Cara Menulis Email Dengan Sopan Untuk Menolak Penawaran Penjualan

1. Bagaimana cara menolak tawaran dengan sopan?
2. Tips menulis email penolakan penawaran
3. Template untuk menolak email

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. SendGrid - Pembuat dan pengirim email
3. Boomerang - Alat untuk menjadwalkan email
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Meskipun mengatakan "tidak" sering kali menakutkan, saya yakin tidak ada orang yang ingin terjebak dalam situasi di mana mereka harus mengatakannya saat menelepon atau secara langsung. Praktik pemasaran yang lebih baik adalah dengan menolak penawaran penjualan melalui email. Salah satu alasan utama mengapa bijaksana untuk melakukan ini adalah karena volumenya yang tipis. Ini tidak praktis dan tidak mungkin untuk mendedikasikan banyak waktu untuk setiap promosi penjualan. Alasan utama lain Anda harus memilih email daripada panggilan telepon adalah karena hal itu memungkinkan hal-hal tetap profesional di antara bisnis Anda masing-masing. Dan akhirnya, email adalah pilihan yang lebih baik karena jumlah kendali yang Anda miliki atas email tersebut. Dengan panggilan telepon atau pertemuan pribadi, sangat mudah untuk melakukan percakapan dengan sangat cepat, tetapi dengan email, Anda mendapatkan kesempatan untuk membuat konten dengan hati-hati yang menyentuh semua sentimen yang tepat tanpa mengorbankan profesionalisme.

Bagaimana cara menolak tawaran dengan sopan?

Meskipun menolak tawaran penjualan melalui email terdengar lebih nyaman daripada menelepon, tugas ini bukanlah hal yang mudah. Sebenarnya, ada banyak cara Anda bisa salah dengan ini. Sebagian besar email penawaran penolakan mengikuti struktur tertentu dan karenanya, Anda harus mengikuti langkah-langkah yang diberikan untuk membuat email yang sempurna.

1. Mulailah dengan menghargai waktu dan pekerjaan

Meskipun Anda mungkin merasa bahwa penjual sedang memamerkan produk yang tidak berguna bagi Anda atau perusahaan Anda, Anda perlu menyadari bahwa itu membutuhkan banyak nyali untuk mempresentasikan penawaran. Ditolak bisa menghancurkan dalam setiap situasi, baik itu penolakan dari kencan prom Anda, atau penolakan dari perguruan tinggi impian Anda, itu selalu merugikan Anda. Mengecewakan orang tersebut dengan mudah akan memastikan bahwa kepercayaan dirinya tidak berkurang dan orang tersebut akan lebih mudah mengatasi penolakan Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah menunjukkan penghargaan Anda dengan berterima kasih kepada mereka atas waktu dan pekerjaan yang mereka presentasikan.

gambar milik newerasolutions.Co

2. Menyampaikan berita

Memberi kabar penolakan mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi menyampaikan berita sesegera mungkin adalah yang terbaik yang dapat Anda lakukan. Memimpin wiraniaga tanpa jawaban akan meningkatkan harapan mereka. Menyampaikan berita secepat mungkin, akan membantu orang tersebut mengatasi penolakan lebih cepat sambil juga memberi mereka lebih banyak waktu untuk mencari lebih banyak peluang. Juga perlu diingat bahwa ketika Anda menolaknya, Anda harus bersikeras bahwa keputusan Anda sudah bulat dan Anda tidak akan mengubah keputusan Anda.

3. Berikan penjelasannya

Penolakan tanpa alasan yang tepat dapat membingungkan tenaga penjual, dan tidak akan ada gunanya bagi mereka yang mencoba mencari tahu di mana atau mengapa produk mereka gagal. Meskipun Anda mungkin memiliki alasan sendiri untuk menolak proposal mereka (Anda sudah memiliki produk unggulan atau, produk mereka tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda atau, perusahaan Anda mungkin tidak ingin berinvestasi pada produk mereka), selalu lebih baik membiarkan penjual tahu apa yang menghentikannya untuk menutup kesepakatan itu daripada membiarkan mereka menebak-nebak sendiri.

4. Sarankan cara kemitraan lain

Perwakilan penjualan bisa sangat gigih. Anda mungkin harus menjelaskan bahwa produk mereka tidak menarik bagi perusahaan Anda. Tetapi daripada hanya memutuskan semua hubungan dengan mereka, akan lebih bijaksana untuk melihat apa lagi yang bisa mereka bawa ke meja. Anda dapat menyarankan kemitraan di masa mendatang dengan mereka dalam konteks produk atau layanan mereka yang lain. Di satu sisi, ini dapat mendorong mereka untuk kembali dengan nada yang lebih kuat di lain waktu.

