Proje Yönetimi Becerilerini Geliştirerek Çalışanlarınızı Nasıl Proje Ninjalarına Dönüştürebilirsiniz?

Tebrikler! Küçük veya orta ölçekli işletmenizde (KOBİ) önemli bir proje girişimine liderlik etmek üzere seçildiniz. Şimdi proje ekibinizi bir araya getirme zamanı.

Aklınızda muhtemelen işi yapmak ve iyi yapmak için gerekli proje yönetimi becerilerine sahip bir avuç insan vardır.

Peki Jane kendini başka bir projeye adadığında ne olur? Yoksa Jake önümüzdeki birkaç hafta balayına mı çıkacak? Değiştirmeleri hızlandırmak için zamanınız var mı? Bütçe bunun yerine işi dışarıdan almanıza izin verecek mi?

Panik hissediyorsanız, bir değişiklik yapma zamanı.

Küçük işletmeler için yalnızca birkaç personelin proje yönetimi becerilerine güvenmek sürdürülebilir değildir. Sonunda, yetenek havuzunuzun dibini kazıyacaksınız ve proje performansı düşecek.

Yukarıdaki senaryonun bir sonraki projenizde ortaya çıkmasını önlemek için, kuruluşunuzun toplu proje yönetimi (PM) becerilerini geliştirmek için atabileceğiniz adımlar vardır. Ya da bizim sevdiğimiz şekilde: personelinizi proje ninjalarına dönüştürün.

Proje ninjaları, küçük işletmelerde yüksek performanslı ekiplerin anahtarıdır. Her zamanki kaptan köşklerinin dışında çalışmak, sorunları çözmek, departmanlar arasında işbirliği yapmak ve davaları için destek kazanmak için önbelleklerindeki PM becerilerini kullanabilirler.

Kısacası, proje ninjaları SMB'nizin gizli silahıdır.

Bu gizli proje uzmanları, proje başarısı ve başarısızlığı arasındaki farkı bile ifade edebilir:

PMI'nin Mesleğin Nabzı 2018 raporuna göre, proje yeteneklerini, PY yeteneklerini ve proje kültürlerini olgunlaştırmak için adımlar atan kuruluşlar önemli ölçüde daha yüksek proje başarı oranları elde ediyor (düşük performans gösterenler için %92'ye karşı %32).

Bu makalede, KOBİ'nizin personeli proje ninjalarına dönüştürmek için uygulayabileceği yedi davranışsal öğeden oluşan bir çerçeveyi inceleyeceğiz. Başlamanıza yardımcı olmak için bu davranışların pratikte nasıl göründüğüne dair belirli örnekler de sağlayacağız.

Küçük işletmenizde proje ninjaları nasıl geliştirilir?

Personeli proje ninjalarına dönüştürmek için küçük işletmelerin Gartner'ın 7S çerçevesini (tam raporun tamamı Gartner müşterileri tarafından kullanılabilir) takip etmelerini öneririz.

Bu çerçeve, kuruluşların bütünsel bir proje yönetimi yapısı kurmalarına, proje yeteneklerini geliştirmelerine ve proje yönetimi yeteneklerini olgunlaştırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış yedi davranışsal öğeden oluşur.

Bu çerçeveyi takip etmek, KOBİ'lerin şunları yapmasını sağlayacaktır:

• Gerektiğinde projelere katılabilmeleri ve bu projeleri başarıyla yönetip teslim edebilmeleri için personel üyelerinin proje yönetimi becerilerini geliştirin.

• Proje Yönetimi eğitimi, sertifikası ve/veya önceki proje deneyimi olmayan ekip üyelerine rağmen, proje hedeflerine ulaşan ve değer sağlayan yüksek performanslı, geçici proje ekipleri oluşturun.

• Ekip üyelerinin tutkularını ve katkılarını teşvik eden proje ortamları yaratarak, bireyleri motive eden ve meşgul eden içsel faktörlerden yararlanın.

Gartner'ın proje ekiplerine liderlik etmek için sosyal beceriler geliştirmeye yönelik 7S çerçevesi ( Kaynak —Gartner müşterileri için tam rapor mevcuttur)

Not: Öğeler arasında hiyerarşi olmadığı için çerçeve bir daire olarak görüntülenir. KOBİ'ler çerçeveye her yerden girebilir; başlangıç ​​veya bitiş noktası yoktur. Her öğe farklı bir davranışı temsil eder, ancak tüm öğeler birbirine bağlıdır.

1. Tesadüfen: İşlevler arası iletişimi teşvik edin ve sıra dışı, yaratıcı ve spontane fikirleri ödüllendirin

Şimdi, "Elbette, şans eseri bir romantik komedi için harika bir yem, ancak yüksek performanslı ekipler oluşturmak için gerçekten etkili bir araç mı?" diye düşünüyor olabilirsiniz.

