如何撰写个人商务信函以实现您的目标并展示您的专业知识

1. 什么是个人商务信函？
2. 个人商务信函和商务信函有什么区别？
3. 写个人商务信函的主要原因
4. 个人商务信函应包含哪些信息？
5. 分步指南：如何撰写和构建个人商务信函
6. 个人商务信函格式的要点
7.写个人商务信函的常见错误
8. 撰写强有力的个人商务信函的技巧
9. 如何通过电子邮件发送个人商务电子邮件信函
10. 适用于所有场合的最佳 5 个样品

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. 发件人 - 电子邮件生成器和发件人
3.Reply.io - 个人电子邮件外展、电话和任务
4. RocketLink - 您的品牌短链接器
5. Canva - 制作设计的在线工具

在任何关系的中心，都有沟通。 业务关系也是如此：它们依赖于不断的会议、电话和书面信函。

幸运的是，所有技术都使与他人的互动变得更加简单和省时。 不再需要亲自出席会议，并且由于电子邮件，发送信件已成为一种即时活动。 尽管如此，有时您还是希望您在纸上写一封商务信函并通过邮寄方式发送。

为什么这样？ 首先，它更专业。 其次，这是一种姿态，表明您已投入更多时间与特定的人或组织联系。

如果您发现写真正的信件太具有挑战性，请不要害怕：这是一篇适合您的文章。 在其中，我们将涵盖撰写个人商务信函的所有主要方面，并研究以下内容：

• 如何写个人商务信函
• 个人商务信函和商务信函有什么区别？
• 如何格式化个人商务信函
• 撰写个人商务信函的提示和最佳实践
• 写个人商务信函时可以使用哪些通用样本

让我们先从基础开始。

什么是个人商务信函？

通常，个人商务信函是您作为个人写给公司或特定业务中的其他个人的信函。 它通常是打字的。 虽然写作的原因和场合可能不同，但你的主要目标通常是个人性格，而你们的关系是商业性质的。 要记住的重要一点是，个人商务信函与商务信函略有不同。

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个人商务信函和商务信函有什么区别？

个人商务电子邮件的主要目的是建立关系和建立联系。 但是，对于商务信函也是如此。 两者之间的主要区别在于您代表您写个人。 营销和销售信函都不适合这里。

另一方面，写个人商务信函的原因可能会有所不同。 让我们看看下一段中的一些常见情况。

写个人商务信函的主要原因

• 请求信息或行动

最常见的例子是给政府官员或您的银行代表的一封信。 例如，您想要获取社会保障声明或请求信用评分。 另一个流行的用例是求职信。

• 祝贺

这有很多场合：生日、孩子出生、工作纪念日、职业晋升，或者，例如，当你所关注的公司获得可观的资金时。

• 说“谢谢”

一个人可以对任何事情心存感激。 您可以写一封信来感谢某人参加会议或工作面试，为您提供指导或与您分享一些有用的信息。

• 事后跟进

这也有很多可能的场合。 您可以与您的招聘经理、车间主任、您的保险代理人或业务合作伙伴联系。 跟进是让人们想起自己的好方法。

• 告诉你的决定

例如，在与您的服务提供商签订合同或接受工作机会时，您可以使用个人商务信函格式使其更加专业。

• 说对不起

如果你不能参加某个活动或任何场合，写一封信为改变计划道歉可能会更有礼貌。 当发生不好的事情时表示遗憾时，也可以使用它。

• 邀请参加活动

虽然邀请函（如祝贺信）通常与卡片一起发送，但您也可以使用个人商务信函。 这完全取决于正式程度。

• 欢迎新的商业伙伴

如果您有新的业务合作伙伴，您可以发送一封来自您所代表的公司和代表您的信函。 在后者的情况下，个人商务信函是正确的选择。

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个人商务信函中应包含哪些信息？

现在让我们看看个人商务信函的主要部分是什么。 几乎在任何情况下，论文都应包含以下内容：

• 发件人信息
• 日期
• 收件人信息
• 称呼
• 身体
• 结束
• 你的签名

根据您的通信目的，也可以存在其他元素。 例如，您的公司徽标（如果您以公司代表的身份写作）或列出附件的附加说明（以防万一）。

让我们更深入地了解这些组件。

分步指南：如何编写和构建个人商务信函

以下是有关如何为任何场合撰写个人商务信函的主要指南。 在开始制作信息之前，只需列出这些元素。 我们建议您制作一个模板并保留它，以便一旦出现，您可以简单地填写必要的详细信息。

