如何通過提高項目管理技能將您的員工變成項目忍者

恭喜！ 您已被選中領導您的中小型企業 (SMB) 的一項重要項目計劃。 現在是時候組建您的項目團隊了。

您可能會想到一些具有完成工作並做好工作所需的項目管理技能的人。

但是當簡已經致力於另一個項目時會發生什麼？ 還是傑克接下來幾週要出去度蜜月？ 您有時間加快更換速度嗎？ 預算是否允許您將工作外包？

如果您開始感到恐慌，那麼是時候做出改變了。

對於小型企業來說，僅僅依靠少數員工的項目管理技能是不可持續的。 最終，您將耗盡人才庫，項目績效將受到影響。

為避免在您的下一個項目中出現上述情況，您可以採取一些步驟來提高組織的集體項目管理 (PM) 技能。 或者，正如我們喜歡稱之為：將您的員工轉變為項目忍者。

項目忍者是小型企業高效團隊的關鍵。 他們可以利用自己積累的 PM 技能在慣常的駕駛室之外工作，解決問題，跨部門協作，並為他們的事業獲得支持。

簡而言之，項目忍者是您的 SMB 的秘密武器。

這些隱形項目專家甚至可以決定項目的成敗：

根據 PMI 的 2018 年職業脈搏報告，採取措施使其項目人才、PM 能力和項目文化成熟的組織實現了顯著更高的項目成功率（92%，而表現不佳的組織為 32%）。

在本文中，我們將回顧您的 SMB 可以實施以將員工轉變為項目忍者的七個行為要素的框架。 我們還將提供這些行為在實踐中的具體示例，以幫助您入門。

如何在您的小型企業中培養項目忍者

要將員工轉變為項目忍者，我們建議小型企業遵循 Gartner 的 7S 框架（Gartner 客戶可獲得完整報告）。

該框架由七個行為要素組成，旨在幫助組織建立一個整體的項目管理結構，培養他們的項目人才，並使他們的項目管理能力成熟。

遵循此框架將使中小型企業能夠：

• 提高員工的項目管理技能，使他們能夠根據需要參與項目，並成功地管理和交付這些項目。

• 儘管團隊成員缺乏 PM 培訓、認證和/或之前的項目經驗，但仍可創建高效的臨時項目團隊來實現項目目標並交付價值。

• 挖掘激勵和吸引個人的內在因素，創造鼓勵團隊成員熱情和貢獻的項目環境。

Gartner 的 7S 框架，用於培養領導項目團隊的軟技能（來源——​​Gartner 客戶可獲得的完整報告）

注意：框架顯示為一個圓圈，因為元素沒有層次結構。 中小企業可以在任何地方進入該框架； 沒有起點或終點。 每個元素代表一種不同的行為，但所有元素都是相互依賴的。

1. 意外發現：鼓勵跨職能溝通並獎勵不尋常的、創造性的和自發的想法

現在，您可能會想“當然，機緣巧合是浪漫喜劇的絕佳素材，但它真的是打造高績效團隊的有效工具嗎？”

答案是響亮的“是！”

實施此元素使人們有機會與其他團隊和想法互動，使他們能夠解決問題並在看似無關的事件之間建立聯繫。

注意：擁抱 PM 中的意外發現並不意味著您將所有過程都拋到腦後並希望獲得最好的結果。 它需要您作為業務領導者和/或項目經理採取深思熟慮的行動，以便在您的項目流程結構中為計劃外的幸運發現創造機會。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 打破部門孤島。 團隊單獨開會討論項目，或者只有來自其他團隊的一位發言人出席，這種情況並不少見。 雖然這可以簡化會議，但當協作變得過於常規時，創新可能會停滯不前。 相反，向所有相關人員開放計劃會議，同時讓他們選擇不參加，因為這將保持源源不斷的新鮮想法。

