Cara Mengubah Staf Anda Menjadi Ninja Proyek dengan Meningkatkan Keterampilan Manajemen Proyek

Selamat! Anda telah dipilih untuk memimpin inisiatif proyek penting di bisnis kecil atau menengah (UKM) Anda. Sekarang saatnya mengumpulkan tim proyek Anda.

Anda mungkin memikirkan segelintir orang dengan keterampilan manajemen proyek yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan melakukannya dengan baik.

Tapi apa yang terjadi jika Jane sudah berkomitmen pada proyek lain? Atau Jake akan berbulan madu selama beberapa minggu ke depan? Apakah Anda punya waktu untuk mempercepat penggantian? Akankah anggaran memungkinkan Anda untuk melakukan outsourcing pekerjaan?

Jika Anda mulai merasa panik, inilah saatnya untuk melakukan perubahan.

Tidaklah berkelanjutan bagi usaha kecil untuk mengandalkan keterampilan manajemen proyek hanya dari beberapa anggota staf. Pada akhirnya, Anda akan mengikis dasar kumpulan bakat Anda dan kinerja proyek akan menurun.

Untuk menghindari skenario di atas dimainkan pada proyek Anda berikutnya, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek kolektif (PM) organisasi Anda. Atau, sebagaimana kami suka menyebutnya: ubah staf Anda menjadi ninja proyek.

Ninja proyek adalah kunci tim berkinerja tinggi di bisnis kecil. Mereka dapat memanfaatkan keterampilan PM mereka untuk bekerja di luar ruang kemudi mereka yang biasa, memecahkan masalah, berkolaborasi lintas departemen, dan mendapatkan dukungan untuk tujuan mereka.

Singkatnya, ninja proyek adalah senjata rahasia SMB Anda.

Para profesional proyek siluman ini bahkan dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan proyek:

Menurut laporan Pulse of the Profession 2018 PMI, organisasi yang mengambil langkah-langkah untuk mematangkan talenta proyek, kapabilitas PM, dan budaya proyek mereka mencapai tingkat keberhasilan proyek yang jauh lebih tinggi (92% berbanding 32% untuk yang berkinerja buruk).

Dalam artikel ini, kami akan meninjau kerangka tujuh elemen perilaku yang dapat diterapkan SMB Anda untuk mengubah staf menjadi ninja proyek. Kami juga akan memberikan contoh spesifik seperti apa perilaku ini dalam praktiknya untuk membantu Anda memulai.

Cara mengembangkan ninja proyek di bisnis kecil Anda

Untuk mengubah staf menjadi ninja proyek, kami merekomendasikan bisnis kecil untuk mengikuti kerangka kerja 7S Gartner (laporan lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Kerangka kerja ini terdiri dari tujuh elemen perilaku yang dirancang untuk membantu organisasi menyusun struktur manajemen proyek holistik, mengembangkan bakat proyek mereka, dan mematangkan kemampuan manajemen proyek mereka.

Mengikuti kerangka kerja ini akan memungkinkan UKM untuk:

• Tingkatkan keterampilan manajemen proyek anggota staf sehingga mereka dapat berpartisipasi dalam proyek sesuai kebutuhan dan mengelola serta menyelesaikan proyek tersebut dengan sukses.

• Buat tim proyek ad hoc berkinerja tinggi yang mencapai tujuan proyek dan memberikan nilai, meskipun anggota tim tidak memiliki pelatihan PM, sertifikasi, dan/atau pengalaman proyek sebelumnya.

• Manfaatkan faktor intrinsik yang memotivasi dan melibatkan individu, menciptakan lingkungan proyek yang mendorong semangat dan kontribusi anggota tim.

Kerangka kerja 7S Gartner untuk mengembangkan soft skill untuk memimpin tim proyek ( Sumber —laporan lengkap tersedia untuk klien Gartner)

Catatan: Kerangka ditampilkan sebagai lingkaran karena tidak ada hierarki pada elemen. UKM dapat memasuki kerangka kerja di mana saja; tidak ada titik awal atau titik akhir. Setiap elemen mewakili perilaku yang berbeda, tetapi semua elemen saling bergantung.

1. Serendipity: Mendorong komunikasi lintas fungsi dan menghargai ide-ide yang tidak biasa, kreatif, dan spontan

Sekarang, Anda mungkin berpikir, “Tentu, kebetulan adalah umpan yang bagus untuk komedi romantis, tetapi apakah ini benar- benar alat yang efektif untuk membuat tim berkinerja tinggi?”

