Bagaimana mengatakan "Tidak" di tempat kerja dan menghemat waktu untuk tugas-tugas prioritas

Diterbitkan: 2022-05-07

Apakah Anda pernah merasa kewalahan atau seperti sedang dimanfaatkan? Anda mungkin pernah mendengar bahwa Anda perlu belajar mengatakan " Tidak " lebih banyak. Lagi pula, dengan mengatakan " Tidak ", Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas prioritas. Tapi, itu sulit — Anda tidak ingin terlihat tidak kooperatif dan sulit diajak bekerja sama. Semua orang mengatakan bahwa Anda harus melakukannya (termasuk kami, dalam posting blog kami sebelumnya), tetapi tidak ada yang memberi tahu Anda bagaimana tepatnya melakukannya .

Nah, kami akan memberi tahu Anda caranya. Dalam artikel ini, kami akan memberikan tips yang dapat ditindaklanjuti tentang cara mengatakan " Tidak " di tempat kerja (tanpa merasa bersalah) dan membantu Anda mengetahui alasan Anda menghindari mengatakannya.

Daftar isi

Mengapa Anda menghindari mengatakan "Tidak"?

Sebelum kita masuk ke tip konkret untuk mengatakan " Tidak " di tempat kerja, penting untuk mencari tahu mengapa kita memiliki masalah dengannya. Ada banyak situasi di mana sepenuhnya dibenarkan untuk mengatakan “ Tidak ”, seperti:

Tenggat waktu yang tidak realistis,
Sesuatu yang bukan pekerjaan Anda (terutama ketika Anda memiliki sesuatu yang sebenarnya ada dalam deskripsi pekerjaan Anda yang perlu Anda fokuskan),
Anda diminta untuk melakukan sesuatu dengan cara yang terbukti tidak efektif,
Anda sudah memiliki terlalu banyak barang di piring Anda.

Namun, orang masih ragu untuk mengatakannya, karena takut akan konflik dan/atau dicap sebagai “sulit diajak bekerja sama”. Kami tidak ingin siapa pun kecewa atau marah kepada kami — kami ingin bersikap menyenangkan. Lagi pula, sejak kami masih anak-anak, kami diajari bahwa mengatakan " Tidak " adalah tidak sopan.

Seperti yang dikatakan Dr. Vanessa Bohns, Ph.D., dan seorang profesor perilaku organisasi di Universitas Cornell untuk Wall Street Journal: “ Salah satu kebutuhan paling mendasar kita adalah koneksi sosial dan perasaan bahwa kita memiliki. Mengatakan 'tidak' terasa mengancam hubungan kita dan perasaan keterhubungan itu. ”

Tidak mengherankan, wanita lebih cenderung mengatakan " Ya " bahkan jika mereka ingin mengatakan " Tidak ". Dalam kata-kata pelatih akademis Mary McKinney, Ph.D., untuk American Psychological Association, “ Mengatakan tidak lebih menantang bagi wanita karena tekanan sosial untuk disukai. Pria masih terlihat menyenangkan jika mereka tegas, sementara wanita lebih cenderung terlihat menyenangkan jika mereka patuh. ”Tekanan ini bahkan lebih besar bagi perempuan minoritas.

Apa yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk mengatakan "Tidak" di tempat kerja

Mengatakan “ Tidak ” adalah seni yang rumit; ada beberapa hal yang perlu Anda ingat untuk melakukannya dengan benar di tempat kerja. Agar lebih mudah mengingat semuanya, kami membagi tips menjadi DO dan DON'T.

LAKUKAN mengatakan "Tidak" di tempat kerja

Ini adalah praktik yang harus Anda ikuti ketika Anda ingin mengatakan "Tidak" di tempat kerja dengan sopan dan tanpa rasa bersalah.

Membingkai ulang bagaimana Anda berpikir tentang kata "Tidak"

Langkah pertama adalah untuk membingkai ulang bagaimana Anda berpikir tentang mengatakan " Tidak ".

Mengatakan “ Tidak ” untuk sesuatu yang tidak penting pada dasarnya mengatakan “ Ya ” untuk sesuatu yang penting bagi Anda — seperti tugas prioritas yang ingin Anda hemat waktu.