為確保會議保持高效，請與日曆邀請共享議程，以便人們可以在決定參加之前預覽主題，然後讓某人在會議期間做筆記。 最後，讓會議負責人向整個邀請列表發送後續電子郵件，並共享演示材料和會議記錄。 這可以作為與會者的回顧，也可以讓那些無法參加的人了解情況。

2. 激勵：使用有針對性的號召性用語來影響和吸引利益相關者

PM 中的刺激是指在項目過程中使用想法和行動來獲得和保持利益相關者的支持。

一個團隊完成工作的能力取決於它激發和激勵他人採取行動的能力。 為了有效地管理利益相關者，它需要知道不同的人可能對不同類型的刺激做出怎樣的反應。

例如，有些人受情感和人際關係的激勵，而另一些人則受事實和硬數據的激勵。 高績效團隊善於利用利益相關者的激勵因素來創建有針對性的行動號召，這有助於他們優化項目成果。

將這一要素付諸行動需要幫助員工認識到人們溝通、協作和對互動的反應不同，然後教導他們利用這些差異更有效地管理利益相關者關係。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 進行社交風格評估，以幫助員工確定自己及其同事的風格。 在內部傳播結果並使用它們來幫助團隊更有效地協作。 例如，將員工的主要風格包含在內部目錄的個人資料中，然後在公司時事通訊中分享與不同風格互動的技巧。

• 對每個項目進行利益相關者分析，以確定利益相關者的社交風格、他們對項目的影響以及他們對項目的興趣程度。 這將幫助經理和團隊了解每個利益相關者需要什麼信息，以及將這些信息傳遞給他們的最佳方式。

3. 自發性：賦予團隊靈活性和自由度，以挑戰現狀並獎勵創新的問題解決方式

擁抱自發性要求您培養一種對新想法持開放態度並支持新想法的組織文化。

這種文化的兩個關鍵組成部分包括：

• 對確定需要改進的領域並貢獻原創、創造性解決方案的個人的公開認可/表揚。

• 認識到失敗是不可避免的，應將其視為學習機會，而不是創新的阻礙。

賦予個人挑戰現狀的靈活性和自由度將提高員工敬業度，並在這樣做的過程中對他們的工作效率產生積極影響。

增加參與度還有助於營造主人翁意識，並為團隊創造對項目結果的共同責任。 參與創造​​的人越多，他們對最終結果的投入就越多。 這被稱為宜家效應。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 使用創意管理工具。 Gartner 將創意管理定義為用於捕獲、討論和評估有價值的見解或替代思維的結構化過程。 投資創意管理軟件可為員工提供一種有條理的方式來收集、分類創意和反饋並確定其優先級。 常見功能包括頭腦風暴、創作者跟踪和創意排名。

  

4. 蜂擁而至：促進多學科和跨職能團隊的參與和協作

蜂擁而至是指群體為了共同的目標而共同努力，他們的集體產出遠遠超過他們個人的能力。 這種行為是高績效團隊的支柱。

我們經常在自然界中看到群體智能。 SingularityHub 的斯科特·西蒙森 (Scott Simonsen) 以螞蟻為例來說明這種行為，指出螞蟻個體只能做這麼多。 但在殖民地，他們可以解決複雜的挑戰、建造橋樑、建立食物和信息的高速公路等等。

使用集群行為來解決業務挑戰並不是一個新概念。 Gartner 指出，“全員參與”的心態和系統故障“作戰室”是常見的現象。

但是，您的 SMB 不必等待災難來實施集群。 這些行為以協作為中心——將個人聚集在一起進行頭腦風暴、互動並基於彼此的想法，並共同努力創新和解決挑戰。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 使用小型分組來構思關鍵挑戰的解決方案。 不是讓分組自行組織，而是通過讓與會者數數然後按數字分組來推動跨職能協作。 所以所有的“一”聚集在一起，所有的“二”都在一個單獨的分組中，等等。 保持小團體，最多五個人。