Jawabannya adalah "ya!"

Menerapkan elemen ini memberi orang kesempatan untuk berinteraksi dengan tim dan ide lain, memungkinkan mereka memecahkan masalah dan menarik hubungan antara peristiwa yang tampaknya tidak terkait.

Catatan: Merangkul kebetulan di PM tidak berarti Anda membuang semua proses ke luar jendela dan berharap yang terbaik. Ini membutuhkan tindakan yang disengaja dari pihak Anda sebagai pemimpin bisnis dan/atau manajer proyek untuk menciptakan peluang terjadinya penemuan yang tidak direncanakan dan menguntungkan, dalam struktur proses proyek Anda.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Hancurkan silo departemen . Tidak jarang kelompok bertemu tentang proyek secara terpisah, atau dengan satu juru bicara dari tim lain yang hadir. Meskipun hal ini membuat rapat tetap lancar, inovasi dapat mandek saat kolaborasi menjadi terlalu rutin. Alih-alih, buka pertemuan perencanaan untuk semua individu yang relevan, sambil memberi mereka pilihan untuk tidak hadir, karena ini akan membuat aliran ide segar terus mengalir.

Untuk memastikan rapat tetap produktif, bagikan agenda dengan undangan kalender sehingga orang dapat mempratinjau topik sebelum memutuskan untuk hadir, lalu minta seseorang mencatat selama rapat. Terakhir, minta pemimpin rapat mengirimkan email tindak lanjut ke seluruh daftar undangan dan berbagi materi presentasi dan catatan rapat. Ini bertindak sebagai rekap untuk peserta dan akan membuat mereka yang tidak dapat hadir juga tetap dalam lingkaran.

2. Stimulasi: Gunakan ajakan bertindak yang ditargetkan untuk memengaruhi dan melibatkan pemangku kepentingan

Stimulasi dalam PM mengacu pada penggunaan ide dan tindakan untuk mendapatkan dan mempertahankan dukungan pemangku kepentingan selama proyek berlangsung.

Kemampuan tim untuk menyelesaikan sesuatu bergantung pada kemampuannya untuk merangsang dan memotivasi orang lain untuk bertindak. Dan agar efektif dalam mengelola pemangku kepentingan, perlu diketahui bagaimana kemungkinan orang yang berbeda menanggapi jenis rangsangan yang berbeda.

Misalnya, beberapa orang termotivasi oleh emosi dan hubungan pribadi, sementara yang lain termotivasi oleh fakta dan data. Tim berkinerja tinggi mahir menggunakan motivator pemangku kepentingan untuk membuat ajakan bertindak yang ditargetkan, yang membantu mereka mengoptimalkan hasil proyek.

Menerapkan elemen ini ke dalam tindakan melibatkan membantu staf mengenali bahwa orang berkomunikasi, berkolaborasi, dan merespons interaksi secara berbeda dan kemudian mengajari mereka untuk memanfaatkan perbedaan tersebut untuk mengelola hubungan pemangku kepentingan secara lebih efektif.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Lakukan penilaian gaya sosial untuk membantu staf mengidentifikasi apa gaya mereka sendiri, serta gaya rekan kerja mereka. Sirkulasikan hasilnya secara internal dan gunakan untuk membantu tim berkolaborasi dengan lebih efektif. Misalnya, sertakan gaya utama karyawan di profil mereka di direktori internal, lalu bagikan tip untuk berinteraksi dengan gaya berbeda di buletin perusahaan.

• Lakukan analisis pemangku kepentingan untuk setiap proyek untuk mengidentifikasi gaya sosial pemangku kepentingan, pengaruh mereka terhadap proyek, dan tingkat minat mereka di dalamnya. Ini akan membantu manajer dan tim mengetahui informasi apa yang dibutuhkan setiap pemangku kepentingan, serta cara terbaik untuk menyampaikan informasi tersebut kepada mereka.

3. Spontanitas: Berikan fleksibilitas dan kebebasan tim untuk menantang status quo dan menghargai pemecahan masalah yang inovatif

Merangkul spontanitas mengharuskan Anda mengembangkan budaya organisasi yang terbuka dan mendukung ide-ide baru.

Dua komponen penting dari jenis budaya ini meliputi:

• Pengakuan / pujian publik untuk individu yang mengidentifikasi area untuk perbaikan dan memberikan solusi orisinal dan kreatif.

• Mengakui bahwa kegagalan tidak dapat dihindari dan harus dilihat sebagai kesempatan belajar, bukan penghambat inovasi.

