Como transformar sua equipe em ninjas do projeto, aprimorando as habilidades de gerenciamento de projetos

Parabéns! Você foi selecionado para liderar uma importante iniciativa de projeto em sua pequena ou média empresa (PME). Agora é hora de montar sua equipe de projeto.

Você provavelmente tem em mente um punhado de pessoas com as habilidades de gerenciamento de projetos necessárias para fazer o trabalho e fazê-lo bem.

Mas o que acontece quando Jane já está comprometida com outro projeto? Ou Jake está fora nas próximas semanas em sua lua de mel? Você tem tempo para acelerar as substituições? O orçamento permitirá que você terceirizar o trabalho?

Se você está sentindo o pânico começar a se instalar, é hora de fazer uma mudança.

Simplesmente não é sustentável para pequenas empresas confiar nas habilidades de gerenciamento de projetos de apenas alguns membros da equipe. Eventualmente, você vai raspar o fundo do seu banco de talentos e o desempenho do projeto será prejudicado.

Para evitar que o cenário acima ocorra em seu próximo projeto, existem etapas que você pode seguir para melhorar as habilidades de gerenciamento de projetos coletivos (PM) de sua organização. Ou, como gostamos de chamar: transforme sua equipe em ninjas de projeto.

Os ninjas do projeto são a chave para equipes de alto desempenho em pequenas empresas. Eles podem aproveitar seu estoque de habilidades de gerenciamento de projetos para trabalhar fora de sua casa do leme habitual, resolver problemas, colaborar entre departamentos e obter apoio para sua causa.

Resumindo, os ninjas do projeto são a arma secreta do seu SMB.

Esses profissionais de projeto furtivos podem até significar a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto:

De acordo com o relatório Pulse of the Profession de 2018 do PMI, as organizações que tomam medidas para amadurecer seu talento de projeto, capacidade de gerenciamento de projetos e cultura de projeto alcançam taxas de sucesso de projeto significativamente mais altas (92% contra 32% para desempenho inferior).

Neste artigo, revisaremos uma estrutura de sete elementos comportamentais que sua SMB pode implementar para transformar a equipe em ninjas do projeto. Também forneceremos exemplos específicos de como esses comportamentos se parecem na prática para ajudá-lo a começar.

Como desenvolver ninjas de projeto em sua pequena empresa

Para transformar a equipe em ninjas do projeto, recomendamos que as pequenas empresas sigam a estrutura 7S do Gartner (relatório completo disponível para clientes do Gartner).

Essa estrutura consiste em sete elementos comportamentais projetados para ajudar as organizações a estabelecer uma estrutura holística de gerenciamento de projetos, desenvolver seu talento para projetos e amadurecer sua capacidade de gerenciamento de projetos.

Seguir essa estrutura permitirá que as PMEs:

• Melhore as habilidades de gerenciamento de projetos dos membros da equipe para que eles possam participar de projetos conforme necessário e gerenciar e entregar esses projetos com sucesso.

• Crie equipes de projeto ad hoc de alto desempenho que atinjam as metas do projeto e agreguem valor, apesar dos membros da equipe não possuírem treinamento de gerenciamento de projetos, certificação e/ou experiência anterior em projetos.

• Aproveite os fatores intrínsecos que motivam e envolvem os indivíduos, criando ambientes de projeto que incentivam as paixões e contribuições dos membros da equipe.

Estrutura 7S do Gartner para desenvolver habilidades interpessoais para liderar equipes de projeto ( Fonte — relatório completo disponível para clientes do Gartner)

Observação: a estrutura é exibida como um círculo porque não há hierarquia para os elementos. As SMBs podem entrar na estrutura em qualquer lugar; não há ponto inicial ou final. Cada elemento representa um comportamento distinto, mas todos os elementos são interdependentes.

1. Serendipidade: Incentive a comunicação multifuncional e recompense ideias incomuns, criativas e espontâneas

Agora, você pode estar pensando “Claro, o acaso é um excelente alimento para uma comédia romântica, mas é realmente uma ferramenta eficaz para criar equipes de alto desempenho?”

