如何在工作中说“不”并为优先任务节省时间

已发表: 2022-05-07

您是否曾经感到不知所措或被利用了？您可能已经听说过您需要学会多说“不”。毕竟，通过说“不”，您将有更多时间专注于优先任务。但是，这很难——你不想被视为不合作和难以合作。每个人都说你应该这样做（包括我们，在我们过去的博客文章中），但没有人告诉你具体怎么做。

好吧，我们会告诉你怎么做。在本文中，我们将提供有关如何在工作中说“不”（不感到内疚）的可行技巧，并帮助您找出避免说“不”的原因。

为什么你避免说“不”？

在我们讨论在工作中说“不”的具体技巧之前，首先要弄清楚为什么我们会遇到问题，这一点很重要。在很多情况下，说“不”是完全有道理的，例如：

不切实际的期限，
不属于你的工作的事情（尤其是当你的工作描述中确实有你需要关注的事情时），
你被要求以一种被证明无效的方式做某事，
你的盘子里已经有太多东西了。

然而，人们仍然不愿说出来，因为害怕冲突和/或被贴上“难以合作”的标签。我们不想让任何人对我们感到失望或生气——我们想要讨人喜欢。毕竟，我们从小就被教导说“不”是不礼貌的。

正如康奈尔大学组织行为学教授 Vanessa Bohns 博士对《华尔街日报》所说：“我们最基本的需求之一是建立社会联系和归属感。 说“不”会威胁到我们的人际关系和联系的感觉。 ”

毫不奇怪，即使女性想说“不”，她们也更有可能说“是”。用美国心理学会的学术教练 Mary McKinney 博士的话来说，“对女性来说说不更具挑战性，因为社会压力让她们讨人喜欢。 如果男性自信，他们仍然被视为讨人喜欢，而女性如果顺从，则更有可能被视为讨人喜欢。 ” 这种压力对少数民族女性来说更大。

在工作中说“不”的注意事项

说“不”是一门精致的艺术；为了在工作中正确地做到这一点，您需要记住很多事情。为了更容易记住所有内容，我们将提示分为“注意事项”和“注意事项”。

在工作中说“不”的做法

当你想在工作中礼貌而无愧疚地说“不”时，这些是你应该遵循的做法。

重新定义你对“不”这个词的看法

第一步是重新定义你对说“不”的看法。

对无关紧要的事情说“不”本质上就是对对你来说很重要的事情说“是”——比如你想为之节省时间的优先任务。

这意味着您尊重自己的时间，并且希望有意识地花费它。这样做并没有错，而且您这样做也不是坏人。你的时间和精力是有限的资源，所以你需要明智地选择你将把它们花在什么上面。

既自信又礼貌

注意你的语气和肢体语言。正如乔纳森·普赖斯 (Jonathan Price) 在他的书《把它写进书里》(Put That in Writing) 中所说，“语气是拒绝的最难的部分。”

一方面，你要直率、果断，坚定地说“不”。另一方面，你也应该是愉快和有礼貌的。

不要刻薄，但也不要太好——尽量保持中性的语气。这不是一件容易的事，但找到正确的平衡对于以正确的方式传递“不”至关重要。

如果人们必须在相信从你嘴里说出来的词和你的肢体语言之间做出决定，他们更有可能选择后者。学习识别肢体语言提示是必须了解某人真实意图的一项很好的技能，即使我们可以本能地识别其中的很多。所以，注意你的肢体语言：

说“说“——身体前倾、张开的姿势、坐直但舒适、热情的手部动作等。

提出替代方案

如何在工作中礼貌地说“不”？不要只是直截了当地说“不”。提出替代方案。即使你在技术上拒绝做某事，你仍然会看起来很有帮助，并且像一个团队合作者。

与其说“我做不到”，不如试试这样的话：“我现在没空，但我很乐意在星期四完成我目前的任务时这样做工作。 ”

承认另一个人

一点点同理心会有很长的路要走；尽管告诉他们“不”，您仍然希望与他人保持良好的关系。

试着总是从一个同情的地方说话，让人们感到被倾听。
使用诸如“我意识到/理解…… ”之类的短语。例如，“我知道你真的很忙，我希望能帮上忙，但我的日程安排得满满当当。 ”

忙碌时在日历中设置时间
如果您想说“不，我很忙”而不实际说出来，那么将时间限制在您的工作日历上可能就是答案。它有助于避免对抗，这在很多人的书中都是一个优点。
当您不想被打扰时（确保您的日历不是私密的，其他人也可以看到），并让它为您说话。
有关更多类似提示，请查看 58 个工作时间管理提示。
实践
在对你的未来不重要的情况下练习说“不”，例如对试图让你买你不想要的东西的销售人员说“不”。这将帮助你建立信心，在真正重要的时候说“不”。
如果这对你有用，你甚至可以在镜子里排练说这句话——我们不会评判。
权衡说“不”的成本和收益
擅长时间管理的一部分是知道如何以最好的方式度过你的时间。是完成你的任务还是帮助你的同事？视情况而定。

