İkna Eden Bir Yıllık Bütçe Sunumunun Nasıl Hazırlanacağına İlişkin 5 Adımda Kılavuz

Departman bütçenizi nasıl sunacağınızı ve karar vericilerin onayını nasıl alacağınızı öğrenin.

Her yıl liderler, departmanları için yıllık bir bütçe oluşturmaktan sorumludur. Rakamlarla uğraşmak bir şeydir, ancak bütçeyi sunmak daha zorlu bir görev olabilir.

Yıllık bütçeniz yeterince inandırıcı değilse, departmanınızı olması gerektiği gibi yönetmek için ihtiyacınız olan her şeyi alamama ihtimaliniz yüksektir. Gerekenden daha az bir şey ve önümüzdeki yılı atlatmakta zorlanacaksınız.

Dikkatlerden kaçamayacak istisnai bir yıllık bütçe sunumu hazırlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmış beş adımdan oluşan bir liste hazırladık. Bu adım adım yaklaşımı kullanmak, yönetici liderleri, departmanınızı yönetmek ve şirket hedeflerine ulaşmak için bütçenizin her bileşeninin kesinlikle gerekli olduğuna ikna etmenize yardımcı olacaktır.

1. Şirket ve departman hedeflerini yeniden değerlendirin

Yıllık bütçenizi belirlemeden önce geri dönüp şirketinizin ve departmanınızın hedeflerini gözden geçirin. Önceki yıllara göre değişen her şeyi not edin. Bu, özellikle değişen bir ekonomi ve pazar durumunda veya pandemi ve diğer beklenmedik olaylar nedeniyle işlerde aksama olması durumunda önemlidir. Hedefler değiştikçe bütçe de değişmelidir; tüm geçmiş verilere çok dikkat edin. Departman bütçenizi geliştirirken, bunun departmanınızla ve şirketin genel amaç ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak istersiniz.

2. Bütçeleme bilgilerini toplayın

Ayrıntılı ve doğru bir bütçe oluşturmak için gereken tüm istihbaratı toplamak için bolca zaman tanıyın. Sadece departman harcamalarına ve bir önceki yılda yapılan ödemelere bakmayın. Önceki yılın bütçesi önemlidir, ancak bütçe kalemlerindeki eksiklikleri veya fazlalıkları belirlemek için gerçek kayıtlara da dikkat edin.

Bir bütçe oluştururken, ona nasıl yaklaştığınız ve özellikle onu sunarken farklı seçenekleriniz vardır. Tabii ki, bu tamamen sektörünüze, şirketinize ve belirli departmanınıza bağlı olabilir. Şirketlerin en sık kullandığı farklı bütçe türleri şunlardır:

Ayrıca, tüm temellerinizi kapsadığınızdan emin olmak için ekip üyeleri ve diğer paydaşlarla bütçelemeyi tartışın. Bununla birlikte, her bütçeleme bilgisi görüşlerden ziyade gerçeklere dayanmalıdır. Bu şekilde, uygun şekilde ayrılmış bir bütçeye sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.

3. Yıllık bütçeyi ayarlayın

Ardından, gerçek bütçeyi oluşturmak için oturun. Tercih ettiğiniz yönteme veya şirketinizin yöntemine bağlı olarak elektronik tabloları veya bütçeleme yazılımlarını kullanabilirsiniz. Her bütçe tipik olarak aşağıdaki temel unsurları içerir:

Tahmini gelir	Bir şirketin bir bütçe yılı boyunca tüm kaynaklardan almayı beklediği gelir miktarı.
Sabit maliyetler	Üretim veya satışlar artsa da azalsa da değişmeyen kira veya leasing sözleşmeleri ve kredi ödemeleri gibi maliyetler.
Değişken fiyatlar	Hacim değiştikçe değişen maliyetler (örneğin, üretim malzemeleri, teslimat ücretleri ve komisyonlar).
Bir kerelik harcamalar	Bir şirketin olağan faaliyetleri dışında gerçekleşen yer değiştirme ücretleri gibi harcamalar.
Nakit akımı	Paranın bir şirkete girişi (örneğin, ürün satışından kazanılan para) ve çıkışına (örneğin bordro) hareketi.
Kâr	Maddi bir kazanç.

Temel kalemlere ek olarak, oluşabilecek ek ve beklenmedik harcamaları da düşünmek isteyebilirsiniz. Ortaya çıkabilecek farklı senaryolar düşünebilir ve bunların işinizi ve bütçenizi nasıl etkileyebileceğini belirleyebilirsiniz. Daha sonra bütçeyi uygun gördüğünüz şekilde değiştirebilirsiniz. Bu, önceden plan yapmanızı ve yüzeye çıkabilecek herhangi bir sıkıntı için iyi hazırlıklı olmanızı sağlar.

4. İkna edici bir bütçe sunumu oluşturun

Yıllık bütçenizi dikkatli bir şekilde oluşturmak ve bunu şirketinizin ve departmanınızın hedefleriyle uyumlu hale getirmek, aşağıdaki kreatifi biraz daha kolaylaştıracaktır. Yapılacak en kötü şey, sunumu oluştururken bir bütçe oluşturmaya çalışmaktır. Önce bütçeleme ördeklerinizi arka arkaya dizmiş olmalısınız.

Etkili ve etkili bir sunum yapmanın birçok yolu vardır. Basılı basit bir kitapçıktan etkileşimli bir multimedya sunumuna kadar her şey olabilir. Abartılı olması gerekmez, ancak bütçenizin iyi organize edilmiş, kapsamlı ve gerçeklere dayalı olduğunu göstermelidir.

5. Bütçenizi sunun ve kazanın!

Bütçenizi nasıl sunmayı seçtiğiniz önemli değildir—PowerPoint veya diğer ortamları kullanabilirsiniz—ancak durumunuzu ortaya koyacak grafikler ve diğer bilgileri içermelidir. Aklınızda bulundurmanız gereken birkaç ipucu:

• Kısa tutun (en fazla 10 slayt).

• Daha iyi veri görselleştirmesi için tablolar, diyagramlar, grafikler vb. ekleyin.

• Çözümler sunarak problem çözme becerilerinizi sergileyin.

• Coşku gösterin, ancak uzun bir konuşma yapmayın.

Yıllık bütçe sunumunuzu geliştirin

Deneyimli bir muhasebeci veya doğal bir kuruş kıskacı değilseniz, muhtemelen yıllık bir bütçe oluşturma düşüncesinden çekinirsiniz. Dahası, bütçenizi patronunuza kabul ettirmeye çalışmak sinir bozucu olabilir. Bu nedenle, iş paydaşlarının onayını kazanan, etkileyici ve inandırıcı bir yıllık bütçe sunumunun nasıl oluşturulacağını bilmek çok önemlidir.