Как вежливо написать электронное письмо, чтобы отклонить предложение о продаже

1. Как вежливо отклонить предложение?
2. Советы по написанию электронного письма с предложением об отказе
3. Шаблоны для отклонения электронного письма

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. SendGrid — конструктор и отправитель электронной почты
3. Boomerang — инструмент для планирования электронных писем
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Хотя сказать «нет» часто сложно само по себе, я уверен, что никто не хочет оказаться в ситуации, когда ему придется сказать это во время телефонного разговора или, не дай Бог, лично. Лучшей маркетинговой практикой было бы отклонять предложения о продаже по электронной почте. Одна из основных причин, почему это разумно делать, заключается в том, что это огромный объем. Непрактично и просто невозможно посвящать столько времени каждому рекламному предложению. Еще одна основная причина, по которой вам следует выбрать электронное письмо вместо телефонного звонка, заключается в том, что это позволяет поддерживать профессиональные отношения между вашими соответствующими компаниями. И, наконец, электронная почта — лучший вариант из-за степени контроля над ней. С телефонными звонками или личными встречами разговоры легко могут быстро пойти наперекосяк, но с электронной почтой вы получаете возможность тщательно обработать контент, который затрагивает все правильные чувства, не ставя под угрозу профессионализм.

Как вежливо отказаться от предложения?

Хотя отклонять предложение о продаже по электронной почте звучит более удобно, чем звонить, задача не из легких. На самом деле, есть множество способов ошибиться в этом. Большинство электронных писем с отказом имеют определенную структуру, поэтому вы должны следовать приведенным шагам, чтобы создать идеальное электронное письмо.

1. Начните с оценки времени и работы

Хотя вам может показаться, что продавец демонстрирует продукт, который бесполезен для вас или вашей компании, вы должны знать, что для представления предложения требуется много мужества. Быть отвергнутым может быть разрушительным в любой ситуации, будь то отказ на выпускном вечере или отказ в колледже вашей мечты, это всегда сказывается на вас. Если вы легко подведете человека, это гарантирует, что его уверенность не уменьшится, и ему будет легче пережить ваш отказ. Один из способов сделать это — показать свою признательность, поблагодарив их за потраченное время и работу, которую они представили.

изображение предоставлено newerasolutions.co

2. Расскажите новости

Поначалу сообщение об отказе может показаться пугающим, но сообщить об этом как можно скорее — лучшее, что вы можете сделать. Ведение продавца без ответа поднимет его надежду. Сообщая новости как можно быстрее, вы поможете человеку быстрее преодолеть неприятие, а также даст ему больше времени для поиска дополнительных возможностей. Также имейте в виду, что когда вы их отвергаете, вы должны настаивать на том, что вы уже приняли решение, и вы не измените свое решение.

3. Дайте объяснение

Отказ без уважительной причины может сбить с толку продавца, и он не поможет ему понять, где и почему его продукт не оправдал ожиданий. Хотя у вас могут быть собственные причины отклонить их предложение (у вас уже есть превосходный продукт, или их продукт не соответствует политике вашей компании, или ваша компания может не захотеть инвестировать в их продукт), всегда лучше позволить продавец знает, что помешало ему или ей закрыть эту сделку, а не предоставил им самим догадываться.

4. Предложите другие способы сотрудничества

Торговые представители могут быть очень настойчивыми. Возможно, вам придется ясно дать понять, что их продукт не интересует вашу компанию. Но вместо того, чтобы просто разорвать с ними все связи, было бы разумно посмотреть, что еще они могут предложить. Вы можете предложить будущие партнерские отношения с ними в контексте других их продуктов или услуг. В некотором смысле это может побудить их вернуться с более сильным тоном в следующий раз.

5. Закройте электронную почту

Со всеми деловыми электронными письмами необходимо правильно закрыть их. Правильное окончание может произвести благоприятное впечатление, в то время как неуклюже написанное окончание может произвести негативное впечатление. Чтобы составить правильное закрытие, вам нужно будет оценить ваши отношения с получателем. Распространенные профессиональные окончания: «С уважением, С уважением, Спасибо». Если вы находитесь рядом с получателем и разговаривали с ним раньше, вы можете вместо этого использовать «Приветствую, с уважением, с уважением». Эти заключительные замечания должны сопровождаться вашей подписью в электронной почте, вашим полным именем, вашей должностью в компании и вашей контактной информацией.

