프로젝트 관리 기술을 개선하여 직원을 프로젝트 닌자로 전환하는 방법

축하합니다! 중소기업(SMB)에서 중요한 프로젝트 이니셔티브를 이끌도록 선정되셨습니다. 이제 프로젝트 팀을 구성할 시간입니다.

작업을 수행하고 잘 수행하는 데 필요한 프로젝트 관리 기술을 갖춘 소수의 사람들을 염두에 두고 있을 것입니다.

그러나 Jane이 이미 다른 프로젝트에 전념하고 있다면 어떻게 될까요? 아니면 Jake가 다음 몇 주 동안 신혼여행을 떠나나요? 신속하게 교체할 시간이 있습니까? 예산으로 작업을 아웃소싱할 수 있습니까?

공황 상태에 빠지기 시작하면 변화를 주어야 할 때입니다.

중소기업이 소수 직원의 프로젝트 관리 기술에 의존하는 것은 지속 가능하지 않습니다. 결국, 인재 풀의 바닥을 긁어내고 프로젝트 성능이 저하될 것입니다.

다음 프로젝트에서 위의 시나리오가 실행되는 것을 방지하기 위해 조직의 공동 프로젝트 관리(PM) 기술을 개선하기 위해 취할 수 있는 단계가 있습니다. 또는 직원을 프로젝트 닌자로 전환하는 것을 좋아합니다.

프로젝트 닌자는 소기업에서 높은 성과를 내는 팀의 핵심입니다. 그들은 PM 기술 캐시를 활용하여 일반적인 조타실 밖에서 작업하고, 문제를 해결하고, 부서 간 협업을 수행하고, 원인에 대한 지원을 얻을 수 있습니다.

즉, 프로젝트 닌자는 SMB의 비밀 무기입니다.

이러한 은밀한 프로젝트 전문가는 프로젝트 성공과 실패의 차이를 의미할 수도 있습니다.

PMI의 2018 펄스 오브 더 프로페션(Pulse of the Profession) 보고서에 따르면 프로젝트 인재, PM 역량 및 프로젝트 문화를 성숙시키기 위한 조치를 취하는 조직은 훨씬 더 높은 프로젝트 성공률을 달성합니다(저성과 기업의 경우 32% 대비 92%).

이 기사에서는 SMB가 직원을 프로젝트 닌자로 전환하기 위해 구현할 수 있는 7가지 행동 요소의 프레임워크를 검토합니다. 또한 시작하는 데 도움이 되도록 이러한 동작이 실제로 어떻게 보이는지에 대한 구체적인 예를 제공합니다.

중소기업에서 프로젝트 닌자를 개발하는 방법

직원을 프로젝트 닌자로 전환하려면 소기업이 Gartner의 7S 프레임워크를 따르는 것이 좋습니다 (Gartner 고객에게 전체 보고서 제공).

이 프레임워크는 조직이 전체적인 프로젝트 관리 구조를 설정하고, 프로젝트 인재를 개발하고, 프로젝트 관리 능력을 성숙시키는 데 도움이 되도록 설계된 7가지 행동 요소로 구성됩니다.

이 프레임워크를 따르면 SMB는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 필요에 따라 프로젝트에 참여하고 해당 프로젝트를 성공적으로 관리 및 제공할 수 있도록 직원의 프로젝트 관리 기술을 향상시킵니다.

• 팀 구성원이 PM 교육, 인증 및/또는 이전 프로젝트 경험이 부족하더라도 프로젝트 목표를 달성하고 가치를 제공하는 고성능 임시 프로젝트 팀을 만듭니다.

• 개인에게 동기를 부여하고 몰입시키는 본질적인 요소를 활용하여 팀원의 열정과 기여를 장려하는 프로젝트 환경을 조성합니다.

프로젝트 팀을 이끌 소프트 스킬을 개발하기 위한 Gartner의 7S 프레임워크( 출처 - Gartner 고객에게 제공되는 전체 보고서)

참고: 요소에 대한 계층 구조가 없기 때문에 프레임워크는 원으로 표시됩니다. SMB는 어디에서나 프레임워크에 들어갈 수 있습니다. 시작점이나 끝점이 없습니다. 각 요소는 고유한 동작을 나타내지만 모든 요소는 상호 의존적입니다.

1. 세렌디피티(Serendipity): 교차 기능 커뮤니케이션을 장려하고 독특하고 창의적이며 즉흥적인 아이디어에 대한 보상

이제 당신은 "물론 우연은 로맨틱 코미디를 위한 훌륭한 사료이지만 정말 성과가 좋은 팀을 만드는 데 효과적인 도구인가?"라고 생각할 수 있습니다.

