Jak grzecznie napisać e-mail, aby odrzucić ofertę sprzedaży?
Opublikowany: 2022-06-03
1. Jak grzecznie odrzucić ofertę?
2. Wskazówki, jak napisać e-mail z ofertą odrzucenia
3. Szablony do odrzucenia wiadomości e-mail
Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. SendGrid - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Boomerang — narzędzie do planowania e-maili
4. Mailtrack — link do e-maila otwiera śledzenie
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów
Chociaż mówienie „nie” często samo w sobie jest zniechęcające, jestem pewien, że nikt nie chce utknąć w sytuacji, w której będzie musiał to powiedzieć podczas rozmowy lub nie daj Boże osobiście. Lepszą praktyką marketingową byłoby odrzucanie ofert sprzedaży przez e-mail. Jednym z głównych powodów, dla których warto to zrobić, jest sama objętość. Jest to niepraktyczne i po prostu niemożliwe, aby poświęcić tyle czasu na każdą reklamę sprzedażową. Innym głównym powodem, dla którego powinieneś wybrać e-mail zamiast rozmowy telefonicznej, jest to, że pozwala to zachować profesjonalizm między poszczególnymi firmami. I wreszcie, e-mail jest lepszą opcją ze względu na ilość kontroli, jaką masz nad nim. Dzięki telefonom lub osobistym spotkaniom rozmowa może się bardzo szybko zakończyć, ale dzięki e-mailowi masz możliwość ostrożnego przygotowania treści, które dotykają wszystkich właściwych uczuć, bez uszczerbku dla profesjonalizmu.
Jak grzecznie odrzucić ofertę?
Chociaż odrzucenie oferty sprzedaży przez e-mail wydaje się wygodniejsze niż wykonywanie połączeń telefonicznych, nie jest to łatwe zadanie. W rzeczywistości istnieje wiele sposobów, w jakie można się z tym pomylić. Większość wiadomości e-mail z ofertą odrzucenia ma określoną strukturę, dlatego należy postępować zgodnie z podanymi krokami, aby stworzyć idealną wiadomość e-mail.
1. Zacznij od docenienia czasu i pracy
Chociaż możesz mieć wrażenie, że sprzedawca prezentuje produkt, który jest bezużyteczny dla Ciebie lub Twojej firmy, musisz mieć świadomość, że przedstawienie oferty wymaga dużo odwagi. Odrzucenie może być druzgocące w każdej sytuacji, czy to odrzucenie z randki na studniówkę, czy odrzucenie z wymarzonej uczelni, zawsze ma to na ciebie wpływ. Łatwość odpuszczenia tej osoby zapewni, że jej pewność siebie nie zmniejszy się, a osoba będzie miała łatwiejszy czas na pokonanie twojego odrzucenia. Jednym ze sposobów na to jest okazanie wdzięczności za poświęcony czas i pracę, którą zaprezentowali.
zdjęcie dzięki uprzejmości newerasolutions.Co
2. Dostarcz wiadomości
Poinformowanie o odrzuceniu może początkowo wydawać się zniechęcające, ale przekazanie wiadomości tak szybko, jak to możliwe, jest najlepszym, co możesz zrobić. Prowadzenie sprzedawcy bez odpowiedzi przyniesie mu nadzieję. Dostarczenie wiadomości tak szybko, jak to możliwe, pomoże osobie szybciej poradzić sobie z odrzuceniem, a jednocześnie da jej więcej czasu na szukanie nowych możliwości. Pamiętaj też, że kiedy je odrzucasz, musisz nalegać, aby twój umysł podjął decyzję i nie zmienisz swojej decyzji.
3. Podaj wyjaśnienie
Odrzucenie bez uzasadnionej przyczyny może być mylące dla sprzedawcy i nie pomoże mu, próbując dowiedzieć się, gdzie i dlaczego jego produkt nie spełniał wymagań. Chociaż możesz mieć własny powód, aby odrzucić ich propozycję (masz już lepszy produkt lub produkt nie jest zgodny z polityką Twojej firmy lub Twoja firma może nie chcieć inwestować w jej produkt), zawsze lepiej jest pozwolić sprzedawca wie, co powstrzymało go przed zamknięciem tej transakcji, zamiast zostawiać go z wahaniem.
4. Zaproponuj inne sposoby partnerstwa
Przedstawiciele handlowi mogą być bardzo wytrwali. Być może będziesz musiał jasno powiedzieć, że ich produkt nie interesuje Twojej firmy. Ale zamiast po prostu zrywać z nimi wszystkie więzi, rozsądniej byłoby zobaczyć, co jeszcze mogą wnieść do stołu. Możesz zaproponować im przyszłe partnerstwa w kontekście ich innych produktów lub usług. W pewnym sensie może to zachęcić ich do powrotu z mocniejszym tonem następnym razem.