以這種方式組織參與者可以讓來自不同工作領域的人們相互交流和學習，同時確保每個人都有機會表達意見、提出問題並藉鑑彼此的想法。

5. 模擬：支持新技術和流程的消費化和採用/接受

模擬可以成為製定項目目標、思考實現這些目標的過程以及獲得對項目事業的支持的強大工具。

高績效團隊以多種方式使用模擬，包括：

• 了解客戶體驗。 從最終用戶的角度出發。 確定他們的挑戰和觀點，並評估項目成果/可交付成果是否解決了該特定問題。

• 在執行之前測試計劃。 在執行計劃之前從理論上解決問題，以確定計劃外的偶然影響並發現新方法。

• 與利益相關者建立關係。 讓利益相關者站在客戶或最終用戶的立場上。 通過講故事建立個人聯繫並獲得對項目的支持。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 啟動午餐學習計劃，提供有關在上述場景中使用模擬的培訓。 這應該是一項互動活動，參與者可以通過假設性案例研究、應用“假設”分析並提高決策技能。 角色扮演練習讓受訓者練習處理項目中出現的情況和問題，允許他們犯錯誤並從中吸取教訓，而不會產生現實後果。

6.技能：除了技術技能外，還可以利用經驗、背景和社會意識

據 Gartner 稱，項目管理角色正在發生變化。 雖然技術技能仍然很重要，但軟技能和人際交往能力正變得越來越有價值。

需要明確的是：軟技能和人際交往能力仍然是項目管理技能。 他們只是更多地談論 PM 的“人員”管理方面，而技術技能更多地與“項目”管理方面保持一致。

如果考慮 7S 框架中的所有元素，非技術技能在項目管理中的價值不斷增加是非常明顯的。 該框架更加強調協作、激勵團隊成員和提高參與度的重要性，以及提高團隊活力。

提高員工的“技能”意味著利用他們的個人優勢來實現成功的項目成果，而不是只關注流程遵守情況和任務狀態。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 建立導師計劃，讓經驗豐富的員工幫助指導經驗不足的員工。 導師可以發揮多種作用，從教導受訓者特定工作角色的職責，到幫助他們利用社交機會，再到成為他們在職業生涯中脫穎而出所需的軟技能和人際交往能力的榜樣。

考慮使用社交風格評估的結果，根據他們共同的社交風格將導師和受訓者配對。 這可以幫助受訓者學會利用他們的社交風格優勢更好地駕馭利益相關者關係，並克服他們社交風格的弱點。

7. 社交：建立聯繫和同伴網絡支持以履行承諾、解決問題並發現創新的新解決方案

“社交”包括面對面的社交聯繫以及我們在社交媒體上建立的虛擬聯繫：Twitter、LinkedIn 等。這些聯繫影響我們的工作方式以及與同事的互動方式。

“來自全球各地的資源就像來自下一個工作站一樣容易； 新的答案和解決方案也可以，”Gartner 分析師 Mbula Schoen 和 Jack Santos 指出。

這個要素相當簡單：確保員工能夠（並且舒適地）依靠內部聯繫以及外部聯繫來解決問題、網絡和其他類型的協作。

這在實踐中是什麼樣子的：

• 培養社區心態作為公司文化的一部分。 為員工創造在其工作特定角色之外進行聯繫和互動的機會。 這可以像在休息室慶祝生日或舉辦公司歡樂時光一樣簡單，甚至可以在全公司異地進行。 至關重要的是，您要營造一種體現“團隊至上”心態的公司文化，這樣員工們才能輕鬆地相互接觸，尤其是與上司接觸。

忍者項目的其他資源

實施 Gartner 7S 框架將幫助您提升員工的集體項目管理技能，將他們轉變為項目忍者。

他們將成為您的 SMB 的秘密武器——高績效團隊，可以最大限度地提高效率並實現比以往更高的項目成功率。

這個框架最好的部分是什麼？ 元素沒有層次結構。 您的 SMB 可以隨時進入，具體取決於您現有的文化和員工的項目管理成熟度。