Come trasformare il tuo personale in Project Ninjas migliorando le capacità di gestione dei progetti

Congratulazioni! Sei stato selezionato per guidare un'importante iniziativa di progetto presso la tua piccola o media impresa (PMI). Ora è il momento di assemblare il tuo team di progetto.

Probabilmente hai in mente una manciata di persone con le capacità di gestione del progetto necessarie per svolgere il lavoro e farlo bene.

Ma cosa succede quando Jane è già impegnata in un altro progetto? O Jake è fuori per le prossime settimane in luna di miele? Hai tempo per aggiornare le sostituzioni? Il budget ti consentirà invece di esternalizzare il lavoro?

Se senti che il panico inizia a prendere piede, è ora di fare un cambiamento.

Semplicemente non è sostenibile per le piccole imprese affidarsi alle capacità di project management di pochi membri del personale. Alla fine, raschierai il fondo del tuo pool di talenti e le prestazioni del progetto ne risentiranno.

Per evitare che lo scenario di cui sopra si svolga nel tuo prossimo progetto, ci sono passaggi che puoi intraprendere per migliorare le capacità di gestione collettiva dei progetti (PM) della tua organizzazione. O, come ci piace chiamarlo: trasforma il tuo staff in ninja del progetto.

I project ninja sono la chiave per team ad alte prestazioni nelle piccole imprese. Possono attingere al loro bagaglio di competenze di PM per lavorare al di fuori della loro solita timoniera, risolvere problemi, collaborare tra i reparti e ottenere supporto per la loro causa.

In breve, i ninja del progetto sono l'arma segreta della tua PMI.

Questi professionisti del progetto invisibile possono persino fare la differenza tra il successo e il fallimento del progetto:

Secondo il rapporto Pulse of the Profession 2018 di PMI, le organizzazioni che adottano misure per maturare il proprio talento progettuale, capacità di PM e cultura del progetto ottengono tassi di successo del progetto significativamente più elevati (92% contro il 32% per gli underperformer).

In questo articolo, esamineremo una struttura di sette elementi comportamentali che la tua PMI può implementare per trasformare il personale in ninja del progetto. Forniremo anche esempi specifici di come si presentano questi comportamenti nella pratica per aiutarti a iniziare.

Come sviluppare ninja di progetto nella tua piccola impresa

Per trasformare il personale in ninja del progetto, consigliamo alle piccole imprese di seguire il framework 7S di Gartner (report completo disponibile per i clienti Gartner).

Questo framework è costituito da sette elementi comportamentali progettati per aiutare le organizzazioni a creare una struttura di gestione del progetto olistica, sviluppare il proprio talento progettuale e maturare la propria capacità di gestione del progetto.

Seguire questo framework consentirà alle PMI di:

• Migliora le capacità di gestione dei progetti dei membri del personale in modo che possano partecipare ai progetti secondo necessità e gestire e consegnare tali progetti con successo.

• Crea team di progetto ad hoc ad alte prestazioni che raggiungano gli obiettivi del progetto e forniscano valore, nonostante i membri del team non dispongano di formazione PM, certificazione e/o precedente esperienza di progetto.

• Attingi ai fattori intrinseci che motivano e coinvolgono le persone, creando ambienti di progetto che incoraggiano le passioni e i contributi dei membri del team.

Il framework 7S di Gartner per lo sviluppo di competenze trasversali per guidare i team di progetto ( Fonte : report completo disponibile per i clienti Gartner)

Nota: la struttura viene visualizzata come un cerchio perché non esiste una gerarchia degli elementi. Le PMI possono entrare nel framework ovunque; non c'è un punto di inizio o di fine. Ogni elemento rappresenta un comportamento distinto, ma tutti gli elementi sono interdipendenti.

1. Serendipità: incoraggiare la comunicazione interfunzionale e premiare idee insolite, creative e spontanee

Ora, potresti pensare "Certo, la serendipità è foraggio formidabile per una commedia romantica, ma è davvero uno strumento efficace per creare team ad alte prestazioni?"

La risposta è un clamoroso "sì!"

