Proje Yönetimi: 31 en iyi teknik, uygulama ve araç

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

PRINCE2'nin kısa bir tarihi

PRINCE 2, PROMPT II adlı daha önceki bir yöntemin bir varyasyonudur — 1989'da Birleşik Krallık hükümeti bu PROMPT II varyasyonunu BT sektöründe proje yönetimi için bir standart olarak benimsemiştir. Bugün, tüm Birleşik Krallık hükümet projeleri için resmi proje yönetimi metodolojisidir.

PRINCE2 ne için en iyisidir?

• Sabit gereksinimleri ve karmaşık bir ortamı olan karmaşık projeler.

PRINCE2'nin görsel temsili

Aşağıdaki görsel sunumdan, PRINCE2'nin prensipleri, yani bir projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için izlemeniz gereken kılavuzlar ve kurallar üzerine inşa edildiğini görebilirsiniz. Ardından, PRINCE2 temaları size projeyi nasıl yöneteceğinizi, yani ilkeleri nasıl uygulamaya koyacağınızı gösterir.

Yazılım mühendisliği için en iyi proje yönetimi teknikleri

Tipik bir yazılım mühendisliği projesi, gereksinimleri toplamayı, yazılımı geliştirmeyi ve test etmeyi ve yazılım ürününde düzenli bakım yapmayı içerir.

Yazılım mühendisliği projeleriyle birlikte kullanılacak en iyi proje yönetimi teknikleri şunlardır:

1. Rasyonel Birleşik Süreç (RUP)
2. Atik proje Yönetimi
3. Scrum Metodolojisi
4. Aşırı Programlama (XP)

1. Rasyonel Birleşik Süreç (RUP)

Bu proje yönetimi tekniği aynı zamanda tekrarlayıcı ve çeviktir. Tekrarlayıcıdır çünkü faaliyetler proje sırasında tekrarlanır ve yazılım gereksinimlerine uyacak şekilde ayarlanabildiklerinden çeviktir.

Rasyonel Birleşik Süreç (RUP) nedir?

Rational Unified Process (RUP), bir projenin zaman içinde 4 farklı aşamada (Başlangıç, Detaylandırma, İnşaat ve Geçiş) gelişmesini sağlayan yazılım geliştirme ekipleri için çevik bir yönetim yapısıdır. 4 aşamanın her birinin bir ana amacı vardır ve 6 geliştirme disiplini içerir: İş Modelleme, Gereksinimler, Analiz ve Tasarım, Uygulama, Test Etme ve Dağıtım. Bir önceki aşamanın ana hedefine başarılı bir şekilde ulaşmadıkça, bir sonraki aşamaya geçemezsiniz.

Bazı geliştirme disiplinleri diğerlerinden daha önemlidir, bu nedenle diğerlerinden daha fazla zaman alırlar.

Rational Unified Process (RUP) nasıl kullanılır?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, RUP tekniğini verimli kullanmak için yazılımın 4 geliştirme aşamasından geçmesi gerekir:

1. Başlangıç ​​— Bu, süreçte bir güzergah adımı olduğundan, açıklaması, risk yönetimi değerlendirmeleri, iş ortamı ve başarı faktörleriyle birlikte bir proje planını içeren bir iş vakası oluşturmalısınız. Her şeyi göz önünde bulundurarak, paydaşlar projeye devam edip etmemeye karar verirler. Başlangıç ​​aşaması aynı zamanda projenin ilk kilometre taşıdır. Proje bu aşamayı geçemezse iptal edilebilir veya yeniden tasarlanabilir.
2. Detaylandırma — Bu aşamada, projenin teknik risklerini, yani uygulanabilir bir sistem kurup kuramayacağınızı göz önünde bulundurmalısınız. Bu, süreçteki ikinci dönüm noktasıdır ve yüksek riskler içerdiğinden kritiktir ve daha sonra değişiklikleri teşvik etmek zordur.
3. İnşaat — Burası, kodlama ve test ile birlikte ana bileşenlerin ve özelliklerin geliştirildiği yerdir. Bu aşama, kullanıcı kılavuzları ve değerlendirilmesi gereken sistemin bir beta sürümü ile sonuçlanır. Ürün testi geçemezse, bir sonraki aşama olan Geçiş aşamasının ertelenmesi gerekir.
4. Geçiş — Bu aşamanın temel amacı, bir ürünü başarılı bir şekilde piyasaya sürmektir ve bu, bu süreçteki son kilometre taşıdır.

