数字比纸质时间表的好处

随着全球范围内有如此多的工作在线上进行，跟踪时间和工作的做法也是如此。 我们力求实用性和效率，尤其是对于那些简短但随着时间的推移而积累的流程（例如清理您的电子邮件）。 如今，大多数公司无法想象使用纸质时间表，因为数字时间表提供了如此多的舒适性和易用性。

如果您仍然不相信其有效性，我们编制了一份数字时间表带来的好处清单，以及它们如何颠覆您的工作生活——当然是为了更好。

纸质时间表和打孔卡的最大问题

为了突出纸质时间表如何花费您的金钱、时间和精力，我们将使用一个示例。 看看下面的时间表。

amherst.edu 的时间表示例

虽然我们并不是说纸质时间表不好（对于某些个人和公司来说效果更好），但我们非常支持数字化。 虽然上面的时间表填写得很好，但也有几个错误的弱点。

当然，他们的数字等价物提出了自己的一系列挑战，但他们更容易及时发现，并且更容易将时间表错误最小化。

它们涵盖了太宽泛的时期

虽然两周的时间表并不少见，但当它们以这样的书面形式出现时，您不会看到有关一个人工作日的太多细节。 你得到的是数字和一些基本信息。

如果您的工作更加强调您的存在，或者其他人不依赖您的工作，或者您只是向会计部门提供时间表来计算您的工资单，这很好。

人为错误和剥削的空间更大

当手工填写时间表并仅依靠记录停机时间时，有几个问题可以解决：

• 一个人的笔迹难以辨认；
• 他们对时间进行四舍五入的方式是错误的，影响了时间条目；
• 他们填错了字段；
• 计算工资单需要更多的注意力，因为更容易犯错误；
• 一个人可能会忘记或故意省略写下任务或休息时间。

使用纸质时间表，总会有办法欺骗系统。 在我的一个旧工作场所，我们没有填写时间表，但我们确实在大门和后门（我们休息的地方）安装了公司 ID 读卡器。 这些读卡器会解锁门，因此系统会知道您何时进入和离开大楼（开始和结束您的工作日，以及您何时休息）。

不用说，很快，你会看到五人一组在抽烟休息，其中一人说：“这个休息由我来！” 在解锁门时，其余的人甚至没有扫描他们的身份证（因此他们的休息时间没有登记）。 在许多情况下，雇主都在努力寻找跟踪员工工作时间的最佳方法。

这个故事的寓意是：有些人会想方设法规避规则，而过时的计时系统让他们更容易做到这一点，而你却蒙受损失。

其他部门的额外工作

对于经理和团队负责人来说，纸质时间表可能是一个噩梦般的档案，当他们不得不进行项目评估或检查他们的团队的整体情况时，他们需要查阅这些档案。 他们进出大楼的时间等基本信息也无济于事。 对他们来说，更详细的时间条目和集体时间表更有用。

对于会计师来说，像我们示例中的时间表似乎可以节省大量时间，因为该人已经计算了他们的工资单。 但是，可以肯定的是，会计师将再次进行数学计算，以确保一切都在书本上。 更不用说在他们自己的软件或书籍中输入相同的数据。 这只会使工作加倍，而且是不必要的。

对于自由职业者来说，这样的时间表对他们不利。 客户经常会要求对他们的流程和截止日期进行某种细分。 虽然自由职业者有权提供尽可能少的信息，但信任的很大一部分依赖于透明度。 能够向您的客户展示您每天在他们项目的每个部分上花费的时间是非常宝贵的。 它可以建立更好的理解并帮助您证明您的费率是合理的。

你发现问题太晚了

想象一下，一名员工走近您，并列出了他们与队友数周来一直存在的问题。 他们一开始都不愿意说什么，想自己解决问题，或者不引起骚动。 队友总是迟到他们的项目部分，编造借口并提供低于标准的结果。 这里有几个大的危险信号：

1. 这个问题已经存在了好几个星期，而你却没有意识到；
2. 你需要通过大量的时间表来收集证据来与员工对质；
3. 当截止日期很快临近时，您将不得不手动进行新的项目估算。

对于自由职业者来说，问题是相似的：客户希望推迟截止日期或指责您花费太长时间。 因此，为了支持自己，您需要花费大量时间阅读所有论文（或书籍），手动搜索所需的信息。 一直希望你能数清一切。

话虽如此，只需引入数字时间表和时间跟踪器，您就可以防止所有这些问题，并获得十倍的回报。

使用数字时间表的原因

在本节中，我们将重点介绍数字时间表为您（或您的企业）带来的多重好处。 在列表的最后，您会看到单个软件是多么不可或缺。

他们允许您编辑时间表和时间条目

使用数字时间表，可以选择编辑每个时间条目的描述。 这非常适合添加与该条目相关的任务的详细信息。 使用的工具或分配任务的人员等信息。

虽然您可以争辩说在纸质时间表上也有相同的内容，但总是存在难以辨认的问题以及人们为他们的同事打卡或填写的问题（时间被盗的风险）。 但是使用数字时间跟踪器和时间表，您可以获得这些问题的三种解决方案：

