كيفية تحويل موظفيك إلى Project Ninjas من خلال تحسين مهارات إدارة المشروع

تهانينا! لقد تم اختيارك لقيادة مبادرة مشروع مهم في عملك الصغير أو متوسط ​​الحجم (SMB). حان الوقت الآن لتجميع فريق مشروعك.

من المحتمل أن تفكر في عدد قليل من الأشخاص الذين لديهم مهارات إدارة المشروع اللازمة للقيام بالمهمة والقيام بها بشكل جيد.

ولكن ماذا يحدث عندما تلتزم جين بالفعل بمشروع آخر؟ أم أن (جيك) سيغيب في الأسابيع القليلة القادمة في شهر العسل؟ هل لديك متسع من الوقت لتحديث البدائل؟ هل ستسمح لك الميزانية بالاستعانة بمصادر خارجية للعمل بدلاً من ذلك؟

إذا كنت تشعر بالذعر تبدأ في الظهور ، فقد حان الوقت لإجراء تغيير.

ببساطة ، ليس من المستدام أن تعتمد الشركات الصغيرة على مهارات إدارة المشروع لعدد قليل من الموظفين. في النهاية ، سوف تتخلص من قاع مجموعة المواهب لديك وسيتأثر أداء المشروع.

لتجنب تشغيل السيناريو أعلاه في مشروعك التالي ، هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتحسين مهارات إدارة المشاريع الجماعية لمؤسستك (PM). أو ، كما نحب أن نسميها: حوّل فريقك إلى نينجا المشروع.

نينجا المشروع هم المفتاح للفرق عالية الأداء في الشركات الصغيرة. يمكنهم الاعتماد على ذاكرة التخزين المؤقت لمهارات PM للعمل خارج غرفة القيادة المعتادة ، وحل المشكلات ، والتعاون عبر الأقسام ، والحصول على الدعم لقضيتهم.

باختصار ، نينجا المشروع هي سلاح SMB السري الخاص بك.

يمكن أن يعني محترفو المشاريع المتخفية هؤلاء الفرق بين نجاح المشروع والفشل:

وفقًا لتقرير Pulse of the Profession الصادر عن PMI لعام 2018 ، فإن المنظمات التي تتخذ خطوات لتنضج مواهبها في المشروع وقدرة إدارة المشاريع وثقافة المشروع تحقق معدلات نجاح أعلى بشكل ملحوظ (92٪ مقابل 32٪ لأصحاب الأداء الضعيف).

في هذه المقالة ، سنراجع إطار عمل يتكون من سبعة عناصر سلوكية يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تنفيذها لتحويل الموظفين إلى خبراء في المشروع. سنقدم أيضًا أمثلة محددة لما تبدو عليه هذه السلوكيات في الممارسة لمساعدتك على البدء.

كيفية تطوير مشروع النينجا في عملك الصغير

لتحويل الموظفين إلى نينجا المشروع ، نوصي الشركات الصغيرة باتباع إطار عمل Gartner's 7S (التقرير الكامل متاح لعملاء Gartner).

يتكون هذا الإطار من سبعة عناصر سلوكية مصممة لمساعدة المؤسسات على إنشاء هيكل إدارة مشروع شامل ، وتطوير مواهبهم في المشروع ، وتنضج قدرتهم على إدارة المشروع.

اتباع هذا الإطار سيمكن الشركات الصغيرة والمتوسطة من:

• قم بتحسين مهارات إدارة المشاريع للموظفين حتى يتمكنوا من المشاركة في المشاريع حسب الحاجة وإدارة تلك المشاريع وتسليمها بنجاح.

• قم بإنشاء فرق مشروعات مخصصة وعالية الأداء تحقق أهداف المشروع وتقدم القيمة ، على الرغم من افتقار أعضاء الفريق إلى تدريب مدير المشروع و / أو الشهادة و / أو خبرة سابقة في المشروع.

