كيف تقول "لا" في العمل وتوفر الوقت للمهام ذات الأولوية
نشرت: 2022-05-07هل شعرت يومًا بالإرهاق أو أنه يتم استغلالك؟ ربما تكون قد سمعت بالفعل أنك بحاجة إلى تعلم أن تقول " لا " أكثر من ذلك. بعد كل شيء ، بقولك " لا " ، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام ذات الأولوية. لكن هذا صعب - فأنت لا تريد أن يُنظر إليك على أنك غير متعاون ويصعب عليك العمل. يقول الجميع أنه يجب عليك القيام بذلك (بما في ذلك نحن ، في منشورات المدونة السابقة) ، ولكن لا أحد يخبرك بكيفية القيام بذلك بالضبط .
حسنًا ، سنخبرك كيف. في هذه المقالة ، سوف نقدم نصائح عملية حول كيفية قول " لا " في العمل (دون الشعور بالذنب) ونساعدك على معرفة سبب تجنب قول ذلك.
لماذا تتجنب قول "لا"؟
قبل الدخول في نصائح ملموسة حول قول " لا " في العمل ، من المهم معرفة سبب وجود مشكلة في ذلك في المقام الأول. هناك العديد من المواقف التي يكون فيها قول " لا " مبررًا تمامًا ، مثل:
- مواعيد نهائية غير واقعية ،
- شيء ما ليس فقط وظيفتك (خاصة عندما يكون لديك شيء موجود بالفعل في وصف وظيفتك وتحتاج إلى التركيز عليه) ،
- يُطلب منك القيام بشيء ما بطريقة ثبت أنها غير فعالة ،
- لديك بالفعل الكثير من الأشياء على طبقك.
ومع ذلك ، لا يزال الناس مترددين في قول ذلك ، خوفًا من الصراع و / أو أن يتم تصنيفهم على أنهم "يصعب التعامل معهم". لا نريد أن يشعر أي شخص بخيبة أمل أو غضب منا - نريد أن نكون مقبولين. بعد كل شيء ، منذ أن كنا أطفالًا ، تعلمنا أن قول " لا " أمر غير مهذب.
كما قالت الدكتورة فانيسا بونز ، أستاذة السلوك التنظيمي في جامعة كورنيل ، لصحيفة وول ستريت جورنال: " أحد أهم احتياجاتنا الأساسية هو التواصل الاجتماعي والشعور بالانتماء. إن قول "لا" يشكل تهديدًا لعلاقاتنا وهذا الشعور بالترابط. "
مما لا يثير الدهشة ، من المرجح أن تقول النساء " نعم " حتى لو أردن أن يقولن " لا ". على حد تعبير المدربة الأكاديمية ماري ماكيني ، الحاصلة على درجة الدكتوراه ، من جمعية علم النفس الأمريكية ، فإن " قول لا يمثل تحديًا أكبر للمرأة بسبب الضغوط المجتمعية لكي تكون محبوبًا. لا يزال يُنظر إلى الرجال على أنهم محبوبون إذا كانوا حازمين ، بينما من المرجح أن يُنظر إلى النساء على أنهن محبوبات إذا كن يمتثلن. هذا الضغط أكبر بالنسبة لنساء الأقليات.
افعل ولا تفعل لقول "لا" في العمل
إن قول " لا " هو فن دقيق. هناك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك من أجل القيام بذلك بشكل صحيح في العمل. لتسهيل تذكر كل شيء ، قمنا بتقسيم النصائح إلى ما يجب فعله وعدم فعله.
هل من قول "لا" في العمل
هذه هي الممارسات التي يجب عليك اتباعها عندما تريد أن تقول "لا" في العمل بأدب وبدون الشعور بالذنب.
أعد صياغة طريقة تفكيرك في كلمة "لا"
تتمثل الخطوة الأولى في إعادة صياغة طريقة تفكيرك بشأن قول " لا ".
إن قول " لا " لشيء لا يهم هو في الأساس قول " نعم " لشيء مهم بالنسبة لك - مثل مهمة ذات أولوية تريد توفير الوقت لها.