L'implementazione di questo elemento offre alle persone l'opportunità di interagire con altri team e idee, consentendo loro di risolvere problemi e tracciare connessioni tra eventi apparentemente non correlati.

Nota: abbracciare la serendipità in PM non significa buttare fuori dalla finestra tutti i processi e sperare per il meglio. Richiede un'azione deliberata da parte tua in qualità di leader aziendale e/o project manager per creare opportunità affinché si verifichino scoperte fortunate e non pianificate, all'interno della struttura del processo del tuo progetto.

Come appare in pratica:

• Abbattere i silos di reparto . Non è raro che i gruppi si incontrino sui progetti in isolamento o con un solo portavoce di altri team presenti. Sebbene ciò mantenga le riunioni semplificate, l'innovazione può ristagnare quando la collaborazione diventa troppo di routine. Invece, apri le riunioni di pianificazione a tutte le persone interessate, dando loro la possibilità di non partecipare, in quanto ciò manterrà un flusso costante di nuove idee.

Per garantire che le riunioni rimangano produttive, condividi un'agenda con l'invito del calendario in modo che le persone possano visualizzare in anteprima gli argomenti prima di decidere di partecipare, quindi chiedi a qualcuno di prendere appunti durante la riunione. Infine, chiedi al leader della riunione di inviare un'e-mail di follow-up all'intero elenco di inviti e condividere i materiali di presentazione e le note della riunione. Questo funge da riepilogo per i partecipanti e manterrà aggiornati anche coloro che non sono stati in grado di partecipare.

2. Stimolazione: utilizzare un invito all'azione mirato per influenzare e coinvolgere le parti interessate

La stimolazione in PM si riferisce all'utilizzo di idee e azioni per ottenere e mantenere il supporto delle parti interessate nel corso di un progetto.

La capacità di una squadra di portare a termine le cose dipende dalla sua capacità di stimolare e motivare gli altri all'azione. E per essere efficace nella gestione delle parti interessate, deve sapere in che modo le diverse persone possono rispondere a diversi tipi di stimoli.

Ad esempio, alcune persone sono motivate da emozioni e connessioni personali, mentre altre sono motivate da fatti e dati concreti. I team ad alte prestazioni sono abili nell'usare i motivatori delle parti interessate per creare un invito all'azione mirato, che li aiuta a ottimizzare i risultati del progetto.

Mettere in atto questo elemento implica aiutare il personale a riconoscere che le persone comunicano, collaborano e rispondono alle interazioni in modo diverso e quindi insegnare loro a sfruttare tali differenze per gestire le relazioni con le parti interessate in modo più efficace.

Come appare in pratica:

• Condurre una valutazione dello stile sociale per aiutare il personale a identificare qual è il proprio stile, così come quello dei colleghi. Fai circolare i risultati internamente e usali per aiutare i team a collaborare in modo più efficace. Ad esempio, includi lo stile principale dei dipendenti nel loro profilo nella directory interna, quindi condividi suggerimenti per interagire con stili diversi nella newsletter aziendale.

• Esegui un'analisi degli stakeholder per ogni progetto per identificare lo stile sociale degli stakeholder, la loro influenza sul progetto e il loro livello di interesse per esso. Ciò aiuterà i manager e i team a sapere di quali informazioni ha bisogno ogni stakeholder, nonché il modo migliore per trasmettere loro tali informazioni.

3. Spontaneità: offri ai team flessibilità e libertà per sfidare lo status quo e premiare la risoluzione di problemi innovativi

Abbracciare la spontaneità richiede di promuovere una cultura organizzativa che sia aperta e sostenga nuove idee.

Due componenti fondamentali di questo tipo di cultura includono:

• Riconoscimento/elogio pubblico per le persone che identificano aree di miglioramento e contribuiscono con soluzioni originali e creative.

• Riconoscere che il fallimento è inevitabile e dovrebbe essere considerato un'opportunità di apprendimento, non un deterrente per l'innovazione.

Dare alle persone la flessibilità e la libertà di sfidare lo status quo migliorerà il coinvolgimento dei dipendenti e, così facendo, avrà un impatto positivo sulla loro produttività.

