如何通过提高项目管理技能将您的员工变成项目忍者

恭喜！ 您已被选中领导您的中小型企业 (SMB) 的一项重要项目计划。 现在是时候组建您的项目团队了。

您可能会想到一些具有完成工作并做好工作所需的项目管理技能的人。

但是当简已经致力于另一个项目时会发生什么？ 还是杰克接下来几周要出去度蜜月？ 您有时间加快更换速度吗？ 预算是否允许您将工作外包？

如果您开始感到恐慌，那么是时候做出改变了。

对于小型企业来说，仅仅依靠少数员工的项目管理技能是不可持续的。 最终，您将耗尽人才库，项目绩效将受到影响。

为避免在您的下一个项目中出现上述情况，您可以采取一些步骤来提高组织的集体项目管理 (PM) 技能。 或者，正如我们喜欢称之为：将您的员工转变为项目忍者。

项目忍者是小型企业高效团队的关键。 他们可以利用自己积累的 PM 技能在惯常的驾驶室之外工作，解决问题，跨部门协作，并为他们的事业获得支持。

简而言之，项目忍者是您的 SMB 的秘密武器。

这些隐形项目专家甚至可以决定项目的成败：

根据 PMI 的 2018 年职业脉搏报告，采取措施使其项目人才、PM 能力和项目文化成熟的组织实现了显着更高的项目成功率（92%，而表现不佳的组织为 32%）。

在本文中，我们将回顾您的 SMB 可以实施以将员工转变为项目忍者的七个行为要素的框架。 我们还将提供这些行为在实践中的具体示例，以帮助您入门。

如何在您的小型企业中培养项目忍者

要将员工转变为项目忍者，我们建议小型企业遵循 Gartner 的 7S 框架（Gartner 客户可获得完整报告）。

该框架由七个行为要素组成，旨在帮助组织建立一个整体的项目管理结构，培养他们的项目人才，并使他们的项目管理能力成熟。

遵循此框架将使中小型企业能够：

• 提高员工的项目管理技能，使他们能够根据需要参与项目，并成功地管理和交付这些项目。

• 尽管团队成员缺乏 PM 培训、认证和/或之前的项目经验，但仍可创建高效的临时项目团队来实现项目目标并交付价值。

• 挖掘激励和吸引个人的内在因素，创造鼓励团队成员热情和贡献的项目环境。

Gartner 的 7S 框架，用于培养领导项目团队的软技能（来源——Gartner 客户可获得的完整报告）

注意：框架显示为一个圆圈，因为元素没有层次结构。 中小企业可以在任何地方进入该框架； 没有起点或终点。 每个元素代表一种不同的行为，但所有元素都是相互依赖的。

1. 意外发现：鼓励跨职能沟通并奖励不寻常的、创造性的和自发的想法

现在，您可能会想“当然，机缘巧合是浪漫喜剧的绝佳素材，但它真的是打造高绩效团队的有效工具吗？”

答案是响亮的“是！”

实施此元素使人们有机会与其他团队和想法互动，使他们能够解决问题并在看似无关的事件之间建立联系。

注意：拥抱 PM 中的意外发现并不意味着您将所有过程都抛到脑后并希望获得最好的结果。 它需要您作为业务领导者和/或项目经理采取深思熟虑的行动，以便在您的项目流程结构中为计划外的幸运发现创造机会。

这在实践中是什么样子的：

• 打破部门孤岛。 团队单独开会讨论项目，或者只有来自其他团队的一位发言人出席，这种情况并不少见。 虽然这可以简化会议，但当协作变得过于常规时，创新可能会停滞不前。 相反，向所有相关人员开放计划会议，同时让他们选择不参加，因为这将保持源源不断的新鲜想法。

为确保会议保持高效，请与日历邀请共享议程，以便人们可以在决定参加之前预览主题，然后让某人在会议期间做笔记。 最后，让会议负责人向整个邀请列表发送后续电子邮件，并共享演示材料和会议记录。 这可以作为与会者的回顾，也可以让那些无法参加的人了解情况。

2. 激励：使用有针对性的号召性用语来影响和吸引利益相关者

PM 中的刺激是指在项目过程中使用想法和行动来获得和保持利益相关者的支持。

一个团队完成工作的能力取决于它激发和激励他人采取行动的能力。 为了有效地管理利益相关者，它需要知道不同的人可能对不同类型的刺激做出怎样的反应。

例如，有些人受情感和人际关系的激励，而另一些人则受事实和硬数据的激励。 高绩效团队善于利用利益相关者的激励因素来创建有针对性的行动号召，这有助于他们优化项目成果。

将这一要素付诸行动需要帮助员工认识到人们沟通、协作和对互动的反应不同，然后教导他们利用这些差异更有效地管理利益相关者关系。

这在实践中是什么样子的：

• 进行社交风格评估，以帮助员工确定自己及其同事的风格。 在内部传播结果并使用它们来帮助团队更有效地协作。 例如，将员工的主要风格包含在内部目录的个人资料中，然后在公司时事通讯中分享与不同风格互动的技巧。

• 对每个项目进行利益相关者分析，以确定利益相关者的社交风格、他们对项目的影响以及他们对项目的兴趣程度。 这将帮助经理和团队了解每个利益相关者需要什么信息，以及将这些信息传递给他们的最佳方式。