Советы по написанию электронного письма с предложением об отклонении

Теперь, когда вы знаете компоненты письма об отказе, пришло время сосредоточиться на том, как нанести удар. Читайте дальше, чтобы понять, как вежливо отклонить предложение.

1. Используйте профессиональный тон голоса

Никто особенно не любит говорить «нет», но когда работа требует этого, вы должны это сделать. И при этом вы должны помнить об использовании профессионального тона голоса. Легко быть очень любезным и дружелюбным, чтобы смягчить удар отказа кому-то или разволноваться, когда кто-то плохо воспримет новость, но вы должны помнить, что нельзя увлекаться. Всегда важно поддерживать профессиональный вид.

2. Не обращайте внимания на свое письмо с предложением об отказе

Вы должны быть очень четкими при общении с торговыми представителями. Вам придется разъяснить, что вы не будете вести дела с их компанией, и объяснить причины этого. Таким образом, они могут перейти к другой возможности, и вам не придется тратить свое время на общение с ними, когда они придут с встречным предложением или попытаются заключить с вами сделку по существующему. С явным отказом они могут лучше сосредоточиться на клиенте, с которым у них еще есть шанс.

3. Пишите коротко

Помните, что вы управляете компанией и вам не нужно писать целое эссе с подробным изложением того, что вы думаете об их продукте и почему вы решили отказаться от него. Однако имейте в виду, что немного вежливости никогда никому не повредит. При написании электронного письма делайте его коротким, включая только самую важную информацию об их презентации и о том, где они вас потеряли. Это дает им возможность улучшить свой следующий клиент, а также помогает им лучше определить красные флажки своих продуктов.

изображение предоставлено hbr.org

Шаблоны для отклонения электронной почты

Вот несколько шаблонов, которые вы можете использовать, чтобы создать идеальное письмо с предложением об отказе для вашей компании.

Шаблон 1: вы можете использовать его, если хотите отказаться от текущего предложения, но по-прежнему получать предложения для других продуктов или услуг.

Уважаемый [имя],

Благодарим вас за письмо, касающееся [представляемого продукта].

К сожалению, мы не ищем [предлагаемый продукт] на рынке прямо сейчас, поскольку мы уже работаем с [другой компанией/бизнесом, с которым вы работаете] и довольны результатами.

Тем не менее, мы свяжемся с вами, если обстоятельства изменятся, и поскольку другие ваши услуги соответствуют интересам нашей компании, мы были бы признательны, если бы вы помнили [вашу компанию] для будущих партнерских отношений.

Искренне,

[Ваше имя и должность]

[Ваша электронная подпись]

Шаблон 2: в отличие от шаблона 1, этот шаблон отклоняет предложения, но, похоже, не хочет рассматривать будущие предложения, если их предложение не включает гарантию возврата денег.

Уважаемый [имя],

[Ваша компания] внимательно рассмотрела ваше предложение [предлагаемого продукта]. Я пишу, чтобы сообщить вам, что из-за большого количества впечатляющих предложений, которые мы получаем, мы вынуждены отклонить ваше предложение о продаже.

Пожалуйста, поймите, что это не означает, что ваш продукт не будет работать под управлением нашей компании. Наша компания решила воспользоваться еще одним предложением, которое дает нам гарантию возврата денег. В дальнейшем мы будем рассматривать только предложения с гарантией возврата денег. Если это не соответствует политике вашей компании, мы будем признательны, если вы удалите нашу электронную почту из списка рассылки.

Спасибо.

С уважением,

[Ваше имя и должность]

[Ваша электронная подпись]

В маркетинговой индустрии отказ от предложений является нормальным явлением. На самом деле, это очень большая культура. Лучше знать, как вежливо отклонить предложение, чем застрять в ситуации, в которой вы не хотите быть частью, поэтому вам следует привыкнуть писать такие электронные письма.