Rational Unified Process'in (RUP) kısa bir tarihi

Rational Unified Process, Rational Software Corporation tarafından 2003 yılında kurulmuştur.

Rational Unified Process (RUP) ne için en iyisidir?

• Tamamlanması için öngörülebilir bir zaman çerçevesi ve öngörülebilir bir bitiş bütçesi olan yazılım geliştirme projeleri.

Rational Unified Process'in (RUP) görsel temsili

Aşağıdaki görsel sunumda, RUP'ta proje geliştirmenin dört aşamasını da görebilirsiniz. Ayrıca, bazı aşamaların (Ayrıntılandırma, İnşaat ve Geçiş), her aşama hedefine ulaşmak için teknik çıktılar üretmeye odaklanan daha fazla yinelemeye sahip olduğunu fark edebilirsiniz.

2. Çevik Proje Yönetimi

Bu proje yönetimi tekniği, bir proje yaşam döngüsü içindeki değişikliklere kolayca uyum sağlamak için esneklik ve uyarlanabilirlik önerir. Çevik kelimesinin kendisi değişebilmek, yani uyum sağlayabilmek demektir.

Çevik Proje Yönetimi Nedir?

Çevik Proje Yönetimi, müşteri memnuniyetine ulaşmanın yanı sıra, bir ekipte kendi kendine organizasyon ve çapraz işlevselliğe vurgu yapan bir yazılım geliştirme metodolojisidir.

Çevik Yönetim nasıl kullanılır?

Çevik Yönetimi projelerinizde başarıyla kullanmak için izlemeniz gereken birkaç ilke vardır:

• Bu teknik, belirli süreçleri ve araçları uygulamak yerine, bir ekipteki bireyler arasındaki etkileşimleri vurgular.
• Bu teknik, ürün için kapsamlı belgeler derlemek yerine, tam olarak çalışan bir yazılım oluşturmayı vurgular.
• Bu teknik, sözleşme müzakerelerine odaklanmak yerine, geliştirme prosedürünü kolaylaştırmak için müşteri işbirliğini kullanmayı vurgular.
• Bu teknik, katı bir proje planını takip etmek yerine, ekibin projedeki değişikliklere yanıt vermesinin en iyi yollarını vurgular.

Daha iyi anlamak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. İlk önce projeleri kısa sprintlere bölersiniz
2. Çalıştıkça proje planlarınızı uyarlar ve sürekli iyileştirmeyi hedeflersiniz.
3. Proje yöneticisi, ekibi kendi kendine organize olmaya teşvik eder
4. Sunmak istediğiniz hizmet/üründen maksimum değer ve işlevsellik üretmeyi hedefliyorsunuz.

Çevik Proje Yönetiminin kısa bir tarihçesi

Çevik Proje yönetimi, 2001 yılında Çevik Manifesto'nun bir parçası olarak resmi olarak geliştirildi.

Çevik Proje Yönetimi ne işe yarar?

• Kesin teslim tarihleri ​​olmayan ancak nihai sonuç/ürün hakkında genel bir fikri olan projeler
• Beklenmeyen değişiklikleri ima eden projeler
• Verimli proje planlamasından ziyade verimli ekip işbirliğine dayanan projeler

Çevik Yönetimin görsel temsili

Gördüğünüz gibi Çevik Yönetim, nihai hedefi değişikliklere yanıt vermek olan yinelemeli bir süreçtir.

3. Scrum Metodolojisi

Bu, yinelemeli süreçlere, ayarlamalara ve sürekli öğrenmeye dayanan başka bir esnek proje yönetimi tekniğidir.

Scrum Metodolojisi nedir?

