Come dire "No" al lavoro e risparmiare tempo per le attività prioritarie

Pubblicato: 2022-05-07

Ti senti mai sopraffatto o come se fossi sfruttato? Probabilmente hai già sentito dire che devi imparare a dire " No " di più. Dopotutto, dicendo " No ", avresti più tempo per concentrarti sui compiti prioritari. Ma è difficile: non vuoi essere visto come poco collaborativo e difficile da lavorare. Tutti dicono che dovresti farlo (inclusi noi, nei nostri post passati sul blog), ma nessuno ti dice esattamente come farlo .

Bene, ti diremo come. In questo articolo, forniremo suggerimenti pratici su come dire " No " al lavoro (senza sentirti in colpa) e ti aiuteremo a capire il motivo per cui eviti di dirlo.

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Sommario

Perché eviti di dire "No"?

Prima di entrare in suggerimenti concreti su come dire " No " al lavoro, è importante capire perché abbiamo un problema con questo in primo luogo. Ci sono molte situazioni in cui è del tutto giustificabile dire “ No ”, come ad esempio:

Scadenze irrealistiche,
Qualcosa che semplicemente non è il tuo lavoro (soprattutto quando hai qualcosa che è effettivamente nella tua descrizione del lavoro su cui devi concentrarti),
Ti viene chiesto di fare qualcosa in un modo che si è dimostrato inefficace,
Hai già troppe cose nel piatto.

Tuttavia, le persone sono ancora riluttanti a dirlo, per paura di conflitti e/o di essere etichettati come "difficili con cui lavorare". Non vogliamo che nessuno sia deluso o arrabbiato con noi: vogliamo essere d'accordo. Dopotutto, fin da bambini, ci hanno insegnato che dire " No " era scortese.

Come ha affermato per il Wall Street Journal la dott.ssa Vanessa Bohns, Ph.D. e professore di comportamento organizzativo alla Cornell University: “ Uno dei nostri bisogni più fondamentali è la connessione sociale e il sentimento di appartenenza. Dire "no" è una minaccia per le nostre relazioni e quella sensazione di connessione. "

Non sorprende che le donne siano più propense a dire " Sì " anche se vogliono dire " No ". Nelle parole del coach accademico Mary McKinney, Ph.D., per l'American Psychological Association, " Dire di no è più difficile per le donne a causa delle pressioni della società per essere simpatiche. Gli uomini sono ancora visti come simpatici se sono assertivi, mentre è più probabile che le donne siano viste come simpatiche se sono conformi. Questa pressione è ancora più grande per le donne delle minoranze.

Cosa fare e cosa non fare per dire "No" al lavoro

Dire “ No ” è un'arte delicata; ci sono alcune cose che devi tenere a mente per farlo correttamente al lavoro. Per rendere più facile ricordare tutto, abbiamo diviso i suggerimenti in DA FARE e DA NON FARE.

DO's di dire "No" al lavoro

Queste sono le pratiche che dovresti seguire quando vuoi dire "No" al lavoro in modo educato e senza sensi di colpa.

Riformula il modo in cui pensi alla parola "No"

Il primo passo è riformulare il modo in cui pensi di dire " No ".

Dire " No " a qualcosa che non ha importanza significa essenzialmente dire " Sì " a qualcosa di importante per te, ad esempio un'attività prioritaria per la quale vuoi risparmiare tempo.

Significa che rispetti il tuo tempo e vuoi essere intenzionato a spenderlo. Non c'è niente di sbagliato in questo e non sei una persona cattiva per farlo. Il tuo tempo e la tua energia sono risorse limitate, quindi devi scegliere saggiamente per cosa li spenderai.

Sii sia assertivo che educato

Presta attenzione al tono e al linguaggio del corpo. Come ha detto Jonathan Price nel suo libro, Mettilo per iscritto, " Il tono è la parte più difficile del dire di no ".

Da un lato, dovresti essere diretto e assertivo e dire " No " con fermezza. D'altra parte, dovresti anche essere gentile ed educato.

Non essere cattivo, ma non essere nemmeno troppo gentile: cerca di avere un tono neutro. Non è un compito facile da svolgere, ma trovare il giusto equilibrio è fondamentale per fornire il " no " nel modo giusto.