A resposta é um sim retumbante!"

A implementação desse elemento dá às pessoas a oportunidade de interagir com outras equipes e ideias, permitindo que resolvam problemas e estabeleçam conexões entre eventos aparentemente não relacionados.

Nota: Abraçar o acaso no PM não significa que você jogue todo o processo pela janela e espere pelo melhor. Requer ação deliberada de sua parte como líder de negócios e/ou gerente de projeto para criar oportunidades para que ocorram descobertas afortunadas não planejadas, dentro da estrutura do processo do projeto.

Como isso se parece na prática:

• Quebre os silos do departamento . Não é incomum que grupos se reúnam sobre projetos isoladamente ou com a presença de um único porta-voz de outras equipes. Embora isso mantenha as reuniões simplificadas, a inovação pode estagnar quando a colaboração se torna muito rotineira. Em vez disso, abra as reuniões de planejamento para todos os indivíduos relevantes, dando-lhes a opção de não comparecer, pois isso manterá um fluxo constante de novas ideias fluindo.

Para garantir que as reuniões permaneçam produtivas, compartilhe uma agenda com o convite do calendário para que as pessoas possam visualizar os tópicos antes de decidirem participar e, em seguida, peça a alguém que faça anotações durante a reunião. Por fim, peça ao líder da reunião que envie um e-mail de acompanhamento para toda a lista de convidados e compartilhe os materiais de apresentação e as anotações da reunião. Isso funciona como uma recapitulação para os participantes e também manterá informados aqueles que não puderam comparecer.

2. Estimulação: Use uma chamada à ação direcionada para influenciar e envolver as partes interessadas

A estimulação em GP refere-se ao uso de ideias e ações para obter e manter o apoio das partes interessadas ao longo de um projeto.

A capacidade de uma equipe de fazer as coisas depende de sua capacidade de estimular e motivar os outros para a ação. E para ser eficaz no gerenciamento de stakeholders, ele precisa saber como diferentes pessoas provavelmente responderão a diferentes tipos de estímulos.

Por exemplo, algumas pessoas são motivadas por emoções e conexões pessoais, enquanto outras são motivadas por fatos e dados concretos. As equipes de alto desempenho são hábeis em usar os motivadores das partes interessadas para criar uma chamada à ação direcionada, o que os ajuda a otimizar os resultados do projeto.

Colocar esse elemento em ação envolve ajudar a equipe a reconhecer que as pessoas se comunicam, colaboram e respondem às interações de maneira diferente e, em seguida, ensiná-las a aproveitar essas diferenças para gerenciar os relacionamentos com as partes interessadas de maneira mais eficaz.

Como isso se parece na prática:

• Realize uma avaliação de estilo social para ajudar a equipe a identificar qual é seu próprio estilo, bem como o de seus colegas de trabalho. Divulgue os resultados internamente e use-os para ajudar as equipes a colaborar de forma mais eficaz. Por exemplo, inclua o estilo principal dos funcionários em seu perfil no diretório interno e compartilhe dicas para interagir com diferentes estilos no boletim informativo da empresa.

• Realize uma análise das partes interessadas para cada projeto para identificar o estilo social das partes interessadas, sua influência sobre o projeto e seu nível de interesse nele. Isso ajudará os gerentes e as equipes a saber quais informações cada parte interessada precisa, bem como a melhor maneira de transmitir essas informações a eles.

3. Espontaneidade: dê às equipes flexibilidade e liberdade para desafiar o status quo e recompensar a solução inovadora de problemas

Abraçar a espontaneidade exige que você promova uma cultura organizacional que seja aberta e apoie novas ideias.

Dois componentes críticos desse tipo de cultura incluem:

• Reconhecimento/elogio público para indivíduos que identificam áreas de melhoria e contribuem com soluções originais e criativas.

• Reconhecer que o fracasso é inevitável e deve ser visto como uma oportunidade de aprendizado, não como um impedimento para a inovação.

