Jak powiedzieć „nie” w pracy i zaoszczędzić czas na zadania priorytetowe

Opublikowany: 2022-05-07

Czy kiedykolwiek czułeś się przytłoczony lub jakbyś był wykorzystywany? Prawdopodobnie słyszałeś już, że musisz nauczyć się mówić więcej „ nie ”. W końcu mówiąc „ Nie ” miałbyś więcej czasu na skupienie się na zadaniach priorytetowych. Ale to trudne — nie chcesz być postrzegany jako niechętny do współpracy i trudny w pracy. Wszyscy mówią, że powinieneś to zrobić (w tym my, w naszych poprzednich wpisach na blogu), ale nikt nie mówi Ci, jak dokładnie to zrobić .

Cóż, powiemy ci jak. W tym artykule przedstawimy praktyczne wskazówki, jak powiedzieć „ nie ” w pracy (bez poczucia winy) i pomożemy Ci dowiedzieć się, dlaczego unikasz mówienia tego.

Spis treści

Dlaczego unikasz mówienia „nie”?

Zanim przejdziemy do konkretnych wskazówek dotyczących mówienia „ nie ” w pracy, ważne jest, aby najpierw dowiedzieć się, dlaczego mamy z tym problem. Jest wiele sytuacji, w których całkowicie uzasadnione jest powiedzenie „ Nie ”, takie jak:

nierealistyczne terminy,
Coś, co po prostu nie jest twoją pracą (zwłaszcza, gdy masz coś, co faktycznie znajduje się w twoim opisie pracy, na czym musisz się skupić),
Jesteś proszony o zrobienie czegoś w sposób, który okazał się nieskuteczny,
Masz już za dużo rzeczy na talerzu.

Jednak ludzie wciąż wahają się, czy to powiedzieć, bojąc się konfliktu i/lub bycia oznaczonym jako „trudno się z nim pracuje”. Nie chcemy, aby ktokolwiek był na nas rozczarowany lub zły — chcemy być zgodni. W końcu od dzieciństwa uczono nas, że mówienie „ nie ” jest niegrzeczne.

Jak powiedziała dr Vanessa Bohns i profesor zachowań organizacyjnych na Cornell University dla Wall Street Journal: „ Jedną z naszych najbardziej podstawowych potrzeb jest połączenie społeczne i poczucie, że należymy. Mówienie „nie” wydaje się zagrażać naszym związkom i poczuciu więzi. ”

Nic dziwnego, że kobiety częściej mówią „ tak ”, nawet jeśli chcą powiedzieć „ nie ”. Jak mówi dr Mary McKinney, trenerka akademicka z Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego: „ Odmawianie jest większym wyzwaniem dla kobiet ze względu na presję społeczną, aby być lubianą. Mężczyźni są nadal postrzegani jako lubiani, jeśli są asertywni, podczas gdy kobiety są bardziej postrzegane jako lubiane, jeśli są uległe. Ta presja jest jeszcze większa w przypadku kobiet z mniejszości.

Co robić, a czego nie mówić „nie” w pracy

Mówienie „ nie ” to delikatna sztuka; jest kilka rzeczy, o których musisz pamiętać, aby robić to poprawnie w pracy. Aby łatwiej było wszystko zapamiętać, podzieliliśmy wskazówki na TAK i NIE.

NIE rób mówienia „nie” w pracy

Oto praktyki, których powinieneś przestrzegać, gdy chcesz grzecznie i bez poczucia winy powiedzieć „nie” w pracy.

Zmień sposób myślenia o słowie „Nie”

Pierwszym krokiem jest przeformułowanie sposobu, w jaki myślisz o mówieniu „ Nie ”.

Powiedzenie „ Nie ” czemuś, co nie ma znaczenia, jest zasadniczo powiedzeniem „ Tak ” czemuś ważnemu dla Ciebie — na przykład priorytetowemu zadaniu, na które chcesz zaoszczędzić czas.

Oznacza to, że szanujesz swój czas i chcesz świadomie go spędzać. Nie ma w tym nic złego i nie jesteś złą osobą, która to robi. Twój czas i energia to ograniczone zasoby, więc musisz mądrze wybierać, na co je wydasz.

Bądź asertywna i uprzejma

Zwróć uwagę na swój ton i język ciała. Jak powiedział Jonathan Price w swojej książce Put That in Writing, „ Ton jest najtrudniejszą częścią odmowy ”.

Z jednej strony powinieneś być szczery i stanowczy i stanowczo powiedzieć „ nie ”. Z drugiej strony powinieneś być miły i uprzejmy.

Nie bądź złośliwy, ale też nie bądź zbyt miły — postaraj się mieć neutralny ton. Nie jest to łatwe zadanie, ale znalezienie właściwej równowagi ma kluczowe znaczenie dla dostarczenia „ nie ” we właściwy sposób.

Jeśli ludzie muszą decydować między uwierzeniem słowom, które wychodzą z twoich ust, a mową ciała, są bardziej skłonni do wyboru tego drugiego. Nauka rozpoznawania sygnałów mowy ciała to dobra umiejętność poznania czyichś prawdziwych intencji, nawet jeśli wiele z nich możemy rozpoznać instynktownie. Zwróć więc uwagę na język ciała:

Mowa ciała, która mówi „ Język ciała, który mówi „ — pochylenie do przodu, otwarta postawa, siedzenie wyprostowane, ale wygodne, entuzjastyczne ruchy rąk itp.

