Cum să-ți transformi personalul în ninja de proiect prin îmbunătățirea abilităților de management de proiect

Felicitări! Ați fost selectat să conduceți o inițiativă de proiect importantă la afacerea dvs. mică sau mijlocie (IMM). Acum este timpul să-ți aduni echipa de proiect.

Probabil că aveți în minte o mână de oameni cu abilitățile de management de proiect necesare pentru a face treaba și a o face bine.

Dar ce se întâmplă când Jane este deja angajată într-un alt proiect? Sau Jake e plecat în următoarele câteva săptămâni în luna de miere? Aveți timp să obțineți înlocuitori la sfârșit? Bugetul vă va permite să externalizați munca în schimb?

Dacă simțiți panica începe să se instaleze, este timpul să faceți o schimbare.

Pur și simplu nu este sustenabil ca întreprinderile mici să se bazeze pe abilitățile de management de proiect ale doar câtorva membri ai personalului. În cele din urmă, vei răzui partea de jos a fondului tău de talent și performanța proiectului va avea de suferit.

Pentru a evita ca scenariul de mai sus să se desfășoare în următorul proiect, există pași pe care îi puteți lua pentru a îmbunătăți abilitățile de management colectiv al proiectelor (PM) ale organizației dvs. Sau, așa cum ne place să-l numim: transformă-ți personalul în ninja de proiect.

Ninja de proiect sunt cheia pentru echipele de înaltă performanță la întreprinderile mici. Ei își pot folosi memoria cache de abilități PM pentru a lucra în afara timoneriei lor obișnuite, pentru a rezolva probleme, a colabora între departamente și a obține sprijin pentru cauza lor.

Pe scurt, ninja de proiect sunt arma secretă a IMM-ului tău.

Acești profesioniști în proiecte ascunse pot chiar să facă diferența între succesul și eșecul proiectului:

Potrivit raportului PMI 2018 Pulse of the Profession, organizațiile care iau măsuri pentru a-și maturiza talentul de proiect, capacitatea de PM și cultura de proiect obțin rate de succes semnificativ mai mari (92% față de 32% pentru cei cu performanțe slabe).

În acest articol, vom analiza un cadru de șapte elemente comportamentale pe care IMM-ul dvs. le poate implementa pentru a transforma personalul în ninja de proiect. De asemenea, vom oferi exemple specifice despre cum arată aceste comportamente în practică, pentru a vă ajuta să începeți.

Cum să dezvoltați ninja de proiect la afacerea dvs. mică

Pentru a transforma personalul în ninja de proiect, recomandăm întreprinderilor mici să urmeze cadrul Gartner 7S (raportul complet disponibil clienților Gartner).

Acest cadru constă din șapte elemente comportamentale concepute pentru a ajuta organizațiile să stabilească o structură holistică de management de proiect, să-și dezvolte talentul de proiect și să-și maturizeze capacitatea de management de proiect.

Urmărirea acestui cadru va permite IMM-urilor să:

• Îmbunătățiți abilitățile de management de proiecte ale membrilor personalului, astfel încât aceștia să poată participa la proiecte după cum este necesar și să gestioneze și să livreze cu succes acele proiecte.

• Creați echipe de proiect ad-hoc, performante, care ating obiectivele proiectului și oferă valoare, în ciuda faptului că membrii echipei nu au pregătire, certificare și/sau experiență anterioară în proiect pentru PM.

• Atingeți factorii intrinseci care motivează și angajează indivizii, creând medii de proiect care încurajează pasiunile și contribuțiile membrilor echipei.

Cadrul 7S al Gartner pentru dezvoltarea competențelor soft pentru a conduce echipe de proiect ( Sursa — raport complet disponibil pentru clienții Gartner)

Notă: Cadrul este afișat ca un cerc deoarece nu există o ierarhie a elementelor. IMM-urile pot intra în cadru oriunde; nu există nici un punct de început sau de sfârșit. Fiecare element reprezintă un comportament distinct, dar toate elementele sunt interdependente.

1. Serendipity: Încurajează comunicarea interfuncțională și recompensează ideile neobișnuite, creative și spontane

Acum, s-ar putea să vă gândiți „Sigur, serendipitatea este un furaj grozav pentru o comedie romantică, dar este într- adevăr un instrument eficient pentru a crea echipe performante?”