هذا يعني أنك تحترم وقتك وتريد أن تتعمد إنفاقه. لا حرج في ذلك وأنت لست شخصًا سيئًا لفعل ذلك. إن وقتك وطاقتك موارد محدودة ، لذلك عليك أن تختار بحكمة ما ستنفقه عليهما.
كن حازمًا ومهذبًا
انتبه إلى نبرة صوتك ولغة جسدك. كما قال جوناثان برايس في كتابه ، ضع ذلك في الكتابة ، " النغمة هي أصعب جزء في قول لا ."
من ناحية أخرى ، يجب أن تكون واضحًا وحازمًا وأن تقول " لا " بحزم. من ناحية أخرى ، يجب أن تكون لطيفًا ومهذبًا أيضًا.
لا تكن لئيمًا ، ولكن لا تكن لطيفًا أيضًا - حاول أن تكون لهجة محايدة. ليست مهمة سهلة ، ولكن إيجاد التوازن الصحيح أمر بالغ الأهمية لتقديم " لا " بالطريقة الصحيحة.
إذا كان على الناس أن يختاروا بين تصديق الكلمات التي تخرج من فمك ولغة جسدك ، فمن المرجح أن يختاروا الثانية. يعد تعلم التعرف على إشارات لغة الجسد مهارة جيدة لمعرفة النوايا الحقيقية لشخص ما ، على الرغم من أنه يمكننا التعرف على الكثير منها غريزيًا. لذا ، انتبه إلى لغة جسدك:
- لغة الجسد التي تقول " لغة الجسد التي تقول " - الميل للأمام ، ووضعية مفتوحة ، والجلوس بشكل مستقيم ولكن بشكل مريح ، وحركات اليد المتحمسة ، إلخ.
اقترح بديلا
كيف تقول بأدب " لا " في العمل؟ لا تعطي فقط " لا " بشكل قاطع. اقترح بديلاً. على الرغم من أنك سترفض من الناحية الفنية القيام بشيء ما ، إلا أنك ستظل متعاونًا مثل لاعب فريق.
بدلاً من قول " لن أتمكن من القيام بذلك " ، جرب شيئًا كهذا: " لست متاحًا الآن ، ولكن سأكون سعيدًا للقيام بذلك يوم الخميس ، عندما أنهي المهمة التي أنا حاليًا يعمل على. "
اعترف بالشخص الآخر
القليل من التعاطف يقطع شوطًا طويلاً ؛ على الرغم من إخبارهم بـ " لا " ، ستظل ترغب في الحفاظ على علاقة جيدة مع الآخرين.
حاول دائمًا التحدث من مكان رحيم واجعل الناس يشعرون بأنهم مسموعون.
استخدم عبارات مثل " أدرك / أفهم أن ... ". على سبيل المثال ، " أتفهم أنك مشغول حقًا وأتمنى أن أتمكن من المساعدة ، لكن جدول أعمالي ممتلئ تمامًا. "
حظر الوقت في التقويم الخاص بك عندما تكون مشغولاً
إذا كنت تريد أن تقول " لا ، أنا مشغول " دون أن تقول ذلك بالفعل ، فقد يكون الوقت الذي يحظر فيه تقويم عملك هو الحل. يساعد على تجنب المواجهة ، وهو أمر إيجابي في كثير من كتب الناس.
احجب الإطار الزمني عندما لا تريد أن يتم إزعاجك (تأكد من أن التقويم الخاص بك ليس خاصًا ويمكن للآخرين رؤيته أيضًا) ودعه يتحدث نيابة عنك.
لمزيد من النصائح المماثلة ، تحقق من 58 نصيحة لإدارة الوقت للعمل.
ممارسة
تدرب على قول " لا " في المواقف غير الحاسمة لمستقبلك ، مثل قول ذلك لمندوب مبيعات يحاول إقناعك بشراء شيء لا تريده. سيساعدك هذا على بناء الثقة لقول " لا " عندما يكون الأمر مهمًا حقًا.
يمكنك حتى أن تتدرب على قول ذلك في المرآة إذا كان ذلك مناسبًا لك - لن نحكم.