注意：此指令遵循块格式样式。 我们将在下面详细讨论它。

1. 寄件人资料

从页面顶部的地址开始。 请记住，您只需要街道名称、建筑物编号、公寓或套房（如果适用）、邮政编码、城市和国家/地区即可进行国际通信。 不要在此处包含您的姓名，因为它将在页面底部显示。 另外，请记住避免使用任何形式的缩写。 例如，写“Street”而不是“St”。

2. 日期

发件人地址后空一行，写信的日期。 确保根据您所在的国家/地区使用正确的日期格式。 例如，在美国，它看起来像这样：

2022 年 3 月 6 日

在英国和欧洲就像这样：

2022 年 3 月 6 日

3. 收件人信息

现在再次在日期后留一个空行并写下收件人的姓名和地址。 如果您与收件人的关系是正式的，请使用适当的标题。 如果这个人有学位，不要忘记学术头衔。 对于地址，遵循与步骤 1（发件人信息）相同的规则。

4. 称呼

在前一个块之后的一个空行，地址是你正在写信给的人。 以“亲爱的”开头并使用适当的标题。 请记住：如果您的收件人是女性，并且您不知道她更喜欢 Miss、Mrs. 还是 Ms，请使用中性 Ms。如果您很了解这个人，您可以只使用名字。 用冒号跟随问候并留下一个空行。

5. 身体

邮件正文以大写字母开头。 如果对方不知道（或不记得）你是谁，不要忘记简短的介绍。 接下来，说明你写作的目的并提供必要的细节。 如果您有多个段落，请用空行将它们分开。 在正文的最后，总结你所说的并提供行动号召。

6. 结束

使用您认为合适且在这种特殊情况下有效的正式结案方式。 安全的方法是“最好的问候”或类似的东西。 “谢谢”或“真诚地”在某些情况下也可以使用。

7. 签名

签名块包括：

• 你的手写签名
• 你的名字
• （可选：您的公司名称）
• 您的地址和联系信息（如果您代表公司写信，则为您的公司联系方式）

此块在结束后以四个空行开始。 您将使用此空间进行签名。 写下您的姓名、地址、电话号码和电子邮件——任何适合您的联系方式。 如果您以公司代表的身份写信，请使用公司名称和地址。

8. 可选元素

对于您的地址和电话号码后的空行，您可以提及您随附并与当前信件一起发送的所有文件。 您可以说明机箱的数量或将它们全部列出。

个人商务信函格式的要点

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您应该记住，个人商务信函需要官方风格和格式。 在本节中，我们将更多地讨论如何正确编写个人商务信函，使其具有专业的外观。

• 使用块格式

当我们写这些元素时，我们想到了个人商务信函的块格式。 它的特点是在某些块和段落之间留下特定数量的空行。 主要规则是：

• 左对齐所有文本，包括正文和其他块（地址、日期、问候语、结束语和签名）。
• 使用页面顶部的 2 英寸边距。
• 使用左侧和右侧的 1 英寸边距。
• 单行距您的文本。
• 后面留 1 个空行：发件人信息、日期、收件人信息、问候语和每个正文段落。
• 之后留下 4 个空行：结束语和您的签名。
• 不要缩进段落。
  

• 选择合适的字体样式

选择合适的字体类型和样式。 确保只使用一种字体。 使用标准字体，例如 Times New Roman 或 Arial。 如果您的收件人不那么保守，您可以使用其他被广泛接受并用于商务信函的可读字体。 正确的字体大小是 12。

• 突出显示文本的重要部分

为了确保更好的可读性，您可以突出显示您认为重要的文本的某些部分。 根据您的受众，您可以使用粗体和斜体格式或颜色。 不过，请避免使您的信件过于丰富多彩，因为它会降低文档的可读性并且被认为是不专业的。

• 使用公司模板

尽管个人商务信函格式不需要使用商务信头，但您仍然可以这样做。 如果您是作为公司代表或代表公司写作，请务必使用特殊的公司模板。 它们通常包括公司的徽标和地址。 如果合适，您也可以使用公司印章。 不过，请注意：如果您以私人身份行事，则不应使用任何公司象征。

写个人商务信函的常见错误

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在您开始写信之前，我们想指出人们经常犯的最常见错误。 所以请尽量避免以下情况：

