Cómo convertir a su personal en Project Ninjas mejorando las habilidades de gestión de proyectos

¡Felicidades! Ha sido seleccionado para liderar una importante iniciativa de proyecto en su pequeña o mediana empresa (PYME). Ahora es el momento de reunir a su equipo de proyecto.

Es probable que tenga en mente un puñado de personas con las habilidades de gestión de proyectos necesarias para hacer el trabajo y hacerlo bien.

Pero, ¿qué sucede cuando Jane ya está comprometida con otro proyecto? ¿O Jake estará fuera durante las próximas semanas en su luna de miel? ¿Tiene tiempo para obtener reemplazos al día? ¿El presupuesto le permitirá subcontratar el trabajo en su lugar?

Si siente que comienza a entrar el pánico, es hora de hacer un cambio.

Simplemente no es sostenible que las pequeñas empresas confíen en las habilidades de gestión de proyectos de solo unos pocos miembros del personal. Eventualmente, raspará el fondo de su grupo de talentos y el desempeño del proyecto se verá afectado.

Para evitar que el escenario anterior se desarrolle en su próximo proyecto, hay pasos que puede seguir para mejorar las habilidades de gestión colectiva de proyectos (PM) de su organización. O, como nos gusta llamarlo: transforme a su personal en ninjas del proyecto.

Los ninjas del proyecto son la clave para los equipos de alto rendimiento en las pequeñas empresas. Pueden aprovechar su caché de habilidades de PM para trabajar fuera de su timonera habitual, resolver problemas, colaborar entre departamentos y obtener apoyo para su causa.

En resumen, los ninjas del proyecto son el arma secreta de su SMB.

Estos profesionales de proyectos sigilosos pueden incluso marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto:

Según el informe Pulse of the Profession 2018 de PMI, las organizaciones que toman medidas para madurar su talento para proyectos, su capacidad de PM y su cultura de proyectos logran tasas de éxito de proyectos significativamente más altas (92 % frente a 32 % para los de bajo rendimiento).

En este artículo, revisaremos un marco de siete elementos de comportamiento que su SMB puede implementar para transformar al personal en ninjas del proyecto. También proporcionaremos ejemplos específicos de cómo se ven estos comportamientos en la práctica para ayudarlo a comenzar.

Cómo desarrollar ninjas de proyectos en su pequeña empresa

Para transformar al personal en ninjas del proyecto, recomendamos que las pequeñas empresas sigan el marco 7S de Gartner (informe completo disponible para los clientes de Gartner).

Este marco consta de siete elementos de comportamiento diseñados para ayudar a las organizaciones a establecer una estructura holística de gestión de proyectos, desarrollar su talento para proyectos y madurar su capacidad de gestión de proyectos.

Seguir este marco permitirá a las PYMES:

• Mejorar las habilidades de gestión de proyectos de los miembros del personal para que puedan participar en proyectos según sea necesario y gestionar y entregar esos proyectos con éxito.

• Cree equipos de proyectos ad hoc de alto rendimiento que logren los objetivos del proyecto y aporten valor, a pesar de que los miembros del equipo carezcan de capacitación, certificación y/o experiencia previa en proyectos de PM.

• Aproveche los factores intrínsecos que motivan e involucran a las personas, creando entornos de proyecto que fomentan las pasiones y contribuciones de los miembros del equipo.

Marco 7S de Gartner para desarrollar habilidades sociales para liderar equipos de proyectos ( Fuente : informe completo disponible para los clientes de Gartner)

Nota: El marco se muestra como un círculo porque no hay jerarquía para los elementos. Las PYMES pueden ingresar al marco en cualquier lugar; no hay punto de partida ni de fin. Cada elemento representa un comportamiento distinto, pero todos los elementos son interdependientes.

1. Serendipia: fomente la comunicación multifuncional y recompense las ideas inusuales, creativas y espontáneas

Ahora, puede estar pensando: "Claro, la serendipia es un excelente forraje para una comedia romántica, pero ¿es realmente una herramienta efectiva para crear equipos de alto rendimiento?"