5. Tutup email Anda

Dengan semua email bisnis, Anda harus menutupnya dengan benar. Penutupan yang tepat mungkin memiliki kesan yang baik sementara penutupan yang ditulis dengan kikuk akan memiliki kesan negatif. Untuk menyusun penutup yang tepat, Anda perlu mengevaluasi hubungan Anda dengan penerima. Akhiran profesional yang umum adalah "Hormat kami, Salam, Terima kasih." Jika Anda dekat dengan penerima dan telah berbicara dengan mereka sebelumnya, Anda dapat memilih untuk menggunakan “Cheers, Faithfully, Yours really” sebagai gantinya. Pernyataan penutup ini harus diikuti dengan tanda tangan email Anda, nama lengkap Anda, posisi Anda di perusahaan dan informasi kontak Anda.

Kiat untuk menulis email penolakan penawaran

Sekarang setelah Anda mengetahui komponen yang masuk ke dalam surat penawaran penolakan, saatnya untuk fokus pada cara menyampaikan pukulan. Baca terus untuk memahami cara terbaik untuk menolak tawaran dengan sopan.

1. Gunakan nada suara profesional

Tidak ada yang suka mengatakan tidak, tetapi ketika pekerjaan menuntutnya, Anda harus melakukannya. Dan saat melakukannya, Anda harus ingat untuk menggunakan nada suara profesional. Sangat mudah untuk bersikap ekstra baik dan ramah untuk melunakkan pukulan menolak seseorang atau menjadi gelisah ketika seseorang tidak menerima berita dengan baik, tetapi Anda harus ingat untuk tidak terbawa suasana. Mempertahankan front profesional setiap saat adalah penting.

2. Tetap jelas tentang surat penawaran penolakan Anda

Anda harus sangat jelas saat berhadapan dengan perwakilan penjualan. Anda harus menjelaskan bahwa Anda tidak akan melakukan bisnis apa pun dengan perusahaan mereka dan menjelaskan alasannya. Dengan cara ini, mereka dapat beralih ke peluang lain, dan Anda tidak perlu membuang waktu berurusan dengan mereka ketika mereka datang dengan proposal tandingan atau mencoba membuat kesepakatan dengan yang sudah ada. Dengan penolakan yang jelas, mereka dapat lebih fokus pada klien yang masih memiliki kesempatan untuk mereka.

3. Jaga agar email Anda tetap pendek

Ingatlah bahwa Anda menjalankan sebuah perusahaan dan Anda tidak perlu menulis seluruh esai yang merinci pendapat Anda tentang produk mereka dan mengapa Anda memilih untuk menolaknya. Namun, perlu diingat bahwa sedikit kesopanan tidak akan menyakiti siapa pun. Saat menulis email, singkat dengan hanya memasukkan informasi terpenting tentang presentasi mereka dan di mana mereka kehilangan Anda. Ini memberi mereka kesempatan untuk meningkatkan untuk klien mereka berikutnya dan juga membantu mereka menunjukkan dengan lebih baik bendera merah produk mereka.

gambar milik hbr.org

Template untuk menolak email

Berikut adalah beberapa templat yang dapat Anda gunakan dan mainkan untuk membuat surat penawaran penolakan yang sempurna untuk perusahaan Anda.

Template 1: Anda dapat menggunakan ini jika Anda ingin menolak penawaran saat ini tetapi masih menerima penawaran untuk produk atau layanan lain.

Yang terhormat [nama],

Terima kasih atas email Anda mengenai [produk yang ditawarkan].

Sayangnya, kami tidak sedang mencari [produk yang ditawarkan] di pasar saat ini karena kami telah bekerja sama dengan [perusahaan/bisnis lain yang bekerja sama dengan Anda] dan senang dengan hasilnya.

Namun, kami akan menghubungi Anda jika keadaan berubah dan karena layanan Anda yang lain selaras dengan kepentingan perusahaan kami, kami akan sangat menghargai jika Anda mengingat [perusahaan Anda] untuk kemitraan di masa mendatang.

Sungguh-sungguh,

[Nama dan sebutan Anda]

[Tanda tangan email Anda]

Template 2: Berlawanan dengan Template 1, template ini menolak penawaran tetapi tampaknya tidak mau melihat penawaran di masa mendatang kecuali penawaran mereka menyertakan jaminan uang kembali.

Yang terhormat [nama],

[Perusahaan Anda] telah mempertimbangkan dengan cermat tawaran Anda untuk [produk yang ditawarkan]. Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa karena banyaknya penawaran mengesankan yang kami terima, kami harus menolak proposal penjualan Anda.

Harap dipahami bahwa ini tidak mencerminkan bahwa produk Anda tidak akan bekerja di bawah perusahaan kami. Perusahaan kami memutuskan untuk pergi dengan tawaran lain yang memberi kami jaminan uang kembali. Di masa mendatang, kami hanya akan mempertimbangkan penawaran dengan jaminan uang kembali. Jika itu tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda, kami akan sangat menghargai jika Anda dapat menghapus email kami dari milis Anda.

Terima kasih.

Salam Hormat,

[Nama dan sebutan Anda]

[Tanda tangan email Anda]

Dalam industri pemasaran, menolak tawaran adalah hal yang normal. Bahkan, itu sangat banyak budaya. Lebih baik mengetahui cara menolak tawaran dengan sopan daripada terjebak dalam situasi yang tidak Anda inginkan sehingga Anda harus terbiasa menulis email semacam itu.