Comment transformer votre personnel en Project Ninjas en améliorant les compétences en gestion de projet

Toutes nos félicitations! Vous avez été sélectionné pour diriger une importante initiative de projet dans votre petite ou moyenne entreprise (PME). Il est maintenant temps de constituer votre équipe de projet.

Vous avez probablement en tête une poignée de personnes possédant les compétences en gestion de projet nécessaires pour faire le travail et le faire bien.

Mais que se passe-t-il lorsque Jane est déjà engagée dans un autre projet ? Ou Jake est absent les prochaines semaines pour sa lune de miel ? Avez-vous le temps de préparer les remplaçants ? Le budget vous permettra-t-il d'externaliser le travail à la place ?

Si vous sentez que la panique commence à s'installer, il est temps de changer.

Il n'est tout simplement pas viable pour les petites entreprises de compter sur les compétences en gestion de projet de seulement quelques membres du personnel. Finalement, vous raclerez le fond de votre vivier de talents et les performances du projet en souffriront.

Pour éviter que le scénario ci-dessus ne se reproduise lors de votre prochain projet, vous pouvez prendre certaines mesures pour améliorer les compétences en gestion de projet collectif (MP) de votre organisation. Ou, comme nous aimons l'appeler : transformez votre personnel en ninjas du projet.

Les ninjas de projet sont la clé des équipes performantes dans les petites entreprises. Ils peuvent puiser dans leur cache de compétences en gestion de projet pour travailler en dehors de leur timonerie habituelle, résoudre des problèmes, collaborer entre les départements et obtenir un soutien pour leur cause.

En bref, les ninjas du projet sont l'arme secrète de votre PME.

Ces professionnels de projets furtifs peuvent même faire la différence entre le succès et l'échec d'un projet :

Selon le rapport Pulse of the Profession 2018 de PMI, les organisations qui prennent des mesures pour faire mûrir leurs talents de projet, leur capacité de gestion de projet et leur culture de projet obtiennent des taux de réussite de projet nettement plus élevés (92 % contre 32 % pour les moins performants).

Dans cet article, nous passerons en revue un cadre de sept éléments comportementaux que votre PME peut mettre en œuvre pour transformer le personnel en ninjas du projet. Nous fournirons également des exemples spécifiques de ce à quoi ces comportements ressemblent dans la pratique pour vous aider à démarrer.

Comment développer des projets ninjas dans votre petite entreprise

Pour transformer le personnel en ninjas du projet, nous recommandons aux petites entreprises de suivre le cadre 7S de Gartner (rapport complet disponible pour les clients de Gartner).

Ce cadre se compose de sept éléments comportementaux conçus pour aider les organisations à mettre en place une structure de gestion de projet holistique, à développer leurs talents de projet et à faire mûrir leur capacité de gestion de projet.

Suivre ce cadre permettra aux PME de :

• Améliorez les compétences en gestion de projet des membres du personnel afin qu'ils puissent participer aux projets selon les besoins et gérer et réaliser ces projets avec succès.

• Créez des équipes de projet ad hoc hautement performantes qui atteignent les objectifs du projet et génèrent de la valeur, même si les membres de l'équipe manquent de formation, de certification et/ou d'expérience préalable en gestion de projet.

• Exploitez les facteurs intrinsèques qui motivent et engagent les individus, en créant des environnements de projet qui encouragent les passions et les contributions des membres de l'équipe.

Le cadre 7S de Gartner pour le développement des compétences non techniques pour diriger des équipes de projet ( Source —rapport complet disponible pour les clients de Gartner)

Remarque : Le cadre s'affiche sous forme de cercle car il n'y a pas de hiérarchie dans les éléments. Les PME peuvent entrer dans le framework n'importe où ; il n'y a pas de point de départ ou d'arrivée. Chaque élément représente un comportement distinct, mais tous les éléments sont interdépendants.

1. Sérendipité : Encouragez la communication interfonctionnelle et récompensez les idées inhabituelles, créatives et spontanées

Maintenant, vous pensez peut-être "Bien sûr, la sérendipité est un formidable fourrage pour une comédie romantique, mais est-ce vraiment un outil efficace pour créer des équipes performantes ?"