Cevap yankılanan bir "evet!"

Bu öğeyi uygulamak, insanlara diğer ekipler ve fikirlerle etkileşime girme fırsatı vererek, görünüşte ilgisiz olaylar arasında problem çözmelerine ve bağlantılar kurmalarına olanak tanır.

Not: PM'de şansı kucaklamak, tüm süreci pencereden atıp en iyisini ummak anlamına gelmez. Bir iş lideri ve/veya proje yöneticisi olarak, proje sürecinizin yapısı içinde planlanmamış, talihli keşiflerin gerçekleşmesi için fırsatlar yaratmak sizin açınızdan kasıtlı eylem gerektirir.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Departman silolarını yıkın . Grupların tek başına veya diğer ekiplerden tek bir sözcünün katılımıyla projeler hakkında bir araya gelmesi alışılmadık bir durum değildir. Bu, toplantıları akıcı hale getirirken, işbirliği çok rutin hale geldiğinde inovasyon durağanlaşabilir. Bunun yerine, planlama toplantılarını ilgili tüm bireylere açın ve onlara katılmama seçeneği sunun, çünkü bu sürekli olarak yeni fikirlerin akmasını sağlayacaktır.

Toplantıların verimli kalmasını sağlamak için takvim davetiyle bir ajanda paylaşın, böylece insanlar katılmaya karar vermeden önce konuları önizleyebilir ve ardından toplantı sırasında birisinin notlar almasını sağlayabilirsiniz. Son olarak, toplantı liderinin tüm davetli listesine bir takip e-postası göndermesini ve sunum materyallerini ve toplantı notlarını paylaşmasını sağlayın. Bu, katılımcılar için bir özet işlevi görür ve katılamayanları da döngüde tutar.

2. Teşvik: Paydaşları etkilemek ve dahil etmek için hedefli bir harekete geçirici mesaj kullanın

PM'de teşvik, bir proje boyunca paydaş desteğini kazanmak ve sürdürmek için fikirlerin ve eylemlerin kullanılması anlamına gelir.

Bir ekibin işleri halletme yeteneği, diğerlerini harekete geçirmeye teşvik etme ve motive etme becerisine bağlıdır. Paydaşları yönetmede etkili olabilmesi için, farklı insanların farklı türde uyaranlara nasıl tepki vereceğini bilmesi gerekir.

Örneğin, bazı insanlar duygu ve kişisel bağlantılar tarafından motive edilirken, diğerleri gerçekler ve somut veriler tarafından motive edilir. Yüksek performanslı ekipler, proje sonuçlarını optimize etmelerine yardımcı olan hedefli bir harekete geçirici mesaj oluşturmak için paydaşların motivasyonlarını kullanmakta ustadır.

Bu unsuru eyleme geçirmek, personelin insanların iletişim kurduğunu, işbirliği yaptığını ve etkileşimlere farklı şekilde yanıt verdiğini fark etmesine yardımcı olmayı ve ardından onlara paydaş ilişkilerini daha etkili bir şekilde yönetmek için bu farklılıklardan yararlanmayı öğretmeyi içerir.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Personelin hem kendi tarzlarının hem de iş arkadaşlarının tarzının ne olduğunu belirlemesine yardımcı olmak için bir sosyal tarz değerlendirmesi yapın. Sonuçları dahili olarak dağıtın ve ekiplerin daha etkili bir şekilde işbirliği yapmasına yardımcı olmak için kullanın. Örneğin, dahili rehberdeki profillerine çalışanların birincil stilini ekleyin ve ardından şirket haber bülteninde farklı stillerle etkileşim için ipuçları paylaşın.

• Paydaşların sosyal tarzlarını, proje üzerindeki etkilerini ve projeye ilgi düzeylerini belirlemek için her proje için bir paydaş analizi yapın . Bu, yöneticilerin ve ekiplerin her bir paydaşın hangi bilgilere ihtiyacı olduğunu ve bu bilgileri onlara aktarmanın en iyi yolunu bilmesine yardımcı olacaktır.

3. Kendiliğindenlik: Statükoya meydan okumak ve yenilikçi problem çözmeyi ödüllendirmek için ekiplere esneklik ve özgürlük verin

Kendiliğindenliği benimsemek, yeni fikirlere açık ve onları destekleyen bir kurum kültürü geliştirmenizi gerektirir.

Bu tür bir kültürün iki kritik bileşeni şunları içerir:

• İyileştirme alanlarını belirleyen ve orijinal, yaratıcı çözümlere katkıda bulunan bireyler için kamuoyu takdiri/övgü.

• Başarısızlığın kaçınılmaz olduğunu ve yenilik için caydırıcı değil, bir öğrenme fırsatı olarak görülmesi gerektiğini kabul etmek.