وازن بين تكلفة وفوائد قول "لا"
جزء من كونك جيدًا في إدارة الوقت هو معرفة كيفية قضاء وقتك بأفضل طريقة ممكنة. هل هو إنهاء مهمتك أو مساعدة زميلك في العمل؟ يعتمد على الموقف.
إن قول " نعم " لكل شيء ، بغض النظر عن مدى سرعته ، يقطع تركيزك وقدرتك على العمل العميق. وبغض النظر عن مقدار المساعدة التي تريدها ، فأنت في بعض الأحيان لا تمتلك مجموعة المهارات المناسبة لإكمال مهمة بنجاح. ليست كل المهام مهام يمكنك أو ينبغي عليك القيام بها.
على الجانب الآخر ، يمكن أن تساعد المساعدة في تقوية الروابط بينك وبين زملائك في الفريق ، أو حتى تساعدك على تحسين مهاراتك.
ليست كل المواقف بالأبيض والأسود وسيتعين عليك الموازنة بين التكاليف والفوائد المحتملة لقبول (أو رفض) القيام بمهمة ما.
استعد لردود فعل سلبية محتملة
مهما كانت " لا " لطيفة ومعقولة ، فإن بعض الناس لن يأخذوها جيدًا ، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تضع فيها حدودًا.
كن مستعدًا عقليًا لهذا الخيار واعلم أنه لا علاقة لك به.
كما قالت هولي ويكس ، مؤلفة كتاب الفشل في التواصل ، لمجلة هارفارد بيزنس ريفيو ، " يمكنك التأثير في كيفية تفاعل الشخص الآخر ، لكن لا يمكنك التحكم فيه. "(إعادة) تصرفات الآخرين ليست خطأك - فالجميع مسؤول عن نفسه.
لا تقول "لا" في العمل
هذه هي الممارسات التي يجب عليك تجنبها إذا كنت ترغب في تحقيق أفضل توصيل ممكن لـ " لا ".
لا تخض في الكثير من التفاصيل
يجب عليك بالطبع إعطاء سبب لرفضك ، لكن ليس عليك الخوض في الكثير من التفاصيل. لست بحاجة إلى إخبارهم بقصة حياتك بأكملها. " أنا آسف جدًا ، لكن مديري كلفني بمهمة أخرى وأنا أعمل بالفعل في مشروع واحد كبير وأواجه صعوبة في إنهاء كل شيء ولم أعود إلى المنزل أبدًا قبل الساعة 8 مساءً وأنا متعب جدًا حتى أطبخ لذلك أنا أعيش بشكل أساسي على القهوة وتناول الطعام بالخارج و ... "كثير جدًا.
" شكرًا على تواصلك معنا ، ولكني بحاجة لإنهاء المشروع ذي الأولوية العالية الذي أعمل عليه ، لذلك ، لسوء الحظ ، لن أتمكن من مساعدتك. "، يكفي فقط.
لا تبالغ في الاعتذار
لا تقل " آسف " عدة مرات. في الواقع ، من الأفضل تجنب قول ذلك وتحويل عبارة " آسف " إلى عبارة " شكرًا لك " كلما أمكن ذلك. على سبيل المثال ، قول " شكرًا لك على صبرك " بدلاً من " آسف على الانتظار. "
لا تشعر بالضغط للرد على الفور
إذا كان الموقف معقدًا ، فلن تحتاج إلى الحصول على الإجابة على الفور. إن قضاء بعض الوقت في التفكير في الأمر ، وموازنة جميع الخيارات ، والتحقق من التقويم الخاص بك هو أمر جيد تمامًا.
لا تخف من قول " أنا بحاجة لبعض الوقت للتفكير في الأمر ، هل يمكنني العودة إليك؟ ".
لا تعطي أملًا كاذبًا في أنك ستغير رأيك
إذا كنت تعرف بالفعل ما ستكون إجابتك ، فلا تطيل قولها. سيكون الأمر أكثر صعوبة بمرور الوقت ، خاصة إذا كنت شخصًا قلقًا - ولكن حتى لو لم تكن كذلك ، فإن هذا العبء العقلي سيضيف ضغطًا إضافيًا.
