Como dizer “não” no trabalho e economizar tempo para tarefas prioritárias

Publicados: 2022-05-07

Você já se sentiu sobrecarregado ou como se estivesse sendo aproveitado? Você provavelmente já ouviu falar que precisa aprender a dizer “ não ” mais. Afinal, ao dizer “ Não ”, você teria mais tempo para focar nas tarefas prioritárias. Mas é difícil – você não quer ser visto como não cooperativo e difícil de trabalhar. Todo mundo diz que você deve fazer isso (incluindo nós, em nossos posts anteriores), mas ninguém lhe diz exatamente como fazê-lo .

Bem, vamos dizer-lhe como. Neste artigo, forneceremos dicas práticas sobre como dizer “ Não ” no trabalho (sem se sentir culpado) e ajudaremos você a descobrir o motivo pelo qual evita dizer isso.

Índice

Por que você evita dizer “não”?

Antes de entrarmos em dicas concretas sobre como dizer “ não ” no trabalho, é importante descobrir por que temos um problema com isso em primeiro lugar. Existem muitas situações em que é completamente justificável dizer “ Não ”, tais como:

Prazos irreais,
Algo que simplesmente não é seu trabalho (especialmente quando você tem algo que realmente está na descrição do seu trabalho no qual você precisa se concentrar),
Você é solicitado a fazer algo de uma maneira que provou ser ineficaz,
Você já tem muitas coisas no seu prato.

No entanto, as pessoas ainda hesitam em dizer isso, com medo de conflito e/ou serem rotuladas como “difíceis de trabalhar”. Não queremos que ninguém fique desapontado ou zangado conosco — queremos ser agradáveis. Afinal, desde crianças, nos ensinaram que dizer “ não ” era falta de educação.

Como disse a Dra. Vanessa Bohns, Ph.D., e professora de comportamento organizacional da Universidade de Cornell, para o Wall Street Journal: “ Uma de nossas necessidades mais fundamentais é a conexão social e um sentimento de pertencimento. Dizer 'não' parece ameaçador para nossos relacionamentos e esse sentimento de conexão. ”

Sem surpresa, as mulheres são mais propensas a dizer “ Sim ”, mesmo que elas queiram dizer “ Não ”. Nas palavras da coach acadêmica Mary McKinney, Ph.D., da American Psychological Association, “ Dizer não é mais desafiador para as mulheres por causa das pressões sociais para serem simpáticas. Os homens ainda são vistos como simpáticos se forem assertivos, enquanto as mulheres são mais propensas a serem vistas como simpáticas se forem complacentes. ” Essa pressão é ainda maior para mulheres de minorias.

O que fazer e o que não fazer de dizer “não” no trabalho

Dizer “ Não ” é uma arte delicada; há algumas coisas que você precisa ter em mente para fazê-lo corretamente no trabalho. Para facilitar a memorização de tudo, dividimos as dicas em DO's e DON'T's.

O que fazer de dizer “não” no trabalho

Estas são as práticas que você deve seguir quando quiser dizer “não” no trabalho educadamente e sem culpa.

Reformule como você pensa sobre a palavra “Não”

O primeiro passo é reformular como você pensa em dizer “ Não ”.

Dizer “ Não ” a algo que não importa é essencialmente dizer “ Sim ” a algo importante para você — como uma tarefa prioritária para a qual você deseja economizar tempo.

Isso significa que você respeita seu tempo e quer ser intencional em gastá-lo. Não há nada de errado com isso e você não é uma pessoa ruim por fazer isso. Seu tempo e energia são recursos finitos, então você precisa escolher sabiamente em que vai gastá-los.

Seja assertivo e educado

Preste atenção ao seu tom e linguagem corporal. Como Jonathan Price disse em seu livro, Put That in Writing, “O tom é a parte mais difícil de dizer não ”.

Por um lado, você deve ser direto e assertivo e dizer “ Não ” com firmeza. Por outro lado, você também deve ser agradável e educado.

Não seja malvado, mas também não seja muito legal – tente ter um tom neutro. Não é uma tarefa fácil de fazer, mas encontrar o equilíbrio certo é crucial para entregar o “ Não ” da maneira certa.