Bireylere statükoya meydan okuma esnekliği ve özgürlüğü vermek, çalışan katılımını artıracak ve bunu yaparken üretkenliklerini olumlu yönde etkileyecektir.

Artan katılım aynı zamanda bir sahiplik duygusu yaratmaya ve ekipler için projenin sonuçlarında ortak bir sorumluluk oluşturmaya çalışır. Birisi bir şeyin yaratılmasına ne kadar çok katılırsa, nihai sonuca o kadar çok yatırım yapacaktır. Bu IKEA etkisi olarak bilinir.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Fikir yönetimi araçlarını kullanın . Gartner, fikir yönetimini, değerli içgörüleri veya alternatif düşünceyi yakalamak, tartışmak ve değerlendirmek için yapılandırılmış bir süreç olarak tanımlar. Fikir yönetimi yazılımına yatırım yapmak, çalışanlara fikirleri ve geri bildirimleri toplamak, kategorize etmek ve önceliklendirmek için organize bir yol sağlar. Ortak özellikler arasında beyin fırtınası, içerik oluşturucu takibi ve fikir sıralaması yer alır.

  

4. Swarming: Çok disiplinli ve işlevler arası ekip katılımını ve işbirliğini kolaylaştırın

Swarming, ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte çalışan grupları ifade eder, kolektif çıktıları bireysel kapasitelerini çok aşar. Bu davranış, yüksek performanslı ekiplerin bel kemiğidir.

Sürü zekasını doğada sıklıkla görürüz. SingularityHub'dan Scott Simonsen, bu davranışın bir örneği olarak karıncaları kullanıyor ve karıncaların bireysel olarak ancak bu kadarını yapabildiklerini belirtiyor. Ancak kolonilerde karmaşık sorunları çözebilir, köprüler kurabilir, yiyecek ve bilgi için otoyollar oluşturabilir ve çok daha fazlasını yapabilirler.

İş zorluklarını çözmek için sürü davranışını kullanmak yeni bir kavram değildir. Gartner, "herkesin emrinde" zihniyetinin ve "savaş odası" sistem arızasının yaygın olaylar olduğuna dikkat çekiyor.

Ancak KOBİ'nizin kümelemeyi uygulamak için felaketi beklemesi gerekmez. Bu davranışlar, işbirliği etrafında toplanır; beyin fırtınası yapmak, birbirleriyle etkileşime geçmek ve birbirlerinin fikirlerini geliştirmek ve yenilik yapmak ve zorlukları çözmek için birlikte çalışmak için bireyleri bir araya getirir.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Temel zorluklara çözüm bulmak için küçük ara grupları kullanın . Ara gruplarının kendi kendine organize olmasını sağlamak yerine, katılımcıların sayılmasını ve ardından onları numaraya göre gruplandırmasını sağlayarak işlevler arası işbirliğini artırın. Böylece tüm "birler" bir araya toplanır, tüm "ikililer" ayrı bir ara gruptadır vb. Grupları küçük tutun, en fazla beş kişi.

Katılımcıları bu şekilde organize etmek, farklı çalışma alanlarından insanların etkileşim kurmasına ve birbirlerinden bir şeyler öğrenmesine olanak tanırken, herkesin fikirlerini ifade etme, soru sorma ve birbirinin fikirlerini geliştirme fırsatına sahip olmasını sağlar.

5. Simülasyon: Tüketiciye uyarlamayı ve yeni teknolojilerin ve süreçlerin benimsenmesini/kabulünü destekleyin

Simülasyon, proje hedeflerinin çerçevelenmesinde, bu hedeflere ulaşmak için kullanılan süreç hakkında düşünülmesinde ve proje amacına destek sağlanmasında güçlü bir araç olabilir.

Yüksek performanslı ekipler, simülasyonu aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde kullanır:

• Müşteri deneyimini anlamak . Son kullanıcının bakış açısından başlayın. Zorlukları ve bakış açılarıyla tanımlayın ve proje sonucunun/çıktısının söz konusu sorunu çözüp çözmediğini değerlendirin.

• Yürütmeden önce bir planı test etme . Planlanmamış tesadüfi etkileri belirlemek ve yeni yaklaşımlar keşfetmek için planları uygulamadan önce teoride bir sorun üzerinde çalışın.

• Paydaşlarla ilişkiler kurmak . Paydaşları müşterinin veya son kullanıcının yerine koyun. Hikaye anlatımı yoluyla kişisel bağlantılar kurun ve proje için destek alın.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Yukarıdaki senaryolarda simülasyonu kullanma konusunda eğitim sağlamak için bir öğle yemeği ve öğrenme programı başlatın. Bu, katılımcıların varsayımsal vaka çalışmaları üzerinde çalıştıkları, "ya olursa" analizi uyguladıkları ve karar verme becerilerini geliştirdikleri etkileşimli bir etkinlik olmalıdır. Rol oynama alıştırmaları, kursiyerlere projelerde ortaya çıkan durum ve problemlerle başa çıkma pratiği vererek, onların hata yapmalarına ve gerçek dünyada sonuçları olmadan onlardan öğrenmelerine izin verir.