• استفد من العوامل الجوهرية التي تحفز الأفراد وتشركهم ، وخلق بيئات المشروع التي تشجع أعضاء الفريق على شغفهم ومساهماتهم.

إطار عمل Gartner's 7S لتطوير المهارات اللينة لقيادة فرق المشروع ( المصدر - التقرير الكامل متاح لعملاء Gartner)

ملاحظة: يتم عرض الإطار على شكل دائرة لأنه لا يوجد تسلسل هرمي للعناصر. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة دخول الإطار في أي مكان ؛ لا توجد نقطة بداية أو نهاية. يمثل كل عنصر سلوكًا متميزًا ، لكن جميع العناصر مترابطة.

1. الصدفة: شجع التواصل متعدد الوظائف وكافئ الأفكار غير العادية والإبداعية والعفوية

الآن ، قد تفكر في "بالتأكيد ، الصدفة هي مصدر رائع للكوميديا ​​الرومانسية ، ولكن هل هي حقًا أداة فعالة لإنشاء فرق عالية الأداء؟"

الجواب هو نعم!"

يمنح تنفيذ هذا العنصر الأشخاص الفرصة للتفاعل مع الفرق والأفكار الأخرى ، مما يسمح لهم بحل المشكلات ورسم الروابط بين الأحداث التي تبدو غير ذات صلة.

ملاحظة: احتضان الصدفة في المساء لا يعني أنك ترمي كل العمليات خارج النافذة وتأمل في الأفضل. يتطلب الأمر إجراءً متعمدًا من جانبك كقائد أعمال و / أو مدير مشروع لخلق فرص لاكتشافات محظوظة وغير مخطط لها تحدث ، ضمن هيكل عملية مشروعك.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• تفكيك صوامع الأقسام . ليس من غير المألوف أن تلتقي المجموعات حول المشاريع بمفردها ، أو مع متحدث واحد من فرق أخرى في الحضور. بينما يحافظ هذا على تنظيم الاجتماعات ، يمكن أن يصاب الابتكار بالركود عندما يصبح التعاون أمرًا روتينيًا للغاية. بدلاً من ذلك ، افتح اجتماعات التخطيط لجميع الأفراد ذوي الصلة ، مع منحهم خيار عدم الحضور ، لأن هذا سيحافظ على تدفق مستمر للأفكار الجديدة.

لضمان استمرار إنتاجية الاجتماعات ، شارك جدول أعمال مع دعوة التقويم حتى يتمكن الأشخاص من معاينة الموضوعات قبل اتخاذ قرار الحضور ، ثم اطلب من شخص ما تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع. أخيرًا ، اطلب من رئيس الاجتماع إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إلى قائمة الدعوات بأكملها ومشاركة مواد العرض التقديمي وملاحظات الاجتماع. هذا بمثابة خلاصة للحضور وسيبقي أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور في الحلقة أيضًا.

2. التحفيز: استخدم دعوة موجهة للعمل للتأثير على أصحاب المصلحة وإشراكهم

يشير التحفيز في PM إلى استخدام الأفكار والإجراءات لكسب والحفاظ على دعم أصحاب المصلحة على مدار المشروع.

تتوقف قدرة الفريق على إنجاز الأشياء على قدرته على تحفيز الآخرين وتحفيزهم على العمل. ولكي تكون فعالة في إدارة أصحاب المصلحة ، فإنها تحتاج إلى معرفة كيف من المرجح أن يستجيب الأشخاص المختلفون لأنواع مختلفة من المحفزات.

على سبيل المثال ، بعض الناس مدفوعون بالعاطفة والروابط الشخصية ، بينما يحفز البعض الآخر الحقائق والبيانات الثابتة. تتميز الفرق عالية الأداء ببراعة في استخدام محفزات أصحاب المصلحة لإنشاء دعوة موجهة للعمل ، مما يساعدهم على تحسين نتائج المشروع.