Se as pessoas tiverem que decidir entre acreditar nas palavras que saem de sua boca e sua linguagem corporal, é mais provável que escolham a última. Aprender a reconhecer os sinais da linguagem corporal é uma boa habilidade para conhecer as verdadeiras intenções de alguém, mesmo que possamos reconhecer muitas delas instintivamente. Portanto, preste atenção à sua linguagem corporal:

Linguagem corporal que diz “ Linguagem corporal que diz “ — inclinar-se para a frente, postura aberta, sentar-se ereto mas confortavelmente, movimentos entusiásticos das mãos, etc.

Sugira uma alternativa

Como dizer educadamente “ não ” no trabalho? Não dê apenas um “ Não ”. Proponha uma alternativa. Mesmo que você tecnicamente se recuse a fazer alguma coisa, você ainda parecerá útil e como um jogador de equipe.

Em vez de dizer “ não poderei fazer isso ”, tente algo assim: “ não estou disponível no momento, mas ficarei feliz em fazer isso na quinta-feira, quando terminar a tarefa que estou atualmente trabalhando em. ”

Reconheça a outra pessoa

Um pouco de empatia vai longe; apesar de dizer “ Não ”, você ainda vai querer manter um bom relacionamento com os outros.

Tente sempre falar a partir de um lugar de compaixão e faça as pessoas se sentirem ouvidas.

Use frases como “ eu percebo/entendo que… ”. Por exemplo, “ Eu entendo que você está muito ocupado e gostaria de poder ajudar, mas minha agenda está completamente lotada. ”

Bloqueie o tempo no seu calendário quando estiver ocupado

Se você quiser dizer “ Não, estou ocupado ” sem realmente dizer, bloquear o tempo de seu calendário de trabalho pode ser a resposta. Ajuda a evitar confrontos, o que é uma vantagem em muitos livros.

Bloqueie o período de tempo em que você não quer ser incomodado (certifique-se de que seu calendário não seja privado e que outras pessoas possam vê-lo também) e deixe-o falar por você.

Para mais dicas semelhantes, confira 58 dicas de gerenciamento de tempo para o trabalho.
Prática
Pratique dizer “ não ” em situações que não são cruciais para o seu futuro, como dizer isso a um vendedor tentando fazer com que você compre algo que não quer. Isso o ajudará a construir confiança para dizer “ não ” quando realmente importa.
Você pode até ensaiar dizendo isso no espelho se isso funcionar para você – não vamos julgar.

Avalie o custo e os benefícios de dizer “não”
Parte de ser bom em gerenciamento de tempo é saber como gastá-lo da melhor maneira possível. Está terminando sua tarefa ou ajudando seu colega de trabalho? Depende da situação.
Dizer “ sim ” a tudo, por mais rápido que seja, interrompe sua concentração e capacidade de trabalho profundo. E não importa o quanto você queira ajudar, às vezes você simplesmente não tem o conjunto de habilidades certo para concluir uma tarefa com sucesso. Nem todas as tarefas são tarefas que você pode ou deve fazer.
Por outro lado, ajudar pode fortalecer o vínculo entre você e seus companheiros de equipe ou até mesmo ajudá-lo a melhorar suas habilidades.