• 过于随意
• 过于正式和不友好
• 编写大量文本
• 称呼对方时使用了错误的称谓
• 当您对收件人不太熟悉时忘记自我介绍
• 在发送之前未能校对您的信

请记住，您的个人商务信函是应遵循某些风格准则的标准化写作。 另一方面，同样重要的是要记住您的收件人是一个活生生的人。 所以保持你的信既专业又礼貌。

撰写强有力的个人商务信函的技巧

撰写个人商务信函的大部分技巧与创建任何其他商务信函的技巧相同，从感谢信和自动回复消息到潜在客户电子邮件。 这就是为什么您可能会发现以下一些最佳实践很熟悉。 而且，重复它们不会有什么坏处。

• 避免过度熟悉

首先，在处理商务信函时，请记住与收件人保持稍大的距离。 经常发生的情况是，您不认识要写信的人。 你们两个可能有完全不同的社会地位、背景，甚至对什么可以被认为是有趣或适当的看法不同。

• 简明扼要

请记住，您的个人商务信函总是有目的的。 从一开始，您的收件人就应该清楚这一目的。 避免概括、隐喻、修辞格或任何你的收件人可能误解的东西。 保持你的信息重点，不要超越这一点。

• 避免拼写和语法错误

无论您表达的观点和格式如何，拼写错误或语法错误都可能导致严重后果。 最好不要一开始就写消息，而不是发送充满错误的消息。 花一些额外的时间在发送之前多次检查你的信。 如果您不确定自己的语法，请使用 Grammarly（或其他一些应用程序）或将您的作品展示给擅长校对的人。

• 要有礼貌和专业

在商务信函方面保持专业是至关重要的。 但是，要记住的最重要的事情是您正在写信给另一个人。 有时，这个人可能每天要读几十封这样的信。 因此，保持礼貌和友好，让他们的时间值得。

• 使用号召性用语

阅读您的信后，您对收件人有什么期望？ 你想让他们给你写信还是给你回电话？ 还是您希望他们向您发送一些信息或者可能是为了解决问题？ 您需要在信函末尾指定这一点。 给这个人一个明确的行动号召，让他们知道下一步该做什么。

• 校对和编辑你的信

我们已经在您上面的信件中提到了正确语法的重要性。 请记住，让错误无人看管是您能做的最糟糕的事情。 不是因为错误本身会让你看起来不那么聪明，而是因为它可能会造成一种印象，即你对校对你的信不够在意。

• 使用主动语态

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尽管使用被动语态并没有什么坏处，但请考虑避免使用它。 它会将重点从主体转移到客体，并且在某些情况下，这也意味着消除责任。 说“发现问题”与说“我发现问题”不同，尽管两者看起来是同义词。 主动语态使您的句子听起来更强烈。

如何通过电子邮件发送个人商务电子邮件

在某些情况下，您不需要通过邮寄方式发送个人商务信函——电子邮件可能是更好的选择。 如果纸质信件到达收件人的时间过长，或者后者指定最好通过电子邮件与他们联系，则尤其如此。

在这种情况下，您可以执行以下两项操作之一：

A) 写一封标准的个人商务信函并将其附加到您的电子邮件中

B）在电子邮件正文中写下您的个人信件的文本

如果您选择选项 B)，那么您无需过多关注文本格式。 无论选项如何，您也可以避免包含收件人的邮政地址，尤其是在您不知道的情况下。

此外，对于电子邮件，您可以将您的个人签名替换为您的电子签名或电子邮件签名。 请查阅各自的要求，以了解此处满足哪一个要求。

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适用于所有场合的最佳 5 个样品

在总结这篇文章之前，让我们给你几个个人商务信函的样本。 它们或多或少是通用的，您可以选择其中任何一个并根据您的特定场合进行调整。 不要忘记更改您和您的收件人的姓名和个人详细信息。

样本#1：一封个人商务感谢信

联合国会议有限责任公司

高街 123 号

伦敦 [邮政编码]

2022 年 3 月 6 日

布赖恩·彼得斯

医院有限责任公司

低巷 47

伦敦 [邮政编码]

亲爱的布赖恩：

我要感谢您帮助本月早些时候在伦敦组织了“Tech Un-Conference”。 没有您的支持，我的公司无法容纳演讲者，这可能导致他们中的大多数人无法参加。

作为感谢，我想邀请您和您的员工参加一系列在线编码研讨会，您可以在任何方便的时候参加。

我会请你们选择你们每个人最感兴趣的技术或语言，并在下周末之前回复我。 然后，我会将您的个人注册码发送给您。 您可以通过[email protected]或电话号码 +440000000000 与我联系。

