Jak zamienić pracowników w ninja projektów poprzez doskonalenie umiejętności zarządzania projektami

Gratulacje! Zostałeś wybrany do poprowadzenia ważnej inicjatywy projektowej w Twojej małej lub średniej firmie (SMB). Teraz nadszedł czas na zebranie zespołu projektowego.

Prawdopodobnie masz na myśli garstkę osób posiadających umiejętności zarządzania projektami niezbędne do wykonania pracy i wykonania jej dobrze.

Ale co się stanie, gdy Jane jest już zaangażowana w inny projekt? A może Jake wyjedzie na kilka tygodni w podróż poślubną? Czy masz czas na szybkie przygotowanie zamienników? Czy budżet pozwoli Ci zamiast tego zlecić pracę na zewnątrz?

Jeśli czujesz, że ogarnia cię panika, nadszedł czas, aby coś zmienić.

To po prostu nie do utrzymania dla małych firm, aby polegać na umiejętnościach zarządzania projektami tylko kilku pracowników. W końcu dotkniesz dna swojej puli talentów i ucierpi na tym wydajność projektu.

Aby uniknąć sytuacji, w której powyższy scenariusz wystąpiłby w Twoim następnym projekcie, możesz podjąć kroki w celu poprawy umiejętności zarządzania projektami zbiorowymi (PM) w swojej organizacji. Lub, jak lubimy to nazywać: przekształć swój personel w projektowych ninja.

Ninja projektowi są kluczem do wysokowydajnych zespołów w małych firmach. Mogą korzystać ze swoich umiejętności zarządzania menedżerami, aby pracować poza swoją zwykłą sterówką, rozwiązywać problemy, współpracować między działami i uzyskiwać wsparcie dla swojej sprawy.

Krótko mówiąc, projektowi ninja są tajną bronią Twojego SMB.

Ci profesjonaliści projektu stealth mogą nawet oznaczać różnicę między sukcesem a porażką projektu:

Według raportu PMI Pulse of the Profession z 2018 r., organizacje, które podejmują kroki w celu dojrzałości swoich talentów projektowych, umiejętności zarządzania projektami i kultury projektowej, osiągają znacznie wyższe wskaźniki sukcesu projektów (92% w porównaniu do 32% w przypadku słabych wyników).

W tym artykule dokonamy przeglądu siedmiu elementów behawioralnych, które Twoja firma SMB może wdrożyć, aby przekształcić pracowników w ninja projektu. Podamy również konkretne przykłady tego, jak te zachowania wyglądają w praktyce, aby pomóc Ci zacząć.

Jak rozwijać projektowych ninja w swojej małej firmie

Aby przekształcić pracowników w ninja projektów, zalecamy małym firmom stosowanie się do zasad 7S firmy Gartner (pełny raport dostępny dla klientów firmy Gartner).

Ramy te składają się z siedmiu elementów behawioralnych zaprojektowanych, aby pomóc organizacjom w stworzeniu holistycznej struktury zarządzania projektami, rozwijaniu ich talentów projektowych i dojrzewaniu ich zdolności zarządzania projektami.

Przestrzeganie tych ram umożliwi MŚP:

• Popraw umiejętności członków personelu w zakresie zarządzania projektami, aby mogli uczestniczyć w projektach w razie potrzeby oraz skutecznie zarządzać tymi projektami i je realizować.

• Twórz wysokowydajne zespoły projektowe ad hoc, które osiągają cele projektu i dostarczają wartość, mimo że członkowie zespołu nie mają przeszkolenia w zakresie zarządzania, certyfikacji i/lub wcześniejszego doświadczenia w projektach.

• Wykorzystaj wewnętrzne czynniki, które motywują i angażują poszczególne osoby, tworząc środowiska projektowe, które pobudzają pasje i wkład członków zespołu.

Ramy 7S firmy Gartner do rozwijania umiejętności miękkich w celu kierowania zespołami projektowymi ( Źródło —pełny raport dostępny dla klientów firmy Gartner)

Uwaga: Struktura jest wyświetlana jako okrąg, ponieważ elementy nie mają hierarchii. Małe i średnie firmy mogą wejść do platformy w dowolnym miejscu; nie ma punktu początkowego ani końcowego. Każdy element reprezentuje odrębne zachowanie, ale wszystkie elementy są współzależne.

1. Serendipity: Zachęcaj do komunikacji międzyfunkcyjnej i nagradzaj niezwykłe, kreatywne i spontaniczne pomysły

Teraz możesz pomyśleć: „Oczywiście, szczęśliwy traf to wspaniała pożywka dla komedii romantycznej, ale czy naprawdę jest skutecznym narzędziem do tworzenia skutecznych zespołów?”