Se le persone devono decidere tra credere alle parole che escono dalla tua bocca e il tuo linguaggio del corpo, è più probabile che scelgano quest'ultimo. Imparare a riconoscere i segnali del linguaggio del corpo è una buona abilità per conoscere le vere intenzioni di qualcuno, anche se possiamo riconoscerne molti istintivamente. Quindi, presta attenzione al tuo linguaggio del corpo:

Linguaggio del corpo che dice " Linguaggio del corpo che dice " — sporgersi in avanti, postura aperta, stare seduti in posizione eretta ma comodamente, movimenti entusiastici delle mani, ecc.

Suggerisci un'alternativa

Come dire educatamente " No " al lavoro? Non limitarti a dire un “ No ”. Proponi un'alternativa. Anche se tecnicamente ti rifiuterai di fare qualcosa, sembrerai comunque disponibile e come un giocatore di squadra.

Invece di dire " Non sarò in grado di farlo ", prova qualcosa del genere: " Non sono disponibile in questo momento, ma sarò felice di farlo giovedì, quando avrò finito il compito sono attualmente lavorando su. "

Riconosci l'altra persona

Un po' di empatia fa molto; nonostante tu dica loro " No ", vorrai comunque mantenere un buon rapporto con gli altri.

Cerca di parlare sempre da un luogo di compassione e fai sentire le persone ascoltate.

Usa frasi come “ Mi rendo conto/capisco che… ”. Ad esempio, " Capisco che sei molto impegnato e vorrei poterti aiutare, ma il mio programma è completamente pieno. "

Blocca il tempo nel tuo calendario quando sei occupato

Se vuoi dire " No, sono impegnato " senza dirlo in realtà, il blocco del tuo calendario di lavoro potrebbe essere la risposta. Aiuta a evitare il confronto, che è un vantaggio in molti libri di persone.

Blocca l'intervallo di tempo in cui non vuoi essere disturbato (assicurati che il tuo calendario non sia privato e che anche gli altri possano vederlo) e lascia che parli per te.

Per suggerimenti più simili, consulta 58 suggerimenti per la gestione del tempo per il lavoro.
Pratica
Esercitati a dire " No " in situazioni che non sono cruciali per il tuo futuro, come dirlo a un venditore che cerca di convincerti a comprare qualcosa che non desideri. Questo ti aiuterà a rafforzare la sicurezza di dire " No " quando conta davvero.
Puoi anche provare a dirlo allo specchio se funziona per te - non giudicheremo.