6. Beceri: Teknik beceriye ek olarak deneyim, bağlam ve sosyal farkındalıktan yararlanın

Gartner'a göre proje yönetimi rolleri değişiyor. Teknik beceriler hala önemli olsa da, sosyal beceriler ve kişilerarası beceriler daha değerli hale geliyor.

Açık olmak gerekirse: Sosyal beceriler ve kişilerarası beceriler, hala proje yönetimi becerileridir. Teknik beceriler daha çok "proje" yönetimi yönüyle örtüşürken, PM'nin "insan" yönetimi yönüyle daha çok konuşurlar.

7S çerçevesindeki tüm unsurları göz önünde bulundurursanız, proje yönetimindeki teknik olmayan becerilerin artan değeri çok açıktır. Çerçeve, işbirliğine, ekip üyelerini motive etmenin ve bağlılığı artırmanın önemine ve ekip dinamiklerini geliştirmeye daha fazla vurgu yapıyor.

Personelinizin "becerisini" artırmak, yalnızca sürece bağlılık ve görev durumuna odaklanmak yerine, başarılı proje sonuçlarına ulaşmak için bireysel güçlerinden yararlanmak anlamına gelir.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Daha deneyimli çalışanların daha az deneyimli personele rehberlik etmesine yardımcı olduğu bir mentorluk programı oluşturun . Mentorlar, danışanlara bir iş rolüne özgü sorumluluklar hakkında bilgi vermekten, ağ oluşturma fırsatlarından yararlanmalarına yardımcı olmaya, mesleki kariyerlerinde başarılı olmak için geliştirmeleri gereken sosyal beceriler ve kişilerarası beceriler için bir rol model olmaya kadar çeşitli işlevlere hizmet edebilir.

Mentorları ve danışanları ortak sosyal tarzlarına göre eşleştirmek için sosyal tarz değerlendirmesinin sonuçlarını kullanmayı düşünün. Bu, mentinin sosyal tarzdaki güçlü yanlarını kullanarak paydaş ilişkilerinde daha iyi gezinmeyi öğrenmesine ve sosyal tarzdaki zayıflıklarının üstesinden gelmesine yardımcı olabilir.

7. Sosyal: Taahhütleri yerine getirmek, sorunları çözmek ve yenilikçi yeni çözümler keşfetmek için bağlantılar ve akran ağı desteği oluşturun

"Sosyal", yüz yüze sosyal bağlantıların yanı sıra sosyal medyada yaptığımız sanal bağlantıları da kapsar: Twitter, LinkedIn vb. Bu bağlantılar, nasıl çalıştığımızı ve akranlarımızla nasıl etkileşim kurduğumuzu etkiler.

“Kaynaklar dünyanın dört bir yanından bir sonraki iş istasyonundan olduğu kadar kolay gelebilir; yeni yanıtlar ve çözümler de olabilir," diyor Gartner analistleri Mbula Schoen ve Jack Santos.

Bu unsur oldukça basittir: Personelin sorun çözme, ağ oluşturma ve diğer işbirliği türleri için dahili bağlantılara olduğu kadar harici bağlantılara da yaslanabilmesini (ve rahat etmesini) sağlayın.

Bu pratikte nasıl görünüyor:

• Şirket kültürünün bir parçası olarak bir topluluk zihniyeti geliştirin . Çalışanların işe özgü rollerinin dışında bağlantı kurması ve etkileşim kurması için fırsatlar yaratın. Bu, mola odasında doğum günlerini kutlamak veya şirketin mutlu saatler geçirmesi kadar basit olabilir, tüm şirket dışında bir şirket yürütmeye kadar. "Önce ekip" zihniyetini somutlaştıran bir şirket kültürü oluşturmanız çok önemlidir, böylece çalışanlar, özellikle üst düzey yöneticiler olmak üzere birbirlerine ulaşmakta kendilerini rahat hissederler.

Proje ninjaları için ek kaynaklar

Gartner 7S çerçevesini uygulamak, personelinizin kolektif proje yönetimi becerilerini geliştirmenize ve onları proje ninjalarına dönüştürmenize yardımcı olacaktır.

KOBİ'nizin gizli silahı olacaklar; etkinliklerini en üst düzeye çıkaran ve her zamankinden daha yüksek proje başarı oranlarına ulaşan yüksek performanslı ekipler.

Ve bu çerçevenin en iyi yanı? Öğeler arasında hiyerarşi yoktur. SMB'niz, mevcut kültürünüze ve personelinizin proje yönetimi olgunluğuna bağlı olarak herhangi bir noktada girebilir.