علاوة على ذلك ، يعد الأمر أكثر إنصافًا بالنسبة للجانب الآخر أيضًا ، حيث سيكون لديهم المزيد من الوقت للعثور على شخص آخر.
نصائح إضافية لمواقف محددة
نظرًا لأننا تجاوزنا الأساسيات ، فإليك بعض النصائح الإضافية حول كيفية قول " لا " في مواقف عمل محددة.
قول "لا" لرئيسك في العمل
قد يكون قول " لا " لرئيسك في العمل أمرًا صعبًا. بعد كل شيء ، من المخيف رفض أي شخص يمكنه طردك.
أفضل طريقة للقيام بذلك هي التحدث عن الأولويات.
- اشكرهم على التفكير فيك - من الجيد أنهم يريدون إشراكك في مشاريع جديدة ومثيرة.
- اشرح ما تعمل عليه الآن وكيف سيؤثر اتخاذ مشاريع إضافية على مشاريعك الحالية.
- اسأل عن المشاريع التي يجب أن تأخذ الأولوية.
يمكن أن يبدو مثل هذا: " شكرًا لك على التفكير بي لهذا. إذا كانت هذه أولوية ، فيمكنني البدء في العمل عليها الآن ، ومع ذلك ، فإنها ستدفع الموعد النهائي [للمشروع الذي تعمل عليه حاليًا] بمقدار شهرين. "
قول "لا" لزميلك في العمل
يواجه الكثير من الأشخاص مشكلة في قول " لا " لزملائهم في العمل لأنهم لا يريدون أن يُنظر إليهم على أنهم حمقى لا يريدون مساعدة زميل في الفريق في ورطة. يمكنك تجنب ذلك من خلال أن تكون صادقًا قدر الإمكان.
إذا لم تكن لديك خبرة في مشروع يطلبون منك تنفيذه ، فقط قل ذلك.
إذا كذبت وتم القبض عليك - على سبيل المثال ، إذا قلت أنك "مشغول جدًا" ثم رأوا أنك تقوم بمشاريع أخرى - فسوف يضر ذلك بعلاقتك.
إذا كنت لا تزال تقرر الكذب (لا يمكنني حقًا إخبارك بما يجب فعله ، هل يمكنني ذلك؟) ، فلا تكن واضحًا. الأشخاص المشغولون لا يأخذون فترات راحة طويلة لتناول القهوة ويضحكون على مقاطع الفيديو الخاصة بالقطط في المكتب.
قول "لا" لموظفيك
أعتقد أنه من المهم اتباع تعليماتك إلى T حتى ينجح المشروع. لكن إعطاء " لا " بشكل قاطع لاقتراحات موظفيك لن يخلق بالضبط جو عمل إيجابي. بدلاً من ذلك ، اشكرهم على اقتراحاتهم وحاول شرح سبب قيامك بالأشياء بالطريقة التي تقوم بها. حاول تحويل " لا " إلى " لماذا ".
نصيحة إضافية: لا تكن متعاليًا أثناء القيام بذلك.
إذا كان تتبع الوقت من بين الأشياء التي يجب عليك شرحها ، فإننا نساندك: كيف تشرح الحاجة إلى تتبع الوقت لفريقك.
خاتمة
إن قول " لا " في العمل ليس بالأمر السهل ، ولكنه غالبًا ما يكون ضروريًا. تمامًا كما هو الحال في الحياة الخاصة ، يجب أن تضع حدودًا وتدافع عن نفسك ؛ توقف عن الإفراط في الاعتذار والاستسلام للضغط لوضع احتياجات الآخرين على احتياجاتك.
إنها مهارة يجب تعلمها بمرور الوقت. هناك أشياء يمكنك القيام بها يمكن أن تساعدك ، مثل اقتراح بدائل والاعتراف بالشخص الآخر - لكن الممارسة تجعلك مثالية.
️ هل سبق لك أن كنت في وضع يتوجب عليك أن تقول فيه " لا " في العمل؟ هل وجدتها صعبة أم سهلة؟ ما هي النصائح المفضلة لديك حول أفضل السبل لقول " لا "؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة للظهور في المقالات المستقبلية.