3. 自发性：赋予团队灵活性和自由度，以挑战现状并奖励创新的问题解决方式

拥抱自发性要求您培养一种对新想法持开放态度并支持新想法的组织文化。

这种文化的两个关键组成部分包括：

• 对确定需要改进的领域并贡献原创、创造性解决方案的个人的公开认可/表扬。

• 认识到失败是不可避免的，应将其视为学习机会，而不是创新的阻碍。

赋予个人挑战现状的灵活性和自由度将提高员工敬业度，并在这样做的过程中对他们的工作效率产生积极影响。

增加参与度还有助于营造主人翁意识，并为团队创造对项目结果的共同责任。 参与创造的人越多，他们对最终结果的投入就越多。 这被称为宜家效应。

这在实践中是什么样子的：

• 使用创意管理工具。 Gartner 将创意管理定义为用于捕获、讨论和评估有价值的见解或替代思维的结构化过程。 投资创意管理软件可为员工提供一种有条理的方式来收集、分类创意和反馈并确定其优先级。 常见功能包括头脑风暴、创作者跟踪和创意排名。

  

4. 蜂拥而至：促进多学科和跨职能团队的参与和协作

蜂拥而至是指群体为了共同的目标而共同努力，他们的集体产出远远超过他们个人的能力。 这种行为是高绩效团队的支柱。

我们经常在自然界中看到群体智能。 SingularityHub 的斯科特·西蒙森 (Scott Simonsen) 以蚂蚁为例来说明这种行为，指出蚂蚁个体只能做这么多。 但在殖民地，他们可以解决复杂的挑战、建造桥梁、建立食物和信息的高速公路等等。

使用集群行为来解决业务挑战并不是一个新概念。 Gartner 指出，“全员参与”的心态和系统故障“作战室”是常见的现象。

但是，您的 SMB 不必等待灾难来实施集群。 这些行为以协作为中心——将个人聚集在一起进行头脑风暴、互动并基于彼此的想法，并共同努力创新和解决挑战。

这在实践中是什么样子的：

• 使用小型分组来构思关键挑战的解决方案。 不是让分组自行组织，而是通过让与会者数数然后按数字分组来推动跨职能协作。 所以所有的“一”聚集在一起，所有的“二”都在一个单独的分组中，等等。 保持小团体，最多五个人。

以这种方式组织参与者可以让来自不同工作领域的人们相互交流和学习，同时确保每个人都有机会表达意见、提出问题并借鉴彼此的想法。

5. 模拟：支持新技术和流程的消费化和采用/接受

模拟可以成为制定项目目标、思考实现这些目标的过程以及获得对项目事业的支持的强大工具。

高绩效团队以多种方式使用模拟，包括：

• 了解客户体验。 从最终用户的角度出发。 确定他们的挑战和观点，并评估项目成果/可交付成果是否解决了该特定问题。

• 在执行之前测试计划。 在执行计划之前从理论上解决问题，以确定计划外的偶然影响并发现新方法。

• 与利益相关者建立关系。 让利益相关者站在客户或最终用户的立场上。 通过讲故事建立个人联系并获得对项目的支持。

这在实践中是什么样子的：

• 启动午餐学习计划，提供有关在上述场景中使用模拟的培训。 这应该是一项互动活动，参与者可以通过假设性案例研究、应用“假设”分析并提高决策技能。 角色扮演练习让受训者练习处理项目中出现的情况和问题，允许他们犯错误并从中吸取教训，而不会产生现实后果。

6.技能：除了技术技能外，还可以利用经验、背景和社会意识

据 Gartner 称，项目管理角色正在发生变化。 虽然技术技能仍然很重要，但软技能和人际交往能力正变得越来越有价值。

需要明确的是：软技能和人际交往能力仍然是项目管理技能。 他们只是更多地谈论 PM 的“人员”管理方面，而技术技能更多地与“项目”管理方面保持一致。

如果考虑 7S 框架中的所有元素，非技术技能在项目管理中的价值不断增加是非常明显的。 该框架更加强调协作、激励团队成员和提高参与度的重要性，以及提高团队活力。

提高员工的“技能”意味着利用他们的个人优势来实现成功的项目成果，而不是只关注流程遵守情况和任务状态。

这在实践中是什么样子的：

• 建立导师计划，让经验丰富的员工帮助指导经验不足的员工。 导师可以发挥多种作用，从教导受训者特定工作角色的职责，到帮助他们利用社交机会，再到成为他们在职业生涯中脱颖而出所需的软技能和人际交往能力的榜样。

考虑使用社交风格评估的结果，根据他们共同的社交风格将导师和受训者配对。 这可以帮助受训者学会利用他们的社交风格优势更好地驾驭利益相关者关系，并克服他们社交风格的弱点。

7. 社交：建立联系和同伴网络支持以履行承诺、解决问题并发现创新的新解决方案

“社交”包括面对面的社交联系以及我们在社交媒体上建立的虚拟联系：Twitter、LinkedIn 等。这些联系影响我们的工作方式以及与同事的互动方式。

“来自全球各地的资源就像来自下一个工作站一样容易； 新的答案和解决方案也可以，”Gartner 分析师 Mbula Schoen 和 Jack Santos 指出。

这个要素相当简单：确保员工能够（并且舒适地）依靠内部联系以及外部联系来解决问题、网络和其他类型的协作。

这在实践中是什么样子的：

• 培养社区心态作为公司文化的一部分。 为员工创造在其工作特定角色之外进行联系和互动的机会。 这可以像在休息室庆祝生日或举办公司欢乐时光一样简单，甚至可以在全公司异地进行。 至关重要的是，您要营造一种体现“团队至上”心态的公司文化，这样员工们才能轻松地相互接触，尤其是与上司接触。

忍者项目的其他资源

实施 Gartner 7S 框架将帮助您提升员工的集体项目管理技能，将他们转变为项目忍者。

他们将成为您的 SMB 的秘密武器——高绩效团队，可以最大限度地提高效率并实现比以往更高的项目成功率。

这个框架最好的部分是什么？ 元素没有层次结构。 您的 SMB 可以随时进入，具体取决于您现有的文化和员工的项目管理成熟度。