Ini berarti bahwa Anda menghargai waktu Anda dan Anda ingin dengan sengaja menghabiskannya. Tidak ada yang salah dengan itu dan Anda bukan orang jahat untuk melakukannya. Waktu dan energi Anda adalah sumber daya yang terbatas, jadi Anda harus memilih dengan bijak untuk apa Anda akan membelanjakannya.

Bersikaplah tegas dan sopan

Perhatikan nada dan bahasa tubuh Anda. Seperti yang dikatakan Jonathan Price dalam bukunya, Put That in Writing, “ Nada adalah bagian tersulit dari mengatakan tidak .”

Di satu sisi, Anda harus lugas dan tegas serta mengatakan “ Tidak ” dengan tegas. Di sisi lain, Anda juga harus bersikap menyenangkan dan sopan.

Jangan jahat, tapi juga jangan terlalu baik — cobalah untuk memiliki nada yang netral. Bukan tugas yang mudah untuk dilakukan, tetapi menemukan keseimbangan yang tepat sangat penting untuk menyampaikan " Tidak " dengan cara yang benar.

Jika orang harus memutuskan antara mempercayai kata-kata yang keluar dari mulut Anda dan bahasa tubuh Anda, mereka cenderung memilih yang terakhir. Belajar mengenali isyarat bahasa tubuh adalah keterampilan yang baik untuk mengetahui niat seseorang yang sebenarnya, meskipun kita dapat mengenali banyak dari mereka secara naluriah. Jadi, perhatikan bahasa tubuh Anda:

Bahasa tubuh yang mengatakan “ Bahasa tubuh yang mengatakan “ — mencondongkan tubuh ke depan, postur terbuka, duduk tegak tetapi nyaman, gerakan tangan yang antusias, dll.

Sarankan alternatif

Bagaimana dengan sopan mengatakan " Tidak " di tempat kerja? Jangan hanya memberikan jawaban “ Tidak ”. Mengusulkan alternatif. Meskipun secara teknis Anda akan menolak untuk melakukan sesuatu, Anda akan tetap terlihat membantu dan seperti pemain tim.

Alih-alih mengatakan " Saya tidak akan bisa melakukan itu ", cobalah sesuatu seperti ini: " Saya tidak ada saat ini, tetapi saya akan dengan senang hati melakukannya pada hari Kamis, ketika saya menyelesaikan tugas saya saat ini bekerja pada. ”

Akui orang lain

Sedikit empati sangat membantu; meski memberi tahu mereka “ Tidak ”, Anda tetap ingin menjaga hubungan baik dengan orang lain.

Cobalah untuk selalu berbicara dari tempat yang penuh kasih dan membuat orang merasa didengar.

Gunakan frasa seperti “ Saya menyadari/mengerti bahwa… ”. Misalnya, “ Saya mengerti bahwa Anda sangat sibuk dan saya berharap saya dapat membantu, tetapi jadwal saya sangat padat. ”

Blokir waktu di kalender Anda saat Anda sibuk

Jika Anda ingin mengatakan “ Tidak, saya sedang sibuk ” tanpa benar-benar mengatakannya, waktu yang menghalangi kalender kerja Anda mungkin bisa menjadi jawabannya. Ini membantu untuk menghindari konfrontasi, yang merupakan nilai tambah dalam banyak buku orang.

Blokir kerangka waktu saat Anda tidak ingin diganggu (pastikan kalender Anda tidak pribadi dan orang lain juga dapat melihatnya) dan biarkan kalender berbicara untuk Anda.

Untuk tip serupa lainnya, lihat 58 Tip manajemen waktu untuk bekerja.
Praktik
Berlatihlah mengatakan " Tidak " dalam situasi yang tidak penting untuk masa depan Anda, seperti mengatakannya kepada seorang tenaga penjualan yang mencoba membuat Anda membeli sesuatu yang tidak Anda inginkan. Ini akan membantu Anda membangun kepercayaan diri untuk mengatakan " Tidak " ketika itu benar-benar penting.
Anda bahkan dapat berlatih mengucapkannya di cermin jika itu berhasil untuk Anda — kami tidak akan menilai.