يتضمن وضع هذا العنصر موضع التنفيذ مساعدة الموظفين على إدراك أن الأشخاص يتواصلون ويتعاونون ويستجيبون للتفاعلات بشكل مختلف ثم تعليمهم كيفية الاستفادة من هذه الاختلافات لإدارة علاقات أصحاب المصلحة بشكل أكثر فعالية.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• قم بإجراء تقييم للأسلوب الاجتماعي لمساعدة الموظفين على تحديد أسلوبهم الخاص ، وكذلك أسلوب زملائهم في العمل. انشر النتائج داخليًا واستخدمها لمساعدة الفرق على التعاون بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال ، قم بتضمين النمط الأساسي للموظفين في ملفهم الشخصي في الدليل الداخلي ، ثم شارك النصائح للتفاعل مع الأنماط المختلفة في النشرة الإخبارية للشركة.

• قم بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة لكل مشروع لتحديد النمط الاجتماعي لأصحاب المصلحة وتأثيرهم على المشروع ومستوى اهتمامهم به. سيساعد ذلك المديرين والفرق على معرفة المعلومات التي يحتاجها كل صاحب مصلحة ، بالإضافة إلى أفضل طريقة لنقل هذه المعلومات إليهم.

3. العفوية: امنح الفريق المرونة والحرية لتحدي الوضع الراهن ومكافأة الحلول المبتكرة للمشكلات

يتطلب تبني العفوية تعزيز ثقافة تنظيمية منفتحة على الأفكار الجديدة وداعمة لها.

يشتمل عنصران أساسيان لهذا النوع من الثقافة على ما يلي:

• التقدير / الثناء العام للأفراد الذين يحددون مجالات التحسين ويساهمون بحلول مبتكرة ومبتكرة.

• الاعتراف بأن الفشل أمر حتمي ويجب اعتباره فرصة للتعلم وليس رادعًا للابتكار.

إن منح الأفراد المرونة والحرية لتحدي الوضع الراهن سيؤدي إلى تحسين مشاركة الموظفين ، وبذلك ، سيؤثر بشكل إيجابي على إنتاجيتهم.

تعمل زيادة المشاركة أيضًا على خلق شعور بالملكية ، وللفرق ، مسؤولية مشتركة في نتائج المشروع. كلما شارك شخص ما في إنشاء شيء ما ، زاد استثماره في النتيجة النهائية. يُعرف هذا بتأثير ايكيا.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• استخدم أدوات إدارة الأفكار . يعرّف Gartner إدارة الأفكار على أنها عملية منظمة لالتقاط ومناقشة وتقييم الرؤى القيمة أو التفكير البديل. يمنح الاستثمار في برامج إدارة الأفكار للموظفين طريقة منظمة لجمع الأفكار والتعليقات وتصنيفها وتحديد أولوياتها. تشمل الميزات الشائعة العصف الذهني وتتبع المنشئ وترتيب الأفكار.

  

4. الاحتشاد: تسهيل مشاركة الفريق متعدد التخصصات والوظائف والتعاون

يشير التطاحن إلى المجموعات التي تعمل معًا لتحقيق هدف مشترك ، ويتجاوز ناتجها الجماعي بكثير قدراتها الفردية. هذا السلوك هو العمود الفقري للفرق عالية الأداء.

غالبًا ما نرى ذكاء السرب في الطبيعة. يستخدم سكوت سيمونسن من SingularityHub النمل كمثال على هذا السلوك ، مشيرًا إلى أن النمل بشكل فردي يمكنه فعل الكثير فقط. لكن في المستعمرات ، يمكنهم حل التحديات المعقدة ، وبناء الجسور ، وإنشاء طرق فائقة السرعة من الغذاء والمعلومات ، وأكثر من ذلك بكثير.

إن استخدام سلوك الاحتشاد لحل تحديات الأعمال ليس مفهومًا جديدًا. يلاحظ جارتنر أن عقلية "التدريب العملي على سطح السفينة" وفشل النظام "غرفة الحرب" أمران شائعان.