Memberi individu fleksibilitas dan kebebasan untuk menantang status quo akan meningkatkan keterlibatan karyawan dan dengan demikian berdampak positif pada produktivitas mereka.

Meningkatkan keterlibatan juga berfungsi untuk menciptakan rasa kepemilikan, dan untuk tim, tanggung jawab bersama dalam hasil proyek. Semakin banyak seseorang berpartisipasi dalam menciptakan sesuatu, semakin banyak mereka berinvestasi dalam hasil akhirnya. Ini dikenal sebagai efek IKEA.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Gunakan alat manajemen ide . Gartner mendefinisikan manajemen ide sebagai proses terstruktur untuk menangkap, mendiskusikan, dan mengevaluasi wawasan berharga atau pemikiran alternatif. Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen ide memberi karyawan cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, mengkategorikan, dan memprioritaskan ide dan umpan balik. Fitur umum meliputi brainstorming, pelacakan kreator, dan pemeringkatan ide.

4. Berkerumun: Memfasilitasi keterlibatan dan kolaborasi tim multidisiplin dan lintas fungsi

Swarming mengacu pada kelompok yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama, output kolektif mereka jauh melebihi kemampuan individu mereka. Perilaku ini adalah tulang punggung tim berkinerja tinggi.

Kita sering melihat kecerdasan segerombolan di alam. Scott Simonsen dari SingularityHub menggunakan semut sebagai contoh perilaku ini, mencatat bahwa secara individual, semut hanya dapat melakukan banyak hal. Tetapi di koloni, mereka dapat menyelesaikan tantangan yang rumit, membangun jembatan, menciptakan jalan raya makanan dan informasi super, dan banyak lagi.

Menggunakan perilaku berkerumun untuk mengatasi tantangan bisnis bukanlah konsep baru. Gartner mencatat bahwa mentalitas "semua tangan di geladak" dan kegagalan sistem "ruang perang" adalah kejadian umum.

Namun, SMB Anda tidak harus menunggu bencana untuk mengimplementasikan swarming. Perilaku ini berpusat pada kolaborasi—menyatukan individu untuk melakukan brainstorming, berinteraksi dengan dan membangun ide satu sama lain, dan bekerja secara kolektif untuk berinovasi dan memecahkan tantangan.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Gunakan kelompok breakout kecil untuk mengidealkan solusi untuk tantangan utama . Alih-alih membuat grup breakout mengatur diri sendiri, dorong kolaborasi lintas fungsi dengan meminta peserta menghitung lalu mengelompokkan mereka berdasarkan nomor. Jadi semua "satu" berkumpul bersama, semua "berdua" berada dalam grup breakout yang terpisah, dan seterusnya. Pertahankan kelompok kecil, paling banyak lima orang.

Mengorganisir peserta dengan cara ini memungkinkan orang-orang dari area kerja yang berbeda untuk berinteraksi dan belajar dari satu sama lain, sambil memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk mengungkapkan pendapat, mengajukan pertanyaan, dan membangun ide satu sama lain.

5. Simulasi: Mendukung konsumerisasi dan adopsi/penerimaan teknologi dan proses baru

Simulasi dapat menjadi alat yang ampuh dalam membingkai tujuan proyek, dalam memikirkan proses yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, dan dalam mendapatkan dukungan untuk tujuan proyek.

Tim berkinerja tinggi menggunakan simulasi dalam berbagai cara, termasuk:

• Memahami pengalaman pelanggan . Mulai dari perspektif pengguna akhir. Identifikasi dengan tantangan dan perspektif mereka dan evaluasi apakah hasil / hasil proyek menyelesaikan masalah tersebut.

• Menguji rencana sebelum mengeksekusi . Bekerja melalui masalah dalam teori sebelum melaksanakan rencana untuk mengidentifikasi dampak kasual yang tidak direncanakan dan menemukan pendekatan baru.

• Membangun hubungan dengan pemangku kepentingan . Tempatkan pemangku kepentingan pada posisi pelanggan atau pengguna akhir. Jalin hubungan pribadi melalui bercerita dan dapatkan dukungan untuk proyek tersebut.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Mulai program makan siang dan belajar untuk memberikan pelatihan tentang penggunaan simulasi dalam skenario di atas. Ini harus menjadi kegiatan interaktif di mana peserta bekerja melalui studi kasus hipotetis, menerapkan analisis "bagaimana-jika", dan meningkatkan keterampilan pengambilan keputusan. Latihan bermain peran memberikan praktik kepada peserta pelatihan untuk menghadapi situasi dan masalah yang terjadi dalam proyek, memungkinkan mereka membuat kesalahan dan belajar darinya, tanpa konsekuensi dunia nyata.

