Comment écrire poliment un e-mail pour refuser une offre de vente

1. Comment décliner poliment une offre ?
2. Conseils pour rédiger un e-mail d'offre de refus
3. Modèles pour rejeter un e-mail

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. SendGrid - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Boomerang - Outil de planification des e-mails
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Bien que dire « non » soit souvent intimidant en soi, je suis sûr que personne ne veut être coincé dans une situation où il devra le dire lors d'un appel ou Dieu nous en préserve, en personne. La meilleure pratique marketing consisterait à refuser les offres de vente par e-mail. L'une des principales raisons pour lesquelles il est sage de le faire est à cause du volume. Il est peu pratique et tout simplement impossible de consacrer autant de temps à chaque argumentaire de vente. Une autre raison principale pour laquelle vous devriez opter pour un e-mail au lieu d'un appel téléphonique est qu'il permet aux choses de rester professionnelles entre vos entreprises respectives. Et enfin, un e-mail est une meilleure option en raison du contrôle que vous avez sur lui. Avec des appels téléphoniques ou des rencontres personnelles, il est facile pour les conversations de dégénérer très rapidement, mais avec un e-mail, vous avez la possibilité de rédiger avec soin le contenu qui touche tous les bons sentiments sans compromettre le professionnalisme.

Comment décliner poliment une offre ?

Bien que refuser une offre de vente par e-mail semble plus confortable que de passer des appels, la tâche n'est pas une mince affaire. En fait, il existe de nombreuses façons de vous tromper. La plupart des e-mails d'offre de refus suivent une structure spécifique et vous devez donc suivre les étapes indiquées pour créer l'e-mail parfait.

1. Commencez par une appréciation du temps et du travail

Bien que vous puissiez avoir l'impression que le vendeur présente un produit inutile pour vous ou votre entreprise, vous devez être conscient qu'il faut beaucoup de courage pour présenter l'offre. Être rejeté peut être dévastateur dans toutes les situations, qu'il s'agisse d'un rejet de votre date de bal ou d'un rejet de l'université de vos rêves, cela vous pèse toujours. Laisser tomber la personne facilement assurera que sa confiance ne diminue pas et la personne aura plus de facilité à surmonter votre rejet. Une façon de le faire est de montrer votre appréciation en les remerciant pour le temps et le travail qu'ils ont présentés.

image avec l'aimable autorisation de newerasolutions.Co

2. Diffusez les nouvelles

Annoncer la nouvelle du rejet peut sembler intimidant au début, mais annoncer la nouvelle le plus tôt possible est le mieux que vous puissiez faire. Diriger le vendeur sans réponse fera monter son espoir. Annoncer les nouvelles aussi vite que possible aidera la personne à surmonter le rejet plus rapidement tout en lui donnant plus de temps pour chercher plus d'opportunités. Gardez également à l'esprit que lorsque vous les rejetez, vous devez insister sur le fait que votre décision est prise et que vous ne changerez pas votre décision.

3. Donnez l'explication

Un refus sans raison valable peut être déroutant pour le vendeur, et il ne sera d'aucune utilité pour lui d'essayer de comprendre où et pourquoi son produit n'a pas été à la hauteur. Bien que vous puissiez avoir votre propre raison de rejeter leur proposition (vous avez déjà un produit supérieur ou, leur produit ne correspond pas aux politiques de votre entreprise ou, votre entreprise pourrait ne pas vouloir investir dans leur produit), il est toujours préférable de laisser le le vendeur sache ce qui l'a empêché de conclure cette affaire plutôt que de le laisser se remettre en question.

4. Proposer d'autres formes de partenariat

Les représentants commerciaux peuvent être très persistants. Vous devrez peut-être être clair sur le fait que leur produit n'intéresse pas votre entreprise. Mais plutôt que de simplement couper tous les liens avec eux, il serait sage de voir ce qu'ils peuvent apporter d'autre à la table. Vous pouvez suggérer de futurs partenariats avec eux dans le cadre de leurs autres produits ou services. D'une certaine manière, cela peut les encourager à revenir avec un ton plus fort la prochaine fois.

5. Fermez votre messagerie

Avec tous les e-mails professionnels, il est indispensable de le fermer correctement. Une fermeture correcte peut avoir une impression favorable tandis qu'une fermeture écrite maladroitement aura une impression négative. Pour rédiger une clôture appropriée, vous devrez évaluer votre relation avec le destinataire. Les terminaisons professionnelles courantes sont "Cordialement, Cordialement, Merci". Si vous êtes proche du destinataire et que vous avez déjà discuté avec lui, vous pouvez choisir d'utiliser "Cheers, Faithfully, Yours really" à la place. Ces remarques finales doivent être suivies de votre signature électronique, de votre nom complet, de votre fonction dans l'entreprise et de vos coordonnées.