Odpowiedź brzmi: „tak!”

Wdrożenie tego elementu daje ludziom możliwość interakcji z innymi zespołami i pomysłami, pozwalając im rozwiązywać problemy i łączyć pozornie niezwiązane ze sobą wydarzenia.

Uwaga: przyjmowanie szczęśliwych przypadków w PM nie oznacza, że ​​odrzucasz wszystkie procesy i masz nadzieję na najlepsze. Wymaga to przemyślanego działania z Twojej strony jako lidera biznesowego i/lub kierownika projektu, aby stworzyć możliwości wystąpienia nieplanowanych, szczęśliwych odkryć w ramach struktury procesu projektowego.

Jak to wygląda w praktyce:

• Rozbijaj silosy działów . Nierzadko zdarza się, że grupy spotykają się na temat projektów w odosobnieniu lub w obecności jednego rzecznika z innych zespołów. Chociaż zapewnia to płynność spotkań, innowacje mogą ulec stagnacji, gdy współpraca stanie się zbyt rutynowa. Zamiast tego otwórz spotkania dotyczące planowania dla wszystkich odpowiednich osób, jednocześnie dając im możliwość nieuczestniczenia, ponieważ zapewni to stały przepływ świeżych pomysłów.

Aby spotkania były produktywne, udostępnij agendę zaproszeniu z kalendarza, aby ludzie mogli przejrzeć tematy przed podjęciem decyzji o uczestnictwie, a następnie poproś kogoś o zrobienie notatek podczas spotkania. Na koniec poproś lidera spotkania o wysłanie e-maila uzupełniającego do całej listy zaproszonych i udostępnienie materiałów prezentacyjnych oraz notatek ze spotkania. Działa to jako podsumowanie dla uczestników i sprawi, że ci, którzy nie mogli uczestniczyć, również będą w pętli.

2. Stymulacja: Użyj ukierunkowanego wezwania do działania, aby wpłynąć i zaangażować interesariuszy

Stymulacja w PM odnosi się do wykorzystywania pomysłów i działań w celu zdobycia i utrzymania poparcia interesariuszy w trakcie trwania projektu.

Zdolność zespołu do wykonywania zadań zależy od jego zdolności do stymulowania i motywowania innych do działania. Aby skutecznie zarządzać interesariuszami, musi wiedzieć, jak różni ludzie prawdopodobnie zareagują na różne rodzaje bodźców.

Na przykład niektórzy ludzie są motywowani emocjami i osobistymi powiązaniami, podczas gdy inni są motywowani faktami i twardymi danymi. Zespoły o wysokiej wydajności są biegli w wykorzystywaniu motywatorów interesariuszy do tworzenia ukierunkowanego wezwania do działania, które pomaga im optymalizować wyniki projektu.

Wprowadzenie tego elementu w życie polega na pomocy personelowi w rozpoznaniu, że ludzie komunikują się, współpracują i reagują na interakcje w różny sposób, a następnie nauczeniu ich wykorzystywania tych różnic do skuteczniejszego zarządzania relacjami z interesariuszami.

Jak to wygląda w praktyce:

• Przeprowadź ocenę stylu społecznego, aby pomóc pracownikom określić, jaki jest ich własny styl, a także ich współpracowników. Rozpowszechniaj wyniki wewnętrznie i wykorzystuj je, aby pomóc zespołom w bardziej efektywnej współpracy. Na przykład umieść podstawowy styl pracowników w ich profilu w wewnętrznym katalogu, a następnie podziel się wskazówkami dotyczącymi interakcji z różnymi stylami w biuletynie firmowym.

• Przeprowadź analizę interesariuszy dla każdego projektu, aby określić styl społeczny interesariuszy, ich wpływ na projekt i poziom zainteresowania nim. Pomoże to menedżerom i zespołom dowiedzieć się, jakich informacji potrzebuje każdy interesariusz, a także jak najlepiej przekazać im te informacje.

3. Spontaniczność: Daj zespołom elastyczność i swobodę kwestionowania status quo i nagradzaj innowacyjne rozwiązywanie problemów

Opanowanie spontaniczności wymaga pielęgnowania kultury organizacyjnej, która jest otwarta na nowe pomysły i wspiera je.

Dwa krytyczne elementy tego typu kultury to:

• Publiczne uznanie/pochwała dla osób, które identyfikują obszary wymagające poprawy i dostarczają oryginalne, kreatywne rozwiązania.

• Uznanie, że porażka jest nieunikniona i powinna być postrzegana jako okazja do nauki, a nie czynnik odstraszający od innowacji.

