วิธีพูดว่า "ไม่" ในที่ทำงานและประหยัดเวลาสำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญสูง

เผยแพร่แล้ว: 2022-05-07

คุณเคยรู้สึกหนักใจหรือเหมือนถูกเอาเปรียบไหม? คุณคงเคยได้ยินแล้วว่าคุณต้องเรียนรู้ที่จะพูดว่า " ไม่ " มากกว่านี้ เพราะการพูดว่า " ไม่ " จะทำให้คุณมีเวลาให้ความสำคัญกับงานสำคัญๆ มากขึ้น แต่มันยาก คุณคงไม่อยากถูกมองว่าไม่ให้ความร่วมมือและทำงานหนักด้วย ทุกคนบอกว่าคุณควรทำ (รวมถึงเราในโพสต์บล็อกที่ผ่านมาของเรา) แต่ไม่มีใครบอกคุณ ว่าต้องทำอย่างไร

เราจะบอกคุณว่าอย่างไร ในบทความนี้ เราจะให้คำแนะนำที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เกี่ยวกับวิธีการพูดว่า " ไม่ " ในที่ทำงาน (โดยไม่รู้สึกผิด) และช่วยให้คุณหาสาเหตุที่ทำให้คุณหลีกเลี่ยงการพูดออกไป

วิธีจัดระเบียบชีวิต - cover

สารบัญ

ทำไมคุณถึงหลีกเลี่ยงการพูดว่า "ไม่"?

ก่อนที่เราจะพูดถึงเคล็ดลับที่เป็นรูปธรรมเกี่ยวกับการพูดว่า " ไม่ " ในที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าทำไมเราถึงมีปัญหากับมันตั้งแต่แรก มีหลายสถานการณ์ที่สมเหตุสมผลอย่างยิ่งที่จะพูดว่า " ไม่ " เช่น:

  • กำหนดเวลาที่ไม่สมจริง
  • บางอย่างที่ไม่ใช่งานของคุณ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีสิ่งที่ อยู่ ในรายละเอียดงานที่คุณต้องให้ความสำคัญ)
  • คุณถูกขอให้ทำอะไรบางอย่างในลักษณะที่พิสูจน์แล้วว่าไม่ได้ผล
  • คุณมีของมากเกินไปในจานของคุณแล้ว

กระนั้น ผู้คนยังคงลังเลที่จะพูดเพราะกลัวความขัดแย้งและ/หรือถูกตราหน้าว่า “ยากที่จะทำงานด้วย” เราไม่ต้องการให้ใครผิดหวังหรือโกรธเรา เราต้องการที่จะเห็นด้วย เพราะตั้งแต่เรายังเด็ก เราถูกสอนว่าการพูดว่า “ ไม่ ” นั้นไม่สุภาพ

ดังที่ Dr. Vanessa Bohns, Ph.D. และศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กรที่ Cornell University กล่าวสำหรับ Wall Street Journal ว่า " หนึ่งในความต้องการพื้นฐานที่สุดของเราคือการเชื่อมต่อทางสังคมและความรู้สึกว่าเราเป็นส่วนหนึ่ง การพูดว่า 'ไม่' เป็นการคุกคามความสัมพันธ์ของเราและความรู้สึกเชื่อมโยงนั้น

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ผู้หญิงมักจะพูดว่า " ใช่ " แม้ว่าพวกเขาต้องการจะพูดว่า " ไม่ " ในคำพูดของโค้ชวิชาการ Mary McKinney, Ph.D., สำหรับ American Psychological Association " การปฏิเสธไม่เป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้หญิงเพราะแรงกดดันทางสังคมให้เป็นที่ชื่นชอบ ผู้ชายยังคงถูกมองว่าน่ารักหากพวกเขากล้าแสดงออก ในขณะที่ผู้หญิงมักจะถูกมองว่าน่ารักหากพวกเขาปฏิบัติตาม ” ความกดดันนี้ยิ่งใหญ่กว่าสำหรับผู้หญิงชนกลุ่มน้อย

