Wie Sie Ihre Mitarbeiter zu Projekt-Ninjas machen, indem Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessern

Herzliche Glückwünsche! Sie wurden ausgewählt, um eine wichtige Projektinitiative in Ihrem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) zu leiten. Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Projektteam zusammenzustellen.

Sie denken wahrscheinlich an eine Handvoll Leute mit den Projektmanagementfähigkeiten, die notwendig sind, um die Arbeit zu erledigen und sie gut zu machen.

Aber was passiert, wenn Jane bereits einem anderen Projekt verpflichtet ist? Oder ist Jake die nächsten Wochen in den Flitterwochen unterwegs? Haben Sie Zeit, um Ersatz zu besorgen? Wird das Budget es Ihnen erlauben, die Arbeit stattdessen auszulagern?

Wenn Sie das Gefühl haben, in Panik zu geraten, ist es an der Zeit, etwas zu ändern.

Es ist einfach nicht nachhaltig für kleine Unternehmen, sich auf die Projektmanagementfähigkeiten von nur wenigen Mitarbeitern zu verlassen. Irgendwann kratzen Sie am Boden Ihres Talentpools und die Projektleistung leidet darunter.

Um zu vermeiden, dass sich das obige Szenario bei Ihrem nächsten Projekt abspielt, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die kollektiven Projektmanagementfähigkeiten (PM) Ihrer Organisation zu verbessern. Oder wie wir es gerne nennen: verwandeln Sie Ihre Mitarbeiter in Projekt-Ninjas.

Projekt-Ninjas sind der Schlüssel zu leistungsstarken Teams in kleinen Unternehmen. Sie können auf ihren Schatz an PM-Fähigkeiten zurückgreifen, um außerhalb ihres üblichen Steuerhauses zu arbeiten, Probleme zu lösen, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten und Unterstützung für ihre Sache zu erhalten.

Kurz gesagt, Projekt-Ninjas sind die Geheimwaffe Ihres KMU.

Diese Experten für Stealth-Projekte können sogar den Unterschied zwischen Projekterfolg und -misserfolg ausmachen:

Laut dem Pulse of the Profession-Bericht 2018 von PMI erzielen Organisationen, die Schritte unternehmen, um ihr Projekttalent, ihre PM-Fähigkeiten und ihre Projektkultur zu entwickeln, deutlich höhere Projekterfolgsraten (92 % gegenüber 32 % für Underperformer).

In diesem Artikel betrachten wir ein Rahmenwerk aus sieben Verhaltenselementen, die Ihr KMU implementieren kann, um Mitarbeiter in Projekt-Ninjas zu verwandeln. Wir stellen auch konkrete Beispiele dafür bereit, wie diese Verhaltensweisen in der Praxis aussehen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

So entwickeln Sie Projekt-Ninjas in Ihrem kleinen Unternehmen

Um Mitarbeiter in Projekt-Ninjas zu verwandeln, empfehlen wir kleinen Unternehmen, das 7S-Framework von Gartner zu befolgen (vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar).

Dieses Framework besteht aus sieben Verhaltenselementen, die Organisationen dabei helfen sollen, eine ganzheitliche Projektmanagementstruktur aufzubauen, ihr Projekttalent zu entwickeln und ihre Projektmanagementfähigkeiten zu entwickeln.

Die Befolgung dieses Rahmens ermöglicht es KMUs:

• Verbessern Sie die Projektmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, damit sie bei Bedarf an Projekten teilnehmen und diese Projekte erfolgreich verwalten und durchführen können.

• Bilden Sie leistungsstarke Ad-hoc-Projektteams, die Projektziele erreichen und Wert liefern, obwohl es den Teammitgliedern an PM-Schulung, Zertifizierung und/oder vorheriger Projekterfahrung mangelt.

• Nutzen Sie die intrinsischen Faktoren, die Einzelpersonen motivieren und engagieren, und schaffen Sie Projektumgebungen, die die Leidenschaften und Beiträge der Teammitglieder fördern.

