Bir Satış Teklifini Reddetmek İçin Kibarca Bir E-posta Nasıl Yazılır

1. Bir teklifi kibarca nasıl reddedersiniz?
2. Reddetme teklifi e-postası yazmak için ipuçları
3. Bir e-postayı reddetmek için şablonlar

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. SendGrid - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Boomerang - E-postaları planlamak için bir araç
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

“Hayır” demek çoğu zaman ürkütücü olsa da, eminim ki kimse bir telefon görüşmesi sırasında ya da allah korusun bizzat söylemek zorunda kalacağı bir duruma takılıp kalmak istemez. Daha iyi pazarlama uygulaması, satış tekliflerini e-posta yoluyla reddetmek olacaktır. Bunu yapmanın akıllıca olmasının ana nedenlerinden biri, katıksız hacimdir. Her satış konuşmasına bu kadar zaman ayırmak pratik değildir ve mümkün değildir. Bir telefon görüşmesi yerine bir e-postayı tercih etmenizin bir diğer ana nedeni, ilgili işletmeleriniz arasında işlerin profesyonel kalmasını sağlamasıdır. Son olarak, üzerinde sahip olduğunuz kontrol miktarı nedeniyle bir e-posta daha iyi bir seçenektir. Telefon görüşmeleri veya kişisel karşılaşmalarla, konuşmaların gerçekten hızlı bir şekilde kötüye gitmesi kolaydır, ancak bir e-posta ile, profesyonellikten ödün vermeden tüm doğru duygulara dokunan içeriği dikkatli bir şekilde oluşturma fırsatına sahip olursunuz.

Bir teklifi kibarca nasıl reddedersiniz?

E-posta yoluyla bir satış teklifini reddetmek, arama yapmaktan daha rahat görünse de, bu görev kolay bir iş değil. Aslında, bu konuda yanlış gidebileceğiniz sayısız yol var. Çoğu reddetme teklifi e-postası belirli bir yapıyı takip eder ve bu nedenle mükemmel e-postayı oluşturmak için verilen adımları izlemelisiniz.

1. Zamanı ve işi takdir ederek başlayın

Satış görevlisinin sizin veya şirketiniz için faydasız bir ürünü sergiliyormuş gibi hissedebilirsiniz, ancak teklifi sunmanın çok fazla cesaret gerektirdiğinin farkında olmalısınız. Reddedilmek, her durumda yıkıcı olabilir, ister balo randevunuzdan, ister hayalinizdeki kolejden reddedilmiş olun, her zaman size zarar verir. Kişiyi kolayca hayal kırıklığına uğratmak, güveninin azalmamasını sağlar ve kişinin reddedilmenizi aşması daha kolay olur. Bunu yapmanın bir yolu, onlara zaman ayırdıkları ve sundukları çalışmalar için teşekkür ederek takdirinizi göstermektir.

resim newerasolutions.Co'nun izniyle

2. Haberi sunun

Reddedilme haberini vermek ilk başta ürkütücü görünebilir, ancak haberi mümkün olan en kısa sürede vermek yapabileceğiniz en iyi şeydir. Satış görevlisine cevap vermeden liderlik etmek, umutlarını artıracaktır. Haberleri olabildiğince hızlı iletmek, kişinin reddedilmeyi daha çabuk atlatmasına yardımcı olurken, aynı zamanda daha fazla fırsat araması için ona daha fazla zaman tanıyacaktır. Ayrıca, onları reddettiğinizde, kararınızı verdiğinizde ısrar etmeniz gerektiğini ve kararınızı değiştirmeyeceğinizi unutmayın.

3. Açıklama yapın

Uygun bir sebep olmadan reddetme, satış görevlisi için kafa karıştırıcı olabilir ve ürünlerinin nerede veya neden yetersiz kaldığını anlamaya çalışmanın onlara hiçbir faydası olmayacaktır. Tekliflerini reddetmek için kendi nedeniniz olsa da (zaten üstün bir ürününüz var veya ürünleri şirketinizin politikalarıyla uyumlu değil veya şirketiniz ürününe yatırım yapmak istemiyor olabilir), satış görevlisi, onları ikinci bir tahminde bulunmak yerine, onu bu anlaşmayı yapmaktan alıkoyan şeyin ne olduğunu biliyor.

4. Ortaklık için başka yollar önerin

Satış temsilcileri çok ısrarcı olabilir. Ürünlerinin şirketinizi ilgilendirmediği konusunda net olmanız gerekebilir. Ancak onlarla tüm bağları kesmek yerine, masaya başka neler getirebileceklerini görmek akıllıca olur. Diğer ürünleri veya hizmetleri bağlamında onlarla gelecekteki ortaklıklar önerebilirsiniz. Bir bakıma, bu onları bir dahaki sefere daha güçlü bir adımla geri dönmeye teşvik edebilir.