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการพูดว่า "ไม่" ในที่ทำงาน

การพูดว่า " ไม่ " เป็นศิลปะที่ละเอียดอ่อน มีบางสิ่งที่คุณต้องจำไว้เพื่อที่จะทำงานอย่างถูกต้อง เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำทุกสิ่ง เราแบ่งคำแนะนำออกเป็น DO's และ DON'T

สิ่งที่ควรทำคือ "ไม่" ในที่ทำงาน

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อคุณต้องการพูดว่า "ไม่" ในที่ทำงานอย่างสุภาพและปราศจากความผิด

ทบทวนความคิดของคุณเกี่ยวกับคำว่า “ไม่”

ขั้นตอนแรกคือ ปรับมุมมองใหม่ว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับการพูดว่า “ ไม่

การพูดว่า " ไม่ " กับสิ่งที่ไม่สำคัญคือการพูดว่า " ใช่ " กับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ เช่น งานสำคัญที่คุณต้องการประหยัดเวลา

หมายความว่าคุณเคารพเวลาของคุณและคุณต้องการใช้เวลาอย่างตั้งใจ ไม่มีอะไรผิดปกติและคุณไม่ใช่คนเลวที่ทำเช่นนั้น เวลาและพลังงานของคุณเป็นทรัพยากรที่มีจำกัด ดังนั้นคุณต้องเลือกให้ดีว่าจะใช้ทำอะไร

จงกล้าแสดงออกและสุภาพ

ให้ความสนใจกับน้ำเสียงและภาษากายของคุณ ดังที่ Jonathan Price กล่าวไว้ในหนังสือของเขาเรื่อง "Put That in Writing" ว่า " โทนเป็นส่วนที่ยากที่สุดในการปฏิเสธ "

ด้านหนึ่ง คุณควรตรงไปตรงมาและแน่วแน่และพูดว่า " ไม่ " อย่างหนักแน่น ในทางกลับกัน คุณควรทำตัวให้น่ารักและสุภาพด้วย

อย่าใจร้าย แต่อย่าดีเกินไป พยายามใช้น้ำเสียงที่เป็นกลาง ไม่ใช่งานง่ายที่จะทำ แต่การหาสมดุลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการมอบ " ไม่ " ให้ถูกวิธี

หากผู้คนต้องตัดสินใจระหว่างคำที่เชื่อที่ออกจากปากของคุณกับภาษากายของคุณ พวกเขาก็มักจะเลือกอย่างหลัง การเรียนรู้ที่จะจดจำภาษากายเป็นทักษะที่ดีที่จะต้องรู้เจตนาที่แท้จริงของใครบางคน แม้ว่าเราจะสามารถรับรู้ได้หลายอย่างตามสัญชาตญาณ ดังนั้น ให้ความสนใจกับภาษากายของคุณ:

  • ภาษากายที่บอกว่า “ ภาษากายที่บอกว่า “ - เอนตัวไปข้างหน้า ท่าเปิด นั่งตัวตรง แต่สบาย มือเคลื่อนไหวอย่างกระตือรือร้น ฯลฯ

เสนอทางเลือกอื่น

วิธีสุภาพพูดว่า " ไม่ " ในที่ทำงาน? อย่าเพิ่งแบนออก " ไม่ " เสนอทางเลือกอื่น แม้ว่าในทางเทคนิคแล้วคุณจะปฏิเสธที่จะทำบางสิ่ง แต่คุณก็ยังดูมีประโยชน์และเป็นเหมือนผู้เล่นในทีม

แทนที่จะพูดว่า “ ฉันทำไม่ได้ ” ให้ลองทำดังนี้: “ ฉันไม่ว่างในขณะนี้ แต่ฉันจะมีความสุขที่จะทำในวันพฤหัสบดี เมื่อฉันทำงานเสร็จ ตอนนี้ฉันกำลัง ทำงานบน.