Tıpkı Kanban gibi, Scrum da çevik proje yönetimi metodolojisinin bir başka popüler alt türüdür - amacı, yazılım geliştirme ekiplerinin artan ve yinelemeli uygulamalar yardımıyla çalışan yazılımları daha sık teslim etmesine yardımcı olmaktır.

Proje ilerlemesi, sprintler olarak adlandırılan kısa, zaman kısıtlamalı dönemler dizisi takip edilerek ölçülür - her sprintin sonu, planlanmış bir miktarda işin tamamlanması anlamına gelmelidir.

Scrum Metodolojisi nasıl kullanılır?

İşte Scrum Metodolojisini kullanarak bir proje yürütmenin 6 adımı:

1. Ekibinizi atayın - Her şeyden önce, bir son ürün (bir Scrum yöneticisi, bir ürün sahibi vb.)
2. Bir ürün biriktirme listesi oluşturun — Bu, Sprintler oluşturun - Sprint, işin daha yönetilebilir bileşenlere ayrıldığı kısa bir zaman dilimidir. Buraya biriktirme listesinden hikayeler ekleyin.
3. Bir toplantıya ev sahipliği yapın - Bu, "günlük scrum" veya "stand up" toplantı adı verilen kısa bir günlük toplantıdır. Tüm ekip ilerleme hakkında konuşur ve varsa sorunları ele alır.
4. Bir sprint inceleme toplantısına ev sahipliği yapın - Bu toplantı bir sprint'in sonunda gerçekleşir. Sonuçları tartışmak, veri toplamak ve iyileştirmeler veya değişiklikler için planlar yapmak için tüm kritik paydaşların hazır bulunması gerekir.
5. Tekrarla — Son sürat koşusunu tamamlayana ve çıktılar oluşturana kadar önceki iki adımı tekrarlamanız gerekir.

Scrum Metodolojisinin kısa bir tarihi

Daha önce bahsedildiği gibi, Scrum artık resmi olarak "Çevik" şemsiye terimi altına giriyor - ancak, Hirotaka Takeuchi ve Ikujiro Nonaka tarafından 1986'da The New Product Development Game adlı makalelerinde bu adla ilk kez tanıtıldı.

Scrum Metodolojisi ne için en iyisidir?

• Karmaşık ve belirsiz projeler — geleneksel olarak bunlar yazılım geliştirme projeleridir, ancak Scrum pazarlama projeleri ve liderlik ekipleri için de verimli bir yaklaşım olabilir.

Scrum Metodolojisinin görsel temsili

Başarılı bir Scrum projesi yürütme adımları, projeyi tamamlamak için gereken diğer faaliyetlerle birlikte aşağıdaki resimde sunulmaktadır.

4. Aşırı Programlama (XP)

Aşırı programlama (XP), ekip çalışmasını teşvik eden ve karmaşık projelerin birden çok daha küçük ve daha yönetilebilir sürümlere ayrıştırılmasını öneren ortak bir tekniktir.

Aşırı Programlama (XP) nedir?

Extreme Programming (XP), ana amacı, proje sürümlerini yönetmek ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için daha az zaman kullanırken ekibin daha yüksek kaliteli yazılımlar üretmesine yardımcı olmak olan belirli bir çevik yazılım geliştirme çerçevesidir.

Extreme Programing, aşağıdaki projeyle ilgili faaliyetleri ve ilkeleri zorunlu kılar:

• Beyaz tahta çizimi ile birlikte yüz yüze tartışmalara vurgu yaparak sürekli iletişimi sürdürün.
• Yalnızca gerekli olanı yapmaya ve yalnızca mevcut proje gereksinimlerini karşılamaya odaklanarak, işe yarayan en basit şeyi yapın.
• "Yap-topla-ayarla" iş döngüsüne vurgu yaparak düzenli geri bildirim sağlayın. Ekip bir özellik oluşturur , özellik hakkında geri bildirim toplar ve ardından geri bildirime göre özelliği ayarlar .
• Cesaretle hareket edin - zorlukları kabul etmeye, geri bildirime göre hareket etmeye, hızlı tepki vermeye ve gerektiğinde tartışmalı sorular sormaya vurgu yaparak.
• Saygıyı teşvik edin - başkalarına geri bildirim sağlamaya, diğerlerinden gelen geri bildirimleri kabul etmeye ve tüm bunlara saygıyla vurgu yaparak.