Răspunsul este un răsunător „da!”

Implementarea acestui element le oferă oamenilor posibilitatea de a interacționa cu alte echipe și idei, permițându-le să rezolve probleme și să creeze conexiuni între evenimente care aparent nu au legătură.

Notă: Îmbrățișarea serendipității în PM nu înseamnă că aruncați toate procesele pe fereastră și sperați la ce este mai bun. Este nevoie de o acțiune deliberată din partea dumneavoastră ca lider de afaceri și/sau manager de proiect pentru a crea oportunități pentru descoperiri neplanificate, norocoase, în cadrul structurii procesului dumneavoastră de proiect.

Cum arată asta în practică:

• Defalcă silozurile departamentelor . Nu este neobișnuit ca grupurile să se întâlnească despre proiecte în mod izolat sau cu un singur purtător de cuvânt din alte echipe prezente. În timp ce acest lucru menține întâlnirile raționalizate, inovația poate stagna atunci când colaborarea devine prea rutină. În schimb, deschideți întâlnirile de planificare tuturor persoanelor relevante, oferindu-le în același timp opțiunea de a nu participa, deoarece acest lucru va menține un flux constant de idei proaspete.

Pentru a vă asigura că întâlnirile rămân productive, partajați o agendă cu invitația din calendar, astfel încât oamenii să poată previzualiza subiectele înainte de a decide să participe, apoi cereți pe cineva să ia note în timpul întâlnirii. În cele din urmă, cereți liderului întâlnirii să trimită un e-mail de urmărire către întreaga listă de invitați și să distribuie materiale de prezentare și note de întâlnire. Acest lucru acționează ca o recapitulare pentru participanți și îi va ține la curent și pe cei care nu au putut participa.

2. Stimulare: Folosiți un îndemn direcționat la acțiune pentru a influența și a implica părțile interesate

Stimularea în PM se referă la utilizarea ideilor și acțiunilor pentru a obține și a menține sprijinul părților interesate pe parcursul unui proiect.

Capacitatea unei echipe de a face lucrurile depinde de capacitatea sa de a stimula și motiva pe alții să acționeze. Și pentru a fi eficient în gestionarea părților interesate, trebuie să știe cât de probabil sunt diferiți oameni să răspundă la diferite tipuri de stimuli.

De exemplu, unii oameni sunt motivați de emoții și conexiuni personale, în timp ce alții sunt motivați de fapte și date concrete. Echipele de înaltă performanță sunt abil în utilizarea factorilor de motivare ai părților interesate pentru a crea un îndemn direcționat la acțiune, care le ajută să optimizeze rezultatele proiectului.

Punerea în acțiune a acestui element implică ajutarea personalului să recunoască faptul că oamenii comunică, colaborează și răspund diferit la interacțiuni și apoi să-i învețe să valorifice aceste diferențe pentru a gestiona mai eficient relațiile cu părțile interesate.

Cum arată asta în practică:

• Efectuați o evaluare a stilului social pentru a ajuta personalul să identifice care este propriul stil, precum și al colegilor lor. Circulați rezultatele la nivel intern și utilizați-le pentru a ajuta echipele să colaboreze mai eficient. De exemplu, includeți stilul principal al angajaților în profilul lor din directorul intern și apoi împărtășiți sfaturi pentru interacțiunea cu diferite stiluri în buletinul informativ al companiei.

• Efectuați o analiză a părților interesate pentru fiecare proiect pentru a identifica stilul social al părților interesate, influența acestora asupra proiectului și nivelul lor de interes față de acesta. Acest lucru va ajuta managerii și echipele să știe de ce informații are nevoie fiecare parte interesată, precum și cea mai bună modalitate de a le transmite aceste informații.

3. Spontaneitate: Oferiți echipelor flexibilitate și libertate de a contesta status quo-ul și de a recompensa rezolvarea inovatoare a problemelor

Îmbrățișarea spontaneității necesită să promovați o cultură organizațională care este deschisă și susținătoare ideilor noi.

Două componente critice ale acestui tip de cultură includ:

• Recunoaștere/lauda publică pentru persoanele care identifică domenii de îmbunătățire și contribuie cu soluții originale, creative.

• Recunoașterea faptului că eșecul este inevitabil și ar trebui privit ca o oportunitate de învățare, nu un factor de descurajare pentru inovare.