Zapewnienie poszczególnym osobom elastyczności i swobody kwestionowania status quo poprawi zaangażowanie pracowników, a tym samym pozytywnie wpłynie na ich produktywność.

Zwiększenie zaangażowania działa również na rzecz stworzenia poczucia własności, aw przypadku zespołów wspólnej odpowiedzialności za wyniki projektu. Im bardziej ktoś uczestniczy w tworzeniu czegoś, tym bardziej zainwestuje w efekt końcowy. Jest to znane jako efekt IKEA.

Jak to wygląda w praktyce:

• Korzystaj z narzędzi do zarządzania pomysłami . Gartner definiuje zarządzanie pomysłami jako zorganizowany proces zbierania, omawiania i oceniania cennych spostrzeżeń lub alternatywnego myślenia. Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania pomysłami zapewnia pracownikom zorganizowany sposób gromadzenia, kategoryzowania i ustalania priorytetów pomysłów i opinii. Wspólne funkcje obejmują burzę mózgów, śledzenie twórców i ranking pomysłów.

4. Swarming: Ułatw wielodyscyplinarne i wielofunkcyjne zaangażowanie i współpracę zespołu

Rój odnosi się do grup pracujących razem, aby osiągnąć wspólny cel, a ich zbiorowa wydajność znacznie przekracza ich indywidualne możliwości. Takie zachowanie jest podstawą zespołów osiągających wysokie wyniki.

Często spotykamy inteligencję roju w przyrodzie. Scott Simonsen z SingularityHub używa mrówek jako przykładu tego zachowania, zauważając, że indywidualnie mrówki mogą zrobić tylko tyle. Ale w koloniach mogą rozwiązywać złożone wyzwania, budować mosty, tworzyć superautostrady żywności i informacji i wiele więcej.

Wykorzystanie roju do rozwiązywania problemów biznesowych nie jest nową koncepcją. Gartner zauważa, że ​​mentalność „wszystkich rąk na pokład” i awaria systemu „pokoju wojennego” są częstymi zjawiskami.

Jednak Twój SMB nie musi czekać na katastrofę, aby wdrożyć rój. Zachowania te koncentrują się wokół współpracy — łączenia osób w celu przeprowadzania burzy mózgów, interakcji i wzajemnego rozwijania pomysłów oraz wspólnej pracy nad wprowadzaniem innowacji i rozwiązywaniem problemów.

Jak to wygląda w praktyce:

• Korzystaj z małych grup dyskusyjnych, aby wymyślać rozwiązania kluczowych wyzwań . Zamiast samoorganizujących się grup, prowadź współpracę międzyfunkcyjną, prosząc uczestników o odliczanie, a następnie grupowanie ich według numerów. Tak więc wszystkie „jedynki” zbierają się razem, wszystkie „dwójki” są w osobnej grupie i tak dalej. Utrzymuj małe grupy, maksymalnie pięć osób.

Zorganizowanie uczestników w ten sposób umożliwia ludziom z różnych obszarów pracy interakcję i uczenie się od siebie nawzajem, zapewniając jednocześnie każdemu możliwość wyrażania opinii, zadawania pytań i rozwijania pomysłów innych.

5. Symulacja: Wspieraj konsumeryzację i przyjęcie/akceptację nowych technologii i procesów

Symulacja może być potężnym narzędziem w określaniu celów projektu, w myśleniu o procesie stosowanym do osiągnięcia tych celów oraz w zdobywaniu poparcia dla sprawy projektu.

Zespoły o wysokiej wydajności wykorzystują symulację na różne sposoby, w tym:

• Zrozumienie doświadczenia klienta . Zacznij od perspektywy użytkownika końcowego. Zidentyfikuj ich wyzwania i perspektywę oraz oceń, czy wynik projektu/produkt rozwiązuje ten konkretny problem.

• Testowanie planu przed wykonaniem . Przeanalizuj problem w teorii przed wykonaniem planów, aby zidentyfikować nieplanowane przypadkowe skutki i odkryć nowe podejścia.

• Budowanie relacji z interesariuszami . Postaw interesariuszy na miejscu klienta lub użytkownika końcowego. Nawiąż osobiste kontakty poprzez opowiadanie historii i uzyskaj wsparcie dla projektu.

Jak to wygląda w praktyce:

• Rozpocznij program lunchu i nauki, aby zapewnić szkolenie w zakresie korzystania z symulacji w powyższych scenariuszach. Powinno to być interaktywne działanie, podczas którego uczestnicy pracują nad hipotetycznymi studiami przypadków, stosują analizę „co by było, gdyby” i doskonalili umiejętności podejmowania decyzji. Ćwiczenia z odgrywaniem ról dają uczestnikom praktykę radzenia sobie z sytuacjami i problemami występującymi w projektach, pozwalając im popełniać błędy i uczyć się na nich bez konsekwencji w świecie rzeczywistym.