대답은 "예!"입니다.

이 요소를 구현하면 사람들이 다른 팀 및 아이디어와 상호 작용할 수 있는 기회를 제공하여 문제를 해결하고 겉보기에 관련이 없어 보이는 이벤트 간에 연결을 그릴 수 있습니다.

참고: PM에 뜻밖의 발견을 수용한다고 해서 모든 프로세스를 창 밖으로 내던지고 최선을 다한다는 의미는 아닙니다. 프로젝트 프로세스의 구조 내에서 계획되지 않은 행운의 발견이 발생할 수 있는 기회를 만들려면 비즈니스 리더 및/또는 프로젝트 관리자로서 신중한 조치가 필요합니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 부서 사일로를 무너뜨립니다 . 그룹이 개별적으로 프로젝트에 대해 만나거나 참석한 다른 팀의 단일 대변인과 만나는 것은 드문 일이 아닙니다. 이렇게 하면 회의가 간소화되지만 협업이 너무 일상화되면 혁신이 정체될 수 있습니다. 대신 모든 관련 개인에게 계획 회의를 열어 참석하지 않을 수 있는 옵션을 제공하면 신선한 아이디어가 지속적으로 흐를 수 있습니다.

회의의 생산성을 유지하려면 사람들이 참석하기로 결정하기 전에 주제를 미리 본 다음 회의 중에 다른 사람이 메모를 할 수 있도록 캘린더 초대와 의제를 공유하세요. 마지막으로 회의 리더가 전체 초대 목록에 후속 이메일을 보내고 프레젠테이션 자료와 회의 노트를 공유하도록 합니다. 이것은 참석자를 위한 요약 역할을 하며 참석하지 못한 사람들도 루프에 계속 참여할 수 있습니다.

2. 자극: 이해관계자에게 영향을 미치고 참여를 유도하기 위해 대상이 지정된 행동 유도를 사용합니다.

PM의 자극은 아이디어와 행동을 사용하여 프로젝트 과정에서 이해 관계자의 지원을 얻고 유지하는 것을 말합니다.

일을 완수하는 팀의 능력은 다른 사람들을 자극하고 행동하도록 동기를 부여하는 능력에 달려 있습니다. 이해 관계자를 효율적으로 관리하려면 사람들이 다양한 종류의 자극에 어떻게 반응할지 알아야 합니다.

예를 들어, 어떤 사람들은 감정과 개인적인 관계에 의해 동기를 부여받는 반면, 다른 사람들은 사실과 확실한 데이터에 의해 동기를 부여받습니다. 성과가 높은 팀은 이해 관계자의 동기 부여자를 사용하여 프로젝트 결과를 최적화하는 데 도움이 되는 대상이 지정된 행동 유도 문안을 생성하는 데 능숙합니다.

이 요소를 실행에 옮기는 것은 사람들이 의사소통하고, 협력하고, 상호작용에 대해 서로 다르게 반응한다는 것을 직원들이 인식하도록 돕고, 그러한 차이를 활용하여 이해관계자 관계를 보다 효과적으로 관리하도록 가르치는 것입니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 직원들이 자신의 스타일과 동료의 스타일을 식별할 수 있도록 사회적 스타일 평가를 수행합니다 . 결과를 내부적으로 회람하고 이를 사용하여 팀이 보다 효과적으로 협업하도록 돕습니다. 예를 들어 직원의 기본 스타일을 내부 디렉터리의 프로필에 포함시킨 다음 회사 뉴스레터에서 다양한 스타일과 상호 작용하기 위한 팁을 공유합니다.

• 모든 프로젝트에 대해 이해 관계자 분석을 수행하여 이해 관계자의 사회적 스타일, 프로젝트에 대한 영향 및 관심 수준을 식별합니다. 이를 통해 관리자와 팀은 각 이해 관계자에게 필요한 정보와 해당 정보를 전달하는 가장 좋은 방법을 알 수 있습니다.

3. 자발성: 팀에게 현상 유지에 도전할 수 있는 유연성과 자유를 부여하고 혁신적인 문제 해결에 대한 보상을 제공합니다.

자발성을 수용하려면 새로운 아이디어에 개방적이고 이를 지원하는 조직 문화를 조성해야 합니다.

이러한 문화 유형의 두 가지 중요한 구성 요소는 다음과 같습니다.

• 개선이 필요한 영역을 식별하고 독창적이고 창의적인 솔루션을 제공한 개인에 대한 대중의 인정/칭찬.

• 실패는 불가피하며 혁신을 방해하는 요소가 아니라 학습 기회로 보아야 한다는 점을 인식합니다.