如果您有任何问题或需要有关可用研讨会的更多信息，请随时与我联系。

亲切的问候，

安吉拉·马尔科维奇

联合国会议有限责任公司

高街 123 号

伦敦 [邮政编码]

随附：联合国大会研讨会手册

样本 #2：致当地零售商的一封关于延迟交货的信

[发件人的街道地址]

[城市，邮政编码/邮政编码]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，邮政编码/邮政编码]

亲爱的[收件人姓名]：

2022 年 1 月 12 日，我从您的网上商店订购了一双运动鞋（订单号 100997634）。 根据您的运输和交付页面上的信息，我应该预计在 2022 年 1 月 26 日之前交付。但是，距离预计交付日期已经一个多月了，我仍然没有收到我的订单。 我希望您调查一下我的订单可能迟到的可能原因。

我相信在订单处理中出现了一个简单的错误。 我想在未来从你的商店购买，并希望这个当前的问题能在几天内得到解决。 如果您需要有关我的订单的更多信息，可以通过 444-444-3333 或 [email protected] 与我联系。

先感谢您！

[发信人的姓名]

[寄件人地址]

样本#3：一封道歉信

[发件人的街道地址]

[城市，邮政编码/邮政编码]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，邮政编码/邮政编码]

亲爱的[姓名]，

我想为取消我们上周的约会而道歉。 我知道我最后一分钟的电话一定干扰了你那天的计划。 如果这不是紧急情况，我不会这样做。

我想让你知道，我们的良好关系对我来说非常重要。 因此，我想补偿你，并请你吃午饭。 请选择您有空的时间和日期，我会确保我会在那里。 当然，午餐在我身上。

您可以随时通过我的电子邮件[email protected]或电话 444 444 3333 与我联系。

期待你的回复。

真挚地，

[发信人的姓名]

[寄件人地址]

样本#4：给员工的一封信

[发件人的公司名称]

【公司街道地址】

[城市，邮政编码/邮政编码]

[日期]

[收件人的姓名]

[收件人的街道地址]

[城市，邮政编码/邮政编码]

亲爱的马文，

我最热烈的祝贺被选为年度员工！ 为了向您表示我们整个公司对您出色工作的赞赏，我想在本月底向您颁发奖金。

我还想亲自感谢您的所有承诺。 多亏了您的技能和专业知识，我们公司在一年中从一个十人的初创公司发展成为一家成熟的国际企业。 您是我们公司的宝贵财富，也是团队中其他人的榜样。 我不知道该怎么感谢你才足够。

真挚地，

珍妮特·黛利亚

[公司名称] 首席技术官

样本#5：邀请函

联合国会议有限责任公司

高街 123 号

伦敦 [邮政编码]

2022 年 3 月 6 日

布赖恩·彼得斯

医院有限责任公司

低巷 47

伦敦 [邮政编码]

亲爱的布赖恩：

我想邀请您和您的团队参加以下研讨会：

• UX 设计的基础（开始：2022 年 5 月 6 日）
• 使用 React Native 构建应用程序（开始时间：2022 年 6 月 14 日）
• 数据结构（开始：2022 年 6 月 15 日）

请找到随附的个人代码和课程计划。

我希望你喜欢这些工作坊，就像 Lauren、Paul 和 Aneesh 喜欢设计它们一样。 如果您有任何问题或需要有关可用研讨会的更多信息，请随时与我联系。 与往常一样，您可以通过 [email protected] 或 +440000000000 与我联系。

亲切的问候，

安吉拉·马尔科维奇

联合国会议有限责任公司

高街 123 号

伦敦 [邮政编码]

随附：

• UX设计的基础：注册码x 7，程序x 7
• 使用 React Native 构建应用程序：注册码 x 5，程序 x 5
• 数据结构：注册码x 3，程序x 3

结论

如果您知道它们包含哪些元素以及如何格式化它们，那么编写个人商务信函并不难。 在你写过一次这样的信之后，你就被覆盖了。 尽管如此，您仍需要确保不会犯重大错误，例如在发送之前未校对或在其中添加过多细节，或者在写作中过于机械化。

请记住，无论您写私人信件的原因是什么，您都必须始终保持礼貌、专业和切中要害。 如果您有任何疑问，您可以随时咨询我们的样品之一。