5. Zamknij swój e-mail
W przypadku wszystkich e-maili biznesowych konieczne jest prawidłowe zamknięcie. Prawidłowe zamknięcie może wywołać pozytywne wrażenie, podczas gdy nieudolnie napisane zamknięcie wywoła negatywne wrażenie. Aby sporządzić właściwe zamknięcie, musisz ocenić swoją relację z odbiorcą. Typowe profesjonalne zakończenia to „Z poważaniem, Pozdrawiam, Dziękuję”. Jeśli jesteś blisko odbiorcy i rozmawiałeś z nim już wcześniej, możesz zamiast tego użyć słowa „Pozdrawiam, Wiernie, Pozdrawiam”. Po tych uwagach końcowych należy podać podpis w wiadomości e-mail, imię i nazwisko, stanowisko w firmie oraz dane kontaktowe.
Wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail z ofertą odrzucenia
Teraz, gdy znasz już elementy, z których składa się list z ofertą odrzucenia, nadszedł czas, aby skupić się na tym, jak zadać cios. Czytaj dalej, aby poznać najlepsze sposoby uprzejmego odrzucenia oferty.
1. Używaj profesjonalnego tonu głosu
Nikt szczególnie nie lubi odmawiać, ale kiedy praca tego wymaga, musisz to zrobić. A przy tym trzeba pamiętać o używaniu profesjonalnego tonu głosu. Łatwo jest być wyjątkowo miłym i przyjaznym, aby złagodzić cios odrzucenia kogoś lub zdenerwować się, gdy ktoś nie przyjmuje dobrze wiadomości, ale musisz pamiętać, aby nie dać się ponieść emocjom. Utrzymanie profesjonalnego frontu przez cały czas jest ważne.
2. Trzymaj się jasnego listu z ofertą odrzucenia
Musisz być bardzo jasny w kontaktach z przedstawicielami handlowymi. Będziesz musiał wyjaśnić, że nie będziesz robić interesów z ich firmą i wyjaśnić, dlaczego. W ten sposób mogą przejść do innej okazji i nie będziesz musiał tracić czasu na zajmowanie się nimi, gdy przyjdą z kontrpropozycją lub spróbują zawrzeć z tobą umowę na istniejącą. Dzięki wyraźnemu odrzuceniu mogą lepiej skoncentrować się na kliencie, z którym wciąż mają szansę.
3. Zachowaj krótki e-mail
Pamiętaj, że prowadzisz firmę i nie musisz pisać całego eseju opisującego, co myślisz o ich produkcie i dlaczego zdecydowałeś się go odrzucić. Pamiętaj jednak, że odrobina uprzejmości nigdy nikomu nie zaszkodzi. Pisząc wiadomość e-mail, zachowaj krótki, podając tylko najważniejsze informacje w ich prezentacji i miejscu, w którym Cię zgubili. Daje im to szansę na poprawę dla następnego klienta, a także pomaga im lepiej identyfikować czerwone flagi swoich produktów.
zdjęcie dzięki uprzejmości hbr.org
Szablony do odrzucenia wiadomości e-mail
Oto kilka szablonów, których możesz użyć i bawić się, aby stworzyć idealny list z ofertą odrzucenia dla swojej firmy.
Szablon 1: Możesz go użyć, jeśli chcesz odrzucić aktualną ofertę, ale nadal otrzymywać oferty na inne produkty lub usługi.
Drogi [imię],
Dziękujemy za wiadomość e-mail dotyczącą [prezentowanego produktu].
Niestety, nie szukamy w tej chwili [prezentowanego produktu] na rynku, ponieważ już współpracujemy z [inną firmą/firmą, z którą współpracujesz] i jesteśmy zadowoleni z wyników.
Jednak skontaktujemy się z Tobą, jeśli okoliczności się zmienią i ponieważ Twoje inne usługi będą zgodne z interesem naszej firmy, bylibyśmy wdzięczni, gdybyś pamiętał o [swojej firmie] w przyszłych partnerstwach.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko oraz oznaczenie]
[Twój podpis e-maila]
Szablon 2: W przeciwieństwie do szablonu 1, ten szablon odrzuca oferty, ale wydaje się, że nie chce patrzeć na przyszłe oferty, chyba że ich oferta zawiera gwarancję zwrotu pieniędzy.
Drogi [imię],
[Twoja firma] dokładnie rozważyła Twoją ofertę dotyczącą [prezentowanego produktu]. Piszę, aby poinformować, że ze względu na ilość imponujących ofert, jakie otrzymujemy, musimy odrzucić Twoją propozycję sprzedaży.
Proszę zrozumieć, że nie oznacza to, że Twój produkt nie będzie walczył pod naszą firmą. Nasza firma zdecydowała się na kolejną ofertę, która daje nam gwarancję zwrotu pieniędzy. W przyszłości będziemy rozważać wyłącznie oferty z gwarancją zwrotu pieniędzy. Jeśli nie jest to zgodne z polityką Twojej firmy, będziemy wdzięczni za usunięcie naszego e-maila z listy mailingowej.
Dziękuję Ci.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko oraz oznaczenie]
[Twój podpis e-maila]
W branży marketingowej odrzucanie ofert jest czymś normalnym. W rzeczywistości jest to bardzo kultura. Lepiej wiedzieć, jak grzecznie odrzucić ofertę, niż tkwić w sytuacji, w której nie chcesz brać udziału, więc powinieneś przyzwyczaić się do pisania takich e-maili.