Zaproponuj alternatywę

Jak grzecznie powiedzieć „ nie ” w pracy? Nie dawaj po prostu kategorycznego „ Nie ”. Zaproponuj alternatywę. Nawet jeśli technicznie odmówisz zrobienia czegoś, nadal będziesz wydawał się pomocny i jak gracz zespołowy.

Zamiast mówić „ nie dam rady ”, wypróbuj coś takiego: „W tej chwili nie jestem dostępny, ale chętnie to zrobię w czwartek, kiedy skończę zadanie, w którym aktualnie jestem pracować nad. ”

Uznaj drugą osobę

Odrobina empatii zajdzie daleko; pomimo powiedzenia im „ Nie ”, nadal będziesz chciał utrzymywać dobre relacje z innymi.

Staraj się zawsze mówić z miejsca współczucia i sprawiać, by ludzie czuli się wysłuchani.

Używaj zwrotów takich jak „ Zdaję sobie sprawę/rozumiem, że… ”. Na przykład: „ Rozumiem, że jesteś naprawdę zajęty i chciałbym móc pomóc, ale mój harmonogram jest całkowicie napięty. ”

Zablokuj czas w kalendarzu, gdy jesteś zajęty

Jeśli chcesz powiedzieć „ Nie, jestem zajęty ” bez faktycznego powiedzenia tego, odpowiedzią może być blokowanie kalendarza pracy przez czas. Pomaga uniknąć konfrontacji, co jest plusem w książkach wielu ludzi.

Zablokuj przedział czasowy, w którym nie chcesz, aby Ci przeszkadzano (upewnij się, że Twój kalendarz nie jest prywatny i inni też go widzą) i pozwól mu mówić za Ciebie.

Aby uzyskać więcej podobnych wskazówek, zapoznaj się z 58 poradami dotyczącymi zarządzania czasem w pracy.
Ćwiczyć
Przećwicz mówienie „ nie ” w sytuacjach, które nie są kluczowe dla Twojej przyszłości, na przykład mówienie tego sprzedawcy, który próbuje skłonić Cię do zakupu czegoś, czego nie chcesz. Pomoże ci to zbudować pewność siebie, aby powiedzieć „ nie ”, gdy to naprawdę ma znaczenie.

Możesz nawet poćwiczyć wypowiadanie tego w lustrze, jeśli to Ci odpowiada — nie będziemy oceniać.
Rozważ koszty i korzyści z powiedzenia „Nie”
Częścią dobrego zarządzania czasem jest wiedza, jak najlepiej spędzać czas. Czy kończysz swoje zadanie, czy pomagasz współpracownikowi? Zależy od sytuacji.
Mówienie „ Tak ” na wszystko, bez względu na to, jak szybko jest, przerywa Twoją koncentrację i zdolność do głębokiej pracy. I bez względu na to, jak bardzo chcesz pomóc, czasami po prostu nie masz odpowiedniego zestawu umiejętności, aby pomyślnie wykonać zadanie. Nie wszystkie zadania są zadaniami, które możesz lub powinieneś wykonać.

Z drugiej strony pomaganie może wzmocnić więź między tobą a kolegami z drużyny, a nawet pomóc ci poprawić swoje umiejętności.
Nie wszystkie sytuacje są czarno-białe i będziesz musiał rozważyć potencjalne koszty i korzyści wynikające z przyjęcia (lub odmowy) wykonania zadania.
Przygotuj się na ewentualną negatywną opinię
Bez względu na to, jak miłe i rozsądne było Twoje „ Nie ”, niektórzy ludzie nie przyjmą go dobrze, zwłaszcza jeśli po raz pierwszy ustalasz granice.
Przygotuj się psychicznie na tę opcję i wiedz, że nie ma ona nic wspólnego z tobą.
Jak powiedział Holly Weeks, autor Failure to Communicate , dla Harvard Business Review: „ Możesz wpływać na reakcję drugiej osoby, ale nie możesz tego kontrolować. „(Re)akcje innych ludzi nie są twoją winą — każdy odpowiada za swoje.