Dar aos indivíduos a flexibilidade e a liberdade para desafiar o status quo melhorará o envolvimento dos funcionários e, ao fazê-lo, impactará positivamente sua produtividade.

O aumento do engajamento também funciona para criar um senso de propriedade e, para as equipes, uma responsabilidade compartilhada nos resultados do projeto. Quanto mais alguém participa da criação de algo, mais investido estará no resultado final. Isso é conhecido como efeito IKEA.

Como isso se parece na prática:

• Use ferramentas de gerenciamento de ideias . O Gartner define o gerenciamento de ideias como um processo estruturado para capturar, discutir e avaliar insights valiosos ou pensamento alternativo. Investir em software de gerenciamento de ideias oferece aos funcionários uma maneira organizada de coletar, categorizar e priorizar ideias e feedback. Os recursos comuns incluem brainstorming, rastreamento de criadores e classificação de ideias.

4. Swarming: Facilita o engajamento e a colaboração de equipes multidisciplinares e multifuncionais

Swarming refere-se a grupos trabalhando juntos para alcançar um objetivo comum, sua produção coletiva excedendo em muito sua capacidade individual. Esse comportamento é a espinha dorsal das equipes de alto desempenho.

Muitas vezes vemos inteligência de enxame na natureza. Scott Simonsen, do SingularityHub, usa as formigas como exemplo desse comportamento, observando que, individualmente, as formigas não podem fazer muito. Mas nas colônias, eles podem resolver desafios complexos, construir pontes, criar autoestradas de alimentos e informações e muito mais.

Usar o comportamento de enxame para resolver desafios de negócios não é um conceito novo. O Gartner observa que a mentalidade de “todas as mãos no convés” e a falha do sistema “sala de guerra” são ocorrências comuns.

No entanto, seu SMB não precisa esperar pelo desastre para implementar o enxame. Esses comportamentos giram em torno da colaboração – reunindo indivíduos para debater, interagir e desenvolver as ideias uns dos outros e trabalhar coletivamente para inovar e resolver desafios.

Como isso se parece na prática:

• Use pequenos grupos de discussão para criar soluções para os principais desafios . Em vez de ter grupos de discussão auto-organizados, conduza a colaboração multifuncional fazendo com que os participantes façam a contagem e, em seguida, agrupem-nos por número. Portanto, todos os "uns" se reúnem, todos os "dois" estão em um grupo separado e assim por diante. Mantenha os grupos pequenos, no máximo cinco pessoas.

Organizar os participantes dessa maneira permite que pessoas de diferentes áreas de trabalho interajam e aprendam umas com as outras, garantindo que todos tenham a oportunidade de expressar opiniões, fazer perguntas e desenvolver as ideias uns dos outros.

5. Simulação: Apoie a consumerização e a adoção/aceitação de novas tecnologias e processos

A simulação pode ser uma ferramenta poderosa para enquadrar os objetivos do projeto, pensar sobre o processo usado para atingir esses objetivos e obter apoio para a causa do projeto.

As equipes de alto desempenho usam a simulação de várias maneiras, incluindo:

• Compreensão da experiência do cliente . Comece da perspectiva do usuário final. Identifique seus desafios e perspectivas e avalie se o resultado/entrega do projeto resolve esse problema específico.

• Testar um plano antes de executá-lo . Trabalhe um problema em teoria antes de executar os planos para identificar impactos casuais não planejados e descobrir novas abordagens.

• Construindo relacionamentos com as partes interessadas . Coloque as partes interessadas no lugar do cliente ou usuário final. Estabeleça conexões pessoais por meio da narrativa e obtenha apoio para o projeto.

Como isso se parece na prática:

• Inicie um programa de almoço e aprendizado para fornecer treinamento sobre o uso de simulação nos cenários acima. Esta deve ser uma atividade interativa em que os participantes trabalhem com estudos de caso hipotéticos, apliquem análises "e se" e melhorem as habilidades de tomada de decisão . Exercícios de dramatização dão aos trainees a prática de lidar com situações e problemas que ocorrem em projetos, permitindo que eles cometam erros e aprendam com eles, sem consequências no mundo real.