ยอมรับคนอื่น

ความเห็นอกเห็นใจเล็กน้อยไปไกล แม้จะบอกพวกเขาว่า “ ไม่ ” คุณก็ยังต้องการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น

พยายามพูดจากสถานที่ที่มีความเห็นอกเห็นใจและทำให้คนอื่นรู้สึกเป็นที่ได้ยินเสมอ

ใช้วลีเช่น “ ฉันตระหนัก/เข้าใจว่า… ” ตัวอย่างเช่น “ ฉันเข้าใจว่าคุณยุ่งมากและฉันหวังว่าจะช่วยได้ แต่ตารางงานของฉันแน่นไปหมด

บล็อกเวลาในปฏิทินของคุณเมื่อคุณไม่ว่าง

ถ้าคุณต้องการพูดว่า " ไม่ ฉันไม่ว่าง " โดยไม่พูดจริงๆ เวลาที่บล็อกปฏิทินงานของคุณอาจเป็นคำตอบ ช่วยหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าซึ่งเป็นข้อดีในหนังสือของผู้คนจำนวนมาก

ปิดกั้นกรอบเวลาที่คุณไม่ต้องการถูกรบกวน (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณไม่เป็นส่วนตัวและคนอื่น ๆ สามารถเห็นได้เช่นกัน) และปล่อยให้มันพูดแทนคุณ

สำหรับเคล็ดลับที่คล้ายกันเพิ่มเติม โปรดดูที่ 58 เคล็ดลับการจัดการเวลาสำหรับการทำงาน

ฝึกฝน

ฝึกพูดว่า “ ไม่ ” ในสถานการณ์ที่ไม่สำคัญสำหรับอนาคตของคุณ เช่น พูดกับพนักงานขายที่พยายามให้คุณซื้อสิ่งที่คุณไม่ต้องการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างความมั่นใจในการพูดว่า “ ไม่ ” เมื่อมันสำคัญจริงๆ

คุณสามารถซ้อมพูดในกระจกได้ด้วยซ้ำถ้ามันเหมาะกับคุณ เราจะไม่ตัดสิน

ชั่งน้ำหนักต้นทุนและประโยชน์ของการพูดว่า "ไม่"

ส่วนหนึ่งของการจัดการเวลาที่ดีคือการรู้จักใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด งานของคุณเสร็จสิ้นหรือช่วยเพื่อนร่วมงานของคุณหรือไม่? ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

การพูดว่า " ใช่ " กับทุกสิ่ง ไม่ว่าจะเร็วแค่ไหน ก็ขัดขวางสมาธิและความสามารถในการทำงานอย่างลึกซึ้งของคุณ และไม่ว่าคุณต้องการช่วยมากแค่ไหน บางครั้งคุณก็ไม่มีชุดทักษะที่เหมาะสมในการทำงานให้สำเร็จ ไม่ใช่งานทั้งหมดที่คุณทำได้หรือควรทำ

ในทางกลับกัน การช่วยเสริมสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเพื่อนร่วมทีม หรือแม้แต่ช่วยให้คุณ พัฒนา ทักษะได้

ไม่ใช่ทุกสถานการณ์ที่เป็นภาพขาวดำ และคุณจะต้องชั่งน้ำหนักต้นทุนและผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นจากการยอมรับ (หรือปฏิเสธ) ในการทำงาน

เตรียมรับข้อเสนอแนะเชิงลบที่อาจเกิดขึ้น

ไม่ว่าคำ “ ไม่ ” ของคุณจะดีและสมเหตุสมผลแค่ไหน คนบางคนก็ไม่ค่อยจะรับไหว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณกำหนดขอบเขต

เตรียมพร้อมทางจิตใจสำหรับตัวเลือกนั้นและรู้ว่ามันไม่เกี่ยวอะไรกับคุณ

Holly Weeks ผู้เขียน Failure to Communicate กล่าวใน Harvard Business Review ว่า “ คุณสามารถโน้มน้าวให้อีกฝ่ายมีปฏิกิริยาอย่างไร แต่คุณไม่สามารถควบคุมได้ ” (Re) การกระทำของผู้อื่นไม่ใช่ความผิดของคุณ — ทุกคนต้องรับผิดชอบต่อตนเอง