Das 7S-Framework von Gartner zur Entwicklung von Soft Skills zur Führung von Projektteams ( Quelle – vollständiger Bericht für Gartner-Kunden verfügbar)

Hinweis: Das Gerüst wird als Kreis dargestellt, da es keine Hierarchie der Elemente gibt. KMU können überall in das Framework einsteigen; es gibt keinen Anfangs- oder Endpunkt. Jedes Element repräsentiert ein bestimmtes Verhalten, aber alle Elemente sind voneinander abhängig.

1. Serendipity: Fördern Sie die funktionsübergreifende Kommunikation und belohnen Sie ungewöhnliche, kreative und spontane Ideen

Jetzt denken Sie vielleicht: „Sicher, glückliche Zufälle sind ein hervorragendes Futter für eine romantische Komödie, aber ist es wirklich ein effektives Werkzeug, um leistungsstarke Teams zu bilden?“

Die Antwort ist ein klares "Ja!"

Die Implementierung dieses Elements gibt den Menschen die Möglichkeit, mit anderen Teams und Ideen zu interagieren, Probleme zu lösen und Verbindungen zwischen scheinbar unzusammenhängenden Ereignissen herzustellen.

Hinweis: Das Umarmen von Serendipity in PM bedeutet nicht, dass Sie alle Prozesse aus dem Fenster werfen und auf das Beste hoffen. Es erfordert bewusstes Handeln Ihrerseits als Unternehmensleiter und/oder Projektmanager, um Möglichkeiten für ungeplante, glückliche Entdeckungen innerhalb der Struktur Ihres Projektprozesses zu schaffen.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Brechen Sie Abteilungssilos auf . Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Gruppen isoliert über Projekte treffen oder wenn ein einzelner Sprecher von anderen Teams anwesend ist. Während dies die Besprechungen rationalisiert, kann die Innovation stagnieren, wenn die Zusammenarbeit zu routinemäßig wird. Öffnen Sie stattdessen Planungsbesprechungen für alle relevanten Personen und geben Sie ihnen die Möglichkeit, nicht daran teilzunehmen, da dies einen konstanten Strom frischer Ideen aufrechterhalten wird.

Um sicherzustellen, dass Besprechungen produktiv bleiben, teilen Sie eine Agenda mit der Kalendereinladung, damit die Teilnehmer eine Vorschau der Themen anzeigen können, bevor sie sich für eine Teilnahme entscheiden, und lassen Sie dann jemanden während der Besprechung Notizen machen. Lassen Sie den Besprechungsleiter abschließend eine Folge-E-Mail an die gesamte Einladungsliste senden und Präsentationsmaterialien und Besprechungsnotizen teilen. Dies dient als Zusammenfassung für die Teilnehmer und hält auch diejenigen auf dem Laufenden, die nicht teilnehmen konnten.

2. Stimulierung: Verwenden Sie einen gezielten Call-to-Action, um Stakeholder zu beeinflussen und einzubinden

Stimulierung im PM bezieht sich auf die Verwendung von Ideen und Aktionen, um die Unterstützung der Stakeholder im Laufe eines Projekts zu gewinnen und zu erhalten.

Die Fähigkeit eines Teams, Dinge zu erledigen, hängt von seiner Fähigkeit ab, andere zum Handeln anzuregen und zu motivieren. Und um beim Management von Stakeholdern effektiv zu sein, muss es wissen, wie unterschiedliche Personen wahrscheinlich auf unterschiedliche Arten von Stimuli reagieren.

Einige Menschen werden beispielsweise von Emotionen und persönlichen Verbindungen motiviert, während andere von Fakten und harten Daten motiviert werden. Leistungsstarke Teams sind geschickt darin, die Motivatoren der Stakeholder zu nutzen, um einen gezielten Call-to-Action zu erstellen, der ihnen hilft, die Projektergebnisse zu optimieren.

