วิธีเขียนอีเมลอย่างสุภาพเพื่อปฏิเสธข้อเสนอขาย

1. จะปฏิเสธข้อเสนออย่างสุภาพได้อย่างไร?
2. เคล็ดลับในการเขียนอีเมลข้อเสนอปฏิเสธ
3. เทมเพลตที่จะปฏิเสธอีเมล

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. SendGrid - ตัวสร้างอีเมลและผู้ส่ง
3. Boomerang - เครื่องมือสำหรับตั้งเวลาอีเมล
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

แม้ว่าการพูดว่า "ไม่" มักจะดูน่ากลัวในตัวเอง แต่ฉันแน่ใจว่าไม่มีใครอยากติดอยู่ในสถานการณ์ที่พวกเขาจะต้องพูดในระหว่างการโทรหรือพระเจ้าห้ามต่อหน้า แนวทางปฏิบัติทางการตลาดที่ดีกว่าคือการปฏิเสธข้อเสนอการขายผ่านอีเมล เหตุผลหลักประการหนึ่งที่ควรทำสิ่งนี้คือเพราะปริมาณมาก เป็นไปไม่ได้และเป็นไปไม่ได้เลยที่จะอุทิศเวลามากขนาดนั้นให้กับการขายแต่ละครั้ง เหตุผลหลักอีกประการหนึ่งที่คุณควรเลือกใช้อีเมลแทนการโทรศัพท์คือการช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ของคุณยังคงความเป็นมืออาชีพ และสุดท้าย อีเมลเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า เนื่องจากคุณควบคุมได้มากพอสมควร ด้วยการโทรศัพท์หรือการเผชิญหน้ากันเป็นการส่วนตัว การสนทนาจึงเป็นเรื่องง่ายอย่างรวดเร็ว แต่ด้วยอีเมล คุณจะมีโอกาสสร้างเนื้อหาที่สัมผัสได้ถึงความรู้สึกที่ถูกต้องโดยไม่กระทบต่อความเป็นมืออาชีพอย่างรอบคอบ

จะปฏิเสธข้อเสนออย่างสุภาพได้อย่างไร?

แม้ว่าการปฏิเสธข้อเสนอการขายผ่านอีเมลจะฟังดูสะดวกสบายกว่าการโทร แต่งานนี้ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย ในความเป็นจริง มีหลายวิธีที่คุณสามารถผิดพลาดได้ อีเมลข้อเสนอการปฏิเสธส่วนใหญ่มีโครงสร้างเฉพาะ ดังนั้น คุณควรทำตามขั้นตอนที่กำหนดเพื่อสร้างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ

1. เริ่มต้นด้วยการขอบคุณเวลาและการทำงาน

แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าพนักงานขายกำลังนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่ไม่มีประโยชน์สำหรับคุณหรือบริษัทของคุณ แต่คุณต้องตระหนักว่าต้องใช้ความกล้าอย่างมากในการนำเสนอข้อเสนอ การถูกปฏิเสธอาจสร้างความเสียหายได้ในทุกสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการถูกปฏิเสธจากงานพรอม หรือการถูกปฏิเสธจากวิทยาลัยในฝัน มันมักจะส่งผลเสียต่อคุณเสมอ การปล่อยให้คนๆ นั้นผิดหวังง่าย ๆ จะช่วยให้มั่นใจว่าความมั่นใจของเขาจะไม่ลดน้อยลง และบุคคลนั้นจะมีเวลาง่ายกว่าที่จะเอาชนะการปฏิเสธของคุณ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้นคือแสดงความขอบคุณด้วยการขอบคุณพวกเขาสำหรับเวลาและงานที่พวกเขานำเสนอ

ได้รับความอนุเคราะห์จาก newerasolutions.Co

2. ส่งข่าว

การให้ข่าวการปฏิเสธอาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่การรายงานข่าวโดยเร็วที่สุดเป็นสิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้ การนำพนักงานขายไปโดยไม่มีคำตอบจะทำให้มีความหวังขึ้น การส่งข่าวโดยเร็วที่สุดจะช่วยให้บุคคลนั้นเอาชนะการถูกปฏิเสธได้เร็วยิ่งขึ้น ขณะเดียวกันก็ให้เวลาพวกเขามากขึ้นในการมองหาโอกาสมากขึ้น พึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณปฏิเสธพวกเขา คุณต้องยืนกรานว่าจิตใจของคุณประกอบขึ้นและคุณจะไม่เปลี่ยนแปลงการตัดสินใจของคุณ

