的另一件事，但它們不必太麻煩。每天簡單地建立十分鐘的例行程序已經可以改變世界。
️您如何看待我們的整理技巧？你有沒有下意識地應用過？或者你是一個總是保持電腦整潔的人，所以你有一些技巧要分享？通過 [email protected] 寫信給我們，我們可能會在下一篇文章中介紹您的建議或軼事。