如何在工作中說“不”並為優先任務節省時間

已發表: 2022-05-07

您是否曾經感到不知所措或被利用了？您可能已經聽說過您需要學會多說“不”。畢竟，通過說“不”，您將有更多時間專注於優先任務。但是，這很難——你不想被視為不合作和難以合作。每個人都說你應該這樣做（包括我們，在我們過去的博客文章中），但沒有人告訴你具體怎麼做。

好吧，我們會告訴你怎麼做。在本文中，我們將提供有關如何在工作中說“不”（不感到內疚）的可行技巧，並幫助您找出避免說“不”的原因。

為什麼你避免說“不”？

在我們討論在工作中說“不”的具體技巧之前，首先要弄清楚為什麼我們會遇到問題，這一點很重要。在很多情況下，說“不”是完全有道理的，例如：

不切實際的期限，
不屬於你的工作的事情（尤其是當你的工作描述中確實有你需要關注的事情時），
你被要求以一種被證明無效的方式做某事，
你的盤子裡已經有太多東西了。

然而，人們仍然不願說出來，因為害怕衝突和/或被貼上“難以合作”的標籤。我們不想讓任何人對我們感到失望或生氣——我們想要討人喜歡。畢竟，我們從小就被教導說“不”是不禮貌的。

正如康奈爾大學組織行為學教授 Vanessa Bohns 博士對《華爾街日報》所說：“我們最基本的需求之一是建立社會聯繫和歸屬感。 說“不”會威脅到我們的人際關係和聯繫的感覺。 ”

毫不奇怪，即使女性想說“不”，她們也更有可能說“是”。用美國心理學會的學術教練 Mary McKinney 博士的話來說，“對女性來說說不更具挑戰性，因為社會壓力讓她們討人喜歡。 如果男性自信，他們仍然被視為討人喜歡，而女性如果順從，則更有可能被視為討人喜歡。 ” 這種壓力對少數民族女性來說更大。

在工作中說“不”的注意事項

說“不”是一門精緻的藝術；為了在工作中正確地做到這一點，您需要記住很多事情。為了更容易記住所有內容，我們將提示分為“注意事項”和“注意事項”。

在工作中說“不”的做法

當你想在工作中禮貌而無愧疚地說“不”時，這些是你應該遵循的做法。

重新定義你對“不”這個詞的看法

第一步是重新定義你對說“不”的看法。

對無關緊要的事情說“不”本質上就是對對你來說很重要的事情說“是”——比如你想為之節省時間的優先任務。

這意味著您尊重自己的時間，並且希望有意識地花費它。這樣做並沒有錯，而且您這樣做也不是壞人。你的時間和精力是有限的資源，所以你需要明智地選擇你將把它們花在什麼上面。

既自信又禮貌

注意你的語氣和肢體語言。正如喬納森·普賴斯 (Jonathan Price) 在他的書《把它寫進書裡》(Put That in Writing) 中所說，“語氣是拒絕的最難的部分。”

一方面，你要直率、果斷，堅定地說“不”。另一方面，你也應該是愉快和有禮貌的。

不要刻薄，但也不要太好——盡量保持中性的語氣。這不是一件容易的事，但找到正確的平衡對於以正確的方式傳遞“不”至關重要。

如果人們必須在相信從你嘴裡說出來的詞和你的肢體語言之間做出決定，他們更有可能選擇後者。學習識別肢體語言提示是必須了解某人真實意圖的一項很好的技能，即使我們可以本能地識別其中的很多。所以，注意你的肢體語言：

說“說“——身體前傾、張開的姿勢、坐直但舒適、熱情的手部動作等。

提出替代方案

如何在工作中禮貌地說“不”？不要只是直截了當地說“不”。提出替代方案。即使你在技術上拒絕做某事，你仍然會看起來很有幫助，並且像一個團隊合作者。

與其說“我做不到”，不如試試這樣的話：“我現在沒空，但我很樂意在星期四完成我目前的任務時這樣做工作。 ”

承認另一個人

一點點同理心會有很長的路要走；儘管告訴他們“不”，您仍然希望與他人保持良好的關係。

試著總是從一個同情的地方說話，讓人們感到被傾聽。
使用諸如“我意識到/理解…… ”之類的短語。例如，“我知道你真的很忙，我希望能幫上忙，但我的日程安排得滿滿噹噹。 ”

忙碌時在日曆中設置時間
如果您想說“不，我很忙”而不實際說出來，那麼將時間限制在您的工作日曆上可能就是答案。它有助於避免對抗，這在很多人的書中都是一個優點。
當您不想被打擾時（確保您的日曆不是私密的，其他人也可以看到），並讓它為您說話。
有關更多類似提示，請查看 58 個工作時間管理提示。
實踐
在對你的未來不重要的情況下練習說“不”，例如對試圖讓你買你不想要的東西的銷售人員說“不”。這將幫助你建立信心，在真正重要的時候說“不”。
如果這對你有用，你甚至可以在鏡子裡排練說這句話——我們不會評判。
權衡說“不”的成本和收益
擅長時間管理的一部分是知道如何以最好的方式度過你的時間。是完成你的任務還是幫助你的同事？視情況而定。