Extreme Programming (XP) nasıl kullanılır?

Adımları takip et:

1. Planla — İlk adım, planlamanın yapıldığı, yani bir müşterinin kullanıcı hikayeleri yazdığı yerdir - belirli özellikler için müşteri gereksinimlerinin kısa bir açıklaması.
2. İletişim - Proje yönetimi %90 iletişim olduğundan, bir sonraki adım proje yöneticisinin sorunsuz çalışan bir ekip oluşturması gereken yerdir.
3. Yeniden Yapılanma — Önce en kolay tasarımdan başlayın ve karmaşık olanlara geçin. Kodunuzu kısa ama kapsamlı tutmak için daha küçük ve daha yönetilebilir bileşenler oluşturmalısınız. Zorlu tasarım sorunlarına yanıt bulmanıza yardımcı olabilecek küçük deneyler olan ani çözümler oluşturmayı unutmayın.
4. Kod — Şimdi kodu uygulama zamanı. XP, Toplu Sahiplik modelini kullandığından, bireysel geliştiricilere bağlı değildir ve kod toplu olarak sahiplenir - kodda bir sorun fark eden herhangi bir ekip üyesi, görevi hemen yerine getirmelidir.
5. İnceleme ve test etme — Son olarak, kodun yayınlanmasından önce sürecin her adımı kapsamlı ve tekrarlayan testlerden geçmelidir.

Extreme Programming'in (XP) kısa bir tarihi

Extreme Programming (XP) ilk olarak 1990'larda C3 bordro projesinde bu tekniği uygulayan Kent Beck tarafından kuruldu.

Aşırı Programlama (XP) ne için en iyisidir?

• Dinamik, sürekli değişen yazılım geliştirme projeleri
• Ortak konumlu geliştirme ekipleri
• Sabit zaman dilimli riskli projeler

Extreme Programming'in (XP) görsel temsili

Ek olarak son aşama olan çift programlamayı da içeren bu görsel sunumda aşağıda açıklanan adımları görebilirsiniz. XP'nin ekip çalışmasını ve işbirliğini desteklediğini zaten söylemiştik, bu nedenle ekip üyelerinin tek bir bilgisayarda çiftler halinde çalışabilmesi için ikili programlama yapılır. Bu, kolektif mülkiyeti güçlendirir ve dahası, her iki ekip üyesi de birbirinden öğrenir.

Proje Yönetim Teknikleri ve Araçları

Kullanmakta olduğunuz belirli Proje Yönetim Tekniği ve üzerinde çalıştığınız proje türü ne olursa olsun, yine de belirli genel görevleri ve süreçleri ele almanız ve gerçekleştirmeniz gerekecek - yani şunları yapmanız gerekecek:

1. Proje iş akışını organize edin ve planlayın
2. Projeyi belirli bir kapasitede programlayın
3. Zamanınızı doğru yönetin
4. Ekibinizle iletişim kurun
5. Ekibinizle işbirliği yapın
6. Projenin muhasebe ve finans yönünü ele almak

Şimdi, tüm bunları yapmanın en iyi yolu proje yönetimi araçlarını kullanmaktır.

Ancak, sadece herhangi bir proje yönetimi aracı değil - PM özellikleri açısından popüler talebi araştıran araştırmaya göre, proje yönetimi için kullandığınız araç seti aşağıdaki işlevleri sunmalıdır:

Gördüğünüz gibi, Dosya Paylaşımı, Zaman İzleme, E-posta Entegrasyonu, Gantt Grafikleri, Özel Raporlar ve Faturalandırma özellikleri en yüksek paylarla (%51'den %43'e kadar) başı çekerken Bulut Depolama Entegrasyonları, Sektöre özgü özellikler, API , PM yöntemine özgü özellikler, Gerçek zamanlı sohbet, Mobil erişim, Sosyal Medya Entegrasyonları ve Görüntülü Sohbetler yakından takip ediyor (%42'den %28'e).