5. E-postanızı kapatın

Tüm iş e-postalarında, düzgün bir şekilde kapatmak bir zorunluluktur. Düzgün bir kapanış olumlu bir izlenime sahip olabilirken, beceriksizce yazılmış bir kapanış olumsuz bir izlenim bırakacaktır. Uygun bir kapanış hazırlamak için alıcıyla olan ilişkinizi değerlendirmeniz gerekir. Yaygın profesyonel sonlar "Saygılarımla, Saygılarımla, Teşekkürler" şeklindedir. Alıcıya yakınsanız ve onunla daha önce sohbet ettiyseniz, bunun yerine “Şerefe, Sadakatle, Saygılarımla” ifadesini kullanmayı tercih edebilirsiniz. Bu kapanış açıklamalarını e-posta imzanız, tam adınız, şirketteki pozisyonunuz ve iletişim bilgileriniz takip etmelidir.

Reddetme teklifi e-postası yazmak için ipuçları

Artık bir ret teklif mektubuna giren bileşenleri bildiğinize göre, şimdi darbeyi nasıl uygulayacağınıza odaklanma zamanı. Bir teklifi kibarca reddetmenin en iyi yollarını anlamak için okumaya devam edin.

1. Profesyonel bir ses tonu kullanın

Hiç kimse hayır demekten hoşlanmaz ama iş gerektirdiğinde bunu yapmak zorundasın. Bunu yaparken de profesyonel bir ses tonu kullanmayı unutmamalısınız. Birini geri çevirmenin verdiği darbeyi yumuşatmak veya biri haberi iyi almadığında tedirgin olmak için ekstra kibar ve arkadaş canlısı olmak kolaydır, ancak kendinizi kaptırmamayı unutmamalısınız. Her zaman profesyonel bir cepheyi korumak önemlidir.

2. Reddetme teklif mektubunuzda net olun

Satış temsilcileriyle ilgilenirken çok net olmalısınız. Şirketleriyle iş yapmayacağınızı ve bunun nedenlerini açıklamanız gerekecek. Bu şekilde, başka bir fırsata geçebilirler ve bir karşı teklifle geldiklerinde veya mevcut fırsat için size bir anlaşma yapmaya çalıştıklarında onlarla uğraşarak zaman kaybetmek zorunda kalmazsınız. Açık bir ret ile, hala şansları olan bir müşteriye daha iyi odaklanabilirler.

3. E-postanızı kısa tutun

Bir şirket yönettiğinizi ve ürünleri hakkında ne düşündüğünüzü ve neden reddetmeyi seçtiğinizi ayrıntılı olarak anlatan bir makale yazmanız gerekmediğini unutmayın. Ancak, biraz nezaketin kimseye zarar vermeyeceğini unutmayın. Bir e-posta yazarken, yalnızca sunumlarıyla ilgili en önemli bilgileri ve sizi nerede kaybettiklerini ekleyerek kısa tutun. Bu onlara bir sonraki müşterileri için iyileştirme şansı verir ve ürünlerinin kırmızı bayraklarını daha iyi belirlemelerine yardımcı olur.

resim hbr.org'un izniyle

Bir e-postayı reddetmek için şablonlar

İşte şirketiniz için mükemmel bir reddetme teklif mektubu oluşturmak için kullanabileceğiniz ve kurcalayabileceğiniz bazı şablonlar.

Şablon 1: Mevcut teklifi reddetmek, ancak yine de diğer ürünler veya hizmetler için teklifler almak istiyorsanız bunu kullanabilirsiniz.

Sevgili [isim],

[Ürün tanıtımı] ile ilgili e-postanız için teşekkür ederiz.

Ne yazık ki, halihazırda [birlikte çalıştığınız başka bir şirket/işletme] ile çalıştığımız ve sonuçlardan memnun olduğumuz için şu anda piyasada [satılan ürünü] aramıyoruz.

Ancak, koşullar değişirse sizinle iletişime geçeceğiz ve diğer hizmetleriniz şirketimizin çıkarlarıyla uyumlu olduğundan, gelecekteki ortaklıklar için [şirketinizi] göz önünde bulundurursanız seviniriz.

İçtenlikle,

[Adınız ve unvanınız]

[E-posta imzanız]

Şablon 2: Şablon 1'in aksine, bu şablon teklifleri reddediyor ancak teklifleri para iade garantisi içermedikçe gelecekteki tekliflere bakmak istemiyor gibi görünüyor.

Sevgili [isim],

[Sizin şirketiniz], [satılan ürün] teklifinizi dikkatle değerlendirdi. Aldığımız etkileyici tekliflerin sayısı nedeniyle satış teklifinizi geri çevirmek zorunda olduğumuzu bildirmek için yazıyorum.

Lütfen bunun, ürününüzün şirketimiz altında çalışmayacağını yansıtmadığını anlayın. Şirketimiz, bize para iade garantisi veren başka bir teklifle devam etmeye karar verdi. Gelecekte, yalnızca para iade garantisi olan teklifleri değerlendireceğiz. Bu, şirketinizin politikasına uymuyorsa, e-postamızı posta listenizden çıkarabilirseniz memnun oluruz.

Teşekkürler.

Saygılarımla,

[Adınız ve unvanınız]

[E-posta imzanız]

Pazarlama endüstrisinde teklifleri geri çevirmek normaldir. Aslında, çok fazla bir kültürdür. Bir parçası olmak istemediğiniz bir durumda sıkışıp kalmaktansa, bir teklifi kibarca nasıl geri çevireceğinizi bilmek daha iyidir, bu nedenle bu tür e-postaları yazmaya alışmalısınız.