ومع ذلك ، لا يتعين على SMB الخاص بك انتظار كارثة لتنفيذ الحشود. تتمحور هذه السلوكيات حول التعاون - حيث يجمع الأفراد معًا لتبادل الأفكار والتفاعل مع أفكار بعضهم البعض والبناء عليها ، والعمل الجماعي للابتكار وحل التحديات.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• استخدم مجموعات فرعية صغيرة لإيجاد حلول للتحديات الرئيسية . بدلاً من تنظيم المجموعات المنفصلة ذاتيًا ، قم بقيادة التعاون متعدد الوظائف من خلال جعل الحاضرين يعدون ثم تجميعهم حسب الرقم. لذلك يجتمع كل "الأفراد" معًا ، كل "الثنائي" في مجموعة منفصلة منفصلة ، وهكذا. اجعل المجموعات صغيرة ، خمسة أشخاص على الأكثر.

يسمح تنظيم المشاركين بهذه الطريقة للأشخاص من مناطق عمل مختلفة بالتفاعل والتعلم من بعضهم البعض ، مع ضمان إتاحة الفرصة للجميع للتعبير عن آرائهم وطرح الأسئلة والبناء على أفكار بعضهم البعض.

5. المحاكاة: دعم الاستهلاك وتبني / قبول التقنيات والعمليات الجديدة

يمكن أن تكون المحاكاة أداة قوية في تأطير أهداف المشروع ، وفي التفكير في العملية المستخدمة لتحقيق تلك الأهداف ، وفي اكتساب الدعم لقضية المشروع.

تستخدم الفرق عالية الأداء المحاكاة بعدة طرق ، بما في ذلك:

• فهم تجربة العميل . ابدأ من منظور المستخدم النهائي. تحديد تحدياتهم ووجهات نظرهم وتقييم ما إذا كانت نتيجة المشروع / الناتج يحل هذه المشكلة بالذات.

• اختبار خطة قبل التنفيذ . اعمل على حل مشكلة نظرية قبل تنفيذ الخطط لتحديد التأثيرات العرضية غير المخطط لها واكتشاف أساليب جديدة.

• بناء علاقات مع أصحاب المصلحة . ضع أصحاب المصلحة في مكان العميل أو المستخدم النهائي. أنشئ اتصالات شخصية من خلال سرد القصص واكتسب الدعم للمشروع.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• ابدأ برنامج غداء وتعلم لتوفير التدريب على استخدام المحاكاة في السيناريوهات المذكورة أعلاه. يجب أن يكون هذا نشاطًا تفاعليًا حيث يعمل الحضور من خلال دراسات الحالة الافتراضية ، وتطبيق تحليل "ماذا لو" ، وتحسين مهارات اتخاذ القرار. تمارين لعب الأدوار تعطي المتدربين تدريبات على التعامل مع المواقف والمشكلات التي تحدث في المشاريع ، مما يسمح لهم بارتكاب الأخطاء والتعلم منها ، دون عواقب في العالم الحقيقي.

6. المهارة: الاستفادة من الخبرة والسياق والوعي الاجتماعي بالإضافة إلى المهارات الفنية

وفقًا لـ Gartner ، تتغير أدوار إدارة المشروع. في حين أن المهارات الفنية لا تزال مهمة ، فإن المهارات الشخصية والمهارات الشخصية أصبحت أكثر قيمة.

لنكون واضحين: المهارات الشخصية والمهارات الشخصية لا تزال مهارات إدارة المشروع. إنهم ببساطة يتحدثون أكثر إلى جانب إدارة "الأشخاص" في إدارة المشاريع ، في حين أن المهارات الفنية تتماشى أكثر مع جانب إدارة "المشروع".