Nem todas as situações são pretas no branco e você terá que pesar os potenciais custos e benefícios de aceitar (ou recusar) fazer uma tarefa.
Prepare-se para um possível feedback negativo
Não importa o quão bom e razoável tenha sido o seu “ não ”, algumas pessoas não vão aceitar bem, especialmente se for a primeira vez que você estabelece limites.
Esteja mentalmente preparado para essa opção e saiba que não tem nada a ver com você.
Como Holly Weeks, autora de Failure to Communicate , disse para a Harvard Business Review: “ Você pode influenciar a forma como a outra pessoa reage, mas não pode controlá-la. ” (Re)ações de outras pessoas não são culpa sua – todos são responsáveis por suas próprias.
O que não fazer em dizer “não” no trabalho
Estas são as práticas que você deve evitar se quiser obter a melhor entrega possível do seu “ Não ”.
Não entre em muitos detalhes
Você deve, é claro, justificar sua recusa, mas não precisa entrar em muitos detalhes. Você não precisa contar a eles toda a sua história de vida. “ Sinto muito, mas meu gerente me deu outra tarefa e já estou trabalhando em um grande projeto e estou tendo dificuldades para terminar tudo e nunca chego em casa antes das 20h e estou muito cansado para cozinho, então basicamente vivo de café e comida para viagem e… ”é demais.
“ Obrigado por entrar em contato, mas preciso terminar o projeto de alta prioridade em que estou trabalhando, então, infelizmente, não poderei ajudá-lo. ”, é o suficiente.
Não se desculpe demais
Não diga “ Desculpe ” muitas vezes. Na verdade, é melhor evitar dizer isso e transformar a declaração “ Desculpe ” em uma declaração de “ Obrigado ” sempre que possível. Por exemplo, dizer “ Obrigado por sua paciência ” em vez de “ Desculpe por esperar. ”
Não se sinta pressionado a responder imediatamente
Se uma situação é complexa, você não precisa ter a resposta imediatamente. Tirar algum tempo para pensar sobre isso, pesar todas as opções e verificar seu calendário está completamente correto.
Não tenha medo de dizer “ Preciso de algum tempo para pensar sobre isso, posso voltar para você? ”.
Não dê falsas esperanças de que você vai mudar de ideia
Se você já sabe qual vai ser sua resposta, não prolongue dizendo isso. Só será mais difícil com o tempo, especialmente se você for uma pessoa ansiosa – mas mesmo que não seja, esse fardo mental adicionará estresse extra.
Além disso, é mais justo para o outro lado também, pois eles terão mais tempo para encontrar outra pessoa.
Dicas adicionais para situações específicas
Já que passamos pelo básico, aqui estão algumas dicas adicionais sobre como dizer “ Não ” em situações de trabalho específicas.
Dizendo “não” ao seu chefe
Dizer “ não ” ao seu chefe pode ser complicado. Afinal, é intimidante recusar alguém que pode fazer com que você seja demitido.
A melhor maneira de fazer isso é falar sobre prioridades.
Agradeça a eles por pensarem em você – é bom que eles queiram envolvê-lo em projetos novos e empolgantes.
Explique no que você está trabalhando agora e como a realização de projetos adicionais afetará seus atuais.
Pergunte quais projetos devem ter prioridade.
Pode ser algo assim: “ Obrigado por pensar em mim por isso. Se isso for uma prioridade, posso começar a trabalhar nisso agora mesmo, no entanto, isso atrasará o prazo [do projeto em que você está trabalhando] em 2 meses. ”
Dizendo “não” ao seu colega de trabalho
Muitas pessoas têm problemas em dizer “ não ” aos colegas de trabalho porque não querem ser vistas como idiotas que não querem ajudar um colega de equipe em apuros. Você pode evitar isso sendo o mais honesto possível.
Se você não tem experiência em um projeto que eles estão pedindo para você assumir, apenas diga.
Se você mentir e for pego – por exemplo, se você disser que está “muito ocupado” e então eles virem você assumindo outros projetos – isso prejudicará seu relacionamento.
Se você ainda decidir mentir (não posso dizer o que fazer, posso?), não seja óbvio. Pessoas ocupadas não fazem longas pausas para o café e riem de vídeos de gatos no escritório.
Dizendo “não” para seus funcionários
Eu acredito que é importante seguir suas instruções para um T para um projeto ter sucesso. Mas, dar um “ não ” direto às sugestões de seus funcionários não criará exatamente uma atmosfera de trabalho positiva. Em vez disso, agradeça por suas sugestões e tente explicar por que você faz as coisas da maneira que faz. Tente transformar esse “ Não ” em um “ Porquê ”.
Dica adicional: não seja condescendente ao fazê-lo.
Se o rastreamento de tempo está entre as coisas que você precisa explicar, nós o apoiamos: Como explicar a necessidade de rastreamento de tempo para sua equipe.
Conclusão
Dizer “ não ” no trabalho não é fácil, mas muitas vezes é necessário. Assim como na vida privada, você deve estabelecer limites e defender-se; pare de se desculpar demais e sucumbir à pressão de colocar as necessidades dos outros antes das suas.
É uma habilidade que deve ser aprendida com o tempo. Há coisas que você pode fazer que podem ajudá-lo, como sugerir alternativas e reconhecer a outra pessoa – mas a prática leva à perfeição.
️ Você já esteve em uma posição em que precisa dizer “ não ” no trabalho? Você achou difícil ou fácil? Quais são suas dicas favoritas sobre a melhor forma de dizer “ Não ”? Escreva para nós em [email protected] para ter a chance de aparecer em artigos futuros.