¡La respuesta es un sí rotundo!"

La implementación de este elemento brinda a las personas la oportunidad de interactuar con otros equipos e ideas, lo que les permite resolver problemas y establecer conexiones entre eventos aparentemente no relacionados.

Nota: Aceptar la serendipia en PM no significa que tire todo el proceso por la ventana y espere lo mejor. Requiere una acción deliberada de su parte como líder empresarial y/o gerente de proyecto para crear oportunidades para que ocurran descubrimientos afortunados no planificados, dentro de la estructura del proceso de su proyecto.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Romper los silos del departamento . No es raro que los grupos se reúnan sobre proyectos de forma aislada o con la asistencia de un solo vocero de otros equipos. Si bien esto mantiene las reuniones optimizadas, la innovación puede estancarse cuando la colaboración se vuelve demasiado rutinaria. En su lugar, abra las reuniones de planificación a todas las personas relevantes y déles la opción de no asistir, ya que esto mantendrá un flujo constante de ideas frescas.

Para asegurarse de que las reuniones sigan siendo productivas, comparta una agenda con la invitación del calendario para que las personas puedan obtener una vista previa de los temas antes de decidir asistir, luego haga que alguien tome notas durante la reunión. Por último, haga que el líder de la reunión envíe un correo electrónico de seguimiento a toda la lista de invitados y comparta los materiales de presentación y las notas de la reunión. Esto actúa como un resumen para los asistentes y también mantendrá informados a aquellos que no pudieron asistir.

2. Estimulación: use un llamado a la acción específico para influir e involucrar a las partes interesadas

La estimulación en PM se refiere al uso de ideas y acciones para obtener y mantener el apoyo de las partes interesadas durante el transcurso de un proyecto.

La capacidad de un equipo para hacer las cosas depende de su capacidad para estimular y motivar a otros a la acción. Y para ser eficaz en la gestión de las partes interesadas, necesita saber cómo es probable que diferentes personas respondan a diferentes tipos de estímulos.

Por ejemplo, algunas personas están motivadas por emociones y conexiones personales, mientras que otras están motivadas por hechos y datos concretos. Los equipos de alto rendimiento son expertos en utilizar los motivadores de las partes interesadas para crear un llamado a la acción específico, lo que les ayuda a optimizar los resultados del proyecto.

Poner este elemento en acción implica ayudar al personal a reconocer que las personas se comunican, colaboran y responden a las interacciones de manera diferente y luego enseñarles a aprovechar esas diferencias para gestionar las relaciones con las partes interesadas de manera más eficaz.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Realice una evaluación del estilo social para ayudar al personal a identificar cuál es su propio estilo, así como el de sus compañeros de trabajo. Distribuya los resultados internamente y utilícelos para ayudar a los equipos a colaborar de manera más eficaz. Por ejemplo, incluya el estilo principal de los empleados en su perfil en el directorio interno y luego comparta consejos para interactuar con diferentes estilos en el boletín de la empresa.

• Realice un análisis de las partes interesadas para cada proyecto para identificar el estilo social de las partes interesadas, su influencia sobre el proyecto y su nivel de interés en él. Esto ayudará a los gerentes y equipos a saber qué información necesita cada parte interesada, así como la mejor manera de transmitirles esa información.

3. Espontaneidad: brinde a los equipos flexibilidad y libertad para desafiar el status quo y recompensar la resolución innovadora de problemas

Abrazar la espontaneidad requiere que fomente una cultura organizacional que esté abierta a nuevas ideas y que las apoye.

Dos componentes críticos de este tipo de cultura incluyen:

• Reconocimiento/elogio público a las personas que identifican áreas de mejora y aportan soluciones originales y creativas.

• Reconocer que el fracaso es inevitable y debe verse como una oportunidad de aprendizaje, no como un impedimento para la innovación.