La réponse est un oui retentissant!"

La mise en œuvre de cet élément donne aux gens la possibilité d'interagir avec d'autres équipes et idées, leur permettant de résoudre des problèmes et d'établir des liens entre des événements apparemment sans rapport.

Remarque : Embrasser la sérendipité dans PM ne signifie pas que vous jetez tous les processus par la fenêtre et que vous espérez le meilleur. Cela nécessite une action délibérée de votre part en tant que chef d'entreprise et/ou chef de projet pour créer des opportunités pour que des découvertes imprévues et heureuses se produisent, dans la structure de votre processus de projet.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Décloisonner les départements . Il n'est pas rare que des groupes se réunissent à propos de projets isolément, ou avec un seul porte-parole d'autres équipes présentes. Bien que cela permette de rationaliser les réunions, l'innovation peut stagner lorsque la collaboration devient trop routinière. Au lieu de cela, ouvrez les réunions de planification à toutes les personnes concernées, tout en leur donnant la possibilité de ne pas y assister, car cela maintiendra un flux constant d'idées nouvelles.

Pour vous assurer que les réunions restent productives, partagez un ordre du jour avec l'invitation du calendrier afin que les personnes puissent prévisualiser les sujets avant de décider d'y assister, puis demandez à quelqu'un de prendre des notes pendant la réunion. Enfin, demandez au responsable de la réunion d'envoyer un e-mail de suivi à l'ensemble de la liste des invités et de partager les supports de présentation et les notes de réunion. Cela sert de récapitulatif pour les participants et tiendra également au courant ceux qui n'ont pas pu y assister.

2. Stimulation : Utilisez un appel à l'action ciblé pour influencer et impliquer les parties prenantes

La stimulation en gestion de projet fait référence à l'utilisation d'idées et d'actions pour obtenir et conserver le soutien des parties prenantes tout au long d'un projet.

La capacité d'une équipe à faire avancer les choses dépend de sa capacité à stimuler et à motiver les autres à agir. Et pour être efficace dans la gestion des parties prenantes, il doit savoir comment différentes personnes sont susceptibles de réagir à différents types de stimuli.

Par exemple, certaines personnes sont motivées par les émotions et les relations personnelles, tandis que d'autres sont motivées par des faits et des données concrètes. Les équipes performantes sont habiles à utiliser les motivations des parties prenantes pour créer un appel à l'action ciblé, ce qui les aide à optimiser les résultats du projet.

Pour mettre cet élément en action, il faut aider le personnel à reconnaître que les gens communiquent, collaborent et réagissent différemment aux interactions, puis leur apprendre à tirer parti de ces différences pour gérer plus efficacement les relations avec les parties prenantes.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Effectuez une évaluation du style social pour aider le personnel à identifier son propre style, ainsi que celui de ses collègues. Faites circuler les résultats en interne et utilisez-les pour aider les équipes à collaborer plus efficacement. Par exemple, incluez le style principal des employés dans leur profil sur l'annuaire interne, puis partagez des conseils pour interagir avec différents styles dans la newsletter de l'entreprise.

• Effectuez une analyse des parties prenantes pour chaque projet afin d'identifier le style social des parties prenantes, leur influence sur le projet et leur niveau d'intérêt pour celui-ci. Cela aidera les managers et les équipes à savoir de quelles informations chaque partie prenante a besoin, ainsi que la meilleure façon de leur transmettre ces informations.

3. Spontanéité : donner aux équipes la flexibilité et la liberté de remettre en question le statu quo et de récompenser la résolution de problèmes innovante

Adopter la spontanéité exige que vous favorisiez une culture organisationnelle ouverte et favorable aux nouvelles idées.

Deux éléments essentiels de ce type de culture comprennent :

• Reconnaissance/éloges publics pour les personnes qui identifient les domaines à améliorer et apportent des solutions originales et créatives.

• Reconnaître que l'échec est inévitable et doit être considéré comme une opportunité d'apprentissage et non comme un obstacle à l'innovation.