Oferind indivizilor flexibilitatea și libertatea de a contesta status quo-ul va îmbunătăți implicarea angajaților și, astfel, va avea un impact pozitiv asupra productivității acestora.

Creșterea angajamentului funcționează, de asemenea, pentru a crea un sentiment de proprietate, iar pentru echipe, o responsabilitate comună în rezultatele proiectului. Cu cât cineva participă mai mult la crearea a ceva, cu atât va fi mai investit în rezultatul final. Acesta este cunoscut sub numele de efectul IKEA.

Cum arată asta în practică:

• Utilizați instrumente de management al ideilor . Gartner definește managementul ideilor ca un proces structurat pentru captarea, discutarea și evaluarea perspectivelor valoroase sau a gândirii alternative. Investiția în software de management al ideilor oferă angajaților o modalitate organizată de a colecta, clasifica și prioritiza ideile și feedback-ul. Caracteristicile comune includ brainstorming, urmărirea creatorilor și clasarea ideilor.

4. Roitul: facilitați angajamentul și colaborarea echipei multidisciplinare și interfuncționale

Roitul se referă la grupuri care lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv comun, producția lor colectivă depășind cu mult capacitatea lor individuală. Acest comportament este coloana vertebrală a echipelor de înaltă performanță.

Vedem adesea inteligență roi în natură. Scott Simonsen de la SingularityHub folosește furnicile ca exemplu al acestui comportament, observând că, individual, furnicile pot face doar atât de multe. Dar în colonii, ei pot rezolva provocări complexe, pot construi poduri, pot crea autostrăzi de hrană și informații și multe altele.

Utilizarea comportamentului de roi pentru a rezolva provocările de afaceri nu este un concept nou. Gartner observă că mentalitatea „toate mâinile pe punte” și „cameră de război” defecțiunile sistemului sunt evenimente comune.

Cu toate acestea, SMB-ul dvs. nu trebuie să aștepte ca dezastru să implementeze roiul. Aceste comportamente se concentrează în jurul colaborării – aducând indivizii împreună pentru a face brainstorming, a interacționa cu ideile celuilalt și a se construi pe baza acestora și a lucra colectiv pentru a inova și a rezolva provocările.

Cum arată asta în practică:

• Folosiți grupuri mici de grup pentru a crea soluții la provocările cheie . În loc să se auto-organizeze grupurile de grup, promovați colaborarea interfuncțională, punând participanții să numere și apoi grupați-i după număr. Deci toți „unii” se adună împreună, toți „doi” sunt într-un grup separat și așa mai departe. Păstrați grupurile mici, maximum cinci persoane.

Organizarea participanților în acest fel permite oamenilor din diferite domenii de lucru să interacționeze și să învețe unii de la alții, asigurându-se în același timp că toată lumea are oportunitatea de a-și exprima opiniile, de a pune întrebări și de a construi ideile celorlalți.

5. Simulare: Sprijinirea consumerizării și adoptarea/acceptarea noilor tehnologii și procese

Simularea poate fi un instrument puternic în stabilirea obiectivelor proiectului, în gândirea procesului utilizat pentru atingerea acestor obiective și în obținerea sprijinului pentru cauza proiectului.

Echipele de înaltă performanță folosesc simularea într-o varietate de moduri, inclusiv:

• Înțelegerea experienței clienților . Începeți din perspectiva utilizatorului final. Identificați cu provocările și perspectiva lor și evaluați dacă rezultatul proiectului/livrabilul rezolvă problema respectivă.

• Testarea unui plan înainte de executare . Treceți printr-o problemă în teorie înainte de a executa planurile pentru a identifica impacturi ocazionale neplanificate și pentru a descoperi noi abordări.

• Construirea de relații cu părțile interesate . Puneți părțile interesate în locul clientului sau utilizatorului final. Stabiliți conexiuni personale prin povestiri și obțineți sprijin pentru proiect.

Cum arată asta în practică:

• Începeți un program de prânz și învățare pentru a oferi instruire privind utilizarea simulării în scenariile de mai sus. Aceasta ar trebui să fie o activitate interactivă în care participanții lucrează prin studii de caz ipotetice, aplică analize „ce ar fi dacă” și îmbunătățesc abilitățile de luare a deciziilor . Exercițiile de joc de rol le oferă cursanților exersarea de a face față situațiilor și problemelor care apar în proiecte, permițându-le să facă greșeli și să învețe din ele, fără consecințe în lumea reală.