ห้ามพูดว่า "ไม่" ในที่ทำงาน

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่คุณควรหลีกเลี่ยง หากคุณต้องการบรรลุการส่งมอบ “ ไม่ ” ให้ดีที่สุด

อย่าลงรายละเอียดมากเกินไป

แน่นอน คุณควรให้เหตุผลในการปฏิเสธ แต่คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเกินไป คุณไม่จำเป็นต้องเล่าเรื่องราวทั้งชีวิตของคุณให้พวกเขาฟัง “ ฉันขอโทษจริงๆ แต่ผู้จัดการของฉันมอบหมายงานอื่นให้ฉัน และฉันกำลังทำโปรเจ็กต์ใหญ่อยู่หนึ่งโครงการ และฉันลำบากในการทำทุกอย่างให้เสร็จ และฉันไม่เคยกลับบ้านก่อนเวลา 20.00 น. และฉันก็เหนื่อยเกินกว่าจะ ทำอาหารโดยพื้นฐานแล้วฉันอาศัยกาแฟและซื้อกลับบ้านและ… ” มากเกินไป

ขอบคุณที่ติดต่อมา แต่ฉันต้องการทำโปรเจ็กต์ที่มีความสำคัญสูงซึ่งฉันกำลังทำอยู่ให้เสร็จ โชคไม่ดีที่ฉันไม่สามารถช่วยคุณได้ ” ก็พอ

อย่าขอโทษมากเกินไป

อย่าพูดว่า " ขอโทษ " หลายครั้งเกินไป อันที่จริง เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงการพูดและเปลี่ยนข้อความ " ขอโทษ " เป็นข้อความ " ขอบคุณ " ทุกครั้งที่ทำได้ เช่น การพูดว่า “ ขอบคุณที่อดทน รอ” แทนคำว่า “ ขอโทษที่รอ”

ไม่รู้สึกกดดันให้ตอบทันที

หากสถานการณ์ซับซ้อน คุณไม่จำเป็นต้องมีคำตอบในทันที สละเวลาคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ ชั่งน้ำหนักตัวเลือกทั้งหมด และตรวจสอบปฏิทินของคุณก็ไม่เป็นไร

อย่ากลัวที่จะพูดว่า “ ฉันต้องการเวลาคิดเกี่ยวกับมัน ขอกลับไปหาคุณได้ไหม?

อย่าให้ความหวังผิดๆ ว่าเธอจะเปลี่ยนใจ

ถ้าคุณรู้แล้วว่าคำตอบของคุณจะเป็นอย่างไร อย่าพูดยืดเยื้อ มันจะยากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นคนที่วิตกกังวล - แต่แม้ว่าคุณจะไม่กังวลก็ตาม ภาระทางจิตใจนั้นจะเพิ่มความเครียดให้มากขึ้น

ยิ่งกว่านั้นมันก็ยุติธรรมกว่าสำหรับอีกฝ่ายด้วย เพราะพวกเขาจะมีเวลาหาคนอื่นมากขึ้น

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับสถานการณ์เฉพาะ

เนื่องจากเราได้เรียนเรื่องพื้นฐานไปแล้ว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการพูดว่า " ไม่ " ในสถานการณ์การทำงานที่เฉพาะเจาะจง

พูดว่า "ไม่" กับเจ้านายของคุณ

การพูดว่า " ไม่ " กับเจ้านายของคุณอาจเป็นเรื่องยาก ท้ายที่สุด การปฏิเสธคนที่สามารถไล่คุณออกได้เป็นเรื่องน่ากลัว

วิธีที่ดีที่สุดคือพูดถึงลำดับความสำคัญ

  1. ขอบคุณพวกเขาที่คิดถึงคุณ เป็นเรื่องดีที่พวกเขาอยากให้คุณมีส่วนร่วมในโครงการใหม่ๆ ที่น่าตื่นเต้น
  2. อธิบายว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ และการทำโครงการเพิ่มเติมจะส่งผลต่อโครงการปัจจุบันของคุณอย่างไร
  3. ถามว่าโครงการใดควรให้ความสำคัญ