Pertimbangkan biaya dan manfaat dari mengatakan "Tidak"
Bagian dari menjadi baik dalam manajemen waktu adalah mengetahui bagaimana menghabiskan waktu Anda dengan cara sebaik mungkin. Apakah itu menyelesaikan tugas Anda atau membantu rekan kerja Anda? Tergantung pada situasi.
Mengatakan " Ya " untuk semuanya, tidak peduli seberapa cepat itu, mengganggu konsentrasi dan kemampuan Anda untuk bekerja secara mendalam. Dan tidak peduli seberapa besar Anda ingin membantu, terkadang Anda tidak memiliki keahlian yang tepat untuk menyelesaikan tugas dengan sukses. Tidak semua tugas adalah tugas yang dapat atau harus Anda lakukan.
Di sisi lain, membantu dapat memperkuat ikatan antara Anda dan rekan satu tim Anda, atau bahkan membantu Anda meningkatkan keterampilan Anda.
Tidak semua situasi hitam dan putih dan Anda harus mempertimbangkan potensi biaya dan manfaat dari menerima (atau menolak) melakukan suatu tugas.
Bersiaplah untuk kemungkinan umpan balik negatif
Tidak peduli seberapa baik dan masuk akal " Tidak " Anda, beberapa orang tidak akan menerimanya dengan baik, terutama jika ini adalah pertama kalinya Anda menetapkan batasan.
Bersiaplah secara mental untuk opsi itu dan ketahuilah bahwa itu tidak ada hubungannya dengan Anda.
Seperti yang dikatakan Holly Weeks, penulis Kegagalan Berkomunikasi , untuk Harvard Business Review, “ Anda dapat memengaruhi bagaimana orang lain bereaksi, tetapi Anda tidak dapat mengendalikannya. ” (Re)Tindakan orang lain bukanlah kesalahan Anda — setiap orang bertanggung jawab atas dirinya sendiri.
JANGAN mengatakan "Tidak" di tempat kerja
Ini adalah praktik yang harus Anda hindari jika Anda ingin mencapai penyampaian " Tidak " Anda sebaik mungkin.
Jangan terlalu detail
Anda harus, tentu saja, memberikan alasan penolakan Anda, tetapi Anda tidak perlu terlalu detail. Anda tidak perlu menceritakan seluruh kisah hidup Anda kepada mereka. “ Saya sangat menyesal, tetapi manajer saya memberi saya tugas lain dan saya sudah mengerjakan satu proyek besar dan saya kesulitan menyelesaikan semuanya dan saya tidak pernah pulang sebelum jam 8 malam dan saya terlalu lelah untuk menyelesaikannya. masak jadi saya pada dasarnya hidup dari kopi dan takeout dan… ” terlalu banyak.
“ Terima kasih telah menghubungi, tetapi saya harus menyelesaikan proyek prioritas tinggi yang sedang saya kerjakan, jadi sayangnya, saya tidak dapat membantu Anda. ”, cukup.
Jangan meminta maaf secara berlebihan
Jangan terlalu sering mengatakan " Maaf ". Bahkan, lebih baik hindari mengatakannya dan ubah pernyataan “ Maaf ” menjadi pernyataan “ Terima kasih ” bila memungkinkan. Misalnya, katakan " Terima kasih atas kesabaran Anda " alih-alih " Maaf menunggu. ”
Jangan merasa tertekan untuk segera menjawab
Jika situasinya rumit, Anda tidak perlu langsung mendapatkan jawabannya. Meluangkan waktu untuk memikirkannya, menimbang semua opsi, dan memeriksa kalender Anda benar-benar baik-baik saja.
Jangan takut untuk mengatakan “ Saya perlu waktu untuk memikirkannya, bisakah saya menghubungi Anda kembali? ”.
Jangan memberikan harapan palsu bahwa kamu akan berubah pikiran
Jika Anda sudah tahu apa jawaban Anda, jangan lama-lama mengatakannya. Ini hanya akan lebih sulit seiring waktu, terutama jika Anda adalah orang yang cemas — tetapi bahkan jika tidak, beban mental itu akan menambah stres ekstra.