Um dieses Element in die Tat umzusetzen, müssen Sie den Mitarbeitern helfen, zu erkennen, dass Menschen unterschiedlich kommunizieren, zusammenarbeiten und auf Interaktionen reagieren, und ihnen dann beibringen, diese Unterschiede zu nutzen, um die Beziehungen zu den Interessengruppen effektiver zu verwalten.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Führen Sie eine Bewertung des sozialen Stils durch , um den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihren eigenen Stil sowie den ihrer Kollegen zu identifizieren. Geben Sie die Ergebnisse intern weiter und nutzen Sie sie, um Teams dabei zu unterstützen, effektiver zusammenzuarbeiten. Nehmen Sie beispielsweise den primären Stil der Mitarbeiter in ihr Profil im internen Verzeichnis auf und teilen Sie dann Tipps für die Interaktion mit verschiedenen Stilen im Unternehmensnewsletter.

• Führen Sie für jedes Projekt eine Stakeholder-Analyse durch , um den sozialen Stil der Stakeholder, ihren Einfluss auf das Projekt und ihr Interesse daran zu ermitteln. Dies hilft Managern und Teams zu wissen, welche Informationen jeder Stakeholder benötigt und wie diese Informationen am besten an sie weitergegeben werden können.

3. Spontanität: Geben Sie Teams Flexibilität und Freiheit, den Status quo in Frage zu stellen und innovative Problemlösungen zu belohnen

Um Spontaneität zu akzeptieren, müssen Sie eine Unternehmenskultur fördern, die offen für neue Ideen ist und diese unterstützt.

Zwei entscheidende Komponenten dieser Art von Kultur sind:

• Öffentliche Anerkennung/Lob für Personen, die verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und originelle, kreative Lösungen beitragen.

• Das Erkennen, dass Scheitern unvermeidlich ist und als Lernmöglichkeit angesehen werden sollte, nicht als Abschreckung für Innovationen.

Indem Einzelpersonen die Flexibilität und Freiheit erhalten, den Status quo in Frage zu stellen, wird das Mitarbeiterengagement verbessert und dadurch ihre Produktivität positiv beeinflusst.

Die Steigerung des Engagements trägt auch dazu bei, ein Gefühl der Eigenverantwortung und für Teams eine gemeinsame Verantwortung für die Ergebnisse des Projekts zu schaffen. Je mehr sich jemand an der Erstellung von etwas beteiligt, desto mehr investiert er in das Endergebnis. Dies ist als IKEA-Effekt bekannt.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Verwenden Sie Ideenmanagement-Tools . Gartner definiert Ideenmanagement als einen strukturierten Prozess zum Erfassen, Diskutieren und Bewerten wertvoller Erkenntnisse oder alternativer Denkweisen. Die Investition in Ideenmanagement-Software gibt Mitarbeitern eine organisierte Möglichkeit, Ideen und Feedback zu sammeln, zu kategorisieren und zu priorisieren. Zu den allgemeinen Funktionen gehören Brainstorming, Ersteller-Tracking und Ideen-Ranking.

4. Schwärmen: Erleichtern Sie das Engagement und die Zusammenarbeit von multidisziplinären und funktionsübergreifenden Teams

Schwärmen bezieht sich auf Gruppen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, wobei ihre kollektive Leistung ihre individuellen Fähigkeiten bei weitem übersteigt. Dieses Verhalten ist das Rückgrat leistungsstarker Teams.

Schwarmintelligenz sehen wir oft in der Natur. Scott Simonsen von SingularityHub verwendet Ameisen als Beispiel für dieses Verhalten und stellt fest, dass Ameisen einzeln nur so viel tun können. Aber in Kolonien können sie komplexe Herausforderungen lösen, Brücken bauen, Superhighways für Nahrung und Informationen schaffen und vieles mehr.

Die Verwendung von Schwarmverhalten zur Lösung geschäftlicher Herausforderungen ist kein neues Konzept. Gartner stellt fest, dass die „Alle-Mann-an-Deck“-Mentalität und der Systemausfall „Kriegsraum“ häufig vorkommen.