Dar a las personas la flexibilidad y la libertad para desafiar el statu quo mejorará el compromiso de los empleados y, al hacerlo, tendrá un impacto positivo en su productividad.

Aumentar el compromiso también funciona para crear un sentido de propiedad y, para los equipos, una responsabilidad compartida en los resultados del proyecto. Cuanto más participe alguien en la creación de algo, más involucrado estará en el resultado final. Esto se conoce como el efecto IKEA.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Utilizar herramientas de gestión de ideas . Gartner define la gestión de ideas como un proceso estructurado para capturar, discutir y evaluar información valiosa o pensamiento alternativo. Invertir en software de gestión de ideas brinda a los empleados una forma organizada de recopilar, categorizar y priorizar ideas y comentarios. Las características comunes incluyen lluvia de ideas, seguimiento de creadores y clasificación de ideas.

  

4. Swarming: Facilitar el compromiso y la colaboración de equipos multidisciplinarios y multifuncionales.

Swarming se refiere a grupos que trabajan juntos para lograr un objetivo común, su rendimiento colectivo supera con creces su capacidad individual. Este comportamiento es la columna vertebral de los equipos de alto rendimiento.

A menudo vemos inteligencia de enjambre en la naturaleza. Scott Simonsen de SingularityHub usa las hormigas como un ejemplo de este comportamiento y señala que individualmente, las hormigas no pueden hacer mucho. Pero en las colonias, pueden resolver desafíos complejos, construir puentes, crear superautopistas de alimentos e información y mucho más.

El uso del comportamiento de enjambre para resolver los desafíos comerciales no es un concepto nuevo. Gartner señala que la mentalidad de "todas las manos a la obra" y la "sala de guerra" de fallas del sistema son ocurrencias comunes.

Sin embargo, su SMB no tiene que esperar a que ocurra un desastre para implementar el swarming. Estos comportamientos se centran en la colaboración: reunir a las personas para intercambiar ideas, interactuar y desarrollar las ideas de los demás, y trabajar colectivamente para innovar y resolver desafíos.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Use pequeños grupos de trabajo para idear soluciones a los desafíos clave . En lugar de tener grupos de trabajo que se organicen por sí mismos, impulse la colaboración entre funciones haciendo que los asistentes cuenten y luego los agrupen por número. Entonces, todos los "unos" se reúnen, todos los "dos" están en un grupo separado, y así sucesivamente. Mantenga grupos pequeños, cinco personas como máximo.

Organizar a los participantes de esta manera permite que las personas de diferentes áreas de trabajo interactúen y aprendan unos de otros, al tiempo que garantiza que todos tengan la oportunidad de expresar opiniones, hacer preguntas y desarrollar las ideas de los demás.

5. Simulación: Apoyar la consumerización y la adopción/aceptación de nuevas tecnologías y procesos

La simulación puede ser una herramienta poderosa para enmarcar los objetivos del proyecto, pensar en el proceso utilizado para lograr esos objetivos y obtener apoyo para la causa del proyecto.

Los equipos de alto rendimiento utilizan la simulación de diversas formas, entre ellas:

• Entender la experiencia del cliente . Comience desde la perspectiva del usuario final. Identifíquese con sus desafíos y perspectiva y evalúe si el resultado/entregable del proyecto resuelve ese problema en particular.

• Probar un plan antes de ejecutarlo . Resolver un problema en teoría antes de ejecutar los planes para identificar impactos casuales no planificados y descubrir nuevos enfoques.

• Construir relaciones con las partes interesadas . Ponga a las partes interesadas en el lugar del cliente o del usuario final. Establezca conexiones personales a través de la narración de historias y obtenga apoyo para el proyecto.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Inicie un programa de almuerzo y aprendizaje para brindar capacitación sobre el uso de la simulación en los escenarios anteriores. Esta debe ser una actividad interactiva en la que los asistentes trabajen con estudios de casos hipotéticos, apliquen análisis hipotéticos y mejoren las habilidades de toma de decisiones. Los ejercicios de juego de roles brindan a los alumnos práctica para lidiar con situaciones y problemas que ocurren en los proyectos, lo que les permite cometer errores y aprender de ellos, sin consecuencias en el mundo real.