3. ให้คำอธิบาย

การปฏิเสธโดยไม่มีเหตุผลที่ถูกต้องอาจสร้างความสับสนให้กับพนักงานขาย และจะไม่ช่วยอะไรสำหรับพวกเขาในการพยายามค้นหาว่าผลิตภัณฑ์ของตนขาดไปที่ไหนหรือเพราะเหตุใด แม้ว่าคุณอาจมีเหตุผลของคุณเองที่จะปฏิเสธข้อเสนอของพวกเขา (คุณมีผลิตภัณฑ์ที่เหนือกว่าอยู่แล้ว หรือผลิตภัณฑ์ของพวกเขาไม่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทของคุณ หรือบริษัทของคุณอาจไม่ต้องการลงทุนในผลิตภัณฑ์ของตน) จะเป็นการดีกว่าเสมอที่จะให้ พนักงานขายรู้ว่าอะไรขัดขวางไม่ให้เขาปิดดีลนั้นแทนที่จะปล่อยให้พวกเขาเดาตัวเองเป็นครั้งที่สอง

4. แนะนำวิธีอื่นในการเป็นหุ้นส่วน

ตัวแทนขายสามารถยืนหยัดได้มาก คุณอาจต้องชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์ของตนไม่สนใจบริษัทของคุณ แต่แทนที่จะตัดสัมพันธ์ทั้งหมดกับพวกเขา ก็ควรที่จะดูว่าพวกเขาสามารถนำอะไรมาอีกบ้าง คุณสามารถแนะนำความร่วมมือในอนาคตกับพวกเขาในบริบทของผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่นๆ ของพวกเขา ในทางใดทางหนึ่ง สิ่งนี้สามารถกระตุ้นให้พวกเขากลับมาพร้อมสนามที่แข็งแกร่งขึ้นในครั้งต่อไป

5. ปิดอีเมลของคุณ

สำหรับอีเมลธุรกิจทั้งหมด จำเป็นต้องปิดอย่างถูกต้อง การปิดที่เหมาะสมอาจมีความประทับใจในขณะที่การปิดบัญชีอย่างงุ่มง่ามจะมีความประทับใจในเชิงลบ คุณจะต้องประเมินความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับเพื่อที่จะสรุปผลได้อย่างเหมาะสม ตอนจบแบบมืออาชีพทั่วไปคือ “ขอแสดงความนับถือ ด้วยความเคารพ ขอบคุณ” หากคุณสนิทกับผู้รับและเคยสนทนากับพวกเขามาก่อน คุณสามารถใช้ "ไชโย ซื่อสัตย์ จริงใจ" แทนได้ คำพูดปิดเหล่านี้จะต้องตามด้วยลายเซ็นอีเมลของคุณ ชื่อเต็มของคุณ ตำแหน่งของคุณในบริษัทและข้อมูลการติดต่อของคุณ

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลข้อเสนอปฏิเสธ

เมื่อคุณทราบองค์ประกอบที่เข้าสู่จดหมายเสนอการปฏิเสธแล้ว ก็ถึงเวลาให้ความสำคัญกับวิธีการส่งผลกระทบ อ่านเพื่อทำความเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการปฏิเสธข้อเสนออย่างสุภาพ

1. ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ

ไม่มีใครชอบปฏิเสธเป็นพิเศษ แต่เมื่องานนั้นต้องการ คุณก็ต้องทำ และในขณะทำเช่นนั้น คุณต้องจำไว้ว่าให้ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ ง่ายที่จะทำตัวดีและเป็นมิตรเป็นพิเศษในการทำให้การปฏิเสธใครสักคนอ่อนลงหรือทำให้กระวนกระวายใจเมื่อมีคนไม่เข้าใจข่าวเป็นอย่างดี แต่คุณต้องจำไว้ว่าอย่าไปยุ่งกับมัน การรักษาแนวหน้าที่เป็นมืออาชีพตลอดเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

2. ชัดเจนในจดหมายตอบรับการปฏิเสธของคุณ

คุณต้องมีความชัดเจนมากในขณะที่ติดต่อกับตัวแทนขาย คุณจะต้องอธิบายว่าคุณจะไม่ทำธุรกิจใดๆ กับบริษัทของพวกเขา และอธิบายเหตุผลว่าทำไม ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถก้าวไปสู่โอกาสอื่นได้ และคุณจะไม่ต้องเสียเวลาจัดการกับพวกเขาเมื่อพวกเขามาพร้อมกับข้อเสนอโต้แย้งหรือพยายามตัดข้อตกลงกับข้อเสนอที่มีอยู่ ด้วยการปฏิเสธที่ชัดเจน พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าที่พวกเขายังมีโอกาสอยู่ได้ดีขึ้น