Conseils pour rédiger un e-mail d'offre de refus

Maintenant que vous connaissez les éléments qui entrent dans une lettre d'offre de refus, il est temps de vous concentrer sur la façon de porter le coup. Lisez la suite pour comprendre les meilleures façons de décliner poliment une offre.

1. Utilisez un ton de voix professionnel

Personne n'aime particulièrement dire non, mais quand le travail l'exige, il faut le faire. Et ce faisant, vous devez vous rappeler d'utiliser un ton de voix professionnel. Il est facile d'être très gentil et amical pour adoucir le coup de refuser quelqu'un ou de s'agiter quand quelqu'un ne prend pas bien les nouvelles, mais vous devez vous rappeler de ne pas vous laisser emporter. Maintenir un front professionnel à tout moment est important.

2. Restez clair sur votre lettre d'offre de refus

Vous devez être très clair lorsque vous traitez avec des représentants commerciaux. Vous devrez préciser que vous ne ferez aucune affaire avec leur entreprise et en expliquer les raisons. De cette façon, ils peuvent passer à une autre opportunité et vous n'aurez pas à perdre votre temps à les traiter lorsqu'ils arrivent avec une contre-proposition ou qu'ils essaient de vous conclure un accord sur l'existant. Avec un rejet clair, ils peuvent mieux se concentrer sur un client avec qui ils ont encore une chance.

3. Gardez votre e-mail court

N'oubliez pas que vous dirigez une entreprise et que vous n'avez pas à écrire un essai complet détaillant ce que vous pensez de leur produit et pourquoi vous avez choisi de le rejeter. Cependant, gardez à l'esprit qu'un peu de courtoisie ne fera jamais de mal à personne. Lorsque vous écrivez un e-mail, soyez bref en n'incluant que les informations les plus importantes sur leur présentation et l'endroit où ils vous ont perdu. Cela leur donne une chance de s'améliorer pour leur prochain client et les aide également à mieux identifier les drapeaux rouges de leurs produits.

image reproduite avec l'aimable autorisation de hbr.org

Modèles pour rejeter un e-mail

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser et manipuler pour rédiger la lettre d'offre de refus parfaite pour votre entreprise.

Modèle 1 : vous pouvez l'utiliser si vous souhaitez refuser l'offre actuelle, mais que vous continuez à recevoir des offres pour d'autres produits ou services.

Cher [nom],

Merci pour votre e-mail concernant [le produit présenté].

Malheureusement, nous ne recherchons pas [le produit en cours de présentation] sur le marché en ce moment, car nous travaillons déjà avec [une autre société/entreprise avec laquelle vous travaillez] et nous sommes satisfaits des résultats.

Cependant, nous vous contacterons si les circonstances changent et parce que vos autres services s'alignent sur les intérêts de notre entreprise, nous apprécierions que vous gardiez [votre entreprise] à l'esprit pour de futurs partenariats.

Sincèrement,

[Votre nom et titre]

[Votre signature électronique]

Modèle 2 : contrairement au modèle 1, ce modèle refuse les offres, mais ne semble pas disposé à examiner les offres futures à moins que leur offre n'inclue une garantie de remboursement.

Cher [nom],

[Votre entreprise] a examiné attentivement votre offre pour [le produit présenté]. Je vous écris pour vous informer qu'en raison du nombre impressionnant d'offres que nous recevons, nous devons refuser votre proposition commerciale.

Veuillez comprendre que cela ne signifie pas que votre produit ne s'efforcera pas sous notre société. Notre société a décidé de proposer une autre offre qui nous offre une garantie de remboursement. À l'avenir, nous ne considérerons que les offres avec une garantie de remboursement. Si cela ne correspond pas à la politique de votre entreprise, nous vous serions reconnaissants de retirer notre adresse e-mail de votre liste de diffusion.

Merci.

Cordialement,

[Votre nom et titre]

[Votre signature électronique]

Dans l'industrie du marketing, il est normal de refuser des offres. En fait, c'est vraiment une culture. Il vaut mieux savoir refuser poliment une offre plutôt que d'être coincé dans une situation dont vous ne voulez pas faire partie, alors vous devriez vous habituer à écrire de tels e-mails.