Bunu göz önünde bulundurarak, projeler üzerinde çalışmakla ilgili her tür görev ve süreç için söz konusu özelliklere sahip en iyi proje yönetimi araçlarının bir listesi:

Proje İş Akışını organize etmek ve planlamak için PM araçları

Aşağıdaki araçlar, ayrıntılı proje planlaması yaparken, önemli görevlere odaklanırken ve bunları buna göre sıralarken ekibinizle düzenli bir şekilde bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir.

Trello

İş akışınızı düzenlemek ve planlamak için geleneksel bir Kanban tabanlı proje yönetimi aracı olan Trello'yu kullanabilirsiniz.

Bu araç, görevlerinizi organize etmenize ve planlamanıza ve ardından uygun şekilde adlandırılmış sütunlarda ilerlemelerini izlemenize olanak tanır.

Kimin ne üzerinde çalıştığını, hangi şeylerin ilerlemekte olduğunu ve süreçte nerede olduklarını görebilirsiniz. Ekibinizle bağlantıda kalmanızı sağlar ve herkes görevlerin durumu hakkında bilgilendirilir:

• Yapmak
• Yapmak
• Gözden geçirmek
• yayınlamaya hazır

Trello'nun şaşırtıcı yanı, çeşitli endüstrilere uygulanabilmesi ve projelerinize uygun özel sütunlar oluşturabilmenizdir.

nGörev

nTask , ekibinizi düzenli tutan ve ekibinizdeki çalışmaları etkin bir şekilde yöneten bir proje yönetimi yazılımıdır. Öncelik vererek nTask ile daha fazlasını yapın — verimsiz olduğu defalarca kanıtlanmış olan çoklu görevleri unutun. nTask ile, hareket halindeyken bile ağır bir iş yükünü stratejik olarak dağıtabilir ve yönetebilirsiniz.

nTask , kullanıcılarına çok sayıda özellik sunar ve herkes için bir şeyler olduğuna inanıyoruz:

Takım İşbirliği

nTask ile — ekip çalışması rüyayı gerçekleştirir. Bu harika uygulama şunları sunar:

• Etkili ekip işbirliği
• Özel çalışma alanları ve ekip sohbeti
• Ekipler oluşturmak ve rollerini tanımlamak
• Ekip üyelerine görev atama ve ilerlemelerini takip etme

Proje planlaması

Yetersiz planlama ve nTask ile projenizin tamamlanma tarihini kaçırmasına izin vermeyin:

• Neyin, ne zaman ve nerede yapılması gerektiğine dair kapsamlı planlar oluşturun
• Kaynakları etkin bir şekilde tahsis edin
• Faturalandırma yöntemlerini ayarlayın
• Proje durumunu ve ilerlemeyi görüntüleyin

Görev yönetimi

nTask ile daha fazla görev yapın:

• Kanban Panolarında ekibinizin iş akışını düzenleyin ve izleyin
• Görevlerinizi Liste Görünümü, Izgara Görünümü veya Takvim görünümünde düzenleyin
• Görevleriniz için hatırlatıcılar ve renk görevleri ayarlayın
• Gantt çizelgeleri, bir proje zamanlamasının görsel bir temsilini sağlar, görev bağımlılıklarını ve bağlantılı görevleri gösterir

Toplantı yönetimi

Herkesi döngüde tutun:

• Kişileri kişiselleştirilmiş e-posta davetleriyle toplantılarınıza davet edin  
• Toplantılarınızı düzenleyin ve takip edin
• Net bir toplantı gündemi geliştirin
• Yinelenen toplantılar ayarlayın  

zaman çizelgeleri

nTask zaman çizelgelerinde çalışma saatleri:

• Çalışanlarınızın zamanını takip edin
• Birden çok zaman çizelgesi oluşturun
• Geçmiş zaman çizelgelerini onaylayın ve izleyin

Projenizi ve projeyle ilgili görevlerinizi organize etmek ve planlamak için kullanabileceğiniz diğer verimli uygulamalar arasında ClickUp, Taiga ve Asana bulunur.