Aumentare il coinvolgimento funziona anche per creare un senso di appartenenza e, per i team, una responsabilità condivisa nei risultati del progetto. Più qualcuno partecipa alla creazione di qualcosa, più saranno investiti nel risultato finale. Questo è noto come effetto IKEA.

Come appare in pratica:

• Utilizzare strumenti di gestione delle idee . Gartner definisce la gestione delle idee come un processo strutturato per catturare, discutere e valutare preziose intuizioni o pensiero alternativo. Investire nel software di gestione delle idee offre ai dipendenti un modo organizzato per raccogliere, classificare e dare priorità a idee e feedback. Le funzionalità comuni includono il brainstorming, il monitoraggio dei creatori e la classificazione delle idee.

  

4. Swarming: facilitare il coinvolgimento e la collaborazione di team multidisciplinari e interfunzionali

Lo sciame si riferisce a gruppi che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune, la loro produzione collettiva supera di gran lunga le loro capacità individuali. Questo comportamento è la spina dorsale dei team ad alte prestazioni.

Spesso vediamo l'intelligenza dello sciame in natura. Scott Simonsen di SingularityHub usa le formiche come esempio di questo comportamento, osservando che individualmente le formiche possono fare solo così tanto. Ma nelle colonie possono risolvere sfide complesse, costruire ponti, creare autostrade di cibo e informazioni e molto altro ancora.

L'uso del comportamento sciamante per risolvere le sfide aziendali non è un concetto nuovo. Gartner osserva che la mentalità "tutta la mano sul ponte" e il fallimento del sistema "stanza della guerra" sono eventi comuni.

Tuttavia, la tua PMI non deve attendere il disastro per implementare lo swarming. Questi comportamenti sono incentrati sulla collaborazione: riunire le persone per fare brainstorming, interagire e sviluppare le reciproche idee e lavorare collettivamente per innovare e risolvere le sfide.

Come appare in pratica:

• Utilizzare piccoli gruppi di discussione per ideare soluzioni alle sfide principali . Invece di organizzare autonomamente i gruppi di breakout, promuovi la collaborazione interfunzionale facendo contare i partecipanti e poi raggruppandoli per numero. Quindi tutti gli "uno" si riuniscono, tutti i "due" sono in un gruppo separato e così via. Mantieni i gruppi piccoli, cinque persone al massimo.

Organizzare i partecipanti in questo modo consente a persone provenienti da diverse aree di lavoro di interagire e imparare gli uni dagli altri, garantendo allo stesso tempo a tutti l'opportunità di esprimere opinioni, porre domande e basarsi sulle idee reciproche.

5. Simulazione: supportare la consumerizzazione e l'adozione/accettazione di nuove tecnologie e processi

La simulazione può essere un potente strumento per inquadrare gli obiettivi del progetto, pensare al processo utilizzato per raggiungere tali obiettivi e ottenere supporto per la causa del progetto.

I team ad alte prestazioni utilizzano la simulazione in vari modi, tra cui:

• Comprendere l'esperienza del cliente . Inizia dal punto di vista dell'utente finale. Identificarsi con le loro sfide e prospettive e valutare se il risultato/risultato del progetto risolve quel particolare problema.

• Testare un piano prima dell'esecuzione . Elabora un problema in teoria prima di eseguire i piani per identificare gli impatti casuali non pianificati e scoprire nuovi approcci.

• Costruire relazioni con gli stakeholder . Metti le parti interessate nei panni del cliente o dell'utente finale. Stabilisci connessioni personali attraverso la narrazione e ottieni supporto per il progetto.

Come appare in pratica:

• Avviare un programma pranzo e apprendimento per fornire formazione sull'utilizzo della simulazione negli scenari di cui sopra. Questa dovrebbe essere un'attività interattiva in cui i partecipanti lavorano su casi di studio ipotetici, applicano analisi "what-if" e migliorano le capacità decisionali . Gli esercizi di role-play danno ai tirocinanti la possibilità di affrontare situazioni e problemi che si verificano nei progetti, consentendo loro di commettere errori e imparare da essi, senza conseguenze nel mondo reale.