Ihr KMU muss jedoch nicht auf eine Katastrophe warten, um Schwärmen zu implementieren. Diese Verhaltensweisen konzentrieren sich auf die Zusammenarbeit – das Zusammenbringen von Einzelpersonen zum Brainstorming, zur Interaktion mit und zum Aufbau der Ideen der anderen und zur gemeinsamen Arbeit, um Innovationen zu entwickeln und Herausforderungen zu lösen.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Verwenden Sie kleine Breakout-Gruppen, um Lösungen für wichtige Herausforderungen zu entwickeln . Anstatt Breakout-Gruppen sich selbst organisieren zu lassen, fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, indem Sie die Teilnehmer zählen lassen und sie dann nach Nummern gruppieren. Also versammeln sich alle „Einer“, alle „Zweier“ sind in einer separaten Breakout-Gruppe und so weiter. Halten Sie Gruppen klein, höchstens fünf Personen.

Die Organisation der Teilnehmer auf diese Weise ermöglicht es Menschen aus verschiedenen Arbeitsbereichen, miteinander zu interagieren und voneinander zu lernen, während sichergestellt wird, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern, Fragen zu stellen und auf den Ideen des anderen aufzubauen.

5. Simulation: Unterstützung der Konsumerisierung und Übernahme/Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse

Simulation kann ein mächtiges Werkzeug sein, um Projektziele zu formulieren, über den Prozess nachzudenken, der zum Erreichen dieser Ziele verwendet wird, und um Unterstützung für das Projektziel zu gewinnen.

Leistungsstarke Teams nutzen die Simulation auf vielfältige Weise, darunter:

• Das Kundenerlebnis verstehen . Beginnen Sie aus der Perspektive des Endbenutzers. Identifizieren Sie sich mit ihren Herausforderungen und Perspektiven und bewerten Sie, ob das Projektergebnis / die Leistung dieses spezielle Problem löst.

• Testen eines Plans vor der Ausführung . Arbeiten Sie ein Problem theoretisch durch, bevor Sie die Pläne ausführen, um ungeplante zufällige Auswirkungen zu identifizieren und neue Ansätze zu entdecken.

• Aufbau von Beziehungen zu Stakeholdern . Versetzen Sie die Beteiligten in die Lage des Kunden oder Endbenutzers. Bauen Sie durch Storytelling persönliche Verbindungen auf und gewinnen Sie Unterstützung für das Projekt.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Starten Sie ein Lunch-and-Learn-Programm , um Schulungen zur Verwendung von Simulationen in den oben genannten Szenarien anzubieten. Dies sollte eine interaktive Aktivität sein, bei der die Teilnehmer hypothetische Fallstudien durcharbeiten, „Was-wäre-wenn“-Analysen anwenden und ihre Entscheidungsfähigkeit verbessern . Rollenspiele üben den Umgang mit Situationen und Problemen, die in Projekten auftreten, und ermöglichen es ihnen, Fehler zu machen und daraus zu lernen, ohne reale Konsequenzen zu haben.

6. Geschicklichkeit: Nutzen Sie neben technischen Fähigkeiten auch Erfahrung, Kontext und soziales Bewusstsein

Laut Gartner ändern sich die Rollen des Projektmanagements. Während technische Fähigkeiten immer noch wichtig sind, werden Soft Skills und zwischenmenschliche Fähigkeiten immer wertvoller.

Um es klar zu sagen: Soft Skills und zwischenmenschliche Fähigkeiten sind immer noch Projektmanagement-Fähigkeiten. Sie sprechen einfach mehr den „Personal“-Management-Aspekt von PM an, während technische Fähigkeiten eher mit dem „Projekt“-Management-Aspekt übereinstimmen.