6. Keterampilan: Memanfaatkan pengalaman, konteks, dan kesadaran sosial selain keterampilan teknis

Menurut Gartner, peran manajemen proyek berubah. Sementara keterampilan teknis masih penting, keterampilan lunak dan keterampilan interpersonal menjadi lebih berharga.

Untuk lebih jelasnya: Keterampilan lunak dan keterampilan interpersonal masih merupakan keterampilan manajemen proyek. Mereka hanya berbicara lebih banyak tentang aspek manajemen "orang" dari PM, sedangkan keterampilan teknis lebih selaras dengan aspek manajemen "proyek".

Jika Anda mempertimbangkan semua elemen dalam kerangka 7S, peningkatan nilai keterampilan nonteknis dalam manajemen proyek sangat terlihat. Kerangka tersebut mencerminkan penekanan yang lebih besar pada kolaborasi, pentingnya memotivasi anggota tim dan meningkatkan keterlibatan, dan meningkatkan dinamika tim.

Meningkatkan "keterampilan" staf Anda berarti memanfaatkan kekuatan masing-masing untuk mencapai hasil proyek yang sukses, daripada hanya berfokus pada kepatuhan proses dan status tugas.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Tetapkan program bimbingan di mana karyawan yang lebih berpengalaman membantu membimbing staf yang kurang berpengalaman. Mentor dapat melayani berbagai fungsi, mulai dari mengajar yang didampingi tentang tanggung jawab khusus untuk peran pekerjaan, hingga membantu mereka memanfaatkan peluang jaringan, hingga menjadi panutan untuk soft skill dan keterampilan interpersonal yang mereka perlu kembangkan untuk unggul dalam karir profesional mereka.

Pertimbangkan untuk menggunakan hasil penilaian gaya sosial untuk memasangkan mentor dan mentee berdasarkan gaya sosial bersama mereka. Ini dapat membantu mentee belajar untuk mengarahkan hubungan pemangku kepentingan dengan lebih baik menggunakan kekuatan gaya sosial mereka, dan juga mengatasi kelemahan gaya sosial mereka.

7. Sosial: Bangun koneksi dan dukungan jaringan sejawat untuk memenuhi komitmen, memecahkan masalah, dan menemukan solusi baru yang inovatif

“Sosial” mencakup hubungan sosial tatap muka serta hubungan virtual yang kita buat di media sosial: Twitter, LinkedIn, dll. Hubungan ini memengaruhi cara kita bekerja dan berinteraksi dengan rekan-rekan kita.

“Sumber daya dapat datang dengan mudah dari seluruh dunia seperti dari stasiun kerja berikutnya; jawaban dan solusi baru juga bisa," kata analis Gartner Mbula Schoen dan Jack Santos.

Elemen ini cukup mudah: Pastikan staf mampu (dan nyaman) mengandalkan koneksi internal serta koneksi eksternal untuk pemecahan masalah, jaringan, dan jenis kolaborasi lainnya.

Seperti apa ini dalam praktiknya:

• Menumbuhkan pola pikir komunitas sebagai bagian dari budaya perusahaan . Ciptakan peluang bagi karyawan untuk terhubung dan berinteraksi di luar peran khusus pekerjaan mereka. Ini bisa sesederhana merayakan ulang tahun di ruang istirahat atau happy hour perusahaan hosting, hingga melakukan offsite semua perusahaan. Sangat penting bagi Anda untuk menciptakan budaya perusahaan yang mewujudkan mentalitas "mengutamakan tim", sehingga karyawan merasa nyaman untuk saling menjangkau, terutama atasan.

Sumber daya tambahan untuk ninja proyek

Menerapkan kerangka kerja Gartner 7S akan membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen proyek kolektif staf Anda, mengubahnya menjadi ninja proyek.

Mereka akan menjadi senjata rahasia SMB Anda—tim berkinerja tinggi yang memaksimalkan keefektifannya dan mencapai tingkat keberhasilan proyek yang lebih tinggi daripada sebelumnya.

Dan bagian terbaik dari framework ini? Tidak ada hierarki untuk elemen. UKM Anda dapat masuk kapan saja tergantung pada budaya Anda yang ada dan kematangan manajemen proyek staf Anda.