Proje Çizelgeleme için PM araçları

Birden fazla proje ve görevi aynı anda yürütmek parkta yürümek değildir. Teslim tarihlerini kaçırmak paraya ve zamana mal olur. Bunun yerine bir proje çizelgesi oluşturmayı düşünün. Bir proje takvimi, hedefe ulaşmak için gereken bir planı içeren bir yol haritası işlevi görür ve onu tamamlamanın ne kadar süreceğini söyler. Bunu akılda tutarak, sizin için bazı proje planlama araçlarını seçtik.

Google Takvim

İş akışınızı planlamak için Gmail hesabınız üzerinden kullanabileceğiniz basit bir planlama takvimi olan Google Takvim'i kullanabilirsiniz.

Bu araç, ekibinizle basit takvim dilimlerinde toplantılar ve istişareler planlamanıza olanak tanır. Google Takvim ile yaklaşan etkinliklerle ilgili hatırlatıcılar aldığınız için hiçbir randevuyu kaçırmazsınız.

Google Takvim'de yapılacaklar listeleri oluşturabilir, eklentilerle takviminizi özelleştirebilir, etkinliklerinizi beğeninize göre özelleştirebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Görevleri ve proje zamanlamasını yönetmek için kullanabileceğiniz diğer verimli uygulamalar arasında Doodle, Calendly ve Any.do bulunur.

Proje Çizelgeleme için PM araçları

Kaliteli bir proje zaman yönetimi aracının zamanı ve görevleri verimli bir şekilde yönetmesi, zaman takibi, faturalandırma, raporlama içermesi ve onu kullanırken güvende hissetmenizi sağlaması gerekir. Olduğu söyleniyor, aşağıdaki uygulamaları kullanmayı düşünün:

Saatleştir

Proje üzerinde çalışırken zamanınızı doğru yönetmek için piyasanın önde gelen zaman takipçisi Clockify'ı kullanabilirsiniz. Clockify , sınırsız kullanıcı ve proje için temel zaman takibi özelliklerini ücretsiz olarak sunan bir zaman takip uygulamasıdır.

Clockify ile projeleri çok rahat, şeffaf ve kullanıcı dostu bir şekilde yönetebilir ve takip edebilirsiniz. Dahası, ekibinizin zamanını ve ilerlemesini takip edebilecek, bütçeleme yapabilecek ve projeleriniz için kesin zaman tahminleri yapabileceksiniz.

Bu araç, ekibinizin siz çalışırken (veya işiniz bittikten sonra) projeyle ilgili görevlere harcadığınız zamanı izlemesine, zaman kullanımınıza ilişkin raporlar oluşturmasına ve bunları iş akışınızda nerede iyileştirmeler yapabileceğinizi belirlemek için kullanmasına olanak tanır.

Clockify'ı kullanmaya ek olarak, belirli uygulamalarda harcadığınız zamanın otomatik olarak izlenmesini sağlamak için Rescue Time veya WakaTime'ı da kullanabilirsiniz.

Proje İletişimi için PM araçları

Ekip işbirliği araçları, bir ekip içinde iletişim kapılarının açılmasına yardımcı oldukları ve dünyanın her yerinden uzaktan çalışmayı iyileştirdikleri için son derece önemlidir.

Sizin için bazı proje işbirliği araçları seçtik:

sallamak

Pumble , sınırsız sayıda kullanıcı için ücretsiz olarak sunulan ve ücretsiz mesaj geçmişi olan verimli bir ekip işbirliği aracıdır. Bu harika uygulama, özel kanallar, grup sohbetleri veya genel sohbetler kullanarak ekip üyelerinizle bire bir özel görüşmeler yapmanıza olanak tanır. Basitçe bir kanal oluşturun, üyeler ekleyin ve beğeninize göre özelleştirin.

Pumble ile ekibinizle olan tüm iletişimi tek bir yerde merkezileştirebilir ve geçmiş konuşmalara, bağlantılara, dosyalara, kanala veya kişiye göre filtreleyerek kolayca başvurabilirsiniz.