Wenn Sie alle Elemente des 7S-Rahmenwerks berücksichtigen, wird der zunehmende Wert nicht-technischer Fähigkeiten im Projektmanagement sehr deutlich. Der Rahmen spiegelt eine stärkere Betonung der Zusammenarbeit, die Bedeutung der Motivation von Teammitgliedern und der Steigerung des Engagements sowie die Verbesserung der Teamdynamik wider.

Die Verbesserung der „Fähigkeiten“ Ihrer Mitarbeiter bedeutet, ihre individuellen Stärken zu nutzen, um erfolgreiche Projektergebnisse zu erzielen, anstatt sich nur auf die Einhaltung von Prozessen und den Aufgabenstatus zu konzentrieren.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Richten Sie ein Mentoring-Programm ein, bei dem erfahrenere Mitarbeiter weniger erfahrene Mitarbeiter anleiten. Mentoren können eine Vielzahl von Funktionen erfüllen, von der Unterrichtung von Mentees über die für eine berufliche Rolle spezifischen Verantwortlichkeiten, über die Unterstützung bei der Nutzung von Networking-Möglichkeiten bis hin zur Vorbildfunktion für die Soft Skills und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die sie entwickeln müssen, um in ihrer beruflichen Karriere erfolgreich zu sein.

Erwägen Sie, die Ergebnisse der Bewertung des sozialen Stils zu verwenden, um Mentoren und Mentees basierend auf ihrem gemeinsamen sozialen Stil zu paaren. Dies kann dem Mentee helfen, Stakeholder-Beziehungen besser zu steuern, indem er seine Stärken im sozialen Stil nutzt und auch seine Schwächen im sozialen Stil überwindet.

7. Soziales: Bauen Sie Verbindungen auf und unterstützen Sie Peer-Netzwerke, um Verpflichtungen einzuhalten, Probleme zu lösen und innovative neue Lösungen zu entdecken

„Social“ umfasst sowohl persönliche soziale Verbindungen als auch die virtuellen Verbindungen, die wir in sozialen Medien herstellen: Twitter, LinkedIn usw. Diese Verbindungen beeinflussen, wie wir mit unseren Kollegen arbeiten und interagieren.

„Ressourcen können so einfach aus der ganzen Welt kommen wie vom nächsten Arbeitsplatz; neue Antworten und Lösungen können das auch", stellen die Gartner-Analysten Mbula Schoen und Jack Santos fest.

Dieses Element ist ziemlich einfach: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in der Lage (und komfortabel) sind, sich auf interne und externe Verbindungen für Problemlösungen, Networking und andere Arten der Zusammenarbeit zu stützen.

Wie das in der Praxis aussieht:

• Fördern Sie eine gemeinschaftliche Denkweise als Teil der Unternehmenskultur . Schaffen Sie Möglichkeiten für Mitarbeiter, sich außerhalb ihrer berufsspezifischen Rollen zu vernetzen und zu interagieren. Dies kann so einfach sein, wie Geburtstage im Pausenraum zu feiern oder Happy Hours für Unternehmen zu veranstalten, bis hin zur Durchführung eines unternehmensweiten Offsites. Es ist entscheidend, dass Sie eine Unternehmenskultur schaffen, die eine „Team-First“-Mentalität verkörpert, damit sich die Mitarbeiter wohlfühlen, wenn sie aufeinander zugehen, insbesondere in höheren Positionen.

Zusätzliche Ressourcen für Projekt-Ninjas

Die Implementierung des Gartner 7S-Frameworks wird Ihnen helfen, die kollektiven Projektmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern und sie in Projekt-Ninjas zu verwandeln.

Sie werden zur Geheimwaffe Ihres KMU – leistungsstarke Teams, die ihre Effektivität maximieren und höhere Projekterfolgsraten erzielen als je zuvor.

Und das Beste an diesem Framework? Es gibt keine Hierarchie der Elemente. Ihr SMB kann je nach Ihrer bestehenden Kultur und der Projektmanagementreife Ihrer Mitarbeiter jederzeit einsteigen.