Valuta i costi e i vantaggi di dire "No"
Parte dell'essere bravi nella gestione del tempo è sapere come trascorrere il proprio tempo nel miglior modo possibile. Sta finendo il tuo compito o aiutando il tuo collega? Dipende dalla situazione.
Dire " Sì " a tutto, non importa quanto sia veloce, interrompe la concentrazione e la capacità di lavorare in profondità. E non importa quanto tu voglia aiutare, a volte non hai le competenze giuste per completare un'attività con successo. Non tutte le attività sono attività che puoi o dovresti svolgere.
D'altra parte, aiutare può rafforzare il legame tra te e i tuoi compagni di squadra, o addirittura aiutarti a migliorare le tue abilità.
Non tutte le situazioni sono in bianco e nero e dovrai valutare i potenziali costi e benefici dell'accettare (o rifiutare) di svolgere un'attività.
Prepararsi per un possibile feedback negativo
Non importa quanto sia stato gentile e ragionevole il tuo " No ", alcune persone non lo prenderanno bene, specialmente se è la prima volta che stabilisci dei limiti.
Sii preparato mentalmente per quell'opzione e sappi che non ha nulla a che fare con te.
Come Holly Weeks, l'autore di Failure to Communicate , ha affermato per la Harvard Business Review: “ Puoi influenzare il modo in cui l'altra persona reagisce, ma non puoi controllarlo. "Le (re)azioni di altre persone non sono colpa tua: ognuno è responsabile delle proprie.
NON dire "No" al lavoro
Queste sono le pratiche che dovresti evitare se vuoi ottenere la migliore consegna possibile del tuo " No ".
Non entrare troppo nei dettagli
Dovresti, ovviamente, motivare il tuo rifiuto, ma non devi entrare troppo nei dettagli. Non hai bisogno di raccontare loro tutta la storia della tua vita. “ Mi dispiace tanto, ma il mio manager mi ha dato un altro compito e sto già lavorando a un grande progetto e faccio fatica a finire tutto e non torno mai a casa prima delle 20 e sono troppo stanco per anche cucino quindi praticamente vivo di caffè e cibo da asporto e… ” è troppo.
“ Grazie per avermi contattato, ma devo finire il progetto ad alta priorità su cui sto lavorando, quindi, sfortunatamente, non sarei in grado di aiutarti. ”, è appena sufficiente.
Non scusarti troppo
Non dire " Scusa " troppe volte. In effetti, è meglio evitare di dirlo e trasformare la frase " Scusa " in una dichiarazione di " Grazie " quando possibile. Ad esempio, dicendo " Grazie per la tua pazienza " invece di " Scusa per l'attesa. "
Non sentirti sotto pressione per rispondere immediatamente
Se una situazione è complessa, non è necessario avere subito la risposta. Prendersi del tempo per pensarci, soppesare tutte le opzioni e controllare il calendario è assolutamente normale.
Non aver paura di dire “ Ho bisogno di un po' di tempo per pensarci, posso tornare da te? ”.
Non dare false speranze che cambierai idea
Se sai già quale sarà la tua risposta, non prolungare il dirlo. Sarà solo più difficile con il tempo, specialmente se sei una persona ansiosa, ma anche se non lo sei, quel carico mentale aggiungerà ulteriore stress.
Inoltre, è più giusto anche per l'altra parte, poiché avranno più tempo per trovare qualcun altro.
Suggerimenti aggiuntivi per situazioni specifiche
Dato che abbiamo esaminato le basi, ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi su come dire " No " in specifiche situazioni lavorative.
Dire "No" al tuo capo
Dire " No " al tuo capo può essere complicato. Dopotutto, è intimidatorio rifiutare qualcuno che può farti licenziare.
Il modo migliore per farlo è parlare di priorità.
Ringraziali per aver pensato a te: è bello che vogliano coinvolgerti in nuovi ed entusiasmanti progetti.
Spiega a cosa stai lavorando ora e in che modo l'adozione di progetti aggiuntivi influirà su quelli attuali.
Chiedi quali progetti dovrebbero avere la priorità.
Può assomigliare a questo: “ Grazie per aver pensato a me per questo. Se questa è una priorità, posso iniziare a lavorarci subito, tuttavia, la scadenza del [progetto su cui stai attualmente lavorando] aumenterà di 2 mesi. "
Dire "No" al tuo collega
Molte persone hanno problemi a dire " no " ai colleghi perché non vogliono essere percepiti come degli idioti che non vogliono aiutare un compagno di squadra in difficoltà. Puoi evitarlo essendo il più onesto possibile.
Se non hai esperienza in un progetto che ti stanno chiedendo di affrontare, dillo e basta.
Se menti e vieni scoperto, ad esempio, se dici che sei "troppo occupato" e poi ti vedono affrontare altri progetti, danneggerai la tua relazione.
Se decidi ancora di mentire (non posso davvero dirti cosa fare, vero?), non essere ovvio. Le persone impegnate non fanno lunghe pause caffè e ridono ai video di gatti in ufficio.
Dire "No" ai tuoi dipendenti
Credo che sia importante seguire le tue istruzioni a una T affinché un progetto abbia successo. Ma dare un secco " No " ai suggerimenti dei tuoi dipendenti non creerà esattamente un'atmosfera di lavoro positiva. Invece, ringraziali per i loro suggerimenti e cerca di spiegare perché fai le cose in quel modo. Prova a trasformare quel " no " in un " perché ".
Suggerimento aggiuntivo: non essere condiscendente mentre lo fai.
Se il monitoraggio del tempo è tra le cose che devi spiegare, ti abbiamo dato le spalle: come spiegare la necessità del monitoraggio del tempo al tuo team.
Conclusione
Dire “ No ” al lavoro non è facile, ma spesso è necessario. Proprio come nella vita privata, devi stabilire dei limiti e difendere te stesso; smettila di scusarti troppo e di cedere alle pressioni per mettere i bisogni degli altri prima dei tuoi.
È un'abilità che deve essere appresa nel tempo. Ci sono cose che puoi fare che possono aiutarti, come suggerire alternative e riconoscere l'altra persona, ma la pratica rende perfetti.
️ Ti è mai capitato di trovarti nella posizione di dover dire “ No ” al lavoro? L'hai trovato difficile o facile? Quali sono i tuoi consigli preferiti su come dire al meglio " No "? Scrivici a [email protected] per avere la possibilità di essere presente in articoli futuri.