對每件事說“是”，不管它有多快，都會打斷你的注意力和深度工作的能力。而且，無論您多麼想提供幫助，有時您只是沒有合適的技能來成功完成一項任務。並非所有任務都是您可以或應該做的任務。
另一方面，幫助可以加強您與隊友之間的聯繫，甚至可以幫助您提高技能。
並非所有情況都是非黑即白的，您必須權衡接受（或拒絕）執行任務的潛在成本和收益。
為可能的負面反饋做好準備
不管你的“不”是多麼的好和合理，有些人不會接受它，特別是如果這是你第一次設定界限。
為該選項做好心理準備，並知道它與您無關。
正如《無法溝通》的作者霍莉·威克斯（Holly Weeks）在《哈佛商業評論》上所說：“你可以影響他人的反應，但你無法控制它。 ” 其他人的（重新）行為不是你的錯——每個人都要為自己負責。

不要在工作中說“不”
如果您想實現“不”的最佳交付，這些是您應該避免的做法。
不要講太多細節
當然，您應該給出拒絕的理由，但您不必詳細說明。你不需要告訴他們你的整個人生故事。 “我很抱歉，但我的經理給了我另一項任務，我已經在做一個大項目，我很難完成所有事情，晚上 8 點之前我從不回家，我太累了，連做飯，所以我基本上以咖啡和外賣為生，而且…… ”太多了。
“感謝您與我們聯繫，但我需要完成我正在處理的高優先級項目，所以很遺憾，我無法為您提供幫助。 ”，就夠了。
不要過度道歉
不要說太多次“對不起”。事實上，最好避免說出來，盡可能將“抱歉”聲明變成“謝謝”聲明。例如，說“感謝您的耐心等待”而不是“抱歉等待。 ”

不要感到壓力要立即回答
如果情況很複雜，您不需要馬上得到答案。花一些時間考慮一下，權衡所有選項並檢查您的日曆是完全可以的。
不要害怕說“我需要一些時間考慮一下，我可以回复你嗎？ ”。
不要寄希望於你會改變主意
如果你已經知道你的答案會是什麼，就不要再說下去了。隨著時間的推移，它只會變得更加困難，特別是如果你是一個焦慮的人——但即使你不是，這種精神負擔也會增加額外的壓力。
而且，這對對方也更公平，因為他們會有更多的時間去找別人。
針對特定情況的其他提示
由於我們了解了基礎知識，這裡有一些關於如何在特定工作情況下說“不”的額外提示。
對老闆說“不”
對你的老闆說“不”可能很棘手。畢竟，拒絕可以讓你被解僱的人是令人生畏的。

最好的方法是談論優先事項。
感謝他們想到你——很高興他們想讓你參與到新的、令人興奮的項目中。
解釋你現在正在做什麼，以及額外的項目將如何影響你當前的項目。
詢問哪些項目應該優先考慮。
它可能看起來像這樣：“謝謝你為我著想。 如果這是一個優先事項，我現在可以開始工作，但是，它將 [你目前正在從事的項目] 的截止日期推遲2 個月。 ”
對同事說“不”
很多人都不願意對同事說“不”，因為他們不想被視為不想幫助遇到麻煩的隊友的混蛋。你可以通過盡可能誠實來避免這種情況。
如果您在他們要求您承擔的項目中沒有專業知識，請直接說出來。
如果你撒謊並被抓住——例如，如果你說你“太忙”，然後他們看到你在做其他項目——這會損害你們的關係。

如果你仍然決定撒謊（我真的不能告訴你該怎麼做，可以嗎？），不要太明顯。忙碌的人不會長時間喝咖啡，也不會在辦公室看貓視頻。
對員工說“不”
我相信遵循您對 T 的指示對於項目成功非常重要。但是，對員工的建議直截了當地說“不”並不能完全營造積極的工作氛圍。相反，感謝他們的建議，並嘗試解釋為什麼你會以你的方式做事。試著把那個“不”變成“為什麼”。
附加提示：這樣做時不要光顧。
如果時間跟踪是您必須解釋的事情之一，我們會支持您：如何向您的團隊解釋時間跟踪的必要性。
結論
在工作中說“不”並不容易，但通常是必要的。就像在私人生活中一樣，您必須設定界限並為自己挺身而出；停止過度道歉和屈服於壓力，將他人的需求置於自己之前。
這是一項必須隨著時間的推移而學習的技能。您可以做一些可以幫助您的事情，例如提出替代方案和承認他人 - 但是，熟能生巧。
️ 你有沒有在工作中不得不說“不”的境地？你覺得難還是容易？關於如何最好地說“不”，你最喜歡的技巧是什麼？寫信給我們 [email protected] 有機會在以後的文章中出現。