6. Îndemânare: valorificați experiența, contextul și conștientizarea socială pe lângă abilitățile tehnice

Potrivit Gartner, rolurile de management de proiect se schimbă. În timp ce abilitățile tehnice sunt încă importante, abilitățile soft și abilitățile interpersonale devin din ce în ce mai valoroase.

Pentru a fi clar: abilitățile soft și abilitățile interpersonale sunt încă abilități de management de proiect. Pur și simplu vorbesc mai mult despre aspectul managementului „oamenilor” al PM, în timp ce abilitățile tehnice se aliniază mai mult cu aspectul managementului „proiectului”.

Dacă luați în considerare toate elementele din cadrul 7S, valoarea în creștere a competențelor nontehnice în managementul proiectelor este foarte evidentă. Cadrul reflectă un accent mai mare pe colaborare, importanța motivării membrilor echipei și a creșterii angajamentului și pe îmbunătățirea dinamicii echipei.

Îmbunătățirea „deficienței” personalului dvs. înseamnă să vă folosiți punctele forte individuale pentru a obține rezultate de succes ale proiectului, mai degrabă decât să vă concentrați doar pe aderarea la proces și starea sarcinii.

Cum arată asta în practică:

• Stabiliți un program de mentorat în care angajații mai experimentați ajută la ghidarea personalului mai puțin experimentat. Mentorii pot îndeplini o varietate de funcții, de la predarea mentoraților cu privire la responsabilitățile specifice unui loc de muncă, până la a-i ajuta să profite de oportunitățile de networking, până la a fi un model pentru abilitățile soft și abilitățile interpersonale de care trebuie să le dezvolte pentru a excela în cariera lor profesională.

Luați în considerare utilizarea rezultatelor evaluării stilului social pentru a asocia mentori și mentorati pe baza stilului lor social comun. Acest lucru îl poate ajuta pe mentorat să învețe să navigheze mai bine în relațiile cu părțile interesate folosind punctele forte ale stilului social și să-și depășească, de asemenea, punctele slabe ale stilului social.

7. Social: construiți conexiuni și sprijin pentru rețeaua de la egal la egal pentru a îndeplini angajamentele, a rezolva probleme și a descoperi noi soluții inovatoare

„Social” cuprinde conexiunile sociale în persoană, precum și conexiunile virtuale pe care le facem pe rețelele sociale: Twitter, LinkedIn etc. Aceste conexiuni influențează modul în care lucrăm și interacționăm cu colegii noștri.

„Resursele pot veni la fel de ușor de pe tot globul ca și de la următoarea stație de lucru; Răspunsuri și soluții noi pot, de asemenea,”, notează analiștii Gartner Mbula Schoen și Jack Santos.

Acest element este destul de simplu: asigurați-vă că personalul este capabil (și confortabil) să se sprijine pe conexiuni interne, precum și pe conexiuni externe pentru rezolvarea problemelor, crearea de rețele și alte tipuri de colaborare.

Cum arată asta în practică:

• Promovează o mentalitate comunitară ca parte a culturii companiei . Creați oportunități pentru angajați de a se conecta și de a interacționa în afara rolurilor lor specifice postului. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca sărbătorirea zilelor de naștere în sala de pauză sau găzduirea happy hour al companiei, până la desfășurarea unei companii în afara sediului. Este esențial să creați o cultură a companiei care întruchipează o mentalitate de „în primul rând echipa”, astfel încât angajații să se simtă confortabil să se contacteze unii cu alții, în special cu cei mai înalți.

Resurse suplimentare pentru ninja de proiect

Implementarea cadrului Gartner 7S vă va ajuta să creșteți abilitățile colective de management de proiect ale personalului dvs., transformându-i în ninja de proiect.

Ele vor deveni arma secretă a IMM-ului tău — echipe de înaltă performanță care își maximizează eficiența și obțin rate de succes mai mari decât oricând.

Și partea cea mai bună despre acest cadru? Nu există o ierarhie a elementelor. IMM-ul dumneavoastră poate intra în orice moment în funcție de cultura dumneavoastră existentă și de maturitatea managementului de proiect a personalului dumneavoastră.