Proje İşbirliği için PM araçları

Ekip iletişiminin yanı sıra proje işbirliği de çok önemlidir çünkü gerçek zamanlı olarak yaratmaya ve işbirliğine izin verir. Tabii ki, bu amaç için güvenilir bir uygulamaya ihtiyacınız olacak:

Google E-Tablolar

Ekip işbirliği geniş bir terimdir. Örneğin, ekibinizle veri girişi ve istatistiksel analiz konusunda işbirliği yapmak için çevrimiçi bir e-tablo olan Google E-Tablolar'ı kullanabilirsiniz.

Bu araç, veri eklemenize ve hesaplamanıza, çizelgeler oluşturmanıza ve proje istatistiklerini analiz etmenize olanak tanır; ekibinizin birden fazla üyesi aynı anda verileri işleyebilir ve tüm değişiklikleriniz anında ve otomatik olarak kaydedilir.

Çeşitli işbirliği görevlerini yerine getirmek için kullanabileceğiniz diğer verimli uygulamalar arasında Dropbox (çevrimiçi dosya paylaşımı için), Visme (ekip beyin fırtınası oturumları için) ve Jira (çevik proje yönetimi için) bulunur.

Jira

Jira , proje yönetimi ve sorun takibi için kullanılan çevik bir yazılımdır. Zengin özellikleri arasında hata izleme, yazılım geliştirme görevlerini yönetme ve ürün yönetimi yer alır.

Jira , hataları izleme, kaynak yönetimi, ekibinizin performansını ve hızını izlemek için mükemmel olduğunu kanıtlamıştır.

Jira , kullanıcılarına özelleştirilebilir panolar, görevleri takip etmek ve rapor oluşturmak için kullanıcı dostu bir arayüz sunar.

Çeşitli işbirliği görevlerini yerine getirmek için kullanabileceğiniz diğer verimli uygulamalar arasında Dropbox (çevrimiçi dosya paylaşımı için), Visme (ekip beyin fırtınası oturumları için) bulunur.

Proje Finansmanı ve Muhasebe için PM araçları

Bir iş yürütüyorsanız, kuruluşunuzun bütçe ve maliyetleri analiz ederek proje şeffaflığını destekleyen, raporlar oluşturan ve projeyle ilgili tüm işlemleri tek bir yerde merkezileştiren güvenilir bir yönetim yazılımı kullandığından emin olmanız gerekir.

Bu nedenle, kullanmayı deneyin:

Adaçayı Muhasebesi

Projeyle ilgili Finans ve Muhasebe görevlerinizi yürütmek için Sage Accounting'i kullanabilirsiniz.

Bu araç, finansmanınızı analiz etmenize ve proje tamamlandıktan sonra müşterilerinizi faturalandırmanıza olanak tanır.

Finans ve Muhasebe projesini yönetmek için kullanabileceğiniz diğer verimli uygulamalar arasında Fyle, Quickbooks, Wave Accounting ve Freshbooks yer alır.

Proje yönetimi teknikleri ve en iyi uygulamalar

Böylece, popüler proje yönetimi metodolojilerinin nasıl çalıştığını, bunları ne zaman ve hangi araçlarla kullanmanız gerektiğini anlıyorsunuz. Şimdi, proje yönetimindeki çabalarınızı gerçekten verimli hale getirmenize yardımcı olacak proje yönetimindeki birkaç en iyi uygulamayı vurgulamanın zamanı geldi:

1. Tüm proje gereksinimlerini belgeleyin

Hangi hedeflere ulaşmak istediğinizi ve söz konusu hedeflere ulaşmak için hangi görevleri ve adımları üstlenmeniz gerektiğini anladınız.

Şimdi, hem ekibiniz hem de gelecekteki potansiyel proje yatırımcıları adına gelecekte referans olması için bu verileri belgeleme zamanı.

2. Projeleri diğer yükümlülüklerinize uygun olarak tahmin edin

Şirketiniz muhtemelen aynı zaman diliminde birkaç proje üzerinde çalışacaktır.