개인에게 현상 유지에 도전할 수 있는 유연성과 자유를 제공하면 직원 몰입도가 향상되고 그렇게 함으로써 생산성에 긍정적인 영향을 미칩니다.

참여도를 높이면 주인의식이 생기고 팀에게는 프로젝트 결과에 대한 공동 책임이 생깁니다. 무언가를 만드는 데 더 많이 참여할수록 완성된 결과에 더 많은 투자를 하게 됩니다. 이것은 IKEA 효과로 알려져 있습니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 아이디어 관리 도구를 사용하십시오 . Gartner는 아이디어 관리를 귀중한 통찰력이나 대안적 사고를 포착, 논의 및 평가하기 위한 구조화된 프로세스로 정의합니다. 아이디어 관리 소프트웨어에 대한 투자는 직원들이 아이디어와 피드백을 수집, 분류 및 우선순위를 정할 수 있는 조직적인 방법을 제공합니다. 일반적인 기능으로는 브레인스토밍, 제작자 추적 및 아이디어 순위 지정이 있습니다.

  

4. Swarming: 다분야 및 교차 기능 팀 참여 및 협업 촉진

Swarming은 공동의 목표를 달성하기 위해 함께 일하는 그룹을 말하며, 집단적 성과는 개인의 능력을 훨씬 능가합니다. 이러한 행동은 성과가 좋은 팀의 중추입니다.

우리는 종종 자연에서 집단 지능을 봅니다. SingularityHub의 Scott Simonsen은 개미를 이 행동의 예로 사용하여 개별적으로 개미가 할 수 있는 일이 너무 많다는 점에 주목합니다. 그러나 식민지에서는 복잡한 문제를 해결하고, 다리를 건설하고, 음식과 정보의 초고속 도로를 만드는 등 많은 일을 할 수 있습니다.

군집 행동을 사용하여 비즈니스 문제를 해결하는 것은 새로운 개념이 아닙니다. Gartner는 "전 인원 참여" 사고방식과 시스템 오류 "워룸"이 흔히 발생한다고 지적합니다.

그러나 SMB는 스웜을 구현하기 위해 재난을 기다릴 필요가 없습니다. 이러한 행동은 개인이 함께 모여 브레인스토밍하고, 상호 작용하고, 서로의 아이디어를 기반으로 구축하고, 공동으로 작업하여 혁신하고 문제를 해결하는 협업을 중심으로 합니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 소규모 분과 그룹을 사용하여 핵심 문제에 대한 해결책을 생각해 보십시오 . 분과 그룹을 자체 구성하는 대신 참석자가 숫자를 세고 번호별로 그룹화하도록 하여 기능 간 협업을 촉진합니다. 따라서 모든 "1"이 함께 모이고 모든 "2"가 별도의 브레이크아웃 그룹에 포함됩니다. 그룹을 최대 5명으로 작게 유지합니다.

이러한 방식으로 참가자를 구성하면 서로 다른 작업 영역의 사람들이 서로 상호 작용하고 배울 수 있으며 모든 사람이 의견을 표현하고 질문하고 서로의 아이디어를 구축할 수 있는 기회를 가질 수 있습니다.

5. 시뮬레이션: 새로운 기술 및 프로세스의 소비자화 및 채택/수용 지원

시뮬레이션은 프로젝트 목표를 설정하고 이러한 목표를 달성하는 데 사용되는 프로세스에 대해 생각하고 프로젝트 원인에 대한 지원을 얻는 데 강력한 도구가 될 수 있습니다.

성과가 높은 팀은 다음과 같은 다양한 방식으로 시뮬레이션을 사용합니다.

• 고객 경험 이해 . 최종 사용자의 관점에서 시작하십시오. 문제와 관점을 파악하고 프로젝트 결과/결과물이 특정 문제를 해결하는지 평가합니다.

• 실행하기 전에 계획을 테스트합니다 . 계획을 실행하기 전에 이론적으로 문제를 검토하여 계획되지 않은 일시적인 영향을 식별하고 새로운 접근 방식을 발견하십시오.

• 이해 관계자와의 관계 구축 . 이해 관계자를 고객 또는 최종 사용자의 입장에 두십시오. 스토리텔링을 통해 개인적인 관계를 구축하고 프로젝트에 대한 지원을 받으세요.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 위의 시나리오에서 시뮬레이션을 사용하는 방법에 대한 교육을 제공 하는 점심 및 학습 프로그램을 시작합니다 . 이것은 참석자가 가상의 사례 연구를 통해 작업하고 "what-if" 분석을 적용하고 의사 결정 기술을 향상시키는 대화형 활동이어야 합니다. 롤 플레잉 연습은 연습생에게 프로젝트에서 발생하는 상황과 문제를 다루는 연습을 제공하여 실제 결과 없이 실수를 하고 실수로부터 배울 수 있도록 합니다.