Donner aux individus la flexibilité et la liberté de remettre en question le statu quo améliorera l'engagement des employés et, ce faisant, aura un impact positif sur leur productivité.

L'augmentation de l'engagement contribue également à créer un sentiment d'appartenance et, pour les équipes, une responsabilité partagée dans les résultats du projet. Plus quelqu'un participe à la création de quelque chose, plus il sera investi dans le résultat final. C'est ce qu'on appelle l'effet IKEA.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Utiliser des outils de gestion d'idées . Gartner définit la gestion des idées comme un processus structuré pour capturer, discuter et évaluer des informations précieuses ou une réflexion alternative. Investir dans un logiciel de gestion des idées donne aux employés un moyen organisé de collecter, de catégoriser et de hiérarchiser les idées et les commentaires. Les fonctionnalités communes incluent le brainstorming, le suivi des créateurs et le classement des idées.

4. Swarming : Faciliter l'engagement et la collaboration d'équipes multidisciplinaires et interfonctionnelles

L'essaimage fait référence à des groupes travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun, leur production collective dépassant de loin leur capacité individuelle. Ce comportement est la colonne vertébrale des équipes performantes.

Nous voyons souvent l'intelligence en essaim dans la nature. Scott Simonsen de SingularityHub utilise les fourmis comme exemple de ce comportement, notant qu'individuellement, les fourmis ne peuvent pas faire grand-chose. Mais dans les colonies, ils peuvent résoudre des défis complexes, construire des ponts, créer des autoroutes de la nourriture et de l'information, et bien plus encore.

L'utilisation du comportement d'essaimage pour résoudre les défis de l'entreprise n'est pas un nouveau concept. Gartner note que la mentalité « tout le monde sur le pont » et la « salle de guerre » en cas de défaillance du système sont des phénomènes courants.

Cependant, votre PME n'a pas besoin d'attendre une catastrophe pour mettre en œuvre l'essaimage. Ces comportements s'articulent autour de la collaboration, réunissant des individus pour réfléchir, interagir et s'appuyer sur les idées des uns et des autres, et travailler collectivement pour innover et résoudre des problèmes.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Utilisez de petits groupes de discussion pour trouver des solutions aux principaux défis . Plutôt que de laisser les groupes de travail s'auto-organiser, encouragez la collaboration interfonctionnelle en demandant aux participants de compter, puis de les regrouper par nombre. Ainsi, tous les « un » se rassemblent, tous les « deux » forment un groupe séparé, et ainsi de suite. Gardez des groupes petits, cinq personnes au maximum.

Organiser les participants de cette manière permet aux personnes de différents domaines de travail d'interagir et d'apprendre les unes des autres, tout en garantissant que chacun a la possibilité d'exprimer des opinions, de poser des questions et de s'appuyer sur les idées des autres.

5. Simulation : Soutenir la consumérisation et l'adoption/acceptation de nouvelles technologies et processus

La simulation peut être un outil puissant pour définir les objectifs du projet, réfléchir au processus utilisé pour atteindre ces objectifs et obtenir un soutien pour la cause du projet.

Les équipes performantes utilisent la simulation de différentes manières, notamment :

• Comprendre l'expérience client . Partez du point de vue de l'utilisateur final. Identifiez leurs défis et leur perspective et évaluez si le résultat / livrable du projet résout ce problème particulier.

• Tester un plan avant de l'exécuter . Résolvez un problème en théorie avant d'exécuter les plans pour identifier les impacts occasionnels imprévus et découvrir de nouvelles approches.

• Construire des relations avec les parties prenantes . Mettez les parties prenantes à la place du client ou de l'utilisateur final. Établissez des liens personnels grâce à la narration et obtenez un soutien pour le projet.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Démarrez un programme de déjeuner-conférence pour offrir une formation sur l'utilisation de la simulation dans les scénarios ci-dessus. Il devrait s'agir d'une activité interactive au cours de laquelle les participants travaillent sur des études de cas hypothétiques, appliquent une analyse « et si » et améliorent leurs compétences en matière de prise de décision . Les exercices de jeu de rôle permettent aux stagiaires de s'entraîner à gérer des situations et des problèmes qui surviennent dans les projets, leur permettant de faire des erreurs et d'en tirer des leçons, sans conséquences réelles.