6. Umiejętności: Oprócz umiejętności technicznych wykorzystaj doświadczenie, kontekst i świadomość społeczną

Według firmy Gartner role w zarządzaniu projektami zmieniają się. Podczas gdy umiejętności techniczne są nadal ważne, coraz bardziej cenione są umiejętności miękkie i umiejętności interpersonalne.

Dla jasności: Umiejętności miękkie i umiejętności interpersonalne są nadal umiejętnościami zarządzania projektami. Po prostu odnoszą się bardziej do aspektu zarządzania „ludźmi” w PM, podczas gdy umiejętności techniczne są bardziej zgodne z aspektem zarządzania „projektami”.

Jeśli weźmiesz pod uwagę wszystkie elementy w ramach 7S, bardzo widoczna jest rosnąca wartość umiejętności nietechnicznych w zarządzaniu projektami. Ramy odzwierciedlają większy nacisk na współpracę, znaczenie motywowania członków zespołu i zwiększania zaangażowania oraz na poprawę dynamiki zespołu.

Poprawa „umiejętności” pracowników oznacza wykorzystywanie ich indywidualnych mocnych stron w celu osiągnięcia pomyślnych wyników projektu, zamiast skupiania się wyłącznie na przestrzeganiu procesu i statusie zadań.

Jak to wygląda w praktyce:

• Stwórz program mentorski, w którym bardziej doświadczeni pracownicy pomagają kierować mniej doświadczonym personelem. Mentorzy mogą pełnić różne funkcje, od nauczania podopiecznych o obowiązkach charakterystycznych dla danej roli, przez pomaganie im w wykorzystywaniu możliwości nawiązywania kontaktów, po bycie wzorem do naśladowania w zakresie umiejętności miękkich i umiejętności interpersonalnych, których potrzebują, aby osiągnąć sukces w karierze zawodowej.

Rozważ wykorzystanie wyników oceny stylu społecznego do sparowania mentorów i podopiecznych w oparciu o ich wspólny styl społeczny. Może to pomóc podopiecznemu nauczyć się lepiej poruszać w relacjach z interesariuszami, wykorzystując mocne strony stylu społecznego, a także przezwyciężyć słabości stylu społecznego.

7. Społeczność: buduj połączenia i wsparcie sieci rówieśników, aby wywiązywać się ze zobowiązań, rozwiązywać problemy i odkrywać nowe, innowacyjne rozwiązania

„Społeczność” obejmuje osobiste kontakty społecznościowe, jak również wirtualne kontakty, które tworzymy w mediach społecznościowych: Twitter, LinkedIn itp. Połączenia te mają wpływ na to, jak pracujemy i wchodzimy w interakcje z naszymi rówieśnikami.

„Zasoby mogą pochodzić z całego świata równie łatwo, jak z następnej stacji roboczej; nowe odpowiedzi i rozwiązania również mogą”, zauważają analitycy firmy Gartner, Mbula Schoen i Jack Santos.

Ten element jest dość prosty: upewnij się, że pracownicy są zdolni (i czują się komfortowo) w oparciu o wewnętrzne i zewnętrzne połączenia w celu rozwiązywania problemów, tworzenia sieci i innych rodzajów współpracy.

Jak to wygląda w praktyce:

• Wspieraj nastawienie społeczności jako część kultury firmy . Stwórz pracownikom możliwości nawiązywania kontaktów i interakcji poza ich rolami związanymi z pracą. Może to być tak proste, jak świętowanie urodzin w pokoju socjalnym lub happy hours firmy hostingowej, aż po przeprowadzenie całej firmy poza siedzibą firmy. Bardzo ważne jest, aby stworzyć kulturę firmy, która ucieleśnia mentalność „przede wszystkim zespołowa”, tak aby pracownicy czuli się komfortowo, kontaktując się ze sobą, zwłaszcza na wyższych stanowiskach.

Dodatkowe zasoby dla ninja projektu

Wdrożenie platformy Gartner 7S pomoże podnieść umiejętności pracowników w zakresie zbiorowego zarządzania projektami, przekształcając ich w ninja projektów.

Staną się tajną bronią Twojego MŚP — wysokowydajnymi zespołami, które maksymalizują swoją efektywność i osiągają wyższe niż kiedykolwiek wskaźniki sukcesu projektów.

A najlepsza część tego frameworka? Nie ma hierarchii elementów. Twoja firma SMB może wejść w dowolnym momencie, w zależności od istniejącej kultury i dojrzałości personelu w zakresie zarządzania projektami.