6. 능숙함: 기술적인 능력 외에 경험, 맥락, 사회적 인식을 활용합니다.

Gartner에 따르면 프로젝트 관리 역할이 변화하고 있습니다. 기술적인 능력이 여전히 중요하지만 소프트 스킬과 대인 관계 능력이 점점 더 중요해지고 있습니다.

명확히 하자면, 소프트 스킬과 대인 관계 기술은 여전히 ​​프로젝트 관리 기술입니다. 그들은 단순히 PM의 "사람" 관리 측면에 대해 더 많이 말하는 반면, 기술 능력은 "프로젝트" 관리 측면과 더 일치합니다.

7S 프레임워크의 모든 요소를 ​​고려하면 프로젝트 관리에서 비기술적 기술의 가치 증가가 매우 분명합니다. 이 프레임워크는 협업, 팀원 동기 부여 및 참여 증대의 중요성, 팀 역학 개선에 대한 강조를 반영합니다.

직원의 "숙련도"를 향상한다는 것은 프로세스 준수 및 작업 상태에만 초점을 맞추는 것이 아니라 성공적인 프로젝트 결과를 달성하기 위해 개별 강점을 활용하는 것을 의미합니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 경험이 많은 직원이 경험이 적은 직원을 안내 하는 멘토십 프로그램을 수립합니다 . 멘토는 멘티에게 직무 역할에 특정한 책임에 대해 가르치는 것부터 네트워킹 기회를 활용하도록 돕고 전문 경력에서 탁월하기 위해 개발해야 하는 소프트 스킬 및 대인 관계 기술에 대한 역할 모델이 되는 것까지 다양한 기능을 수행할 수 있습니다.

소셜 스타일 평가 결과를 사용하여 공통된 소셜 스타일을 기반으로 멘토와 멘티를 짝짓는 것을 고려하십시오. 이를 통해 멘티는 사회적 스타일의 강점을 사용하여 이해 관계자 관계를 더 잘 탐색하고 사회적 스타일의 약점을 극복하는 방법을 배울 수 있습니다.

7. 소셜: 연결 및 피어 네트워크 지원을 구축하여 약속을 이행하고 문제를 해결하며 혁신적인 새 솔루션을 발견합니다.

"소셜"은 소셜 미디어(Twitter, LinkedIn 등)에서 만드는 가상 연결뿐만 아니라 대면 소셜 연결을 포함합니다. 이러한 연결은 우리가 작업하고 동료와 상호 작용하는 방식에 영향을 미칩니다.

“자원은 다음 워크스테이션에서처럼 전 세계에서 쉽게 가져올 수 있습니다. 새로운 답변과 솔루션도 가능합니다."라고 Gartner 분석가 Mbula Schoen과 Jack Santos는 말합니다.

이 요소는 매우 간단합니다. 직원이 문제 해결, 네트워킹 및 기타 유형의 협업을 위해 외부 연결뿐만 아니라 내부 연결에 의지할 수 있고 편안하게 있는지 확인합니다.

이것이 실제로 어떻게 보이는지:

• 회사 문화의 일부로 커뮤니티 사고 방식을 육성하십시오 . 직원들이 직무와 관련된 역할 밖에서 연결하고 상호 작용할 수 있는 기회를 만듭니다. 이는 휴게실에서 생일을 축하하거나 회사 해피 아워를 주최하는 것부터 회사 전체가 오프사이트로 진행하는 것까지 간단할 수 있습니다. "팀 우선" 정신을 구현하는 회사 문화를 만드는 것이 중요합니다. 그래야 직원들이 서로에게, 특히 상급자에게 편안하게 다가갈 수 있습니다.

프로젝트 닌자를 위한 추가 리소스

Gartner 7S 프레임워크를 구현하면 직원의 공동 프로젝트 관리 기술을 향상시켜 프로젝트 닌자로 변모시킬 수 있습니다.

이들은 효율성을 극대화하고 그 어느 때보다 높은 프로젝트 성공률을 달성하는 고성능 팀인 SMB의 비밀 무기가 될 것입니다.

이 프레임워크의 가장 좋은 점은? 요소에는 계층 구조가 없습니다. SMB는 기존 문화와 직원의 프로젝트 관리 성숙도에 따라 언제든지 진입할 수 있습니다.