Bu nedenle, son tarihleri ​​belirlerken ve sorumlulukları tanımlarken ekiplerinizin diğer projelerini ve yükümlülüklerini göz önünde bulundurmanız gerekir.

3. İş yükünü dikkatli bir şekilde yönetin

Görevleri, rolleri ve sorumlulukları eşit olarak ayırdığınızdan emin misiniz?

Yoksa bir ekip üyesi 5 farklı görevle kendini çok mu fazla çalıştırıyor, diğer ekip üyesinin yapacak neredeyse hiçbir şeyi yok mu?

Bunu yakından takip edin ve en iyi kaynak kullanımı için işi eşit olarak dağıtın.

4. Proje ilerlemesini her zaman izleyin

Proje planlandığı gibi ilerliyor mu?

Herkes işin üzerine düşeni yapıyor mu?

Ekip, beklenen proje teslim tarihlerine uygun bir hızda çalışıyor mu?

Projenin bir aşamasında duraklama var mı?

Ekibinizin çalışmasını izlemek ve ilerlemelerini takip etmek, tüm bunları yanıtlamaya ve aksilik ve gecikmeleri önlemeye yardımcı olacaktır.

5. Her şeyi iletin

Herkesin şu anda ne üzerinde çalıştığını, ne kadar iyi ilerlediklerini ve projede sorun olup olmadığını takip etmek için ekibinizin iletişim kurması gerekecek.

Bu nedenle, sahip olduğunuz her soru, sorun veya ikilem için bunun hakkında konuşun. Soruları cevaplayın, sorunları anlayın ve ikilemleri birlikte çözün.

6. Proje kapsam kaymasına karşı önlem alın

Projenizi dikkatli bir şekilde planlıyorsanız ve proje tamamlanmadan önce üstesinden gelmeniz gerekebilecek tüm görevleri ve alt görevleri önceden tahmin ederseniz, kapsam kaymasına karşı güvence altına alınırsınız.

Bunu yapmak için, tüm görevleri ve alt görevleri zamanında ve beklenen kalitede bitirmek için ihtiyaç duyacağınız bütçeyi ve zamanı dikkatlice hesaplayın.

7. Tüm proje risklerini göz önünde bulundurun

Her projenin, proje tamamlanmadan önce ortaya çıkabilecek potansiyel sorunları vardır. Daha önce Risk Kayıt Tekniği ile bu konuya karşı koymuştuk, şimdi önemini vurgulamanın zamanı geldi.

Bu sorunları acısız bir şekilde geçmenizi sağlamanın püf noktası, sorunları ortaya çıkmadan önce öngörmekte yatar.

Bu nedenle, proje aşamaları ve görevleriyle ilgili olası sorunları tanımlamak için deneyiminizi kullanmayı hedefleyin.

Ardından ihtiyaç halinde uygulayacağınız çözümleri tanımlayın.

8. Tamamlandıktan sonra projeyi analiz etmek için zaman ayırın

Projeyle işiniz bittiğinde, onu analiz etmek için zaman ayırın.

Neleri iyi yaptığınızı ve gelecekte neleri daha iyi yapabileceğinizi vurgulayın.

Her aşamayı bitirmek için geçen süreyi analiz edin ve en çok çabayı gerektiren görevleri belirleyin. Gelecekteki projelerde bu tür görevlere daha fazla zaman ayırmak isteyeceksiniz.

Ve elbette, sıkı çalışmaları ve özverileri için ekibi takdir edin. Onu kazandılar.

Tamamlanıyor…

Bir proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce, işiniz için kullanabileceğiniz en iyi Proje Yönetim Metodolojisini düşünün. Ardından, gelişmiş sonuçlar için seçtiğiniz PM Tekniği'ni doğru araçlar ve en iyi uygulamalarla birleştirin.

Seçilen Proje Yönetim Tekniğinin öngörülen ilkelerini takip ederseniz, iş akışınızı hızlandıracak, proje prosedürleri üzerinde kontrolü sürdürecek ve yönetim sürecinizi düzene sokacaksınız. Sonuç olarak, daha hızlı bitirecek ve yüksek kaliteli bir son ürün teslim edeceksiniz.