6. Habilidad: aprovechar la experiencia, el contexto y la conciencia social además de la habilidad técnica

Según Gartner, los roles de gestión de proyectos están cambiando. Si bien las habilidades técnicas siguen siendo importantes, las habilidades blandas y las habilidades interpersonales son cada vez más valiosas.

Para ser claros: las habilidades blandas y las habilidades interpersonales siguen siendo habilidades de gestión de proyectos. Simplemente hablan más del aspecto de gestión de "personas" de PM, mientras que las habilidades técnicas se alinean más con el aspecto de gestión de "proyectos".

Si considera todos los elementos en el marco de las 7S, el valor creciente de las habilidades no técnicas en la gestión de proyectos es muy evidente. El marco refleja un mayor énfasis en la colaboración, la importancia de motivar a los miembros del equipo y aumentar el compromiso, y en mejorar la dinámica del equipo.

Mejorar la "habilidad" de su personal significa aprovechar sus fortalezas individuales para lograr resultados exitosos en el proyecto, en lugar de centrarse solo en el cumplimiento del proceso y el estado de la tarea.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Establezca un programa de tutoría donde los empleados con más experiencia ayuden a guiar al personal con menos experiencia. Los mentores pueden cumplir una variedad de funciones, desde enseñar a los aprendices sobre las responsabilidades específicas de un rol laboral, ayudarlos a aprovechar las oportunidades de establecer contactos, hasta ser un modelo a seguir para las habilidades blandas y las habilidades interpersonales que necesitan desarrollar para sobresalir en su carrera profesional.

Considere usar los resultados de la evaluación del estilo social para emparejar mentores y aprendices en función de su estilo social compartido. Esto puede ayudar al aprendiz a aprender a navegar mejor las relaciones con las partes interesadas utilizando sus fortalezas de estilo social y también a superar sus debilidades de estilo social.

7. Social: construya conexiones y redes de apoyo entre pares para cumplir compromisos, resolver problemas y descubrir nuevas soluciones innovadoras

"Social" abarca las conexiones sociales en persona, así como las conexiones virtuales que hacemos en las redes sociales: Twitter, LinkedIn, etc. Estas conexiones influyen en la forma en que trabajamos e interactuamos con nuestros compañeros.

“Los recursos pueden provenir tan fácilmente de todo el mundo como de la siguiente estación de trabajo; las nuevas respuestas y soluciones también pueden hacerlo", señalan los analistas de Gartner Mbula Schoen y Jack Santos.

Este elemento es bastante sencillo: asegúrese de que el personal sea capaz (y se sienta cómodo) apoyándose en las conexiones internas y externas para la resolución de problemas, la creación de redes y otros tipos de colaboración.

Cómo se ve esto en la práctica:

• Fomentar una mentalidad de comunidad como parte de la cultura de la empresa . Cree oportunidades para que los empleados se conecten e interactúen fuera de sus roles específicos de trabajo. Esto puede ser tan simple como celebrar cumpleaños en la sala de descanso u organizar happy hours de la empresa, hasta realizar una reunión externa de toda la empresa. Es fundamental que cree una cultura empresarial que incorpore una mentalidad de "primero el equipo", para que los empleados se sientan cómodos comunicándose entre sí, especialmente con los superiores.

Recursos adicionales para los ninjas del proyecto

La implementación del marco Gartner 7S lo ayudará a mejorar las habilidades de gestión de proyectos colectivos de su personal, transformándolos en ninjas de proyectos.

Se convertirán en el arma secreta de su PYME: equipos de alto rendimiento que maximizarán su eficacia y lograrán tasas de éxito de proyectos más altas que nunca.

¿Y la mejor parte de este marco? No hay jerarquía en los elementos. Su SMB puede ingresar en cualquier momento dependiendo de su cultura existente y la madurez de gestión de proyectos de su personal.