1. 以数字方式删除和修复时间条目比在纸上更容易；
2. 每个员工都有自己的登录凭据，因此他们无法为彼此写下时间，并且
3. 雇主可以锁定软件本身的编辑选项。 这意味着员工在编辑时间条目之前需要获得批准，这对于防止时间被盗非常有用。

Clockify中的时间条目编辑

对于那些不想安装单独的软件但喜欢对每个人的时间进行清晰的数字化帐户的人来说，还有许多时间表模板。

更好地概述每个人和一切

这是一个透明和问责的时代。 有了纸质时间表，你就没有那么奢侈了。

数字时间表可让您实时查看每个人在做什么。 查找特定员工以查看他们的可用性、跟踪项目进度以及工作时间与您的估计的吻合程度要容易得多。

在上面的示例中，您可以查看哪个员工在哪个项目上工作，您甚至可以在时间表中搜索特定员工。

您将轻松掌握项目估算

每个项目都需要您进行时间估算，这会影响到它的各个方面：随着项目的进行，您如何分配预算，哪些团队成员可以从事什么工作，哪些任务会影响截止日期，优先级如何变化等等。

使用纸质时间表，跟踪项目是否符合您的估计可能会很棘手。 信息处理存在延迟，而且处理所有事情的时间更长、更费力。

另一方面，数字计时使一切变得即时。 该软件旨在尽快为您提供所需的任何信息。 在您输入所需的信息（如本例中的时间和预算估算）后，该软件可以跟踪员工输入的所有时间，并将其与您的估算进行比较。

在Clockify中跟踪项目估算。

您可以选择跟随项目的进展，看看您是领先还是延迟。 它可以在几分钟内随时随地提供该信息。 一切都是让软件完成所有繁重的工作。

问题更容易发现

在提到估计之后，我们直奔项目延迟的主题是合乎逻辑的，以及数字时间表如何帮助您防止它们。

延迟截止日期的一些最大原因包括：

• 缺乏动力或生产力；
• 任务分配问题；
• 不堪重负的员工；
• 不合理的客户要求等

您是否相信几乎所有这些问题都可以在时间表的帮助下避免？

这很简单。

实时跟踪不仅使用显示某人在一天结束时进出办公室的时间表，还可以帮助您在几天甚至几周前发现不断上升的问题。 当某人的任务需要更长的时间，或者停留时间超过需要时，您可以当场采取行动并找到根本原因。

更不用说只需单击一下即可获得项目估算报告可以帮助您了解特定的截止日期是否难以在几周前完成。 因此，您可以联系您的客户并相应地让他们知道，而不是面对令人不快的迟来的电子邮件和电话。

更准确的计时

使用数字时间跟踪器，您的时间表将变得尽可能详细。

现代时间跟踪器为您提供以下选项

• 标记你的时间条目，这样你就知道你做了什么类型的工作

（会计、会议、开发、测试、项目头脑风暴等）

• 与您使用的其他应用程序集成

（网络浏览器、会计软件、项目管理工具等）

在这两个帐户上，您所做的每个条目都可以选择指定您所做的工作类型。 通常，您只需输入一次信息，它将转移到您以后的所有条目中。

在准确性方面，一个惊人的好处是可以选择直接从您的在线日历创建时间条目。 像这样：

正如您在上面看到的，数字时间跟踪器可以与您的日历一起工作。 当您连接两者时，无需在时间条目中手动输入列表中特定任务的数据。 上图中的“与客户 X 会面”显示，只需单击“播放”按钮，即可启动该任务的计时器。 完成后，时间条目将直接进入时间表。

就如此容易！

减少人为错误的空间，减少所有相关人员的麻烦

让我们看一下纸质时间表的另一个示例：

来自 Psychology.illinois.edu 的纸质时间表示例

我们已经提到这些服务有一个特定的目的：简单地记录下工作时间以便于计算工资单。

同时，这意味着一些（如果不是大多数）人会浏览这些字段，询问在那个时间段内正在完成什么类型​​的任务。 此外，主管可以快速签署这些时间表以进行检查，然后将它们放在一边以备后用。 它还需要清晰的笔迹，并避免任何损坏（如纸上的污渍和撕裂）。

使用数字时间表，其完成情况很少取决于员工和主管。 虽然仍然需要填写时间条目，但软件会完成其余的工作：计算工资单、提取信息、制定报告、搜索特定条目，甚至显示每个人的任务和工作时间的概览。

报告一键即可

最后但同样重要的是——报告项目进度。 有了前面提到的所有内容，该软件正在获得足够的信息来生成您可能想要的所有内容的复杂、数据丰富的视图：

• 谁负责什么任务和总体任务委派；
• 一般工作时间；
• 项目进度、剩余时间、预算和费用；
• 节省时间和浪费时间；
• 计费与非计费时间等。

对于客户关系而言，此类文件至关重要。 计时软件让您眨眼间就可以从数字时间表中获取所有这些信息。 当客户早上打电话给你想就项目开会时，这会派上用场。

结论

拥有数字时间表的好处太多了。 我们只介绍了一些似乎坚持使用纸质时间表的内容，希望能说明它们如何让您的工作生活更轻松。 人为错误的空间更小，它们加快了每个流程，使工资计算和项目跟踪更容易......而且数字跟踪器似乎只会随着时间的推移变得越来越好。 那么，为什么不进行现代化改造并为自己节省大量金钱、时间和资源呢？