Selain itu, ini juga lebih adil bagi pihak lain, karena mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk menemukan orang lain.
Kiat tambahan untuk situasi tertentu
Karena kami telah membahas dasar-dasarnya, berikut adalah beberapa tip tambahan tentang cara mengatakan " Tidak " dalam situasi kerja tertentu.
Mengatakan "Tidak" kepada bos Anda
Mengatakan " Tidak " kepada atasan Anda bisa jadi rumit. Lagi pula, menolak seseorang yang bisa membuat Anda dipecat adalah hal yang menakutkan.
Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membicarakan prioritas.
Ucapkan terima kasih karena telah memikirkan Anda — senang mereka ingin melibatkan Anda dalam proyek baru yang menarik.
Jelaskan apa yang sedang Anda kerjakan sekarang dan bagaimana mengambil proyek tambahan akan memengaruhi proyek Anda saat ini.
Tanyakan proyek mana yang harus diprioritaskan.
Itu bisa terlihat seperti ini: “ Terima kasih telah memikirkan saya untuk ini. Jika ini adalah prioritas, saya dapat mulai mengerjakannya sekarang, namun, itu akan mendorong tenggat waktu [proyek yang sedang Anda kerjakan] selama 2 bulan. ”
Mengatakan “Tidak” kepada rekan kerja Anda
Banyak orang memiliki masalah dengan mengatakan " Tidak " kepada rekan kerja karena mereka tidak ingin dianggap sebagai orang brengsek yang tidak ingin membantu rekan satu tim dalam kesulitan. Anda dapat menghindari hal ini dengan bersikap sejujur mungkin.
Jika Anda tidak memiliki keahlian dalam proyek yang mereka minta untuk Anda kerjakan, katakan saja.
Jika Anda berbohong dan ketahuan — misalnya, jika Anda mengatakan Anda “terlalu sibuk” dan kemudian mereka melihat Anda mengerjakan proyek lain — itu akan merusak hubungan Anda.
Jika Anda masih memutuskan untuk berbohong (saya benar-benar tidak bisa memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan, bukan?), jangan terlalu jelas. Orang-orang sibuk tidak mengambil waktu rehat kopi yang lama dan menertawakan video kucing di kantor.
Mengatakan “Tidak” kepada karyawan Anda
Saya percaya penting untuk mengikuti instruksi Anda ke T agar proyek berhasil. Namun, memberikan " Tidak " pada saran karyawan Anda tidak akan menciptakan suasana kerja yang positif. Alih-alih, ucapkan terima kasih atas saran mereka dan coba jelaskan mengapa Anda melakukan sesuatu seperti yang Anda lakukan. Cobalah untuk mengubah " Tidak " itu menjadi " Mengapa ".
Kiat tambahan: Jangan menggurui saat melakukannya.
Jika pelacakan waktu adalah salah satu hal yang harus Anda jelaskan, kami mendukung Anda: Bagaimana menjelaskan perlunya pelacakan waktu kepada tim Anda.
Kesimpulan
Mengatakan “ Tidak ” di tempat kerja tidaklah mudah, tetapi sering kali diperlukan. Sama seperti dalam kehidupan pribadi, Anda harus menetapkan batasan dan membela diri sendiri; berhenti meminta maaf secara berlebihan dan menyerah pada tekanan untuk mendahulukan kebutuhan orang lain di atas kebutuhan Anda sendiri.
Ini adalah keterampilan yang harus dipelajari dari waktu ke waktu. Ada hal-hal yang dapat Anda lakukan yang dapat membantu Anda, seperti menyarankan alternatif dan mengakui orang lain — tetapi, latihan menjadi sempurna.
️ Pernahkah Anda berada di posisi di mana Anda harus mengatakan “ Tidak ” di tempat kerja? Apakah Anda merasa sulit atau mudah? Apa tip favorit Anda tentang cara terbaik untuk mengatakan " Tidak "? Kirim surat kepada kami di [email protected] untuk mendapat kesempatan tampil di artikel mendatang.