对每件事说“是”，不管它有多快，都会打断你的注意力和深度工作的能力。而且，无论您多么想提供帮助，有时您只是没有合适的技能来成功完成一项任务。并非所有任务都是您可以或应该做的任务。
另一方面，帮助可以加强您与队友之间的联系，甚至可以帮助您提高技能。
并非所有情况都是非黑即白的，您必须权衡接受（或拒绝）执行任务的潜在成本和收益。
为可能的负面反馈做好准备
不管你的“不”是多么的好和合理，有些人不会接受它，特别是如果这是你第一次设定界限。
为该选项做好心理准备，并知道它与您无关。
正如《无法沟通》的作者霍莉·威克斯（Holly Weeks）在《哈佛商业评论》上所说：“你可以影响他人的反应，但你无法控制它。 ” 其他人的（重新）行为不是你的错——每个人都要为自己负责。

不要在工作中说“不”
如果您想实现“不”的最佳交付，这些是您应该避免的做法。
不要讲太多细节
当然，您应该给出拒绝的理由，但您不必详细说明。你不需要告诉他们你的整个人生故事。 “我很抱歉，但我的经理给了我另一项任务，我已经在做一个大项目，我很难完成所有事情，晚上 8 点之前我从不回家，我太累了，连做饭，所以我基本上以咖啡和外卖为生，而且…… ”太多了。
“感谢您与我们联系，但我需要完成我正在处理的高优先级项目，所以很遗憾，我无法为您提供帮助。 ”，就够了。
不要过度道歉
不要说太多次“对不起”。事实上，最好避免说出来，尽可能将“抱歉”声明变成“谢谢”声明。例如，说“感谢您的耐心等待”而不是“抱歉等待。 ”

不要感到压力要立即回答
如果情况很复杂，您不需要马上得到答案。花一些时间考虑一下，权衡所有选项并检查您的日历是完全可以的。
不要害怕说“我需要一些时间考虑一下，我可以回复你吗？ ”。
不要寄希望于你会改变主意
如果你已经知道你的答案会是什么，就不要再说下去了。随着时间的推移，它只会变得更加困难，特别是如果你是一个焦虑的人——但即使你不是，这种精神负担也会增加额外的压力。
而且，这对对方也更公平，因为他们会有更多的时间去找别人。
针对特定情况的其他提示
由于我们了解了基础知识，这里有一些关于如何在特定工作情况下说“不”的额外提示。
对老板说“不”
对你的老板说“不”可能很棘手。毕竟，拒绝可以让你被解雇的人是令人生畏的。

最好的方法是谈论优先事项。
感谢他们想到你——很高兴他们想让你参与到新的、令人兴奋的项目中。
解释你现在正在做什么，以及额外的项目将如何影响你当前的项目。
询问哪些项目应该优先考虑。
它可能看起来像这样：“谢谢你为我着想。 如果这是一个优先事项，我现在可以开始工作，但是，它将 [你目前正在从事的项目] 的截止日期推迟2 个月。 ”
对同事说“不”
很多人都不愿意对同事说“不”，因为他们不想被视为不想帮助遇到麻烦的队友的混蛋。你可以通过尽可能诚实来避免这种情况。
如果您在他们要求您承担的项目中没有专业知识，请直接说出来。
如果你撒谎并被抓住——例如，如果你说你“太忙”，然后他们看到你在做其他项目——这会损害你们的关系。

如果你仍然决定撒谎（我真的不能告诉你该怎么做，可以吗？），不要太明显。忙碌的人不会长时间喝咖啡，也不会在办公室看猫视频。
对员工说“不”
我相信遵循您对 T 的指示对于项目成功非常重要。但是，对员工的建议直截了当地说“不”并不能完全营造积极的工作氛围。相反，感谢他们的建议，并尝试解释为什么你会以你的方式做事。试着把那个“不”变成“为什么”。
附加提示：这样做时不要光顾。
如果时间跟踪是您必须解释的事情之一，我们会支持您：如何向您的团队解释时间跟踪的必要性。
结论
在工作中说“不”并不容易，但通常是必要的。就像在私人生活中一样，您必须设定界限并为自己挺身而出；停止过度道歉和屈服于压力，将他人的需求置于自己之前。
这是一项必须随着时间的推移而学习的技能。您可以做一些可以帮助您的事情，例如提出替代方案和承认他人 - 但是，熟能生巧。
️ 你有没有在工作中不得不说“不”的境地？你觉得难还是容易？关于如何最好地说“不”，你最喜欢的技巧是什么？写信给我们 [email protected] 有机会在以后的文章中出现。