อาจมีลักษณะดังนี้: “ ขอบคุณที่คิดถึงฉันในเรื่องนี้ หากเป็นประเด็นสำคัญ ฉันสามารถเริ่มทำงานได้ทันที แต่จะเร่งกำหนดเส้นตายของ [โครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่] ให้เร็วขึ้นอีก 2 เดือน

พูดว่า "ไม่" กับเพื่อนร่วมงานของคุณ

หลายคนมีปัญหากับการพูดว่า " ไม่ " กับเพื่อนร่วมงานเพราะพวกเขาไม่ต้องการถูกมองว่าเป็นคนงี่เง่าที่ไม่ต้องการช่วยเพื่อนร่วมทีมที่มีปัญหา คุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้ด้วยการซื่อสัตย์ที่สุด

ถ้าคุณไม่มีความเชี่ยวชาญในโครงการที่พวกเขาขอให้คุณทำ ก็แค่พูดออกมา

ถ้าคุณโกหกและถูกจับได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณบอกว่าคุณ “ยุ่งเกินไป” แล้วพวกเขาก็เห็นว่าคุณทำโปรเจกต์อื่น มันจะทำลายความสัมพันธ์ของคุณ

หากคุณยังตัดสินใจโกหกอยู่ (ฉันบอกคุณไม่ได้จริงๆ ว่าต้องทำอย่างไร) ก็อย่าทำตัวชัดเจน คนไม่ว่างมักไม่พักดื่มกาแฟและหัวเราะเยาะกับวิดีโอเกี่ยวกับแมวในสำนักงาน

พูดว่า "ไม่" กับพนักงานของคุณ

ฉันเชื่อว่าการทำตามคำแนะนำของคุณกับ T เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ แต่การบอกตรงๆ ว่า " ไม่ " กับคำแนะนำของพนักงานไม่ได้สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีอย่างแน่นอน แทนที่จะขอบคุณพวกเขาสำหรับคำแนะนำของพวกเขาและพยายามอธิบายว่าทำไมคุณถึงทำสิ่งต่าง ๆ ในแบบที่คุณทำ ลองเปลี่ยน " ไม่ " ให้เป็น " ทำไม "

เคล็ดลับเพิ่มเติม: อย่าอุปถัมภ์ขณะทำเช่นนั้น

หากการติดตามเวลาเป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณต้องอธิบาย เราก็พร้อมสนับสนุน: จะอธิบายความจำเป็นในการติดตามเวลาให้ทีมของคุณทราบได้อย่างไร

บทสรุป

การพูดว่า " ไม่ " ในที่ทำงานไม่ใช่เรื่องง่าย แต่บ่อยครั้งจำเป็น เช่นเดียวกับในชีวิตส่วนตัว คุณต้องกำหนดขอบเขตและยืนหยัดเพื่อตัวเอง หยุดขอโทษมากเกินไปและยอมจำนนต่อแรงกดดันเพื่อให้ความต้องการของผู้อื่นมาก่อนตัวคุณเอง

เป็นทักษะที่ต้องเรียนรู้ตลอดเวลา มีหลายสิ่งที่คุณสามารถช่วยคุณได้ เช่น การแนะนำทางเลือกและการยอมรับอีกฝ่าย แต่การฝึกฝนจะทำให้ดีที่สุด

️ คุณเคยอยู่ในตำแหน่งที่ต้องบอกว่า " ไม่ " ในที่ทำงานไหม? คุณพบว่ามันยากหรือง่าย? อะไรคือเคล็ดลับที่คุณชื่นชอบในการพูดว่า " ไม่ " ได้ดีที่สุด? เขียนถึงเราที่ [email protected] เพื่อโอกาสในการนำเสนอในบทความต่อๆ ไป