6. Abilità: sfruttare l'esperienza, il contesto e la consapevolezza sociale oltre all'abilità tecnica

Secondo Gartner, i ruoli di project management stanno cambiando. Mentre le competenze tecniche sono ancora importanti, le competenze trasversali e le abilità interpersonali stanno diventando più preziose.

Per essere chiari: le competenze trasversali e le abilità interpersonali sono ancora capacità di gestione del progetto. Parlano semplicemente di più dell'aspetto della gestione delle "persone" del PM, mentre le competenze tecniche si allineano maggiormente con l'aspetto della gestione del "progetto".

Se si considerano tutti gli elementi del framework 7S, il valore crescente delle competenze non tecniche nella gestione dei progetti è molto evidente. Il quadro riflette una maggiore enfasi sulla collaborazione, l'importanza di motivare i membri del team e aumentare l'impegno, e sul miglioramento delle dinamiche di squadra.

Migliorare l'"abilità" del tuo personale significa attingere ai loro punti di forza individuali per ottenere risultati di successo del progetto, piuttosto che concentrarsi solo sull'aderenza al processo e sullo stato dell'attività.

Come appare in pratica:

• Stabilire un programma di tutoraggio in cui i dipendenti più esperti aiutano a guidare il personale meno esperto. I mentori possono svolgere una varietà di funzioni, dall'insegnare agli allievi le responsabilità specifiche di un ruolo lavorativo, per aiutarli a sfruttare le opportunità di networking, per essere un modello per le competenze trasversali e le abilità interpersonali che devono sviluppare per eccellere nella loro carriera professionale.

Prendi in considerazione l'utilizzo dei risultati della valutazione dello stile sociale per accoppiare mentori e allievi in ​​base al loro stile sociale condiviso. Questo può aiutare l'allievo a imparare a navigare meglio nelle relazioni con le parti interessate utilizzando i punti di forza dello stile sociale e anche a superare i punti deboli dello stile sociale.

7. Sociale: creare connessioni e supporto di rete tra pari per rispettare gli impegni, risolvere problemi e scoprire nuove soluzioni innovative

"Social" comprende le connessioni sociali di persona così come le connessioni virtuali che stabiliamo sui social media: Twitter, LinkedIn, ecc. Queste connessioni influenzano il modo in cui lavoriamo e interagiamo con i nostri colleghi.

“Le risorse possono provenire facilmente da tutto il mondo come dalla postazione di lavoro successiva; anche nuove risposte e soluzioni possono farlo", osservano gli analisti di Gartner Mbula Schoen e Jack Santos.

Questo elemento è abbastanza semplice: assicurati che il personale sia capace (e a suo agio) di appoggiarsi a connessioni interne e connessioni esterne per la risoluzione dei problemi, il networking e altri tipi di collaborazione.

Come appare in pratica:

• Promuovere una mentalità comunitaria come parte della cultura aziendale . Crea opportunità per i dipendenti di connettersi e interagire al di fuori dei loro ruoli specifici del lavoro. Questo può essere semplice come festeggiare i compleanni nella sala relax o ospitare happy hour aziendali, fino a condurre un fuori sede di tutta l'azienda. È fondamentale creare una cultura aziendale che incarni una mentalità "prima la squadra", in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio nel mettersi in contatto tra loro, in particolare i superiori.

Risorse aggiuntive per i ninja del progetto

L'implementazione del framework Gartner 7S ti aiuterà a migliorare le capacità di gestione collettiva dei progetti del tuo staff, trasformandoli in ninja del progetto.

Diventeranno l'arma segreta della tua PMI: team ad alte prestazioni che massimizzano la loro efficacia e ottengono percentuali di successo dei progetti più elevate che mai.

E la parte migliore di questo framework? Non c'è gerarchia agli elementi. La tua PMI può entrare in qualsiasi momento a seconda della tua cultura esistente e della maturità nella gestione dei progetti del tuo personale.