6. Compétence : tirez parti de l'expérience, du contexte et de la conscience sociale en plus des compétences techniques

Selon Gartner, les rôles de gestion de projet évoluent. Alors que les compétences techniques sont toujours importantes, les compétences non techniques et les compétences interpersonnelles gagnent en valeur.

Pour être clair : les compétences générales et les compétences interpersonnelles sont toujours des compétences en gestion de projet. Ils parlent simplement davantage de l'aspect de gestion des «personnes» de PM, tandis que les compétences techniques s'alignent davantage sur l'aspect de gestion de «projet».

Si vous considérez tous les éléments du cadre 7S, la valeur croissante des compétences non techniques en gestion de projet est très évidente. Le cadre met davantage l'accent sur la collaboration, sur l'importance de motiver les membres de l'équipe et d'accroître l'engagement, et sur l'amélioration de la dynamique d'équipe.

Améliorer la "compétence" de votre personnel signifie puiser dans leurs forces individuelles pour obtenir des résultats de projet réussis, plutôt que de se concentrer uniquement sur le respect des processus et l'état des tâches.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Établissez un programme de mentorat où les employés plus expérimentés aident à guider le personnel moins expérimenté. Les mentors peuvent remplir diverses fonctions, allant de l'enseignement aux mentorés des responsabilités spécifiques à un poste, en les aidant à tirer parti des opportunités de réseautage, en passant par être un modèle pour les compétences non techniques et les compétences interpersonnelles qu'ils doivent développer pour exceller dans leur carrière professionnelle.

Envisagez d'utiliser les résultats de l'évaluation du style social pour jumeler les mentors et les mentorés en fonction de leur style social commun. Cela peut aider le mentoré à apprendre à mieux naviguer dans les relations avec les parties prenantes en utilisant leurs forces de style social et à surmonter également leurs faiblesses de style social.

7. Social : établissez des liens et un réseau de pairs pour respecter vos engagements, résoudre des problèmes et découvrir de nouvelles solutions innovantes

« Social » englobe les connexions sociales en personne ainsi que les connexions virtuelles que nous établissons sur les médias sociaux : Twitter, LinkedIn, etc. Ces connexions influencent la façon dont nous travaillons et interagissons avec nos pairs.

« Les ressources peuvent provenir aussi facilement du monde entier que du prochain poste de travail ; de nouvelles réponses et solutions le peuvent également », notent les analystes de Gartner, Mbula Schoen et Jack Santos.

Cet élément est assez simple : assurez-vous que le personnel est capable (et à l'aise) de s'appuyer sur des connexions internes ainsi que sur des connexions externes pour la résolution de problèmes, le réseautage et d'autres types de collaboration.

A quoi cela ressemble en pratique :

• Favoriser un état d'esprit communautaire dans le cadre de la culture d'entreprise . Créez des opportunités pour les employés de se connecter et d'interagir en dehors de leurs rôles spécifiques à l'emploi. Cela peut être aussi simple que de célébrer les anniversaires dans la salle de repos ou d'organiser des happy hours de l'entreprise, jusqu'à organiser une réunion hors site pour toute l'entreprise. Il est essentiel que vous créiez une culture d'entreprise qui incarne une mentalité «d'équipe d'abord», afin que les employés se sentent à l'aise de se tendre la main, en particulier les plus hauts gradés.

Ressources supplémentaires pour les ninjas du projet

La mise en œuvre du cadre Gartner 7S vous aidera à améliorer les compétences collectives de gestion de projet de votre personnel, les transformant en ninjas du projet.

Ils deviendront l'arme secrète de votre PME : des équipes hautement performantes qui maximisent leur efficacité et atteignent des taux de réussite des projets plus élevés que jamais.

Et la meilleure partie de ce cadre? Il n'y a pas de hiérarchie dans les éléments. Votre PME peut entrer à tout moment en fonction de votre culture existante et de la maturité en gestion de projet de votre personnel.