3. ทำให้อีเมลของคุณสั้น

จำไว้ว่าคุณกำลังบริหารบริษัท และคุณไม่จำเป็นต้องเขียนเรียงความทั้งเล่มที่มีรายละเอียดว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของบริษัทนั้น และเหตุใดคุณจึงเลือกที่จะปฏิเสธ อย่างไรก็ตาม พึงระลึกไว้เสมอว่าความสุภาพเล็กน้อยจะไม่ทำร้ายใคร เมื่อเขียนอีเมล ให้สั้นโดยใส่เฉพาะข้อมูลที่สำคัญที่สุดในงานนำเสนอและตำแหน่งที่พวกเขาทำคุณหาย สิ่งนี้ทำให้พวกเขามีโอกาสปรับปรุงสำหรับลูกค้ารายต่อไปและยังช่วยให้พวกเขาระบุธงสีแดงของผลิตภัณฑ์ได้ดีขึ้น

ได้รับความอนุเคราะห์จาก hbr.org

เทมเพลตที่จะปฏิเสธอีเมล

ต่อไปนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่คุณสามารถใช้และเล่นซอเพื่อจัดทำจดหมายเสนอการปฏิเสธที่สมบูรณ์แบบสำหรับบริษัทของคุณ

แบบที่ 1: คุณสามารถใช้ได้หากต้องการปฏิเสธข้อเสนอปัจจุบันแต่ยังคงได้รับข้อเสนอสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการอื่นๆ

เรียน [ชื่อ],

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณเกี่ยวกับ [การเสนอขายผลิตภัณฑ์]

ขออภัย เราไม่ได้มองหา [ผลิตภัณฑ์ที่กำลังเสนอขาย] ในตลาดในขณะนี้ เนื่องจากเรากำลังทำงานร่วมกับ [บริษัท/ธุรกิจอื่นที่คุณทำงานด้วย] และพอใจกับผลลัพธ์ที่ได้

อย่างไรก็ตาม เราจะติดต่อกลับหากสถานการณ์เปลี่ยนแปลง และเนื่องจากบริการอื่นๆ ของคุณสอดคล้องกับความสนใจของบริษัท เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณคำนึงถึง [บริษัทของคุณ] สำหรับการเป็นหุ้นส่วนในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อและนามสกุลของคุณ]

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

เทมเพลต 2: ตรงกันข้ามกับเทมเพลต 1 เทมเพลตนี้ปฏิเสธข้อเสนอ แต่ดูเหมือนไม่ต้องการดูข้อเสนอในอนาคต เว้นแต่ว่าข้อเสนอของพวกเขามีการรับประกันคืนเงิน

เรียน [ชื่อ],

[บริษัทของคุณ] ได้พิจารณาอย่างรอบคอบถึงข้อเสนอของคุณสำหรับ [ผลิตภัณฑ์ที่กำลังเสนอขาย] ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าเนื่องจากเราได้รับข้อเสนอที่น่าประทับใจมากมาย เราจึงต้องปฏิเสธข้อเสนอการขายของคุณ

โปรดเข้าใจว่าสิ่งนี้ไม่ได้สะท้อนว่าผลิตภัณฑ์ของคุณจะไม่อยู่ภายใต้บริษัทของเรา บริษัทของเราตัดสินใจใช้ข้อเสนออื่นที่ให้การรับประกันคืนเงินแก่เรา ในอนาคต เราจะพิจารณาเฉพาะข้อเสนอที่มีการรับประกันคืนเงินเท่านั้น หากไม่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทของคุณ เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถลบอีเมลของเราออกจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณได้

ขอขอบคุณ.

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อและนามสกุลของคุณ]

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

ในอุตสาหกรรมการตลาด เป็นเรื่องปกติที่จะปฏิเสธข้อเสนอ อันที่จริงมันเป็นวัฒนธรรมอย่างมาก ดีกว่าที่จะรู้วิธีปฏิเสธข้อเสนออย่างสุภาพ ดีกว่าติดอยู่ในสถานการณ์ที่คุณไม่ต้องการเป็นส่วนหนึ่ง ดังนั้นคุณควรชินกับการเขียนอีเมลดังกล่าว