6. Habilidade: aproveite a experiência, o contexto e a consciência social, além da habilidade técnica

De acordo com o Gartner, as funções de gerenciamento de projetos estão mudando. Embora as habilidades técnicas ainda sejam importantes, as soft skills e as habilidades interpessoais estão se tornando mais valiosas.

Para ser claro: soft skills e habilidades interpessoais ainda são habilidades de gerenciamento de projetos. Eles simplesmente falam mais sobre o aspecto de gerenciamento de "pessoas" do PM, enquanto as habilidades técnicas se alinham mais com o aspecto de gerenciamento de "projetos".

Se você considerar todos os elementos da estrutura 7S, o valor crescente das habilidades não técnicas no gerenciamento de projetos é muito aparente. A estrutura reflete uma maior ênfase na colaboração, na importância de motivar os membros da equipe e aumentar o engajamento e na melhoria da dinâmica da equipe.

Melhorar a "habilidade" de sua equipe significa explorar seus pontos fortes individuais para alcançar resultados de projeto bem-sucedidos, em vez de se concentrar apenas na adesão ao processo e no status da tarefa.

Como isso se parece na prática:

• Estabeleça um programa de orientação em que funcionários mais experientes ajudem a orientar funcionários menos experientes. Os mentores podem servir a uma variedade de funções, desde ensinar aos pupilos sobre as responsabilidades específicas de um cargo, ajudá-los a aproveitar as oportunidades de networking, até ser um modelo para as habilidades pessoais e interpessoais que eles precisam desenvolver para se destacar em sua carreira profissional.

Considere usar os resultados da avaliação de estilo social para emparelhar mentores e pupilos com base em seu estilo social compartilhado. Isso pode ajudar o pupilo a aprender a navegar melhor nos relacionamentos com as partes interessadas usando seus pontos fortes de estilo social e também a superar suas fraquezas de estilo social.

7. Social: construa conexões e suporte de rede de pares para cumprir compromissos, resolver problemas e descobrir novas soluções inovadoras

"Social" abrange as conexões sociais presenciais, bem como as conexões virtuais que fazemos nas mídias sociais: Twitter, LinkedIn, etc. Essas conexões influenciam a forma como trabalhamos e interagimos com nossos colegas.

“Os recursos podem vir tão facilmente de todo o mundo quanto da próxima estação de trabalho; novas respostas e soluções também podem", observam Mbula Schoen e Jack Santos, analistas do Gartner.

Este elemento é bastante direto: garantir que a equipe seja capaz (e confortável) de se apoiar em conexões internas, bem como em conexões externas para solução de problemas, networking e outros tipos de colaboração.

Como isso se parece na prática:

• Promova uma mentalidade de comunidade como parte da cultura da empresa . Crie oportunidades para que os funcionários se conectem e interajam fora de suas funções específicas de trabalho. Isso pode ser tão simples quanto comemorar aniversários na sala de descanso ou hospedar happy hours da empresa, até conduzir um offsite para toda a empresa. É fundamental que você crie uma cultura de empresa que incorpore uma mentalidade de "equipe em primeiro lugar", para que os funcionários se sintam à vontade para entrar em contato uns com os outros, especialmente os superiores.

Recursos adicionais para ninjas do projeto

A implementação da estrutura Gartner 7S ajudará você a aumentar as habilidades de gerenciamento de projetos coletivos de sua equipe, transformando-os em ninjas do projeto.

Eles se tornarão a arma secreta de sua SMB - equipes de alto desempenho que maximizam sua eficácia e alcançam taxas de sucesso de projeto mais altas do que nunca.

E a melhor parte desse framework? Não há hierarquia para os elementos. Seu SMB pode entrar a qualquer momento, dependendo de sua cultura existente e da maturidade de gerenciamento de projetos de sua equipe.