إذا كنت تفكر في جميع العناصر في إطار عمل 7S ، فإن القيمة المتزايدة للمهارات غير الفنية في إدارة المشروع واضحة جدًا. يعكس إطار العمل تركيزًا أكبر على التعاون ، وأهمية تحفيز أعضاء الفريق وزيادة المشاركة ، وعلى تحسين ديناميكيات الفريق.

يعني تحسين "مهارة" موظفيك الاستفادة من نقاط القوة الفردية لديهم لتحقيق نتائج ناجحة للمشروع ، بدلاً من التركيز فقط على الالتزام بالعملية وحالة المهمة.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• ضع برنامجًا إرشاديًا حيث يساعد الموظفون الأكثر خبرة في توجيه الموظفين الأقل خبرة. يمكن أن يخدم الموجهون مجموعة متنوعة من الوظائف ، بدءًا من تعليم المدربين حول المسؤوليات المحددة لدور وظيفي ، إلى مساعدتهم على الاستفادة من فرص التواصل ، إلى كونهم نموذجًا يحتذى به للمهارات اللينة والمهارات الشخصية التي يحتاجون إلى تطويرها للتميز في حياتهم المهنية.

ضع في اعتبارك استخدام نتائج تقييم النمط الاجتماعي لإقران الموجهين والمتدربين بناءً على أسلوبهم الاجتماعي المشترك. يمكن أن يساعد ذلك المتدرب على تعلم كيفية التنقل بشكل أفضل في علاقات أصحاب المصلحة باستخدام نقاط القوة في الأسلوب الاجتماعي ، والتغلب على نقاط ضعف النمط الاجتماعي أيضًا.

7. الشبكات الاجتماعية: بناء الاتصالات ودعم شبكة الأقران للوفاء بالالتزامات وحل المشكلات واكتشاف حلول جديدة ومبتكرة

تشمل "الاجتماعية" الاتصالات الاجتماعية الشخصية بالإضافة إلى الاتصالات الافتراضية التي نجريها على وسائل التواصل الاجتماعي: Twitter و LinkedIn وما إلى ذلك. تؤثر هذه الروابط على كيفية عملنا وتفاعلنا مع أقراننا.

"يمكن أن تأتي الموارد بسهولة من جميع أنحاء العالم كما تأتي من محطة العمل التالية ؛ يمكن للإجابات والحلول الجديدة أن تفعل ذلك أيضًا "، كما يشير محللا جارتنر مبولا شوين وجاك سانتوس.

هذا العنصر بسيط إلى حد ما: تأكد من أن الموظفين قادرون (ومريحون) على الاعتماد على الاتصالات الداخلية وكذلك الاتصالات الخارجية لحل المشكلات والشبكات وأنواع أخرى من التعاون.

كيف يبدو هذا في الممارسة:

• تعزيز عقلية المجتمع كجزء من ثقافة الشركة . خلق فرصًا للموظفين للتواصل والتفاعل خارج وظائفهم المحددة. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل الاحتفال بأعياد الميلاد في غرفة الاستراحة أو ساعات سعيدة للشركة المضيفة ، حتى إجراء جميع أقسام الشركة خارج الموقع. من الأهمية بمكان أن تنشئ ثقافة للشركة تجسد عقلية "الفريق أولاً" ، لذلك يشعر الموظفون بالراحة في التواصل مع بعضهم البعض ، خاصةً كبار المسؤولين.

موارد إضافية لمشروع النينجا

سيساعدك تنفيذ إطار عمل Gartner 7S على رفع مهارات إدارة المشروع الجماعي لموظفيك ، وتحويلهم إلى نينجا المشروع.

سيصبحون السلاح السري للشركات الصغيرة والمتوسطة - فرق عالية الأداء تزيد من فعاليتها وتحقق معدلات نجاح أعلى للمشروع أكثر من أي وقت مضى.

وأفضل جزء في هذا الإطار؟ لا يوجد تسلسل هرمي للعناصر. يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الدخول في أي وقت اعتمادًا على ثقافتك الحالية ونضج إدارة المشروع لموظفيك.