NIE WOLNO mówić „nie” w pracy
Są to praktyki, których powinieneś unikać, jeśli chcesz osiągnąć najlepszą możliwą dostawę swojego „ Nie ”.
Nie wchodź w zbyt wiele szczegółów
Powinieneś oczywiście podać powód odmowy, ale nie musisz wchodzić w zbyt wiele szczegółów. Nie musisz opowiadać im całej historii swojego życia. „ Tak mi przykro, ale mój kierownik dał mi kolejne zadanie i już pracuję nad jednym dużym projektem i ciężko mi wszystko skończyć i nigdy nie wracam do domu przed 20:00 i jestem zbyt zmęczona, by nawet gotuję, więc w zasadzie żyję na kawie i na wynos i… ” to za dużo.
„ Dziękuję za kontakt, ale muszę dokończyć projekt o wysokim priorytecie, nad którym pracuję, więc niestety nie będę w stanie Ci pomóc. ”, wystarczy.
Nie przepraszaj
Nie mów „ przepraszam ” zbyt wiele razy. W rzeczywistości lepiej jest tego unikać i zamieniać wyrażenie „ Przepraszam ” w wyrażenie „ Dziękuję ”, gdy tylko jest to możliwe. Na przykład mówiąc „ Dziękuję za cierpliwość ” zamiast „ Przepraszam za czekanie. ”
Nie czuj się pod presją, aby natychmiast odpowiedzieć
Jeśli sytuacja jest złożona, nie musisz od razu otrzymywać odpowiedzi. Poświęcenie czasu na przemyślenie, rozważenie wszystkich opcji i sprawdzenie kalendarza jest całkowicie w porządku.
Nie bój się powiedzieć „ Potrzebuję trochę czasu, żeby to przemyśleć, czy mogę do Ciebie wrócić? ”.
Nie dawaj fałszywej nadziei, że zmienisz zdanie
Jeśli już wiesz, jaka będzie twoja odpowiedź, nie przedłużaj jej. Z czasem będzie tylko trudniej, zwłaszcza jeśli jesteś osobą niespokojną – ale nawet jeśli nie, to obciążenie psychiczne doda dodatkowego stresu.
Co więcej, jest to sprawiedliwsze także po drugiej stronie, ponieważ będą mieli więcej czasu na znalezienie kogoś innego.
Dodatkowe wskazówki dotyczące konkretnych sytuacji
Ponieważ omówiliśmy podstawy, oto kilka dodatkowych wskazówek, jak powiedzieć „ nie ” w określonych sytuacjach w pracy.
Mówienie „nie” szefowi
Powiedzenie „ Nie ” szefowi może być trudne. W końcu odmowa komuś, kto może cię zwolnić, jest onieśmielająca.
Najlepszym sposobem na to jest rozmowa o priorytetach.
Podziękuj im za myślenie o Tobie — fajnie, że chcą Cię zaangażować w nowe, ekscytujące projekty.
Wyjaśnij, nad czym teraz pracujesz i jak podjęcie dodatkowych projektów wpłynie na Twoje obecne.
Zapytaj, które projekty powinny mieć pierwszeństwo.
Może to wyglądać mniej więcej tak: „ Dziękuję, że pomyślałeś o mnie za to. Jeśli to jest priorytet, mogę zacząć nad tym pracować już teraz, jednak przesunie to termin [projektu, nad którym obecnie pracujesz] o 2 miesiące. ”
Mówienie „nie” współpracownikowi
Wiele osób ma problem z powiedzeniem „ nie ” współpracownikom, ponieważ nie chcą być postrzegani jako palanci, którzy nie chcą pomagać koledze z zespołu w tarapatach. Możesz tego uniknąć, będąc tak szczerym, jak to tylko możliwe.
Jeśli nie masz doświadczenia w projekcie, o który Cię proszą, po prostu to powiedz.
Jeśli kłamiesz i zostaniesz złapany — na przykład, jeśli powiesz, że jesteś „zbyt zajęty”, a potem zobaczą, że podejmujesz inne projekty — zniszczy to twój związek.
Jeśli nadal zdecydujesz się kłamać (nie mogę ci powiedzieć, co masz robić, prawda?), nie bądź oczywisty. Zapracowani ludzie nie robią długich przerw na kawę i nie śmieją się z filmów o kotach w biurze.
Mówienie „nie” swoim pracownikom
Uważam, że ważne jest, aby postępować zgodnie z instrukcjami, aby projekt odniósł sukces. Ale zdecydowane „ nie ” sugestiom pracowników nie stworzy pozytywnej atmosfery w pracy. Zamiast tego podziękuj im za sugestie i spróbuj wyjaśnić, dlaczego robisz rzeczy tak, jak robisz. Spróbuj zmienić „ Nie ” w „ Dlaczego ”.
Dodatkowa wskazówka: nie bądź przy tym protekcjonalny.
Jeśli śledzenie czasu jest jedną z rzeczy, które musisz wyjaśnić, mamy twoje plecy: jak wyjaśnić potrzebę śledzenia czasu swojemu zespołowi.
Wniosek
Mówienie „ nie ” w pracy nie jest łatwe, ale często jest konieczne. Podobnie jak w życiu prywatnym, musisz wyznaczać granice i bronić się; przestań przepraszać i ulegać presji, by potrzeby innych przedkładać nad własne.
To umiejętność, której trzeba się z czasem nauczyć. Są rzeczy, które możesz zrobić, które mogą ci pomóc, takie jak sugerowanie alternatyw i uznanie drugiej osoby – ale praktyka czyni mistrza.
️ Czy kiedykolwiek byłeś w sytuacji, w której musisz powiedzieć „ nie ” w pracy? Czy było to dla Ciebie trudne czy łatwe? Jakie są twoje ulubione wskazówki, jak najlepiej powiedzieć „ Nie ”? Napisz do nas na [email protected], aby mieć szansę na pojawienie się w przyszłych artykułach.